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Vorteile des grenzüberschreitenden Einsatzes von Fremdpersonal gegenüber der Entsendung von eigenen Mitarbeitern
Autorin: Friederike V. Ruch, CEO, CONVINUS
Der grenzüberschreitende Einsatz von Fremdpersonal erfolgt in Unternehmen häufig aus strategischen, wirtschaftlichen und auch aus praktischen Gründen. Oft geht es darum, Flexibilität, Kostenvorteile oder Spezialwissen zu sichern, welches intern nicht vorhanden ist oder auch durch den Einsatz von eigenem Personal aus den verschiedensten Gründen nicht möglich ist. Häufig sind der Faktor Zeit sowie die rechtlichen Herausforderungen die meistgenannten Hinderungsgründe, weshalb intern eher nicht auf den Einsatz von eigenem Personal in Form von Entsendungen gesetzt wird.
Wenn wir von Fremdpersonal sprechen, sind damit in der Regel selbständige Dienstleister oder auch Unternehmen gemeint, welche ihre Mitarbeiter an ein anderes Unternehmen «ausleihen». In der Regel werden diesbezüglich Werkbeziehungsweise Dienstverträge abgeschlossen oder Verträge mit Serviceprovidern (Agenturen, Personalverleihunternehmen, Employer of Record, etc.) für den Einsatz von Fremdpersonal.
Unternehmen stehen heute noch mehr als in der Vergangenheit vor vielen Herausforderungen, unter anderem auch im Personalbereich, dabei fällt immer wieder das Schlagwort Fachkräftemangel sowie bürokratische und rechtliche Hürden im grenzüberschreitenden Bereich.
A) Gründe für den Einsatz von externem Fremdpersonal
1. Flexibilität und schnelle Verfügbarkeit
In der heutigen Zeit möchten Kunden in der Regel nicht lange warten und haben oftmals die Erwartungshaltung, dass die gewünschten Dienstleistungen oder Produkte kurzfristig erbracht beziehungsweise geliefert werden können. Dies bringt Unternehmen dann in die Bedrängnis schnell die angeforderten Leistungen bezieh ungsweise die angeforderten Produkte liefern zu müssen, damit die Unternehmen sich die Aufträge auch entsprechend sichern können.
Kommt das Unternehmen dann in kurzfristige Personalengpässe, beispielsweise auf Grund von Krankheit, Urlaub oder unerwarteten Auftragsspitzen, kann ausländisches Fremdpersonal häufig schneller einspringen, als dass man dies mit aus dem Ausland entsandten eigenen Mitarbeitern sicherstellen kann.
Beispiel
Ein Schweizer Unternehmen im Anlagenbau hat ein Projekt in der Türkei. Es holt sich externe türkische Fachkräfte, um dieses Projekt termingerecht fertigzustellen. Wenn es zu Unterbrüchen im Projekt kommen sollte, muss man den externen Fachkräften in der Regel keine Vergütung bezahlen.
Hingegen wenn man weitere eigene Fachmitarbeiter aus der Schweiz in die Türkei holen würde, müsste man diese auch bei Unterbrüchen weiterbeschäftigen beziehungsweise sich überlegen, wie man eine solche Situation für das Unternehmen bestmöglich löst. Allein für den Erhalt einer entsprechenden Bewilligung in der Türkei muss man mit einem Zeitraum von ungefähr 4 bis 8 Wochen rechnen, so dass es eine etwas längere Vorlaufzeit benötigt.
In verschiedenen Branchen kommt es auch zu grösseren saisonalen Schwankungen, wie beispielsweise in Branchen wie der Landwirtschaft, in der Hotellerie und Gastronomie oder im Bereich Logistik, da in bestimmten Monaten mehr Arbeitskräfte benötigt werden.
2. Zugang zu Fachkräften und Know-how
In vielen Ländern fehlen qualifizierte Arbeitskräfte, so zum Beispiel in den Bereichen Gesundheit, Informatik, Handwerk oder im Ingenieurswesen. Unternehmen greifen auf Fremdpersonal immer häufiger zurück, um offene Stellen schnell besetzen zu können.
Zudem ist spezialisiertes Expertenwissen, welches für Projekte unabdingbar ist, schwer zu finden.
3. Kostenvorteile und Wettbewerbsfähigkeit
Unternehmen können Kosten senken, ohne eigenes Personal teuer aus- und weiterzubilden. Man kann das niedrigere Lohngefüge in anderen Ländern nutzen, um Kostenvorteile zu erzielen und kann den Aufwand vermindern, da in der Regel keine Verpflichtung zur Personal- und Lohnadministration vorliegt.
Beispiel:
Ein Schweizer Versicherungsunternehmen verlagert sein Team für die Schadensabwicklung von der Schweiz nach Polen. Mit der Verlagerung des Teams nach Polen profitiert das Unternehmen von den niedrigen Lohnkosten am neuen Standort. Für den Aufbau des Teams wird üblicherweise zu mindestens anfangs die Notwendigkeit bestehen, Mitarbeiter aus der Schweiz nach Polen zu entsenden, damit diese den Aufbau dieses Bereichs vor Ort unterstützen und die Einführung und Einhaltung der gültigen Standards des Schweizer Unternehmens sicherstellen können.
