CONVINUS Global Mobility Alert 27.2026

ITALY / ITALIEN

Transfer of Residence Contracts to the Online Portal

In the fall of 2024, we had already reported that the Italian government had mandated that, as of January 11, 2025, employers of applicants for work permits (work authorizations) subject to a quota should sign their residence contracts digitally rather than in person. This means that, according to the regulation, the employer should have used a digital signature. In practice, however, we observed in 2025 and continuing through 2026 until recently that it was still not possible to sign residence permits digitally.

We are pleased to announce today that, as of June 26, 2026, it is possible to digitally sign “residence contracts” for Blue Card applications. However, please note that handwritten signatures will continue to be accepted. To use the digital feature, the employer or their representative enters the foreign national’s entry data into the portal (Internetlink) upon the individual’s arrival in Italy (since “residence contracts” are only required after entry).

The authorities then generate the documents required to finalize the residence contract, which the employer (or their representative) and the foreign national must sign and return via certified email. This improvement is intended to streamline the Blue Card application process.

However, it should be noted that delays may occur during the current implementation phase, as the various competent immigration authorities in Italy will implement these changes at different paces.

Verlagerung der Aufenthaltsverträge auf das Online-Portal

Im Herbst 2024 hatten wir bereits berichtet, dass die italienische Regierung verordnet hat, dass Arbeitgeber von Antragstellern auf Arbeitsbewilligungen (Arbeitsgenehmigungen), welche einer Quote unterliegen, ab dem 11. Januar 2025, ihren Aufenthaltsvertrag digital statt persönlich unterzeichnen sollten. Das heisst, der Arbeitgeber hätte gemäss der Verordnung eine digitale Signatur verwenden sollen. In der Praxis haben wir allerdings im Jahr 2025 und weiter bis vor kurzem im Jahr 2026 feststellen müssen, dass das es nach wie vor nicht möglich war, “Aufenthaltsverträge digital zu unterzeichnen.

Gerne informieren wir heute, dass es seit dem 26. Juni 2026 möglich ist, “Aufenthaltsverträge“ für Blue-Card-Anträge digital zu unterzeichnen, wobei zu beachten ist, dass handschriftliche Unterschriften auch weiterhin akzeptiert werden. Um die digitale Funktion zu nutzen, gibt der Arbeitgeber oder dessen Vertreter bei der Einreise eines Ausländers nach Italien (da „Aufenthaltsverträge“ erst nach der Einreise erforderlich sind) die Einreisedaten in das Portal (Internetlink) ein. Anschliessend erstellt die Behörde die für den Abschluss des Aufenthaltsvertrags erforderlichen Unterlagen, die der Arbeitgeber (oder dessen Vertreter) und der Ausländer unterzeichnen und per zertifizierter E-Mail zurücksenden müssen.

Diese Verbesserung soll das Antragsverfahren für die Blue Card straffen.

Es ist allerdings zu beachten, dass es während der aktuellen Einführungsphase zu Verzögerungen kommen kann, da die einzelnen zuständigen Einwanderungsbehörden in Italien diese Änderungen in unterschiedlicher Geschwindigkeit umsetzen werden.

KUWAIT / KUWAIT

Relaxation of the rules governing changes of employer under certain circumstances

Foreign workers in Kuwait can now change employers before the end of a year of employment if:  

• The employer fails to pay the foreign worker’s salary
• The employer fails to take the necessary steps to obtain a work or residence permit for the worker  
• The employee has the right to terminate their employment contract without notice due to the employer’s conduct  
• The employer’s file - a profile registered with the authorities that contains a company’s personnel records - has been suspended or restricted by the authorities 

or

• It is determined that the employer has maliciously or wrongfully filed a “runaway report”- a report alleging that an employee has stopped working without permission. 

Previously, foreign workers could change employers only after one year of employment with their current employer, regardless of that employer’s conduct. These changes increase flexibility for foreign workers in the event of employer violations or disputes, while simultaneously strengthening the incentive for employers to fulfill their obligations regarding residence permits and wage payments. 

