中国法院诉讼中域外形成的公司决议文件证据非必须

办理公证和认证手续

在涉外诉讼中，当事人往往需要提交大量域外证据，如境外法院作出的命令/裁判文书、境外公司注册处文件、境外公司的决议文件等，对该等证据文件一概办理公证认证手续繁琐费时，且如案件相对方阻挠，不排除会遇到公证认证办理机关暂缓办理手续的问题。因此，有必要厘清：根据最新的司法实践，拟提交的域外证据是否属于必须办理公证认证手续的范畴。本文以域外形成的公司决议文件证据为例进行分析阐述，谨供参考。

一、2019年修订的证据规则

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定（2019修订）》（"《证据规则》"）第十六条是涉及域外证据公证认证的法律规定。该条款规定："当事人提供的公文书证系在中华人民共和国领域外形成的，该证据应当经所在国公证机关证明，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。中华人民共和国领域外形成的涉及身份关系的证据，应当经所在国公证机关证明并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。当事人向人民法院提供的证据是在香港、澳门、台湾地区形成的，应当履行相关的证明手续"。

《证据规则》出台后，已明确缩小了应当进行公证和认证手续的域外证据的范围。将需要公证认证的域外证据类型缩限为域外形成的公文书证和域外形成的涉及身份关系的证据。由于公文书证适用推定真实的规则，而对于域外形成的公文书证是否真实，人民法院无法采取依职权查询等针对一般公文书证的方法检验，因此，由所在国公证机关证明是必要的。由于身份关系的事实涉及社会基本伦理价值和秩序，对域外形成的证据应当有更为严格的要求，涉及身份关系的证据按照民事诉讼法第二百六十四条涉外授权委托书的要求，由所在国公证机关证明并经我国驻该国使领馆认证的有其必要性与合理性。对于其他域外证据则不作公证和/或认证的证明手续要求。

二、2021年发布的涉外审判会议纪要

最高人民法院在2021年发布的《全国法院涉外商事海事审判工作座谈会会议纪要》中明确规定，"16.【域外公文书证】《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十六条规定的公文书证包括外国法院作出的判决、裁定，外国行政机关出具的文件，外国公共机构出具的商事登记、出生及死亡证明、婚姻状况证明等文件，但不包括外国鉴定机构等私人机构出具的文件。公文书证在中华人民共和国领域外形成的，应当经所在国公证机关证明，或者履行相应的证明手续，但是可以通过互联网方式核查公文书证的真实性或者双方当事人对公文书证的真实性均无异议的除外。"

厦门海事法院在2022年发布的《关于域外证据取证和审查若干问题的指南》中明确规定，

"域外电子证据可供随时查看，并能保持完整或无其他有利证据证明被更改的，应当视为满足法律、法规规定的原件形式要求。"

三、域外公司决议文件既不属于"公文书证"也不属于"涉及身份的证据"，一般情况下可免于办理公证认证手续

《全国法院涉外商事海事审判工作座谈会会议纪要》第16条已明确公文书证的含义为"外国法院作出的判决、裁定，外国行政机关出具的文件，外国公共机构出具的商事登记"等，不包括自然人、私人商事主体作出的文件。

《民法典》第四百六十四条规定，"合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。婚姻、收养、监护等有关身份关系的协议，适用有关该身份关系的法律规定......"由此可见，中国法下身份关系主要与婚姻、收养、监护等相关。

司法实践中主流观点也认为公司股东/董事/监事/高级管理人员与公司之间的关系并不属于涉及身份关系的证据，例如（2020）京民终300号案中，被告提交了证据证明原告投资完成后的株式会社The Flying Company（注：韩国公司）股东持股情况等文件，但未完成相关认证手续。对此，北京市高级人民法院认为："上述4份证据均经过了韩国公证机关公证，虽未经过我国使领馆认证，但根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十六条的规定'当事人提供的公文书证系在中华人民共和国领域外形成的，该证据应当经所在国公证机关证明，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。中华人民共和国领域外形成的涉及身份关系的证据，应当经所在国公证机关证明并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。'该4份证据不是涉及身份关系的证据，无须使领馆认证，故本院对真实性予以认可。"

四、域外公司决议文件仅作为证据使用的，亦无需办理主体资格证明文件的公证认证手续

根据《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第五百二十一条，"外国人参加诉讼，应当向人民法院提交护照等用以证明自己身份的证件。外国企业或者组织参加诉讼，向人民法院提交的身份证明文件，应当经所在国公证机关公证，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。代表外国企业或者组织参加诉讼的人，应当向人民法院提交其有权作为代表人参加诉讼的证明，该证明应当经所在国公证机关公证，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。"

承此规定，只有外国当事人参加我国诉讼程序时，才需要提交经公证认证的主体资格证明文件。针对自然人，这类主体资格证明一般系指外国当事人的身份证明文件，如护照等，以及外国当事人委托中国律师参加诉讼的授权委托文件。域外形成的公司决议文件中所载决议主体即便为外籍的，只要该外国主体并不直接参与中国境内诉讼的，亦无需办理主体资格公证认证手续。

最后，我国法律规范针对域外证据设定证明手续要求，目的在于辅助人民法院查明此类证据的真实性，而不在于排除没有履行证明手续的域外证据作为案件的证据使用。未经证明手续

的域外证据也并非当然不具有效力，相关内容应综合其他具有证明力的证据综合认定，而不应单纯以该域外书证未履行相关证明手续而否定其证据效力，若综合其他证据能够确认该等证据的真实性，则应当予以采信。具体而言，民商法律关系的证据，一般仅涉及当事人之间的权利义务，其真实性通过质证检验即可，一概要求经所在国公证机关证明或者经我国驻该国使领馆认证没有必要，也增加当事人的诉讼成本和我国驻外使领馆的工作负担。

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