Business Traveller in der Schweiz

Autorin: Friederike V. Ruch, CONVINUS (Schweiz)

Das Thema "Compliance" gewinnt in jedem Unternehmen an stetig wachsender Bedeutung. Im Zusammenhang mit Geschäftsreisen gestaltet sich dies jedoch aus verschiedenen Gründen sehr komplex. Für eine Geschäftsreise muss eine Reihe von Aspekten angesehen bzw. überprüft werden, um aus rechtlicher Sicht die richtigen Schritte einzuleiten. In den meisten Unternehmen besteht die erste Hürde bereits darin, dass alle involvierten Stellen im Unternehmen über die Geschäftsreisen frühzeitig informiert werden, um die notwendigen Abklärungen bzw. möglicherweise auch die Einholung von Arbeitsbewilligungen vorzunehmen.

Im Nachfolgenden gehen wir auf die rechtlichen Aspekte im Rahmen von Geschäftsreisen in die Schweiz ein.

Arbeitsrecht

Unabhängig von der Dauer der Geschäftsreise müssen zwingend die massgebenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Hierzu zählen u.a. die Einhaltung von:

  • Maximalen Arbeitszeiten: in der Regel 45 Stunden, mit Ausnahmen
  • Mindest-Ferientage: 20 Arbeitstage
  • Feiertage: hierbei gilt es zu beachten, dass es kantonale Unterschiede gibt
  • Massgebendes Salär: Kantonale Unterschiede

In der Praxis zeigt sich die Thematik der Einhaltung des massgebenden Schweizer Salärs als eine kostenintensive Massnahme. Je nach Einsatzort (Kanton) in der Schweiz gibt es zwei verschiedene Tools, über die man das massgebende Salär in der Schweiz berechnet. In beiden Tools sind die gleichen Grundlagen massgebend. Die Berechnung basiert auf Unternehmensbranche, Stellung im Unternehmen, Funktion, Arbeitsstunden, Ausbildungsgrad und Alter. Das Ergebnis aus dem Tool stellt das massgebende Basissalär dar. Das Endergebnis weist mehrere Salärangaben auf, wobei lediglich zwei Salärangaben massgebend sind: die Salärangabe vom unteren Quartil für Schweizer Männer für einen Zeitraum von bis zu max. 90 Tagen im Jahr und der Median für Schweizer Männer für längere Zeiträume.

Wenn der Geschäftsreisende aus dem Ausland ein niedrigeres Basisssalär ausgezahlt erhält, muss die Differenz zum berechneten massgebenden Salär in der Schweiz pro rata dem Geschäftsreisenden gezahlt werden. Um die Differenzzahlung für einen Tag auszurechnen, dividiert man die monatliche Differenz durch 21.66 Tage. In dieser Berechnung wird von dem Brutto-Basissalär ausgegangen. Dies bedeutet von der möglichen Differenzzahlung müssen die entsprechenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge in Abzug gebracht werden.

Des Weiteren sind die Bestimmungen aus dem Entsendegesetz einzuhalten. Diese besagen, dass die Kosten für Verpflegung, Unterkunft sowie Reisekosten vom Arbeitgeber übernommen werden. Diese Kosten können entweder effektiv oder pauschal übernommen werden. Häufig werden die effektiven Unterkunftskosten (bspw. Hotel) und die effektiven Reisekosten (bspw. Flugkosten) übernommen. Allerdings werden die Verpflegungskostens sowie die Reisekosten innerhalb der Schweiz (Kosten für die Fahrt zwischen Unterkunft und Arbeitsort) mit einem Pauschalbetrag abgegolten. In den meisten Kantonen wird für die Verpflegung ein Pauschalbetrag von CHF 70 pro Tag akzeptiert sowie für bei Reisekosten ein Pauschalbetrag von CHF 15.

Grundsätzlich müssen die genannten arbeitsrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden, unabhängig davon, ob für die Geschäftsreise eine Arbeitsbewilligung notwendig ist.

Arbeitsbewilligung oder Visum

Für den Fall, dass der Geschäftsreisende eine Erwerbstätigkeit in der Schweiz ausübt, benötigt es eine Arbeitsbewilligung. In der Regel bedeutet dies, dass entweder die Einsatztage in der Schweiz im Rahmen des Meldeverfahrens zu melden sind oder eine 120-Tages-Bewilligung einzuholen ist. Unabhängig von der Art der Bewilligung gilt diese immer nur für den angegebenen Arbeitsort.

