CONVINUS Global Mobility Alert 19.2026

ANGOLA / ANGOLA

Stricter enforcement of regulations against the use of tourist visas for non-work-related activities

Based on an internal government circular, the Angolan Ministry of the Interior has now confirmed that foreign nationals holding tourist visas - including those who intend to work as technicians or skilled workers - are no longer permitted to enter or leave ports for the purpose of seeking employment or providing services in Angola.

Although this regulation is already enshrined in law, it has not been strictly enforced in practice until now. Employers or individuals working on a tourist visa face penalties under current regulations.

Strengere Durchsetzung der Vorschriften gegen die Nutzung von Touristenvisa für nicht berufsbezogene Aktivitäten

Auf der Grundlage eines internen Regierungsrundschreibens hat das angolanische Innenministerium nun bestätigt, dass ausländische Staatsangehörige mit Touristenvisa – einschliesslich derjenigen, die als Techniker oder Fachkräfte arbeiten wollen – nicht mehr in Häfen ein- oder auslaufen dürfen, um in Angola einer Arbeit nachzugehen oder Dienstleistungen zu erbringen.

Diese Vorschrift ist zwar bereits gesetzlich verankert, wurde in der Praxis jedoch bislang nicht strikt durchgesetzt. Arbeitgeber oder Personen, die mit einem Touristenvisum arbeiten, müssen nach den geltenden Bestimmungen mit Sanktionen rechnen.

HONG KONG / HONGKONG

Earlier submission deadline announced

After the authorities of the Hong Kong Special Administrative Region announced in late February 2026 that, effective March 1, 2026, individuals and their dependents admitted under the talent and employment programs listed below would be permitted to submit applications to extend their stay up to three months before the expiration of their current period of stay, an update was issued in late April 2026.

Immigration authorities have recently reiterated that individuals subject to a stay duration limit must depart before the expiration of the approved period, unless there are exceptional circumstances approved by the Director of Immigration. This obligation applies even if an extension application has been submitted and is still under review. Failure to comply with residency conditions, including overstaying, is treated as a serious criminal offense and may result in prosecution and deportation. Applicants are advised to submit extension applications well in advance, ideally within three months before the expiration date and no later than six weeks prior.

Processing typically takes two to three weeks once all required documents and fees have been received, although processing times may vary depending on case-specific factors and the volume of applications at the time. Since approval is not guaranteed, individuals must plan to leave the country before their authorized period of stay expires, unless they have received special permission to remain.

Frühere Einreichungsfrist angekündigt

Nachdem die Behörden der Sonderverwaltungszone Hongkong bereits Ende Februar 2026 mit Wirkung zum 1. März 2026 Personen und ihren Angehörigen, die im Rahmen der unten aufgeführten Talent- und Beschäftigungsprogramme zugelassen wurden, gestatteten deren Anträge auf Verlängerung des Aufenthalts bis zu drei Monate vor Ablauf ihrer aktuellen Aufenthaltsdauer einzureichen, gab es jetzt Ende April 2026 ein update.

Die Einwanderungsbehörden haben kürzlich erneut darauf hingewiesen, dass Personen, für die eine Aufenthaltsdauer-begrenzung gilt, vor Ablauf der genehmigten Frist ausreisen müssen, sofern keine vom Leiter der Einwanderungsbehörde genehmigten Ausnahmefälle vorliegen. Diese Verpflichtung gilt auch dann, wenn ein Verlängerungsantrag gestellt wurde und noch geprüft wird. Die Nichteinhaltung der Aufenthaltsbedingungen, einschliesslich der Überschreitung der Aufenthaltsdauer, wird als schwerwiegender strafrechtlicher Verstoss behandelt und kann zu einer Strafverfolgung und Abschiebung führen.

Antragstellern wird empfohlen, Verlängerungsanträge rechtzeitig im Voraus einzureichen, idealerweise innerhalb von drei Monaten vor Ablauf der Frist und spätestens sechs Wochen davor. Die Bearbeitung dauert in der Regel zwei bis drei Wochen, sobald alle erforderlichen Unterlagen und Gebühren eingegangen sind, wobei die Fristen je nach fallspezifischen Faktoren und zum dem Zeitpunkt vorhandenen Antragsaufkommen variieren können. Da eine Genehmigung nicht garantiert ist, müssen Personen planen, das Land vor Ablauf ihrer genehmigten Aufenthaltsdauer zu verlassen, es sei denn, sie haben eine Sondergenehmigung zum Verbleib erhalten.

