S h o r t N e w s M a r c h 2 3 , 2 0 2 3
Worldwide
Visas and work permits during Ramadan: processing delays expected
Foreign nationals and their employers can expect delays in processing immigration applications from mid-March to midApril in the Middle East, North Africa, Turkey, and parts of Asia as Ramadan and Eid-al-Fitr (breaking of the fast) are celebrated. During Ramadan and Eid-al-Fitr, many government offices around the world reduce their hours and/or close altogether.
Delays in processing applications must also be expected in the weeks after Ramadan, as experience shows that a backlog of applications still to be processed builds up during the closures.
Brazil
Reintroduction of a visa requirement for nationals of Australia, Canada, Japan, and the U.S.
Brazil reintroduces visa requirements for nationals of Australia, Canada, Japan, and the United States. As of October 1, 2023, nationals of Australia, Canada, Japan, and the United States will no longer be exempt from visa requirements when entering Brazil for tourism, business, sports, or artistic purposes, or when transiting through Brazilian airports. Instead, they must apply for an e-visa to enter the country.
The new visa requirement leads for these nationals, additional administrative hurdles, costs, and possible delays in entering Brazil for the above purposes
Japan
Digital Certificates of Eligibility Now Available
The Japanese government now allows many foreign nationals to obtain a digital copy of the Certificate of Eligibility (COE) for applying for certain long-term visas. This eliminates the additional step of mailing the COE copy to the applicant overseas, streamlining the immigration process and reducing costs.
Weltweit
Visa und Arbeitsbewilligungen während Ramadan: Verzögerungen bei der Bearbeitung erwartet
Ausländische Staatsangehörige und ihre Arbeitgeber müssen von Mitte März bis Mitte April im Nahen Osten, in Nordafrika, in der Türkei und in Teilen Asiens mit Verzögerungen bei der Bearbeitung von Einwanderungsanträgen rechnen, da Ramadan und Eid-al-Fitr (Fastenbrechen) gefeiert werden. Während des Ramadans und Eid-al-Fitr reduzieren viele Behörden weltweit ihre Öffnungszeiten oder schliessen ganz.
Auch in den Wochen nach Ramadan muss mit Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen gerechnet werden, da sich während der Schliessungen erfahrungsgemäss ein Stau von noch zu bearbeitenden Anträgen bildet
Brazilien
Wiedereinführung der Visumspflicht für Staatsangehörige von Australien, Kanada, Japan und den USA
Brasilien führt Visumspflicht für Staatsangehörige Australiens, Kanadas, Japans und den USA wieder ein. Ab dem 1. Oktober 2023 sind Staatsangehörige Australiens, Kanadas, Japans und der Vereinigten Staaten bei der Einreise nach Brasilien zu touristischen, geschäftlichen, sportlichen oder künstlerischen Zwecken sowie beim Transit durch brasilianische Flughäfen nicht mehr von der Visumspflicht befreit. Sie müssen stattdessen ein E-Visum für die Einreise beantragen.
Die neue Visumpflicht bedeutet für diese Staatsangehörigen, zusätzliche administrative Hürden, Kosten und mögliche Verzögerungen bei der Einreise nach Brasilien zu den oben genannten Zwecken.
Japan
Digitale Berechtigungsnachweise jetzt verfügbar
Die japanische Regierung erlaubt es nun vielen ausländischen Staatsangehörigen, eine digitale Kopie des Berechtigungsscheins (Certificate of Eligibility - COE) für die Beantragung bestimmter Langzeitvisa zu erhalten. Dadurch entfällt der zusätzliche Schritt des Versands der COE-Kopie an den Antragsteller im Ausland, was das Einwanderungsverfahren rationalisiert und die Kosten senkt.
International Payroll: Complexity is steadily increasing for payroll departments
Did you know that alight's 2021 Global Payroll Complexity Index ranks European countries at the top of the list when it comes to the difficulty and complexity of payroll? - France, Italy, Belgium, and Germany are regularly among the "top" places - and Switzerland has caught up in previous years.
It is no secret that payroll for expatriates and internationally working employees is even more difficult compared to domestic payroll. But why is international payroll - aside from the tax and social security peculiarities - so difficult and complex?
Payroll challenges with foreign home offices and remote work
The last few years have not only brought new forms of work such as hybrid and remote working but also presented new challenges for payroll departments. While recruiters now tend to have access to a larger candidate pool due to the tremendous increase in acceptance of (foreign) home office options and the reduced requirement to be present at the company's headquarters, this leads to a disproportionately higher level of complexity when it comes to (international) payroll.
A few years ago, only a few companies had to deal with the issue of how to reflect foreign social security contributions and taxes with their domestic payroll systems and pay them correctly abroad. Even today, the hurdles for companies are high if, for example, they have to account for employees who live and work abroad or if employees regularly work in several countries.