Lockerung der Vorschriften für den Arbeitgeberwechsel unter bestimmten Umständen

Ausländische Arbeitnehmer in Kuwait können nun bereits vor Ablauf eines Beschäftigungsjahres den Arbeitgeber wechseln, wenn:  

• Der Arbeitgeber das Gehalt des ausländischen Arbeitnehmers nicht zahlt 
• Der Arbeitgeber die notwendigen Schritte zur Erlangung einer Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis für den Arbeitnehmer nicht unternimmt
• Der Arbeitnehmer aufgrund des Verhaltens des Arbeitgebers das Recht hat, seinen Arbeitsvertrag fristlos zu kündigen 
• Die Akte des Arbeitgebers - ein bei den Behörden registriertes Profil, das die Personalunterlagen eines Unternehmens enthält- von den Behörden gesperrt oder eingeschränkt wurde 

oder

• Festgestellt wird, dass der Arbeitgeber böswillig oder zu Unrecht eine „Fluchtmeldung“ - eine Meldung, in der behauptet wird, ein Arbeitnehmer habe seine Arbeit ohne Erlaubnis eingestellt - eingereicht hat. 

Bisher konnten ausländische Arbeitnehmer erst nach einem Jahr Beschäftigung bei ihrem aktuellen Arbeitgeber den Arbeitgeber wechseln, unabhängig vom Verhalten dieses Arbeitgebers. Diese Änderungen erhöhen die Flexibilität für ausländische Arbeitnehmer im Falle von Verstössen seitens des Arbeitgebers oder bei Streitigkeiten und verstärken gleichzeitig den Anreiz für Arbeitgeber, ihren Verpflichtungen in Bezug auf Aufenthaltsgenehmigungen und Lohnzahlungen nachzukommen.

UAE / VAE

Changes to the program for issuing visas upon entry, affecting several nationalities

Due to a recent expansion of visa eligibility requirements, nationals of Indonesia, Kenya, the Philippines, South Africa, Thailand, and Vietnam who hold a residence permit from certain countries (Australia, Canada, any country in the European Union, Japan, New Zealand, Singapore, South Korea, the United Kingdom, or the United States) are now eligible for a visa upon arrival in the United Arab Emirates for tourist or business stays (visa-on-arrival (VOA)) of up to 60 days.  

Änderungen bei dem Programm für die Visumerteilung bei der Einreise, die mehrere Nationalitäten Betreffen

Aufgrund einer kürzlich erfolgten Ausweitung der Zulassungsvoraussetzungen haben Staatsangehörige aus Indonesien, Kenia, den Philippinen, Südafrika, Thailand und Vietnam, die über eine Aufenthaltsgenehmigung aus bestimmten Ländern (Australien, Kanada, einem beliebigen Land der Europäischen Union, Japan, Neuseeland, Singapur, Südkorea, dem Vereinigten Königreich oder den Vereinigten Staaten) verfügen, nun Anspruch auf ein Visum bei Ankunft in den Vereinigten Arabischen Emiraten für touristische oder geschäftliche Aufenthalte (visa-on-arrival (VOA)) von bis zu 60 Tagen. 

Global Mobility Compliance for Cross-Border Work

Part 1: Ensuring Legal Compliance for Remote Work, Assignments, and Overseas Employment

NORMA REYNOV, CONVINUS

Cross-border work is no longer an exception. Swiss companies employ staff who work from abroad on a temporary basis, are assigned abroad for a few months, or reside permanently outside Switzerland. At the same time, many employees expect greater flexibility. Remote work, workations, international recruitment, and assignments are thus no longer just exceptions but part of modern HR practice.

In many companies, HR, payroll, and legal departments are now well aware that such situations must be carefully reviewed. However, the desire for quick solutions often arises on the business side. A project needs to be staffed on short notice, a candidate wants to work from abroad, or an existing employee is moving abroad and is expected to continue their work with as little disruption as possible. From a business perspective, this often seems feasible. Legally and administratively, however, it is rarely that simple.

