Short News May 4,2023

Switzerland

Prioritized visa processing for earthquake victims from Turkey and Syria ends

In February 2023, devastating earthquakes hit certain areas in Turkey and Syria. To enable the victims of these natural disasters to quickly find accommodation with close relatives in Switzerland, the State Secretariat for Migration (SEM), in cooperation with the Federal Department of Foreign Affairs, decided to prioritize the processing of their visa applications. As the number of applications has steadily decreased in recent weeks, priority processing will be discontinued on May 12, 2023. After the increased processing times for other permit applications in recent weeks, it is, therefore, expected that these can be processed more quickly again.

Germany

Working abroad on German public holidays: continued payment of wages and regulations in the destination country.

Are your employees from Germany traveling abroad on official holidays? Then the question arises whether they must work and whether they are entitled to continued remuneration. While German public holidays abroad do not constitute grounds for prohibiting work, employees are entitled to continued payment of remuneration following Section 615 sentences 1, 3 of the German Civil Code (BGB) in the event of a public holiday abroad on which work is also not performed there. Similar regulations apply to Switzerland. However, it is generally advisable to check the regulations on continued payment of remuneration in the destination country, as these may differ from country to country.

Thailand

New Home Office Regulations - Written Contract and Right to disconnect

Thailand's new home office regulations stipulate that a written contract must be concluded regarding the nature and scope of the work. In addition, the regulations provide for a right "to disconnect". However, this only relates to times outside normal working hours. The other rights of the employees remain in force even during home office activities.

Kurznachrichten 4.Mai 2023

Schweiz

Ende der priorisierten Visabearbeitung für Erdbebenopfer aus der Türkei und Syrien

Im Februar 2023 wurden bestimmte Gebiete in der Türkei und Syrien von verheerenden Erdbeben erschüttert. Um den Opfern dieser Naturkatastrophe eine schnelle Unterkunft bei nahen Verwandten in der Schweiz zu ermöglichen, hat das Staatssekretariat für Migration (SEM) in Zusammenarbeit mit dem Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten entschieden, ihre Visumanträge priorisiert zu bearbeiten. Da die Anzahl der Anträge in den letzten Wochen kontinuierlich abgenommen hat, wird die bevorzugte Behandlung am 12. Mai 2023 eingestellt. Nach den verlängerten Bearbeitungsfristen für andere Bewilligungsgesuche in den vergangenen Wochen, ist daher damit zu rechnen, dass diese wieder schneller bearbeitet werden können.

Deutschland

Arbeit im Ausland an deutschen Feiertagen: Entgeltfortzahlung und Regelungen im Zielland

Sind Ihre Mitarbeitenden aus Deutschland dienstlich an gesetzlichen Feiertagen wie dem 1. Mai, Himmelfahrt oder Pfingsten im Ausland unterwegs? Dann stellt sich die Frage, ob sie arbeiten müssen und ob sie Anspruch auf Entgeltfortzahlung haben. Während deutsche gesetzliche Feiertage im Ausland keinen Grund für Arbeitsverbot darstellen, haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bei einem Feiertag im Ausland, an dem auch dort nicht gearbeitet wird, Anspruch auf Entgeltfortzahlung gemäss § 615 Satz 1, 3 BGB. Für die Schweiz gelten ähnliche Regelungen. Es empfiehlt sich jedoch grundsätzlich, die Regelungen zur Entgeltfortzahlung im Zielland zu prüfen, da diese von Land zu Land unterschiedlich sein können.

Thailand

Neue Homeoffice-Regelungen - Schriftlicher Vertrag und Recht auf Nicht-Erreichbarkeit

Die neuen thailändischen Regelungen zum Homeoffice sehen vor, dass ein schriftlicher Vertrag über die Art und den Umfang der Tätigkeit abgeschlossen werden muss. Zudem sehen die Regelungen ein Recht «über die Nicht-Erreichbarkeit» vor. Dieses bezieht sich allerdings nur auf die Zeiten ausserhalb der normalen Arbeitszeiten. Die weiteren Rechte der Arbeitnehmer bleiben auch während der Tätigkeit im Homeoffice bestehen.

Best Practice

Germany - Challenges and Solutions for Swiss Companies

Background:

A Swiss company wants to deploy employees from Switzerland for a project in Germany. However, the best-qualified employees have neither EU nor EEA citizenship but are so-called "third-country nationals".

Since the employees will only be in Germany for a few weeks, they will keep their Swiss residence. There are no plans for them to take up residence in Germany. The employees are well-educated. They have completed STEM degrees and have several years of professional experience.

Question:

What does the HR department need to do to assign the employees from Switzerland to Germany from an administrative point of view?

Possible solutions:

Work permit
Since the employees in question are third-country nationals who do not reside in Germany, a sub-form of the so-called Vander-Elst visa can be used here. This is required for the provision of services based on the Agreement on the Free Movement of Persons-EC/Switzerland. It should be noted that this is a derived variant for Switzerland and, therefore, the 3- month exemption limit for third-country nationals found on the Internet is not applicable in this case. It is therefore mandatory to apply for a visa to be able to provide services in Germany.

The visa can be applied for at the German embassy in Bern. Prior approval from the Aliens' Registration Office or the Federal Employment Agency in Germany is not required. However, the activity may not last longer than 90 days within 180 days in Germany.

To apply for a Vander-Elst visa, certain documents must be submitted, including confirmation from the employer of the service contract in Germany, copies of the employment contract and payslips, and evidence of the third-country national's proper employment with the Swiss company.

In addition, confirmation is required that at least the minimum wage or the industry minimum wages applicable under the Employee Posting Act will be paid during the secondment to Germany and that sufficient health insurance coverage is available.

