Poland: Significant changes to Polish immigration regulations proposed by Polish ministries
Polen: Wesentliche Änderungen an den polnischen Einwanderungsbestimmungen von polnischen Ministerien vorgeschlagen
Various Polish ministries have proposed significant changes to Polish immigration regulations to be implemented by 2025. Firstly, the Ministry of Family, Labor and Social Affairs is planning a comprehensive law that will fully digitalize work permit procedures, require the signing of job offers/pre-contracts to complete applications, abolish the labor market test and impose stricter documentation requirements on employers.
Secondly, the Ministry of Foreign Affairs wants to tighten access to the labor market for foreign students and the rules for the enrolment of foreigners to study in Poland. Both ministries are also working on speeding up applications for entrepreneurs who are considered important for the national economy, although they are taking different approaches. In addition, the ministries are proposing changes to the national visa procedure at Polish consulates and could potentially require visa-exempt nationals to obtain a work visa after obtaining a work permit (whereas currently they can only work with their work permit).
In addition, the criminal law provisions for the employment of foreigners are to be tightened and the penalties for offences increased.
Independently of this, the Ministry of the Interior and Administration is adapting Polish law to the new EU directive on the Blue Card, which will redefine the qualifications of applicants. These proposed changes are still at the draft stage and are subject to change. Nonetheless, the drafts provide an initial insight into the government's likely direction, which primarily signals a shift towards a more regulated immigration model in Poland.
Verschiedene polnische Ministerien haben wesentliche Änderungen an den polnischen Einwanderungsbestimmungen vorgeschlagen, die bis zum Jahr 2025 umgesetzt werden sollen. Erstens plant das Ministerium für Familie, Arbeit und Soziales ein umfassendes Gesetz, das die Arbeitsgenehmigungsverfahren vollständig digitalisiert, die Unterzeichnung von Arbeitsangeboten/Vorverträgen für das Ausfüllen von Anträgen verlangt, den Arbeitsmarkttest abschafft und Arbeitgebern strengere Dokumentationspflichten auferlegt.
Zweitens will das Aussenministerium den Zugang zum Arbeitsmarkt für ausländische Studenten sowie die Regeln für die Immatrikulation von Ausländern zum Studium in Polen verschärfen. Beide Ministerien arbeiten auch an der Beschleunigung von Anträgen für Unternehmer, die als bedeutend für die nationale Wirtschaft gelten, wobei sie unterschiedliche Ansätze verfolgen. Darüber hinaus schlagen die Ministerien Änderungen des nationalen Visumverfahrens in den polnischen Konsulaten vor und könnten möglicherweise verlangen, dass von der Visumspflicht befreite Staatsangehörige ein Arbeitsvisum erhalten, nachdem sie eine Arbeitserlaubnis erhalten haben (während sie derzeit nur mit ihrer Arbeitserlaubnis arbeiten können). Darüber hinaus sollen die strafrechtlichen Vorschriften für die Beschäftigung von Ausländern verschärft und die Strafen für Verstösse erhöht werden.
Unabhängig davon passt das Ministerium für Inneres und Verwaltung das polnische Recht an die neue EURichtlinie über die Blue Card an, die die Qualifikationen der Antragsteller neu definieren wird. Diese vorgeschlagenen Änderungen befinden sich noch im Entwurfsstadium und können noch geändert werden.
Nichtsdestotrotz geben die Entwürfe einen ersten Einblick in die wahrscheinliche Richtung der Regierung, die vor allem einen Wechsel zu einem stärker regulierten Einwanderungsmodell in Polen signalisiert.
Russia: Relaxed requirements for entry visas and temporary residence permits in force
Russland: Gelockerte Anforderungen für Einreisevisum und befristete Aufenthaltsgenehmigung in Kraft
With effect from 1 September 2024, Russia has relaxed the requirements for entry visas and temporary residence permits for certain foreign nationals (please see list below).
Firstly, eligible foreign nationals can now apply for a new three-month private entry visa (no invitation letter is required for this visa type).