Case Study

An employee of a Swiss company is moving to Germany for personal reasons. She would like to continue working in her current role, primarily from her home office in Germany and only occasionally at the Swiss office. From a business perspective, this solution seems obvious. The employment contract is already in place, her duties remain the same, and collaboration works well digitally. So why not?

This is precisely where the real scrutiny begins. Even if the nature of the work remains largely unchanged, the legal and administrative framework changes significantly.

First, there is the question of social security. Will the employee remain covered by the Swiss social security system, or will she become subject to the German system?

The decisive factors here are not only the employer’s registered office but, above all, where the work is actually performed and to what extent. Depending on the circumstances, an A1 certificate, an exemption agreement, or local social security coverage may be required.

Taxes, Payroll, and Labor Law Are Interconnected

The situation must also be examined from a tax perspective. Workdays in Germany can trigger tax consequences there. At the same time, the question arises as to whether—and to what extent—withholding tax or other tax obligations continue to apply in Switzerland. In the case of regular work abroad, additional issues may arise, such as the question of a de facto employer or a potential permanent establishment risk.

Then there is payroll. Even if the Swiss employment contract remains in effect, this does not automatically mean that the entire payroll process can continue to be handled exclusively through the Swiss payroll system. Depending on the country and the specific arrangements, local deductions, reporting requirements, or a shadow payroll may become necessary. It is at this point, if not sooner, that it becomes clear whether the chosen structure is administratively viable.

Work permits and labor law must not be treated as an afterthought either. Within Europe, it is often assumed that remote work poses no legal problems if the person in question is permitted to work in their country of residence. However, this view is too narrow. In addition to immigration law issues, local labor law protections, working time regulations, vacation entitlements, protection against dismissal, or other employer obligations may become relevant.

Why a Holistic Approach Is Necessary

This is precisely where the real challenge lies. Cross-border work involves multiple legal and administrative areas simultaneously. Social security, taxes, payroll, work permits, and labor law cannot be considered in isolation. A decision in one area can have immediate repercussions on the others.

For example, if an employee becomes subject to local social security contributions due to their work abroad, it must also be determined whether payroll can be adjusted accordingly. If a tax reporting obligation arises abroad, clear processes are needed for workdays, compensation components, and reporting. If a local labor law provision becomes relevant, this in turn can affect the contract, compensation, working hours, or internal approval processes.

For Swiss HR managers, this means that flexibility remains possible. However, it must be assessed and implemented in a structured manner. Not every assignment abroad is a problem.

The situation becomes particularly critical when international work models effectively emerge before the relevant compliance issues have been clarified. And in practice, this happens faster than one might think.

Typical examples include extended periods of working from home abroad, regular workdays in the country of residence, project-based assignments with clients abroad, or the hiring of individuals who do not reside in Switzerland at all.

Structured Review Instead of Quick Approval

A thorough review doesn’t have to be overly complicated. However, a clear internal process is helpful. Which types of work abroad are permitted? At what duration or frequency does an in-depth review become necessary?

Who should be involved internally—HR, Payroll, Tax, Legal, Finance, or external consultants? What information must employees provide in advance? And how can you ensure that the chosen solution also works in day-to-day operations?

Companies should review such scenarios early on, before employees actually begin working abroad. After all, making corrections retroactively is usually more time-consuming than establishing a clear structure from the start. This is especially true for social security, taxes, and payroll, where retroactive adjustments can quickly become complex.

The upcoming articles in this series will examine the most important compliance areas individually: social security, taxes, payroll, work permits, and labor law. Finally, a case study will demonstrate how a Swiss company can systematically review and implement a long-term assignment abroad.

Cross-border work is therefore not merely an HR benefit or a purely administrative matter. It is a strategic tool that can provide companies with flexibility if the legal and administrative framework is taken into account early on.

That is precisely why it is important to review planned activities abroad not only after the fact, but early on and with a view to all affected areas.