Reporting requirements
In addition to the Vander-Elst visa, so-called registration obligations must also be carried out in Germany. In principle, the registration according to the Minimum Wage Act and the registration according to the Posted Workers Act must be observed.

Whether the employer has to carry out the declarations or whether the declarations can be waived depends not only on the level of remuneration but also on the activities of the employees or the company sector.

Taxes
Tax liability in Germany cannot yet be ruled out based on the facts of the case. In principle, the sub-aspects of the so-called 183-day rule from the double taxation agreement between Germany and Switzerland should be checked to determine the tax liability.

If all 3 aspects of the 183-day rule apply (less than 183 days per calendar year in Germany, no salary payment in Germany, no assumption of costs by a permanent establishment in Germany), the next step is to check whether there is an "economic employer" in Germany. If this is also not the case, it can be assumed that the employees are not liable for tax in Germany and that all taxes are owed in Switzerland.

Social security
As with other (short) foreign assignments of employees, it is also necessary to obtain the relevant social security certificates (analogous to A1) to document the insurance in the Swiss system and the exemption from the German social security insurance.

Best Practice

Temporärer Einsatz von Drittstaatsangehörigen in Deutschland - Herausforderungen und Lösungen für Schweizer Unternehmen

Hintergrund:

Ein Schweizer Unternehmen möchte für ein Projekt in Deutschland Mitarbeiter aus der Schweiz einsetzen. Die am besten qualifizierten Mitarbeiter haben jedoch weder die EU- noch die EWR-Staatsbürgerschaft, sondern sind sogenannte «Drittstaatsangehörige».

Da die Mitarbeiter nur für einige Wochen in Deutschland sein werden, werden sie ihren Schweizer Wohnsitz unverändert beibehalten. Eine Wohnsitznahme in Deutschland ist nicht vorgesehen.

Die Mitarbeiter sind gut ausgebildet. Sie verfügen über abgeschlossene MINT-Studienabschlüsse und mehrjährige Berufserfahrung.

Fragestellung:

Was muss die HR-Abteilung für den Einsatz der Mitarbeiter aus der Schweiz in Deutschland aus administrativen Gesichtspunkten unternehmen?

Lösungsansätze:

Arbeitsbewilligung
Da es sich hier um Drittstaatsangehörige ohne Wohnsitznahme in Deutschland handelt, bietet sich hier eine Unterform des sogenannten Vander-Elst-Visums an. Dieses wird für die Erbringung von Dienstleistungen auf Basis des Freizügigkeitsabkommens-EG/Schweiz benötigt. Es gilt hierbei zu beachten, dass die es sich um eine abgeleitete Variante für die Schweiz handelt und somit die im Internet zu findende 3-monatige Freigrenze für Drittstaatsangehörige in diesem Fall nicht anwendbar ist. Es ist daher zwingend erforderlich, ein Visum zu beantragen, um in Deutschland Dienstleistungen erbringen zu können.

Das Visum kann bei der deutschen Botschaft in Bern beantragt werden. Eine vorherige Zustimmung der Ausländerbehörde oder Bundesagentur für Arbeit in Deutschland ist nicht erforderlich. Die Tätigkeit darf jedoch nicht länger als 90 Tage innerhalb von 180 Tagen in Deutschland dauern.

Um ein Vander-Elst-Visum zu beantragen, müssen bestimmte Unterlagen eingereicht werden, einschliesslich einer Bestätigung des Arbeitgebers über den Dienstleistungsauftrag in Deutschland, Kopien des Arbeitsvertrags und der Gehaltsabrechnungen, sowie Nachweise zur ordnungsgemässen Beschäftigung der Drittstaatsangehörigen bei der Schweizer Firma.

Ausserdem ist eine Bestätigung erforderlich, dass während der Entsendung nach Deutschland zumindest der Mindestlohn oder die nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz massgeblichen Branchenmindestlöhne gezahlt werden und dass ein ausreichender Krankenversicherungsschutz vorhanden ist.

Meldepflichten
Neben dem Vander-Elst-Visum müssen in Deutschland auch noch sogenannte Meldepflichten vorgenommen werden. Hier sind grundsätzlich die Anmeldung nach dem Mindestlohngesetz und die Anmeldung nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz zu beachten.

Ob der Arbeitgeber die Meldungen tatsächlich durchführen muss oder ob auf die Meldungen verzichtet werden kann, hängt neben der Höhe der Vergütung auch von den Tätigkeiten der Mitarbeiter bzw. der Unternehmensbranche ab.

Steuern
 Eine Steuerpflicht in Deutschland kann aufgrund des Sachverhalts noch nicht ausgeschlossen werden. Grundsätzlich sollten die Unterpunkte der sogenannten 183-Tage-Regelung aus dem Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland-Schweiz geprüft werden, um die Steuerpflicht zu bestimmen.

Falls alle 3 Unterpunkte der 183-Tage-Regelung zutreffen (weniger als 183 Tage pro Kalenderjahr in Deutschland, keine Gehaltsauszahlung in Deutschland, keine Kostenübernahme durch eine Betriebsstätte in Deutschland) muss als nächster Schritt noch geprüft werden, ob ein «wirtschaftlicher Arbeitgeber» in Deutschland vorliegt. Liegt auch dieser nicht vor, kann davon ausgegangen werden, dass die Mitarbeiter nicht in Deutschland steuerpflichtig werden und die gesamten Steuern in der Schweiz geschuldet sind.

Sozialversicherungen
Wie bei anderen (kurzen) Auslandseinsätzen von Mitarbeitern ist es auch hier notwendig, die entsprechenden Sozialversicherungsbescheinigungen (analog A1) einzuholen, um die Versicherung im Schweizer System und die Befreiung von den deutschen Sozialversicherungen zu dokumentieren.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.