In einem zweiten Schritt wird in der Regel geprüft, ob für den langfristigen Einsatz vor Ort der Einsatz von externem Fremdpersonal sinnvoll ist, an Stelle von langfristig von der Schweiz nach Polen entsendeten Mitarbeitern.
Externes Fremdpersonal wird oft projektbezogen oder situativ eingesetzt, um unter anderem die Auslastung in Spitzenzeiten gewährleisten zu können. Hierdurch entstehen dem Unternehmen in der Regel keine langfristigen Kosten für Gehälter, Sozialleistungen oder Abfindungen.
4. Internationalisierung und Marktpräsenz
Wenn ein Unternehmen im Ausland einen neuen Standort eröffnet oder ein Projekt startet, wird oft Fremdpersonal aus diesem Land eingesetzt. Man kann so die lokalen Kenntnisse dieser Personen über den Markt, die Sprache und die Kultur nutzen. Damit kann man zudem eine bessere Kundenpräsenz sowie besseren Kundenservice vor Ort anbieten. Die Kunden fühlen sich damit auch vertrauter, wenn ihre Ansprechpartner aus ihrer Region kommen. Zudem können diese lokal vertrauten Mitarbeiter besser auf die spezifischen Kundenwünsche eingehen oder spezifische Kundenbedürfnisse schon im Vorfeld erkennen.
Beispiel:
Ein deutsches Maschinenbauunternehmen nutzt lokale Techniker für Wartungsarbeiten in China. Statt eigenes Personal dafür in China aufzubauen, ist die Wahl auf externes Fremdpersonal gefallen, dies insbesondere unter der Berücksichtigung von vor allem finanziellen und administrativen Kosten.
5. Projekt- und Zeitdruck
Fremdpersonal kann kurzfristig eingesetzt werden, ohne lange interne Rekrutierungsprozesse durchlaufen zu müssen. Im Fokus des Einsatzes von Fremdpersonal stehen die Qualifikationen beziehungsweise die fachlichen und technischen Leistungsausweise.
Beispiel:
Bei einem grossen IT-Rollout wird ein internationales Team bestehend aus Freelancern und Beratern zusammengestellt. Das Fachwissen ist in den notwendigen Spezifikationen im eigenen Unternehmen nicht vorhanden und solche Kapazitäten könnten auch kurzfristig nicht aufgebaut werden.
Insbesondere auch zum Zwecke der Einhaltung von Vertragsfristen ist der Einsatz von externem Fremdpersonal häufig notwendig, denn Verzögerungen können teuer werden, wenn in den abgeschlossenen Verträgen beispielsweise Konventionalstrafen vereinbart wurden.
6. Strategische Unternehmensziele
Unternehmen möchten weltweit auf die besten Talente zugreifen können.
Beispiel:
Ein global tätiger Konzern setzt Spezialisten aus den verschiedensten Ländern für Innovationsteams ein.
B) Risiken bei dem Einsatz von externem Fremdpersonal
Beim grenzüberschreitenden Einsatz von Fremdpersonal – das heisst, wenn ein Unternehmen Personal aus dem Ausland einsetzt oder «Fremdkräfte» in andere Länder entsendet – können für ein Unternehmen zusätzliche Risiken entstehen. Diese sind komplexer als bei rein nationalen Einsätzen, da in diesen Fällen mehrere Rechtsordnungen, Steuersysteme und kulturelle Faktoren involviert sind.
1. Rechtliche Risiken
a) Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis
Auch wenn es sich bei dem externen Fremdpersonal nicht um eigene Mitarbeiter handelt, besteht die Notwendigkeit der Sicherstellung, dass die Arbeits- und Aufenthaltserlaubnisse für den Einsatzort vorhanden und korrekt sind.
- Risiken: Bussgelder, Ausweisung, vorzeitiger Abbruch der Arbeitstätigkeit
Bei externem Fremdpersonal ist man in der Regel (nicht direkt) in der Verantwortung diese einzuholen und auch die Strafen sind in erster Linie an die externe Person gerichtet, trotzdem kann dies Auswirkungen auf den Einsatz haben.
Schwieriger wird es bei einer möglichen Nichtbeachtung von lokalen Arbeitsgesetzen, denn häufig ist der Sachverhalt nicht eindeutig und es stellt sich die Frage, inwie-fern der externe Selbständigerwerbende im Einsatzland auch als Selbständiger-werbender qualifiziert. Je nach der Einstufung sind die lokalen Arbeitsgesetze eben-falls zu beachten. In Abhängigkeit zum jeweiligen Einsatzland gibt es unterschied-liche Regelungen, unter anderem was die Arbeitszeiten, die Pausenzeiten, den Mindestlohn und den Kündigungsschutz betrifft.
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