Global Mobility Compliance bei grenzüberschreitendem Arbeiten

Teil 1: Remote Work, Entsendungen und Auslandsanstellungen rechtssicher prüfen

NORMA REYNOV,  CONVINUS

Grenzüberschreitendes Arbeiten ist längst kein Sonderfall mehr. Schweizer Unternehmen beschäftigen Mitarbeiter, die zeitweise aus dem Ausland arbeiten, für einige Monate entsendet werden oder dauerhaft ausserhalb der Schweiz wohnen. Gleichzeitig erwarten viele Mitarbeiter mehr Flexibilität. Remote Work, Workation, internationale Rekrutierung und Entsendungen sind damit nicht mehr nur Ausnahmen, sondern Teil der modernen HR-Praxis.

In vielen Unternehmen sind HR, Payroll und Legal inzwischen sehr wohl dafür sensibilisiert, dass solche Konstellationen sorgfältig geprüft werden müssen. Der Wunsch nach schnellen Lösungen entsteht jedoch häufig im Business. Ein Projekt soll kurzfristig besetzt werden, ein Kandidat möchte aus dem Ausland arbeiten oder ein bestehender Mitarbeiter zieht ins Ausland und soll seine Tätigkeit möglichst unverändert fortführen. Aus Business-Sicht wirkt das oft machbar. Rechtlich und administrativ ist es aber selten so einfach.

Praxisfall

Eine Mitarbeiterin eines Schweizer Unternehmens zieht aus privaten Gründen nach Deutschland. Sie möchte weiterhin in ihrer bisherigen Funktion arbeiten, überwiegend aus dem Homeoffice in Deutschland und nur noch gelegentlich im Schweizer Büro. Aus Sicht des Business wirkt die Lösung naheliegend. Der Arbeitsvertrag besteht bereits, die Tätigkeit bleibt gleich, die Zusammenarbeit funktioniert digital. Also warum nicht?

Genau hier beginnt die eigentliche Prüfung. Denn auch wenn sich die Tätigkeit inhaltlich kaum verändert, verändert sich die rechtliche und administrative Ausgangslage wesentlich. Zunächst stellt sich die Frage der Sozialversicherung. Bleibt die Mitarbeiterin weiterhin in der Schweiz sozialversichert oder entsteht eine Unterstellung in Deutschland? Entscheidend ist dabei nicht nur der Sitz des Arbeitgebers, sondern vor allem, wo die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird und in welchem Umfang. Je nach Konstellation können eine A1-Bescheinigung, eine Ausnahmevereinbarung oder eine lokale Sozialversicherungsunterstellung erforderlich werden.

Steuern, Payroll und Arbeitsrecht greifen ineinander

Auch steuerlich ist die Situation zu prüfen. Arbeitstage in Deutschland können dort steuerliche Folgen auslösen. Gleichzeitig stellt sich die Frage, ob und in welchem Umfang in der Schweiz weiterhin Quellensteuer oder andere steuerliche Pflichten bestehen. Bei regelmässiger Tätigkeit im Ausland können zudem weitere Themen hinzukommen, etwa die Frage nach einem faktischen Arbeitgeber oder nach einem möglichen Betriebsstättenrisiko.

Daneben steht die Payroll. Selbst wenn der Schweizer Arbeitsvertrag bestehen bleibt, heisst das nicht automatisch, dass die gesamte Lohnabrechnung weiterhin ausschliesslich über die Schweizer Payroll laufen kann. Je nach Land und Ausgestaltung können lokale Abzüge, Meldungen oder eine Shadow Payroll notwendig werden. Spätestens hier zeigt sich, ob die gewählte Struktur auch administrativ tragfähig ist.

Auch Arbeitsbewilligungen und Arbeitsrecht dürfen nicht nebenbei behandelt werden. Innerhalb Europas wird häufig angenommen, dass Remote Work rechtlich unproblematisch sei, wenn die betreffende Person im Wohnsitzstaat arbeiten darf. Das greift jedoch zu kurz. Neben migrationsrechtlichen Fragen können lokale arbeitsrechtliche Schutzvorschriften, Arbeitszeitregelungen, Ferienansprüche, Kündigungsschutz oder weitere Arbeitgeberpflichten relevant werden.