Extensive expertise is required for these complex employment and payroll situations, which cannot be built up overnight or should not even be kept within the company. Without qualified support from abroad or the involvement of specialists in the field of "international payroll", it is almost impossible.
Being the last one in the chain of command brings difficulties.
Payroll departments are often presented with the final negotiating results of expatriate packages and international employment set-ups. This is because most payroll departments are traditionally not involved in contract negotiations and drafting. As the executing department, they are often no strangers to having to implement even quite specialized expatriate contracts or foreign-related employment agreements in payroll. With the widespread acceptance of the home office, payroll departments are now faced with the additional challenge of having to reflect any work performed by employees abroad accordingly on the payroll.
Companies are, therefore, required to issue binding guidelines for working abroad, adhere to them, and check where employees are working. Otherwise, it will be virtually impossible for payroll departments to process the payroll in a legally compliant manner regarding income taxes and social security.
Internationale Payroll: Die Komplexität steigt für Payroll-Abteilungen beständig
Wussten Sie, dass der 2021 Global Payroll Complexity Index" von alight, europäischen Ländern Spitzenplätze bescheinigt, wenn es um die Schwierigkeit und Komplexität bei Gehaltsabrechnungen geht? – Frankreich, Italien, Belgien und Deutschland sind regelmässig auf den vorderen" Plätzen mit dabei - und die Schweiz hat gegenüber den Vorjahren aufgeholt.
Kein Wunder, dass man bei Payroll für Expatriates und international tätigen Mitarbeiter so manche Nerven lässt, wenn schon die reguläre Inlands-Payroll nicht einfach ist. Aber warum ist die internationale Payroll - mal abgesehen von den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten - eigentlich so schwierig und komplex?
Payroll-Herausforderungen bei ausländischem Homeoffice und Remote Work
Die letzten Jahre brachte nicht nur neue Arbeitsformen wie Hybrid und Remote Working mit sich, sondern stellte auch die Payroll-Abteilungen vor neue Herausforderungen. Während Recruiter nun tendenziell auf einen grösseren Kandidatenpool aufgrund der enorm gestiegenen Akzeptanz der (ausländischen) Homeoffice Möglichkeiten und der reduzierten Präsenzpflicht am Firmensitz zurückgreifen können, führt dies in Bezug auf die Lohnabrechnungen zu einer ungleich höheren Komplexität.
Vor einigen Jahren mussten sich nur wenige Firmen mit der Fragestellung auseinandersetzen, wie sie ausländische Sozialversicherungsbeiträge und Steuern mit ihren heimischen Abrechnungssystemen reflektieren und richtig im Ausland abführen können. Auch heute sind die Hürden für Schweizer Unternehmen hoch, wenn sie beispielsweise Mitarbeiter mit Wohn- und Arbeitsort im Ausland abrechnen müssen oder Mitarbeiter regelmässig in mehreren Staaten arbeiten.
Für diese komplexen Anstellungs- und Lohnabrechnungssituation ist umfangreiche Expertise gefragt, die nicht von heute auf morgen aufgebaut werden kann oder auch gar nicht im Unternehmen vorgehalten werden soll. Ohne qualifizierte Unterstützung aus dem Ausland oder den Einbezug von Spezialisten auf dem Gebiet internationale Payroll" geht es dabei kaum.
Den letzten beissen die Hunde ...
... oder auch: Payroll-Abteilungen werden bei den Vertragsverhandlungen von Expatriate-Packages und internationalen Anstellungen oft vor vollendete Tatsachen gestellt. Denn die meisten Payroll-Abteilungen sind traditionell nicht in Vertragsverhandlungen und -gestaltungen eingebunden. Als ausführende Abteilung ist es ihnen oftmals nicht unbekannt, auch recht spezielle Entsendungsverträge oder Arbeitsverträge mit Auslandsbezug in der Lohnabrechnung umsetzen zu müssen. Mit der breiten Akzeptanz des Homeoffice stehen Payroll-Abteilungen nun vor der zusätzlichen Herausforderung, dass sie etwaiges Arbeiten der Mitarbeiter im Ausland entsprechend auf der Payroll reflektieren müssen.
Die Unternehmen sind daher angehalten, verbindliche Leitlinien für die Arbeit im Ausland zu erlassen, diese einzuhalten und zu überprüfen, wo die Mitarbeiter tätig sind. Anderenfalls wird es für die Payroll-Abteilungen aufgrund mangelnder Informationen über etwaige Auslandsaufenthalte der Mitarbeiter kaum möglich sein, die Lohnabrechnungen in Bezug auf in- und ausländische Steuern und Sozialversicherungen rechtssicher umzusetzen.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.