Secondly, eligible foreign nationals can now apply for a temporary residence permit without being subject to a quota and without knowing Russian. In addition, foreign nationals residing in Russia on any visa from 1 September 2024 can now apply for a temporary residence permit, which grants holders the right to work and access to public healthcare. As before, holders of a temporary residence permit can apply for a permanent residence permit after eight months (which requires passing tests in Russian language, history and law). These changes will make it easier for certain foreign nationals to enter and stay in Russia.
The eligible countries are: Albania, Andorra, Australia, Austria, Belgium, Bulgaria, Canada, Croatia, Cyprus, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Iceland, Ireland, Italy, Japan, Latvia, Liechtenstein, Lithuania, Luxembourg, Malta, Micronesia, Monaco, Montenegro, New Zealand, North Macedonia, Norway, Poland, Portugal, Romania, San Marino, Singapore, Slovenia, South Korea, Spain, Sweden, Switzerland, Taiwan, Bahamas, Netherlands, Ukraine and United States.
Mit Wirkung vom 1. September 2024 hat Russland die Anforderungen für Einreisevisa und befristete Aufenthaltsgenehmigungen für bestimmte ausländische Staatsangehörige gelockert (siehe Liste unten).
Erstens können berechtigte ausländische Staatsangehörige jetzt ein neues dreimonatiges privates Einreisevisum beantragen (für diese Visumart ist kein Einladungsschreiben erforderlich).
Zweitens können berechtigte Ausländer jetzt eine befristete Aufenthaltserlaubnis beantragen, ohne einer Quote zu unterliegen und ohne Russischkenntnisse zu besitzen.
Darüber hinaus können ausländische Staatsangehörige, die sich ab dem 1. September 2024 mit einem beliebigen Visum in Russland aufhalten, nun eine befristete Aufenthaltserlaubnis beantragen, die den Inhabern das Recht auf Arbeit und Zugang zum öffentlichen Gesundheitswesen gewährt. Wie bisher können die Inhaber einer befristeten Aufenthaltsgenehmigung nach acht Monaten eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung beantragen (wofür das Bestehen von Tests in russischer Sprache, Geschichte und Recht erforderlich ist). Diese Änder-ungen erleichtern bestimmten ausländischen Staatsangehörigen die Einreise und den Aufenthalt in Russland.
Die infrage kommenden Länder sind: Albanien, Andorra, Australien, Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Japan, Kanada, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Mikronesien, Monaco, Montenegro, Neuseeland, Nordmazedonien, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, San Marino, Schweden, Schweiz, Singapur, Slowenien, Spanien, Südkorea, Taiwan, Bahamas, Niederlande, Ukraine, Vereinigte Staaten und Zypern.
UAE: Announcement of the requirements for the ‘Blue Residency' visa by the authorities of the United Arab Emirates
VAE: Bekanntgabe der Voraussetzungen für das "Blue Residency"-Visum durch die Behörden der Vereinigten Arabischen Emirate
The United Arab Emirates has announced the requirements for its ‘Blue Residency' visa, including the provisions for visa holders sponsoring family members and domestic workers.
This type of visa - which will grant visa holders the right to stay in the country for up to 10 years, and will be renewable - has not yet come into effect and the authorities have yet to clarify when this type of authorization will be available.
The Blue Residence Visa is expected to increase the attraction and long-term retention of talented individuals in the fields of environment, climate change, sustainability or renewable energy.
Die Vereinigten Arabischen Emirate haben die Voraussetzungen für ihr „Blue Residency“-Visum bekannt gegeben, einschliesslich der Bestimmungen für Visuminhaber, die Familienmitglieder und Hausangestellte sponsern.
Diese Art von Visum - das den Visuminhabern ein Recht auf Aufenthalt im Land für bis zu 10 Jahre gewährt, und verlängerbar sein wird - ist noch nicht in Kraft getreten und die Behörden müssen noch klären, ab wann diese Genehmigungsart verfügbar sein wird.
Das Blaue Aufenthaltsvisum dürfte die Anziehungskraft und die langfristige Bindung talentierter Personen in den Bereichen Umwelt, Klimawandel, Nachhaltigkeit oder erneuerbare Energien erhöhen.