Warum eine ganzheitliche Betrachtung notwendig ist

Genau darin liegt die eigentliche Herausforderung. Grenzüberschreitendes Arbeiten berührt mehrere Rechts- und Abwicklungsbereiche gleichzeitig. Sozialversicherung, Steuern, Payroll, Arbeitsbewilligungen und Arbeitsrecht können nicht isoliert betrachtet werden. Eine Entscheidung in einem Bereich kann unmittelbare Auswirkungen auf die anderen Bereiche haben.

Wird beispielsweise eine Person aufgrund ihrer Tätigkeit im Ausland lokal sozialversicherungspflichtig, muss auch geprüft werden, ob die Payroll entsprechend angepasst werden kann. Entsteht im Ausland eine steuerliche Meldepflicht, braucht es klare Prozesse für Arbeitstage, Lohnbestandteile und Reporting. Wird eine lokale arbeitsrechtliche Vorschrift relevant, kann dies wiederum Auswirkungen auf Vertrag, Vergütung, Arbeitszeit oder interne Genehmigungsprozesse haben.

Für Schweizer HR-Verantwortliche bedeutet das: Flexibilität bleibt möglich. Aber sie muss strukturiert geprüft und umgesetzt werden. Nicht jede Auslandstätigkeit ist ein Problem. Kritisch wird es vor allem dann, wenn internationale Arbeitsmodelle faktisch entstehen, bevor die relevanten Compliance-Fragen geklärt sind. Und genau das passiert in der Praxis schneller, als man denkt. Typische Beispiele sind längere Homeoffice-Phasen im Ausland, regelmässige Arbeitstage im Wohnsitzstaat, projektbezogene Einsätze bei Kunden im Ausland oder die Anstellung von Personen, die gar nicht in der Schweiz wohnen.

Strukturierte Prüfung statt schneller Freigabe

Eine saubere Prüfung muss nicht übermässig kompliziert sein. Hilfreich ist aber ein klarer interner Prozess. Welche Auslandstätigkeiten sind erlaubt? Ab welcher Dauer oder Regelmässigkeit braucht es eine vertiefte Prüfung?

Wer ist intern einzubeziehen – HR, Payroll, Tax, Legal, Finance oder externe Berater? Welche Informationen müssen Mitarbeiter vorab liefern? Und wie wird sichergestellt, dass die gewählte Lösung auch in der laufenden Abwicklung funktioniert?

Unternehmen sollten solche Konstellationen frühzeitig prüfen, bevor Mitarbeiter faktisch im Ausland arbeiten. Denn nachträgliche Korrekturen sind meist aufwendiger als eine saubere Strukturierung zu Beginn. Das gilt insbesondere bei Sozialversicherungen, Steuern und Payroll, wo rückwirkende Anpassungen schnell komplex werden können.

Die kommenden Beiträge dieser Reihe beleuchten die wichtigsten Compliance-Bereiche einzeln: Sozialversicherungen, Steuern, Payroll, Arbeitsbewilligungen und Arbeitsrecht. Abschliessend zeigt eine Fallstudie, wie ein Schweizer Unternehmen eine dauerhafte Auslandstätigkeit strukturiert prüfen und umsetzen kann.

Grenzüberschreitendes Arbeiten ist damit kein reines HR-Benefit und keine reine Administrationsfrage. Es ist ein strategisches Instrument, das Unternehmen Flexibilität verschaffen kann, wenn die rechtlichen und administrativen Rahmenbedingungen frühzeitig berücksichtigt werden.

Gerade deshalb lohnt es sich, geplante Auslandstätigkeiten nicht erst dann zu prüfen, wenn bereits Fakten geschaffen wurden, sondern frühzeitig und mit Blick auf alle betroffenen Bereiche

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.