SWEDEN / SCHWEDEN

Restrictions on eligibility for naturalization set to take effect in the near future

The Swedish government has adopted a package of restrictive regulations regarding eligibility for naturalization, which includes the following points, among others:

• An extension of the residency requirement from five to eight years
• The requirement to be self-supporting
• Knowledge of the Swedish language and society
• Changes to the application process
• Revised regulations for children.

Some elements of these regulations will take effect as early as June 6, 2026, while certain knowledge requirements will have later, phased implementation dates.

Therefore, applicants who have applied for citizenship after approximately five years of residence and do not receive a decision before June 2026 may have to remain in Sweden until they have completed eight years of residence and may be assessed under the new, stricter requirements as they come into effect over time.

Bereits in naher Zukunft in Kraft tretende Einschränkungen bei der Einbürgerungsberechtigung

Die schwedische Regierung hat ein Paket restriktiver Vorschriften zur Einbürgerungsberechtigung verabschiedet, welches u.a.
die folgenden Punkte beinhaltet:

• Eine Verlängerung der Aufenthaltsdauer von fünf auf acht Jahre
• Die Anforderung der Selbstversorgung
• Kenntnisse der schwedischen Sprache und Gesellschaft
• Änderungen am Anmeldeverfahren
• Überarbeitete Vorschriften für Kinder.

Einige Elemente dieser Vorschriften treten bereits am 6. Juni 2026 in Kraft, während für bestimmte Wissensanforderungen spätere, gestaffelte Inkrafttretungsdaten gelten.

Daher müssen Antragsteller, die nach etwa fünf Jahren Aufenthalt einen Antrag auf Staatsbürgerschaft gestellt haben und vor Juni 2026 keine Entscheidung erhalten, möglicherweise für die Einbürgerung so lange in Schweden bleiben, bis sie acht Jahre Aufenthalt erreicht haben, und werden möglicherweise anhand der neuen, strengeren Anforderungen beurteilt, sobald diese im Laufe der Zeit in Kraft treten.

The Challenges of Field Service Assignments:

Part 5 - Requirements, Reporting, and Support for Legally Compliant Field Assignments

FRIEDERIKEV. RUCH, CONVINUS

Field service assignments are essential for organizations that operate across multiple locations, manage client sites, or provide services outside traditional office environments. These assignments pose significant legal and regulatory challenges. Ensuring that field assignments are fully compliant with applicable laws requires a structured approach encompassing compliance policies, rigorous reporting, and robust support mechanisms. This essay explores the key components of legal compliance for field service assignments and provides a practical checklist to guide organizations in maintaining adherence to legal and regulatory requirements.

Compliance Requirements for Field Assignments

Legal compliance for field assignments spans several areas, including labour laws, health and safety regulations, data protection, tax laws, social security and immigration laws. Labor laws dictate the minimum standards for wages, working hours, overtime compensation, rest periods, and leave entitlements. Field service employees often work irregular schedules, travel extensively, and may operate under conditions that differ from typical office settings. Organizations must ensure accurate tracking of hours worked, proper compensation, and adherence to statutory employment regulations. Failure to comply with labour laws can result in fines, legal disputes, and damage to the company’s reputation.

Health and safety compliance is another critical area. Field employees are frequently exposed to physical hazards, including construction sites, industrial equipment, chemicals, and extreme environmental conditions. Employers have a legal obligation to conduct risk assessments, provide appropriate safety equipment, and train employees on emergency procedures. Regulatory compliance may also include industry-specific requirements, such as certifications for handling certain machinery or hazardous substances. Regular audits and safety inspections are necessary to ensure that all protocols are followed and to identify areas for improvement.

Data protection and privacy laws have gained importance in recent years, especially for employees who handle sensitive client information in the field. Organizations must comply with local and international data protection regulations, ensuring that data is collected, stored, and transmitted securely.

This includes proper access controls, encrypted communication, and employee training on handling confidential information. Non-compliance with data protection laws can lead to legal penalties and erode client trust.

For organizations with employees working in multiple countries, compliance with immigration, social security and tax laws is essential. International assignments may require work permits, visas, and adherence to host country employment regulations. Tax obligations can be complex, involving both home and host countries, and may necessitate specialized payroll and reporting processes. HR and finance departments must coordinate closely to prevent legal violations and ensure that field assignments are financially and legally sound.

