CONVINUS Global Mobility Alert - Week 45.2025

China: Work permits and social security cards integrated under new, improved system

China: Arbeitserlaubnis und Sozialversicherungskarten unter neuem, verbessertem System integriert

Effective December 1, 2024, the Chinese government has merged the work permit card with the social security card to improve administrative efficiency and eliminate the issuance of physical work permit cards.

As a result, under the new system, foreigners will no longer receive a physical work permit card. Instead, work permit data will be digitized and linked to an electronic social security card, which can be accessed via a special mobile application.

It should be noted that existing valid work permit cards will remain valid. Foreign nationals who still have a physical work permit card but wish to switch to the electronic system can apply for an upgrade and receive the electronic social security card.

UPDATE ON OCTOBER 30, 2025:

Chinese government officials have clarified that they will continue to issue physical social security cards ("Join in Cards"). The card serves as a uniform identification document for foreign workers under the new integrated system. Foreign nationals can still obtain a digital version of the card via the central app.

Please note that due to the system update, there may be delays in processing. To avoid delays during this period, we therefore recommend that applicants submit their applications early and ensure that all required documents are complete. Employers and foreign nationals should familiarize themselves with the new procedure to ensure compliance and a smooth transition.

Bereits mit Wirkung zum 1. Dezember 2024 hat die chinesische Regierung die Arbeitserlaubniskarte mit der Sozialversicherungskarte zusammengeführt, um die Verwaltungseffizienz zu verbessern und die Ausstellung physischer Arbeitserlaubniskarten abzuschaffen.

Infolgedessen erhalten Ausländer unter dem neuen System keine physische Arbeitserlaubniskarte mehr. Stattdessen werden die Arbeitserlaubnisdaten digitalisiert und mit einer elektronischen Sozialversicherungskarte verknüpft, auf die über eine spezielle mobile Anwendung zugegriffen werden kann.

Hierbei ist zu beachten, dass bestehende gültige Arbeitserlaubniskarten weiterhin gültig bleiben. Ausländische Staatsangehörige, die noch eine physische Arbeitserlaubniskarte besitzen, aber auf das elektronische System wechseln möchten, können ein Upgrade beantragen und die elektronische Sozialversicherungskarte erhalten.

AKTUALISIERUNG AM 30. OKTOBER 2025:

Chinesische Regierungsbeamte haben jetzt aktuell klargestellt, dass sie weiterhin physische Sozialversicherungskarten (Join in Cards") ausstellen werden. Die Karte dient als einheitliches Ausweisdokument für ausländische Arbeitnehmer im Rahmen des neuen integrierten Systems. Ausländische Staatsangehörige können weiterhin eine digitale Version der Karte über die zentrale App erhalten. Wir weisen darauf hin, dass aufgrund der Aktualisierung des Systems es zu Verzögerungen bei der Bearbeitung kommen kann. Um Verzögerungen während dieses Zeitraums zu vermeiden, empfehlen wir deshalb Antragstellern ihre Anträge frühzeitig einzureichen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen vollständig sind. Arbeitgeber und ausländische Staatsangehörige sollten sich mit dem neuen Verfahren vertraut machen, um die Einhaltung der Vorschriften und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Switzerland: Services Mobility Agreement extended into 2029

Schweiz: Dienstleistungsvereinbarung zur Mobilität bis 2029 verlängert

With effect from December 1, 2025, Switzerland and the United Kingdom will extend their bilateral Services Mobility Agreement (SMA) until December 31, 2029.The SMA allows service providers based in the United Kingdom who wish to provide services in Switzerland for up to 90 days per calendar year to do so after notifying the competent Swiss authorities.

The SMA remains a temporary arrangement that will remain in force until negotiations on an improved free trade agreement between Switzerland and the United Kingdom are concluded.

Registration procedure: Under the SMA, Switzerland continues to apply the registration procedure for British nationals who wish to work in Switzerland for up to 90 days. These skilled workers can access a temporary work permit via an online portal, which is usually issued within one to two working days of submitting the application.

Activities permitted under the agreement: There are no legal restrictions on the types of activities that may be carried out under the SMA.

Longer stays: For stays of more than 90 days, the usual Swiss work permit procedures apply, including quotas and possible labor market tests.

Benefits for Swiss companies: The SMA also allows Swiss companies to maintain preferential access to the UK market in over 30 service sectors via the Global Business Mobility Service Supplier Route.

Impact of the bilateral Services Mobility Agreement (SMA): The continuation of the existing policy ensures that companies can maintain rapid deployment and predictable project planning with minimal administrative burden.

