Short News January 19, 2023

India

E-visa for business travel reintroduced

With the reintroduction of e-visa for business travel, British and Canadian citizens, among others, can benefit from a much simpler and faster visa process. E-visas are usually issued within 4 working days.

Germany

Adjustments to the calculation parameters for social insurance

In Germany, the contribution ceiling as well as the social security percentages were adjusted as of January 1, 2023. The different ceilings for East and West Germany remain in place for more than 30 years after the reunification.

Spain

Expatriate special taxation extended to "remote workers" and entrepreneurs

With the revision of the special tax regime for employees posted to Spain (inbounds), a larger group of people can now benefit from the tax advantages. As of January 1, 2023, employees who move to Spain and work exclusively "remotely" as well as highly qualified professionals or entrepreneurs of start-ups will also be able to take advantage of the tax relief.

Kurznachrichten 19. Januar 2023

Indien

E-Visum für Geschäftsreisen wieder eingeführt

Mit der Wiedereinführung des E-Visums für Geschäftsreisen können unter anderem britische und kanadische Staatsbürger von einem deutlich einfacheren und schnelleren Visumsverfahren profitieren. Die E-Visa werden üblicherweise innerhalb von 4 Arbeitstagen ausgestellt.

Deutschland

Anpassungen der Rechengrössen für die Sozialversicherungen

In Deutschland wurden die sogenannten Beitragsbemessungsgrenzen sowie die Beitragssätze zu den einzelnen Sozialversicherungszweigen per 1. Januar 2023 angepasst. Die unterschiedlichen Grenzwerte für Ost- und Westdeutschland bleiben auch mehr als 30 Jahre nach der Wiedervereinigung bestehen.

Spanien

Expatriate-Sonderbesteuerung auf «Remote Worker» und Unternehmer ausgeweitet

Mit der Überarbeitung der steuerlichen Sonderregelung für nach Spanien entsandte Arbeitnehmer (Inbounds) kann nun ein grösserer Personenkreis von den Steuervorteilen profitieren. Per 1. Januar 2023 können auch Arbeitnehmer, die nach Spanien umziehen und dort ausschliesslich «Remote» arbeiten sowie hochqualifizierte Fachkräfte bzw. Unternehmer von Start-ups die Steuererleichterungen nutzen.

Best Practice

The top candidate wants to work primarily in a foreign home office.

Example

A Swiss company has newly advertised the position of "Sales Director Europe". An exceptional candidate with extensive experience is in the final interview round. The Spanish citizen does not want to move to Switzerland but wants to work mainly in the home office in Spain and come to the Swiss company location twice a month for meetings.

Question

What does the Swiss company need to consider in terms of employment contract, payroll, and other administrative points when hiring the candidate?

Solution approaches

  • Work permit: For the occasional working days in Switzerland, a work permit is required. The so-called registration procedure (“Meldeverfahren”) or the cross-border commuter permit can be used for this purpose.
  • Social security: Since the employee will work more than 25% in the Spanish home office, Spanish social security contributions have to be paid. Swiss social security contributions (incl. pension fund) are not due.
  • A1: The A1 must be obtained in Spain for the Swiss workdays (and additional workdays in other European countries, if applicable) to confirm insurance in Spanish social security.
  • Taxes: The employee is generally liable to pay income taxes in Spain. Swiss withholding taxes must also be withheld for the Swiss working days.
  • Labor Law: Despite any Swiss choice of law clause, the mandatory provisions of Spanish labor law apply and, if applicable, other regulations that are more favorable than Swiss labor law.
  • Payroll: When payments are made via the Swiss Payroll not only Swiss withholding taxes must be considered but also Spanish social security contributions and income taxes according to Spanish rules and regulations.
  • Employment Contract: The standard Swiss employment contract must be adapted to the specifics of working in a foreign home office. This includes references to the Swiss employee handbook and other Swiss regulations.
  • Permanent establishment: Due to the permanent and regular activity of the "Sales Director Europe", there is a permanent establishment risk for the Swiss company in Spain. This should be examined and minimized.

