European Union / May 12, 2022
ETIAS for all visa- exempt third- country travelers from May 2023 onwards
The European Commission has reconfirmed that ETIAS (the European Travel Information and Authorization System) will apply to third-country nationals from May 2023. With the new registration system, any non-EU citizen who is exempt from a visa for the Schengen area will have to register in ETIAS before traveling to a Schengen member state.
It will function similarly to the ESTA system for the United States. By doing so, the European Commission intends to provide a better overview of travelers from third countries to the Schengen area, as well as control the flow of immigration and improve visibility in the fight against terrorism and crime.
For all visa-exempt business travelers, such as those from the U.S., Brazil, Australia, and Singapore, an online ETIAS application must be submitted before each trip of up to 90 days to the Schengen area. The travel confirmation should be received after a few minutes.
For all third country nationals holding a Schengen visa, the ETIAS system is not applicable. All third country nationals who need a Schengen visa are not allowed to submit an ETIAS application instead of a Schengen visa. The European Commission also confirmed that the ETIAS system will also apply to non-Schengen EU Member States namely Bulgaria, Romania, Cyprus, and Croatia.
Europäische Union / 12. Mai 2022
ETIAS für alle visumsbefreiten Reisenden aus Drittstaaten ab Mai 2023
Die Europäische Kommission hat erneut bestätigt, dass ETIAS (das Europäische Reiseinformations- und - genehmigungssystem) für Drittstaatsangehörige ab Mai 2023 gelten soll. Mit dem neuen Registrierungssystem wird sich jeder Nicht-EU-Bürger, der von einem Visum für den Schengen-Raum befreit ist, vor einer Reise in einen Schengen-Mitgliedsstaat im ETIAS anmelden müssen.
Es wird ähnlich wie das ESTA System für die USA funktionieren. Damit beabsichtigt die Europäische Kommission einen besseren Überblick der Reisenden aus Drittstaaten in den Schengen-Raum sowie eine Kontrolle der Einwanderungsströme und eine bessere Visibilität im Kampf gegen Terrorismus und Kriminalität.
Für alle visumsbefreiten Geschäftsreisenden wie beispielsweise aus den USA, Brasilien, Australien oder Singapur ist vor jeder bis zu 90-tägigen Reise in den Schengen-Raum ein online ETIAS-Antrag zu stellen. Die Reisebestätigung soll dann innerhalb weniger Minuten ausgestellt werden.
Für alle Drittstaatsangehörigen, die im Besitz eines Schengen-Visums sind, ist das ETIAS-System nicht anwendbar. Alle Drittstaatsangehörigen, die ein Schengen-Visum benötigen, dürfen nicht einen ETIAS-Antrag anstelle eines Schengen-Visums stellen. Die Europäische Kommission bestätigte zudem, dass das ETIAS-System auch für die Nicht- Schengen EU-Mitgliedstaaten, namentlich Bulgarien, Rumänien, Zypern und Kroatien, gelten wird.
Belgium / May 12, 2022
Employers' obligation in connection with foreign employees
Employers based in Brussels are obliged in connection with the employment of foreign nationals to submit, among other things, salary slips annually to the competent authority in Brussels. This obligation applies to foreign workers with a work permit (up to 90 days) as well as with a single permit (for more than 90 days). Even if the "single permit" is issued directly for 3 years, the salary slips must be submitted.
The Brussels authorities use this to monitor compliance with the specified minimum salaries for highly qualified workers. If it is found during the inspection that the specified salary level is not being met, the permit can be revoked by the authorities.
If the start date of a work permit is 1 June 2022, the employer must submit the relevant documents for the review by 30 June 2023 at the latest. This is irrespective of whether the work permit needs to be extended.
Belgien / 12. Mai 2022
Arbeitgeberpflicht im Zusammenhang mit ausländischen Arbeitnehmern
Arbeitgeber mit Sitz in Brüssel sind verpflichtet im Zusammenhang mit der Beschäftigung von ausländischen Staatsangehörigen, u.a. Gehaltsabrechnungen jährlich, bei der zuständigen Behörde in Brüssel einzureichen. Diese Pflicht gilt für ausländische Arbeitnehmer mit einer «work permit» (bis zu 90 Tage) sowie auch mit einer «single permit» (für mehr als 90 Tage). Auch wenn das «single permit» direkt für 3 Jahre ausgestellt wird, müssen die Gehaltsabrechnungen eingereicht werden.
Die Brüsseler Behörden überwachen hiermit, dass die vorgegebenen Mindestsaläre für hochqualifizierte Arbeitnehmer eingehalten werden. Sollte bei der Überprüfung festgestellt werden, dass das vorgegebene Salärniveau nicht eingehalten wird, kann die Bewilligung von der Behörde widerrufen werden.
Ist der Beginn einer Arbeitsbewilligung der 1. Juni 2022, dann muss der Arbeitgeber bis allerspätestens zum 30. Juni 2023, die entsprechenden Unterlagen für die Überprüfung einreichen. Dies ist unabhängig davon, ob die Arbeitsbewilligung verlängert werden muss.