Global Mobility: The Interaction of assignment guideline and assignment contract
NORMAREYNOV, CONVINUS
Chapter 1: Why assignment guidelines are worthwhile even with few international assignments: Transparency, fairness and efficiency through clear rules.
Companies that only send employees abroad sporadically need to consider when it becomes reasonable and necessary to develop an assignment guideline. However, many companies with limited foreign activities shy away from the effort of developing an assignment guideline (also called expat policy) and prefer to regulate each foreign assignment individually or look for a simple template that can be applied directly to their specific needs.
Nevertheless, companies should create suitable regulations as early as possible for the following reasons. The assignment guideline should also be regularly reviewed and adapted to the company's changing requirements.
1. Establish transparency in assignment conditions and minimize time-consuming individual decisions
Assigned employees are often well connected within the company and actively share their experiences and conditions during assignments abroad. Even if the exact remuneration details are often not discussed in detail, it quickly becomes apparent which allowances and visible benefits are granted to colleagues.
If, for example, one person is reimbursed for housing costs in an attractive residential area while another only receives a small housing allowance, this can lead to dissatisfaction and a negative mood among those affected. In addition, there is a tendency to renegotiate assignment packages, which can lead to additional costs and budget shortfalls for the company. Am assignment policy that is accessible to all employees not only creates transparency, but also increases fairness by reducing extensive individual decisions and openly explaining the applicable conditions to all assignees.
2. Consider different needs for foreign assignments within the group of companies
A well-designed assignment policy should consider the various categories of assignees to the greatest extent possible. A young graduate going on a six-month assignment abroad for personal career development does not need the same benefits as an experienced specialist who is significantly involved in setting up a foreign subsidiary. If such differences are communicated clearly and at an early stage, they can be understood by everyone and are more likely to be accepted.
Transparent communication of the benefits (e.g. housing allowances, daily allowances) and, where applicable, the obligations (e.g. repayment agreements, tax regulations) for the respective expatriate group helps to manage expectations in advance and save costs for the company. If the assignment conditions are clearly set out from the beginning, most employees who go abroad at their own request for career purposes will understand why they do not receive the same benefits as employees who are urgently needed for the company at a particular location.
However, once expectations have been created and promises have been made by line managers, it becomes far more difficult to explain to employees why they are not entitled to certain benefits. A transparent assignment policy with defined processes and benefits for the respective employee groups creates clarity from the very start.
3. Reducing conflicts of interest by considering different stakeholder views
For the individual business units, it is of course in their own interest to have employees available at the place of assignment as quickly and smoothly as possible. However, operational requirements often do not allow long preparation times. At the same time, however, the HR, controlling and legal departments insist on regulated processes to ensure compliance with tax, work permit, social security and other regulations.
The interests of the parties involved are often in conflict with each other, as an immediate foreign assignment usually does not allow the best possible structuring of the assignment with regard to work permits, tax, social security, remuneration and employment law.
Even with only a few foreign assignments, it therefore makes sense to establish clear processes and define priorities. In this way, repeated negotiations and mistakes that have already been made can be avoided, which ultimately saves everyone involved time, money and effort.
4. Standardize international assignments between affiliated companies
Expat policies are particularly important when foreign assignments are administered decentrally within a group of companies. By standardizing and defining general framework conditions for foreign assignments, these can be structured and, thus, simplified.
If expatriates from different locations are sent to the same assignment location, there should be uniform assignment conditions to ensure largely equal treatment. At the same time, however, the different roles and hierarchical levels of employees must still be taken into account appropriately.
Conclusion
Even if a company has only a few international assignments each year, the HR department should take the lead in developing guidelines for these assignments. A flexible and pragmatic approach is advisable for organizations with limited foreign activity. The initial assignment policy can be straightforward, covering essential topics such as taxes, social insurance, and benefits.
As the company's international presence expands, the insights gained from previous assignments should be regularly integrated into a revised policy that reflects the organization's evolving needs. This practice ensures that a transparent, user-friendly, and current policy is readily available for the next assignment when needed.
SERIES: The Interaction of assignment guideline and assignment contract
Chapter 1: Why assignment guidelines are worthwhile even for a small number of foreign assignments: Transparency, fairness, and efficiency through clear rules.