Background: This SMA was introduced after Brexit to ensure that UK-based service providers do not lose their advantages.

Mit Wirkung zum 1. Dezember 2025 verlängern die Schweiz und das Vereinigte Königreich ihr bilaterales Dienstleistungsmobilitätsabkommen (SMA) bis zum 31. Dezember 2029. Das SMA ermöglicht es Dienstleistern mit Sitz im Vereinigten Königreich, die in der Schweiz Dienstleistungen für bis zu 90 Tage pro Kalenderjahr erbringen möchten, dies nach Benachrichtigung der zuständigen Schweizer Behörden zu tun. Das SMA bleibt eine vorübergehende Regelung, das gülig bleiben soll, bis die Verhandlungen über ein verbessertes Freihandelsabkommen zwischen der Schweiz und dem Vereinigten Königreich abgeschlossen sind.

Anmeldeverfahren: Im Rahmen des SMA wendet die Schweiz weiterhin das Anmeldeverfahren für britische Staatsangehörige an, die bis zu 90 Tage in der Schweiz arbeiten möchten. Diese Fachkräfte haben über ein Online-Portal Zugang zu einer befristeten Arbeitsbewilligung, die in der Regel innerhalb von ein bis zwei Werktagen nach Einreichung des Antrags erteilt wird.

Zulässige Tätigkeiten im Rahmen des Abkommens: Es gibt keine gesetzlichen Beschränkungen für die Arten von Tätigkeiten, die im Rahmen des SMA ausgeübt werden dürfen.

Längere Aufenthalte: Für Aufenthalte von mehr als 90 Tagen gelten die üblichen Schweizer Arbeitsgenehmigungsverfahren, einschliesslich Kontingenten und möglichen Arbeitsmarktprüfungen.

Die Vorteile für Schweizer Unternehmen: Das SMA ermöglicht es Schweizer Unternehmen ausserdem, über den Global Business Mobility Service Supplier Route einen bevorzugten Zugang zum britischen Markt in über 30 Dienstleistungssektoren zu behalten.

Die Auswirkungen des bilateral Services Mobility Agreements (SMA): Die Fortführung der bestehenden Politik gewährleistet, dass Unternehmen eine schnelle Bereitstellung und vorhersehbare Projektplanung bei geringem Verwaltungsaufwand aufrechterhalten können.

UAE: Reminder of the deadline at the end of 2025 for private sector employers on the mainland to increase the Emiratization quota

VAE: Erinnerung an die Ende 2025 ablaufende Frist für Arbeitgeber des privaten Sektors auf dem Festland zur Erhöhung der Emiratisierungsquote

Private companies on the mainland of the United Arab Emirates with 50 or more employees are reminded that they must increase their current Emiratization quota by a further 1% by December 31, 2025, to achieve an Emiratization share of at least 8%.

Companies with a higher Emiratization rate must still increase their percentage by 1% by December 31, 2025.

A fine of AED 9,000 (appr. CHF 1'985 / EUR 2'130 / USD 2'450) per month will be imposed for each position filled by a foreigner, even though it should be filled by an Emirati according to Emiratization regulations. In 2026, this fine will be increased by AED 1,000.

Affected companies may also be blocked from accessing government portals, which will impact their ability to hire employees.

Privatunternehmen auf dem Festland der Vereinigten Arabischen Emirate mit 50 oder mehr Mitarbeitern werden daran erinnert, dass sie ihre derzeitige Emiratisierungsquote bis zum 31. Dezember 2025 um weitere 1 % erhöhen müssen, um einen Emiratisierungsanteil von mindestens 8 % zu erreichen. Unternehmen mit einer höheren Emiratisierungsquote müssen ihren Prozentsatz bis zum 31. Dezember 2025 dennoch um 1 % erhöhen.

Für jede Stelle, die mit einem Ausländer besetzt ist, obwohl sie gemäss den Emiratisierungsvorschriften mit einem Emirati besetzt werden müsste, wird eine Geldstrafe von 9.000 AED (ca. 1'985 CHF / 2'130 EUR / 2'450 USD) pro Monat verhängt.

Im Jahr 2026 wird diese Geldstrafe um 1.000 AED erhöht.

Betroffenenen Unternehmen kann ausserdem der Zugang zu Regierungsportalen gesperrt werden, was sich auf die Einstellung von Mitarbeitern auswirkt.