Netherlands / May 12, 2022
Transitional arrangements for cross- border workers end on 30 June 2022
Just as Switzerland had agreed on transitional arrangements with its neighbouring countries during the pandemic, the Netherlands has also agreed on transitional arrangements for cross-border workers with Belgium and Germany. These transitional arrangements will expire on 30 June 2022, after which the previous arrangements will come into force again.
As a result, these employees must also return to their "normal" rhythm if they do not wish to experience any change in social security status and tax liability. If employees continue to work more than 25% in their home office (in their country of residence in Germany or Belgium), they will be subject to social security contributions in their country of residence. Furthermore, this also has tax consequences in the country of residence.
It is therefore important to look at this with the employees concerned and take the necessary steps.
Niederlande / 12. Mai 2022
Übergangsregelungen für Grenzgänger enden per 30 . Juni 2022
Sowie die Schweiz mit ihren Nachbarstaaten Übergangsregelungen während der Pandemie vereinbart hatte, hat auch die Niederlande mit Belgien und Deutschland Übergangsregelungen für Grenzgänger getroffen. Diese Übergangsregelungen laufen per 30. Juni 2022 aus und dann treten die vorherigen Regelungen wieder in Kraft.
Dies hat nun zur Folge, dass diese Mitarbeiter ebenfalls wieder zu ihrem «normalen» Rhythmus zurückkehren müssen, wenn sie keine Änderung in der Sozialversicherungsunterstellung sowie Steuerpflicht erfahren möchten. Wenn Mitarbeiter nun weiterhin aber mehr als 25% im Homeoffice (im Wohnsitzland in Deutschland oder Belgien) arbeiten, dann kippen sie in die Sozialversicherungspflicht im Wohnsitzland. Des Weiteren hat dies ebenfalls dann auch steuerliche Konsequenzen im Wohnsitzland.
Es ist daher wichtig, dies mit den betroffenen Mitarbeitern anzusehen und die notwendigen Schritte einzuleiten.
May 12, 2022
Global Mobility: 10 tips for successful international project assignments
Due to their short-term nature, international project assignments are also complex for HR departments, as they often require immediate action under unknown conditions. However, the following 10 tips will help you to better manage international project assignments of your employees and to support the business in a more targeted manner:
- Clarify the need for and obtain a work permit
- Check tax liability abroad and provide support abroad
- Check social security liability and obtain the relevant certificates (A1/CoC/continuation certificate) and ensure insurance coverage
- Sufficient health insurance coverage
- Very good and constant coordination of the payroll in the country of assignment and home country
- prepare cost estimates of the assignment for a clear overview
- complete employment contract or coordinate with the employment law in the country of assignment
- communicate clearly with the employee as well as with the different stakeholders
- select the right employees, as not all employees are equally suitable for a project assignment abroad
- plan for return in good time
Despite following the 10 tips for project assignments, each foreign assignment must be specifically assessed based on the employee's personal situation, the country of assignment and the activity, so that the foreign assignment can be managed efficiently. Even with similar project assignments, the details matter to ensure that the short-term assignment is a complete success.
12. Mai 2022
Global Mobility: 10 Tipps für gelungene internationale Projekteinsätze
Internationale Projekteinsätze sind aufgrund ihrer Kurzfristigkeit auch für die Personalabteilungen komplex, da sie oftmals ein sofortiges Agieren unter unbekannten Rahmenbedingungen erfordern. Die folgenden 10 Tipps werden Ihnen jedoch helfen, internationale Projekteinsätze Ihrer Mitarbeiter besser zu managen und das Business gezielter zu unterstützen:
- Abklärung bezüglich der Notwendigkeit einer Arbeitsbewilligung und Einholung
- Steuerpflicht im Ausland prüfen und Unterstützung im Ausland gewähren
- Sozialversicherungspflicht prüfen sowie Einholen der entsprechenden Bescheinigungen (A1/CoC/Weiterführungsbestätigung) und Sicherstellen des Versicherungsschutzes
- Ausreichende Krankenversicherungsdeckung
- Sehr gute und ständige Abstimmung der Payroll im Einsatz- und Heimatland
- Erstellen von Kostenschätzungen des Einsatzes für einen klaren Überblick
- Arbeitsvertrag ergänzen bzw. mit dem Arbeitsrecht im Einsatzland abstimmen
- Kommunizieren Sie klar mit dem Mitarbeiter sowie mit den verschiedenen Stakeholdern
- Auswahl der richtigen Mitarbeiter, denn nicht alle Mitarbeiter sind für einen Projekteinsatz im Ausland gleichermassen geeignet
- Rechtzeitige Rückkehrplanung
Trotz Beachtung der 10 Tipps für Projekteinsätze muss jeder Auslandseinsatz anhand der persönlichen Situation des Mitarbeiters, des Einsatzlandes und der Tätigkeit konkret geprüft werden, damit der Auslandseinsatz effizient gemanagt werden kann. Auch bei ähnlichen Projekteinsätzen kommt es auf die Details an, damit die kurzzeitige Entsendung rundum gelingt.
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