Conclusion

The candidate's wish to work in Spain with a Swiss employment contract can in principle be implemented. However, the "headache potential" for Human Resources is likely to be considerable, especially for the first cross-border commuters who mainly work in a foreign home office or for "remote workers".

With some tips and tricks, the complexity can be reduced with the appropriate flexibility on the part of the employee and the company. The best time to do this is before the final contract details have been negotiated with the future employee.

Best Practice

Der Top-Kandidat will vorwiegend im ausländischen Homeoffice arbeiten.

Beispiel

Ein Schweizer Unternehmen hat die Stelle des «Sales Director Europe» neu ausgeschrieben. Ein hervorragender Kandidat mit umfangreicher Erfahrung ist in der Endrunde der Auswahlgespräche. Der spanische Staatsbürger möchte nicht in die Schweiz ziehen, sondern hauptsächlich im Homeoffice aus Spanien arbeiten und für Besprechungen 2-mal pro Monat an den Schweizer Firmenstandort reisen.

Fragestellung

Was muss das Schweizer Unternehmen in Bezug auf den Arbeitsvertrag, die Payroll und andere administrative Punkte beachten, wenn es den Kandidaten anstellen möchte?

Lösungsansätze

  • Arbeitsbewilligung: Für die vereinzelten Arbeitstage in der Schweiz wird eine Arbeitsbewilligung benötigt. Hierfür bieten sich das sogenannte Meldeverfahren oder auch die Grenzgängerbewilligung an.
  • Sozialversicherung: Da der Mitarbeiter mehr als 25% im spanischen Homeoffice arbeiten wird, müssen spanische Sozialversicherungsbeiträge abgerechnet werden. Schweizer Sozialversicherungsbeträge (inkl. Pensionskasse) sind nicht geschuldet.
  • A1: Für die Schweizer Arbeitstage (und ggf. weitere Arbeitstage im europäischen Ausland) muss in Spanien das A1 eingeholt werden, um die Versicherung in den spanischen Sozialversicherungen zu bestätigen.
  • Steuern: Der Mitarbeiter ist grundsätzlich in Spanien steuerpflichtig. Für die Schweizer Arbeitstage sind zudem Schweizer Quellensteuern einzubehalten.
  • Arbeitsrecht: Trotz etwaiger Schweizer Rechtswahlklausel gelten die zwingenden Bestimmungen des spanischen Arbeitsrechts und ggf. weitere Regelungen, die vorteilhafter sind als das Schweizer Arbeitsrecht.
  • Payroll: Bei der Auszahlung über die Schweizer Payroll müssen Schweizer Quellensteuern sowie spanische Sozialversicherungen und Steuern anhand des spanischen Rechts berücksichtigt werden.
  • Arbeitsvertrag: Der Schweizer Standard-Arbeitsvertrag muss an die Besonderheiten hinsichtlich der Tätigkeit im ausländischen Homeoffice angepasst werden. Hierzu gehören auch die Verweise auf das Schweizer Personalhandbuch und andere Schweizer Regelungen.
  • Betriebsstätte: Aufgrund der dauerhaften und regelmässigen Tätigkeit des «Sales Directors Europe» in Spanien besteht ein Betriebsstättenrisiko für die Schweizer Gesellschaft in Spanien. Dieses sollte geprüft und minimiert werden.

Fazit

Der Wunsch des Kandidaten mit einem Schweizer Arbeitsvertrag in Spanien zu arbeiten, lässt sich grundsätzlich umsetzen. Das «Kopfschmerzpotenzial» für das HR dürfte jedoch gerade bei den ersten internationalen Grenzgängern, die hauptsächlich im Homeoffice arbeiten bzw. bei «Remote Workern» erheblich sein.

Mit einigen Tipps und Tricks lässt sich die Komplexität mit der geeigneten Flexibilität seitens des Mitarbeiters und des Unternehmens reduzieren. Der beste Zeitpunkt hierfür ist, bevor die finalen Vertragsdetails mit dem zukünftigen Mitarbeiter ausgehandelt wurden.

 

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