Grundsätzlich ist das Meldeverfahren ein unkompliziertes Online-Verfahren für die Meldung der Arbeitstage eines Mitarbeiters/ Geschäftsreisenden. Es hat allerdings einige Aspekte, welche das Verfahren in der Praxis als administrativ etwas aufwändig gestalten. Im Rahmen des Meldeverfahrens müssen die einzelnen effektiven Arbeitstage 8 Tage im Voraus gemeldet werden. Dies bedeutet zum Beispiel, wenn der Mitarbeiter mitteilt, dass er am 25. März in der Schweiz arbeiten wird, der 25. März auch so gemeldet werden muss.

Entscheidet sich der Mitarbeiter jedoch am Ende, dass er doch besser am 24. März in der Schweiz arbeiten möchte, muss der gemeldete 25. März gelöscht sowie neu der 24. März gemeldet werden. Für den Fall, dass der Mitarbeiter dies jedoch nicht 8 Tage im Vorhinein meldet, kann diese Änderung allerdings gar nicht vorgenommen werden. Zudem kann das Meldeverfahren grundsätzlich mit einigen Ausnahmen nur für Mitarbeiter von einem Arbeitgeber in einem EU/EFTA-Mitgliedsstaat (inkl. Grossbritannien) genutzt werden. Eine letzte Einschränkung ist, dass jeder Arbeitgeber nur 90 Tage pro Kalenderjahr zur Verfügung hat, an denen er seine Mitarbeiter im Rahmen des Meldeverfahren melden kann. Es ist daher sinnvoll, eine entsprechende Planung vorzunehmen bzw. das Meldeverfahren für kurzfristige Einsätze zu nutzen.

Für die meisten Mitarbeiter / Geschäftsreisenden, welche mehrmals in die Schweiz innerhalb einer 12-Monatsperiode reisen und deren Tätigkeit als Erwerbstätigkeit einzustufen ist, erweist sich die Einholung einer 120-Tages-Bewilligung als der sinnvollere Weg. Die Einholung einer solchen Bewilligung kann zwar zwischen 2-8 Wochen - je nach Einsatzkanton - dauern, aber nach Einholung ist diese entweder für das Kalenderjahr oder eine 12-Monatsperiode gültig. Der Mitarbeiter kann aufgrund dieser an max. 120 Tagen in die Schweiz einreisen und arbeiten. Er muss die einzelnen Tage nicht zusätzlich vorgängig an weiterer Stelle melden. Eine Situation, in der sich ein Mitarbeiter kurzfristig entscheidet an einem anderen Tag in die Schweiz zu kommen als ursprünglich geplant, ist daher im Rahmen dieser Bewilligung kein Problem.

Sollte keine Erwerbstätigkeit vorliegen, dann ist es möglich, dass aus bewilligungsrechtlicher Sicht keine Schritte vorgenommen werden müssen. Je nach Staatsangehörigkeit des Geschäftsreisenden kann allerdings ein Geschäftsreisevisum / Schengenvisum notwendig sein.

Sozialversicherung

Je nachdem in welchem Land der Geschäftsreisende sozialversichert ist bzw. welche Staatsangehörigkeit der Geschäftsreisende besitzt, kann bei vorhandenem Sozialversicherungsabkommen mit der Schweiz, der Geschäftsreisende von der Sozialversicherungspflicht in der Schweiz befreit werden. Hierfür müsste die notwendige Bescheinigung eingeholt werden: A1 oder Entsandtenbescheinigung.

Grundsätzlich müsste dieses Formular bereist schon ab Tag 1 vorliegen.

Es empfiehlt sich daher, dies nach Bekanntwerden der Geschäftsreise bereits einzuholen. Zudem kann in manchen Ländern der Zeitraum der Gültigkeit dieser Bescheinigungen mit bspw. 12 Monate oder länger angegeben werden, so dass nicht für jede einzelne Geschäftsreise eine solche Bescheinigung eingeholt werden muss.

Für den Fall, dass kein Sozialversicherungsabkommen mit der Schweiz vorliegt, wäre der Geschäftsreisende grundsätzlich in der Schweiz sozialversicherungspflichtig. In der Praxis wird auf eine Unterstellung in der Schweiz bis zu einem Zeitraum von bis zu 30 Tagen in der Regel verzichtet. Aufgrund dessen kommt es bei einer Geschäftsreise, in der Regel zu keiner Sozialversicherungspflicht in der Schweiz.

Für alle Geschäftsreisende ist es jedoch wichtig eine ausreichende Krankenversicherung abgeschlossen zu haben. Es sollte überprüft werden, ob der Geschäftsreisende eine internationale Deckung in seiner Krankenversicherung eingeschlossen hat.

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