Intra-Company Transfer in Switzerland – Aspects of Work Authorization

Our business operations are often characterized by intra-company transfers. The most common case of an intra-company transfer (ICT) in Switzerland concerns the transfer of executive or specialized staff from a foreign group entity to a Swiss subsidiary or branch.

Most often, the following situation applies:

→ Assignment of executives or specialists (non-EU/EFTA) to the Swiss group company.

Example:

An IT manager from the U.S. headquarters is assigned to the Swiss subsidiary for two years to establish a new project or team.

Background and Legal Framework

1.Legal basis: Article 19a of the Ordinance on Admission, Period of Stay and Gainful Employment (VZAE), implementing the EU Directive on Intra-Company Transfers (2014/66/EU).

Primarily applicable to third-country nationals (non-EU/EFTA).

2.Eligible categories:

• Executives/managers
• Specialists (with company-specific knowledge)
• Trainees (for training within the group)

3.Duration:

• Generally 3 to 5 years for executives/specialists
• 1 year for trainees

1. Work Authorization Law

Nationwide (Switzerland)

For third-country nationals (non-EU/EFTA): admission to the Swiss labor market is only possible under specific conditions, particularly under Articles 18 ff. of the Foreign Nationals and Integration Act (AIG) and the VZAE. In the area of intra-company transfers, the State Secretariat for Migration (SEM) specifies in its guidelines that executives and highly qualified specialists may be approved under facilitated conditions within the framework of an intra-company transfer.

Additionally: Third-country nationals assigned for more than 120 days are subject to quota restrictions.

2. Specifics for the Canton of Zurich

Typical conditions for an intra-company transfer include:

3. Specific Procedures in the Canton of Zurich

Permit types: Usually, a 120-day work permit within a 12-month period is issued.

For longer stays:

• L short-term residence permit: assignment contract up to 364 days
• B residence permit: assignment contract over 364 days

The Office for Economy and Labor (Amt für Wirtschaft und Arbeit, AWI) is responsible for work permits in Zurich.

Documents required: For third-country nationals, the following are typically needed:

• Diplomas and employment certificates
• CV
• Copy of passport
• Assignment letter or assignment contract (if duration >120 days)

Quotas: Zurich applies the same national quotas as other cantons — annual limits for third-country nationals and seconded EU/EFTA citizens.

Assignment vs. local employment: Distinction is made between:

• Assignment (employment contract remains abroad), and
• Local employment (new Swiss employment contract).

Change of function or canton: If someone is already working in Switzerland and changes employer or canton, new permit requirements may apply. In principle:

• 120-day permits are project-based and linked to one employer; a job change requires a new authorization process.
• For L/B permits, continuing work for the same client/project in another canton may be possible with consent.
• New projects cannot be approved until the initial permit expires.

4. Practical Tips & Recommendations

• Apply early: Since authorization must be obtained before work starts, HR/legal departments should plan well in advance.
• Maintain thorough documentation: Qualifications, employment relationship, assignment duration, and salary/working conditions must be clearly documented.
• Clarify the permit category: Determine whether it is a pure assignment or local employment and identify the effective duration.
• Monitor duration: Transfers are generally limited to 3 years (extension possible).
• Tax and social security: Payroll tax, social insurance, and double taxation implications must be reviewed thoroughly after approval.

Konzerninterner Transfer in der Schweiz – bewilligungsrechtliche Aspekte

Unser Geschäftsalltag ist geprägt vom konzerninternen Transfer. Der häufigste Fall eines konzerninternen Transfers (Intra-Company Transfer, ICT) in der Schweiz betrifft den Transfer von leitenden Angestellten oder spezialisierten Fachkräften aus einem ausländischen Konzernunternehmen in eine Schweizer Tochtergesellschaft oder Niederlassung.

Meistens trifft die folgende Konstellation ein:

→ Entsendung von Führungskräften oder Spezialisten (Non-EU/EFTA) in die Schweizer Konzernfirma.

Beispiel:

Ein IT-Manager aus dem US-Headquarter wird für 2 Jahre in die Schweizer Tochtergesellschaft versetzt, um ein neues Projekt oder Team aufzubauen.

Hintergrund & rechtlicher Rahmen

1.Rechtsgrundlage:

• Art. 19a der Verordnung über Zulassung, Aufenthalt und Erwerbstätigkeit (VZAE), in Umsetzung der EU-Richtlinie über Intra-Company Transfers (2014/66/EU).
• Gilt primär für Drittstaatenangehörige (Nicht-EU/EFTA).

2.Zulässige Personenkategorien:

• Führungskräfte (Executives/Managers)
• Spezialisten (mit unternehmensspezifischem Wissen)
• Trainees (zur Ausbildung innerhalb des Konzerns)

3.Dauer:

• In der Regel von 3 bis 5 Jahre für Führungskräfte/Spezialisten
• 1 Jahr für Trainees

1. Bewilligungsrecht

Schweizweit

• Für Drittstaatsangehörige (Nicht-EU/EFTA) gilt: Zulassung zum Schweizer Arbeitsmarkt nur unter bestimmten Bedingungen, u. a. in Art. 18 ff. des Ausländer- und Integrationsgesetz (AIG) sowie in der Verordnung über Zulassung, Aufenthalt und Erwerbstätigkeit (VZAE).
• Im Bereich konzerninterner Transfers wird insbesondere in den Weisungen des Staatssekretariat für Migration (SEM) festgehalten, dass Führungskräfte und hoch qualifizierte Spezialistinnen/Spezialisten im Rahmen eines firmeninternen Transfers" unter erleichterten Bedingungen bewilligt werden können.
• Zudem gilt: Für Drittstaatsangehörige, die länger als 120 Tage entsendet werden, sind die Arbeitsbewilligungen kontingentiert.

Spezifisch für den Kanton Zürich

Im Fall eines konzerninternen Transfers gelten typischerweise folgende Voraussetzungen:

3. Besonderheiten & Verfahren im Kanton Zürich

• Bewilligungsart: In der Regel handelt es sich um eine Arbeitsbewilligung für 120 Tage innerhalb einer 12-Monatsperiode. Für längere Aufenthalte ist entweder eine L Kurzaufenthaltsbewilligung (Entsendevertrag bis max. 364 Tage) oder eine B Aufenthaltsbewilligung (Entsendevertrag über 364 Tage) notwendig.
• Beim Kanton Zürich ist das Amt für Wirtschaft (AWI) für Arbeitsbewilligungen zuständig.
• Formulare & Nachweise: Bei Drittstaaten gehören u.a. Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse, Lebenslauf, Passkopie und eine Entsendebestätigung bzw. Entsendevertrag, wenn die Dauer länger als 120 Tage ist, erforderlich.
• Kontingente: Im Kanton Zürich gelten dieselben nationalen Regeln – also jährliche Höchstzahlen für Bewilligungen von Drittstaatangehörigen sowie entsandte EU/EFTA Staatsbürger.
• Entsendung vs. Stellenantritt: Wichtig beim konzerninternen Transfer" ist, ob es sich um eine Entsendung (Vertragsarbeitsverhältnis bleibt im Ausland) oder ein Stellenantritt bei der Schweizer Niederlassung (Vertragsarbeitsverhältnis in der Schweiz) handelt.
• Wechsel der Stelle / Kanton: Wenn jemand bereits in der Schweiz tätig ist und intern wechselt (z. B. Kanton oder Arbeitgeber innerhalb CH), können zusätzliche Bewilligungspflichten bestehen. Grundsätzlich sind 120 Tagebewilligungen projektbezogen und verbunden am Arbeitgeber, daher bedeutet ein Stellenwechsel ein neues Arbeitsbewilligungsverfahren, wenn Tage noch übriggeblieben sind. Bei einer L/B Bewilligung ist ein Einverständnis für den Einsatz beim gleichen Kunden und Projekt beispielsweise in einem anderen Kanton denkbar. Ein neues Projekt kann währenddessen und bis zum Ablauf der erstmaligen Bewilligung nicht bewilligt werden.

4. Tipps & Hinweise für die Praxis

• Frühzeitig beantragen: Da Bewilligung vor Arbeitsbeginn erforderlich ist, sollten HR/LegalAbteilungen frühzeitig planen.
• Sorgfältige Dokumentation: Qualifikation, Vertragsverhältnis, Einsatzdauer, Lohn- / Arbeitsbedingungen müssen sauber aufgeführt sein.
• Bewilligungskategorie klären: Handelt es sich um eine reine Entsendung? Oder Stellenantritt? Was ist die effektive Dauer der Entsendung? Unterschiedliche Verfahren sind angesagt.
• Laufzeit beachten: Bei Konzerntransfer oft befristet; Regelung bis 3 Jahre (evtl. Verlängerung).
• Steuer- / Sozialversicherungsfragen: Im Transferfall müssen auch Fragen zu Quellensteuer, Sozialversicherung, evtl. Doppelbesteuerung geprüft werden.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.