Chapter 2: Assignment guidelines: Key aspects and challenges for companies
Chapter 3: Options for structuring the assignment agreement
Chapter 4: Differentiation between assignment guideline and assignment agreement
Chapter 5: Development of a new assignment guidelines in the company
Global Mobility: Das Zusammenspiel von Entsendungsrichtlinie und Entsendungsvertrag
NORMAREYNOV, CONVINUS
Teil 1: Warum sich Entsenderichtlinien auch bei wenigen Auslandseinsätzen lohnen: Transparenz, Fairness und Effizienz durch klare Regeln.
Unternehmen, die nur sporadisch Mitarbeitende ins Ausland entsenden, müssen sich überlegen, ab wann es sinnvoll und notwendig wird, eine Entsenderichtlinien zu entwickeln. Viele Unternehmen mit begrenzten Auslandsaktivitäten scheuen jedoch den Aufwand der Erarbeitung einer Entsendungsrichtlinie (auch Expat-Policy genannt) und regeln lieber jeden Auslandseinsatz individuell bzw. suchen eine einfache Mustervorlage, die direkt auf ihre spezifischen Bedürfnisse anwendbar ist. Dennoch sollten Unternehmen aus den folgenden Gründen möglichst frühzeitig geeignete Regelungen schaffen. Diese Entsenderichtlinien sollten zudem regelmässig überprüft und an die sich ändernden Erfordernisse des Unternehmens angepasst werden.
1. Transparenz bei Entsendungskonditionen schaffen und zeitintensive Einzelfallentscheidungen vermeiden
Entsandte Mitarbeitende sind oftmals gut im Unternehmen vernetzt und tauschen sich aktiv über ihre Erfahrungen und Bedingungen bei Auslandseinsätzen aus. Auch wenn die genauen Vergütungsdetails oft nicht im Detail diskutiert werden, wird schnell offensichtlich, welche Zulagen und sichtbaren Vorteile den Kolleginnen und Kollegen gewährt werden.
Wenn etwa eine Person die Wohnungskosten für ein attraktives Wohngebiet erstattet bekommt, während eine andere nur eine geringere Wohnungspauschale erhält, kann dies zu Unzufriedenheit und einer negativen Stimmung bei den Betroffenen führen. Zusätzlich kommt es dann tendenziell zu Nachverhandlungen der Entsendungspakete, was dann für das Unternehmen zu Mehrkosten und Engpässen im Budget führen kann.
Eine für alle zugängliche Entsenderichtlinie schafft nicht nur Transparenz, sondern erhöht auch die Fairness, indem sie umfangreiche Einzelentscheidungen reduziert und allen Entsandten die geltenden Konditionen offen darlegt.
2. Unterschiedliche Bedürfnisse bei Auslandseinsätzen innerhalb der Unternehmensgruppe berücksichtigen
Eine durchdachte Entsenderichtlinie sollte möglichst die verschiedenen Kategorien von Entsandten berücksichtigen. Ein junger Absolvent, der eine sechsmonatige Auslandsentsendung zur persönlichen Karriereentwicklung antritt, benötigt nicht dieselben Leistungen wie ein erfahrener Spezialist, der massgeblich am Aufbau eines ausländischen Standorts beteiligt ist. Wenn solche Unterschiede klar und frühzeitig kommuniziert werden, lassen sie sich für alle nachvollziehen und werden eher akzeptiert.
Eine transparente Kommunikation der Leistungen (z.B. Wohnzulagen, Tagespauschalen) und gegebenenfalls auch der Verpflichtungen (z.B. Rückzahlungsvereinbarungen, steuerliche Regelungen) für die jeweilige Entsendegruppe hilft, die Erwartungen im Vorfeld zu managen und Kosten für das Unternehmen zu sparen. Wenn die Entsendekonditionen von Beginn an klar dargelegt werden, wird den meisten Mitarbeitenden, die auf eigenen Wunsch für Karrierezwecke ins Ausland gehen, verständlich sein, warum sie nicht die gleichen Leistungen erhalten wie Mitarbeitende, die für das Unternehmen an einem Standort dringend gebraucht werden.