Reporting Mechanisms for Legal Compliance

 Reporting is a cornerstone of ensuring that field assignments remain legally compliant. Accurate and timely reporting provides transparency, enables monitoring of compliance, and facilitates corrective actions when issues arise. Key reporting mechanisms include:

1. Timesheets and Attendance Records: These track hours worked, overtime, and travel time to ensure compliance with labour
2. Incident Reports: Document accidents, near-misses, or safety These records are essential for health and safety audits and legal defense if necessary.
3. Travel and Expense Reports: Verify that allowances, per diems, and reimbursements comply with internal policies and local
4. Assignment Checklists: Provide a structured record of pre-assignment preparations, including permits, risk assessments, and employee briefings.
5. Compliance Audits: Periodic reviews of assignment practices, safety protocols, and reporting systems help identify gaps and maintain
6. Tax returns and social security confirmations (A1 / CoC)

Consistent reporting enables management to detect potential legal risks before they escalate and ensures that employees are adequately supported throughout their assignments.

Support Systems for Field Employees

Providing robust support to field employees is essential for maintaining compliance. Support mechanisms include training, resources, and organizational assistance:

• Training: Employees must be trained in legal and regulatory requirements, safety protocols, data protection, and ethical Scenario-based training, simulations, and refresher courses ensure ongoing competence.
• Resources: Organizations should provide necessary tools, protection equipment, communication devices, and access to emergency services. Adequate resources reduce the risk of non-compliance due to lack of equipment or information.
• Organizational Support: Supervisors and HR teams must offer guidance, monitor employee adherence to regulations, and respond promptly to queries or Regular check-ins, debriefings, and feedback sessions enhance compliance and employee confidence.

Effective support not only ensures legal compliance but also boosts morale, performance, and employee retention.

Conclusion

Ensuring that field assignments are fully legally compliant requires a multi-faceted approach that integrates compliance policies, robust reporting, and comprehensive support for employees. Organizations must address labor laws, health and safety requirements, data protection, and international regulations to minimize risk and protect both employees and the company. Effective reporting mechanisms provide transparency and accountability, while support systems empower employees to perform safely and responsibly.

By implementing structured processes and using practical tools such as checklists, organizations can create a culture of compliance, enhance operational efficiency, and safeguard the long-term success of their field service operations. Ultimately, legal compliance is not only a regulatory requirement but also a strategic investment in employee safety, organizational integrity, and sustainable performance.

Checklist for Legally Compliant Field Assignments

To operationalize compliance, organizations can use the following checklist:

• Pre-Assignment Preparation
• Verify employee eligibility and qualifications
• Conduct risk assessment for the assignment site
• Conduct assessment regarding labour law implications
• Ensure work permits, visas, or authorizations (if applicable)
• Review social security liability and insurance coverage as well as request confirmation (A1 / CoC)
• Provide safety equipment and personal protective gear
• Deliver training on site-specific hazards, regulations, and company policies

During Assignment

• Maintain accurate attendance and timesheets
• Monitor adherence to health and safety protocols
• Ensure compliance with data protection policies
• Record incidents, near-misses, or safety concerns
• Track allowances, reimbursements, and travel expenses

Post-Assignment

• Conduct debriefing and review compliance performance
• Audit reports and incident documentation
• Identify gaps and update policies or training if needed
• Provide feedback and support for employee well-being
• Review regarding paid allowances / payroll
• Review regarding tax aspects

Die Herausforderungen bei Field Service Einsätzen: 

Teil 5 – Anforderungen, Berichterstattung und Unterstützung für rechtskonforme Ausseneinsätze

FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS

Ausseneinsätze sind für Unternehmen unverzichtbar, die an mehreren Standorten tätig sind, Kundenstandorte verwalten oder Dienstleistungen ausserhalb traditioneller Büroumgebungen erbringen. Diese Einsätze bringen jedoch auch erhebliche rechtliche und regulatorische Herausforderungen mit sich. Um sicherzustellen, dass Ausseneinsätze vollständig mit den geltenden Gesetzen konform sind, ist ein strukturierter Ansatz erforderlich, der Compliance-Richtlinien, strenge Berichterstattung und robuste Unterstützungsmechanismen umfasst. