Reuniões anuais e demonstrações financeiras: prazos e regras pra empresas

As sociedades empresárias devem, anualmente, reunir seus sócios ou acionistas para deliberar sobre as contas da administração, aprovar as demonstrações financeiras e definir a destinação dos resultados do exercício social. Adicionalmente, quando aplicável, devem eleger administradores e membros do conselho fiscal.

As reuniões ou assembleias gerais anuais devem ocorrer nos quatro meses subsequentes ao término do exercício social. No Brasil, como o exercício social geralmente coincide com o ano civil, tais reuniões ou assembleias gerais ordinárias devem, em regra, ser realizadas até 30 de abril de cada ano.

Sociedades Limitadas

No caso das sociedades limitadas, o balanço patrimonial e a demonstração de resultado devem ser disponibilizados aos sócios não administradores previamente à realização da reunião anual, sob pena de questionamento da validade das deliberações. As deliberações tomadas nessa ocasião devem ser formalizadas em ata e posteriormente registradas na Junta Comercial competente.

Embora não haja a formalidade de assembleia geral ordinária nos moldes das sociedades anônimas, a legislação exige a deliberação anual dos sócios acerca das contas da administração e das demonstrações financeiras.

No que se refere à publicação das demonstrações financeiras, esta não é exigida, inclusive para as sociedades limitadas de grande porte, não constituindo requisito para o arquivamento de atos perante as Juntas Comerciais, em linha com a orientação do Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI) e a prática registral atualmente adotada.

Sociedades Anônimas

No caso das sociedades anônimas, as demonstrações financeiras devem, em regra, ser publicadas com antecedência mínima de um mês da realização das assembleias gerais ordinárias (AGO), nas quais serão deliberados os assuntos pertinentes. Posteriormente, tais demonstrações devem ser arquivadas na Junta Comercial ou, alternativamente, as informações relativas à sua publicação devem constar da respectiva ata de AGO.

A companhia pode, ainda, publicar aviso aos acionistas com a mesma antecedência mínima de um mês, informando que as demonstrações financeiras estão disponíveis na sede social, e proceder à sua publicação com pelo menos cinco dias de antecedência da AGO. Caso todos os acionistas estejam presentes, esses prazos podem ser dispensados; contudo, a publicação das demonstrações financeiras deve, ainda assim, ocorrer previamente à assembleia.

As atas das AGOs devem ser registradas na Junta Comercial após sua realização e, em seguida, publicadas.

Com as mudanças na Lei nº 6.404/76 (“Lei das S.A.”) trazidas pela Lei nº 13.818/2019, que entrou em vigor em 1º de janeiro de 2022, as sociedades anônimas ficaram dispensadas da publicação de seus atos, inclusive as demonstrações financeiras, no Diário Oficial. É necessária a publicação dos atos em jornal de grande circulação, de forma resumida, e a pulgação da íntegra do ato na página do referido jornal na internet.

Adicionalmente, a Lei das S.A. também foi alterada pela Lei Complementar nº 182/2021 (Marco Legal das Startups), que permite às companhias fechadas com receita bruta de até R$ 78 milhões a realização das publicações, incluindo o anúncio de convocação e as demonstrações financeiras, de forma gratuita e eletrônica, por meio da Central de Balanços do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ressalta-se que tais companhias não precisam mais realizar essas publicações simultaneamente em seus próprios sites, conforme exigido anteriormente.

Ressalta-se, por fim, que a aprovação das demonstrações financeiras pode implicar a exoneração dos administradores de responsabilidade pelas contas do exercício a que se refere, ressalvados os casos de erro, dolo, fraude ou simulação, nos termos da legislação aplicável.

A não realização da reunião ou assembleia anual, bem como a ausência de aprovação formal das demonstrações financeiras, pode gerar riscos relevantes, incluindo:

• questionamentos quanto à regularidade da gestão
• dificuldades em operações societárias, auditorias e due diligences
• restrições operacionais junto a instituições financeiras e órgãos reguladores
• exposição dos administradores a potenciais responsabilizações

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