Sind jedoch erst einmal Erwartungen geweckt und Zusagen durch Vorgesetzte gemacht worden, wird es weitaus schwieriger, Mitarbeitenden zu erklären, warum ihnen bestimmte Leistungen nicht zustehen. Eine transparente Entsendungsrichtlinie mit definierten Prozessen und Vorteilen für die jeweiligen Mitarbeitergruppen schafft hier von Beginn an Klarheit.
3. Vermeidung von wiederkehrenden Interessenskonflikten unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Stakeholder
Für die einzelnen Geschäftsbereiche liegt es selbstverständlich im eigenen Interesse, Mitarbeitende so schnell und reibungslos wie möglich am Einsatzort verfügbar zu haben. Dabei lassen betriebliche Anforderungen oft keine langen Vorbereitungszeiten zu. Gleichzeitig pochen die Abteilungen für Personal, Controlling und Recht jedoch auf geregelte Abläufe, um die Einhaltung von Vorgaben bezüglich Steuern, Arbeitsbewilligungen, Sozialversicherungen und weiteren Vorschriften sicherzustellen.
Die Interessen der Beteiligten stehen dabei oft im Spannungsfeld zueinander, da ein sofortiger Auslandseinsatz es meist nicht erlaubt, die bestmögliche Strukturierung des Einsatzes hinsichtlich Arbeitsbewilligungen, Steuer-, Sozialversicherungs-, Vergütungs- und Arbeitsrecht zu gewährleisten.
Selbst bei nur vereinzelten Auslandseinsätzen ist es daher sinnvoll, klare Prozessabläufe festzulegen und Prioritäten zu definieren. So können wiederholte Verhandlungen und bereits begangene Fehler vermieden werden, was letztlich allen Beteiligten Zeit, Kosten und Aufwand erspart.
4. Entsendungen zwischen verbundenen Unternehmen harmonisieren
Entsendungsrichtlinien sind vor allem dann besonders wichtig, wenn Auslandseinsätze innerhalb einer Unternehmensgruppe dezentral administriert werden. Durch die Standardisierung und Festlegung allgemeiner Rahmenbedingungen für Auslandseinsätze lassen sich diese strukturieren und so vereinfachen. Werden Mitarbeitende aus verschiedenen Standorten an denselben Einsatzort entsandt, sollten einheitliche Entsendungsbedingungen bestehen, um weitgehende Gleichbehandlung zu gewährleisten. Gleichzeitig gilt es aber weiterhin, die verschiedenen Rollen und Hierarchiestufen der Mitarbeitenden angemessen zu berücksichtigen.
Fazit
Richtlinien für Entsendungen sollten bereits bei nur wenigen Auslandseinsätzen pro Jahr unter Leitung der Personalabteilung entwickelt werden. Für Unternehmen mit wenigen Auslandseinsätzen empfiehlt sich ein flexibler und pragmatischer Ansatz. Die erste Entsenderichtlinie kann dabei auch nur ein einfaches Regelwerk mit zentralen Punkten wie Steuern, Sozialversicherungen und Benefits enthalten.
Mit wachsender internationaler Aktivität sollten die gesammelten Erfahrungen idealerweise regelmässig in eine aktualisierte und an die Unternehmensbedürfnisse angepasste Richtlinie einfliessen. So wird sichergestellt, dass eine transparente, benutzerfreundliche und aktuelle Richtlinie für die nächste Entsendung genau dann zur Verfügung steht, wenn sie benötigt wird.
SERIE: Das Zusammenspiel von Entsendungsrichtlinie und Entsendungsvertrag
Teil 1: Warum sich Entsenderichtlinien auch bei wenigen Auslandseinsätzen lohnen: Transparenz, Fairness und Effizienz durch klare Regeln.
Teil 2: Entsendungsrichtlinien: Wesentliche Aspekte und Herausforderungen für Unternehmen
Teil 3: Gestaltungsmöglichkeiten des Entsendungsvertrags
Teil 4: Abgrenzung zwischen Entsenderichtlinie und Entsendungsvertrag
Teil 5: Erarbeitung einer neuen Entsenderichtline im Unternehmen
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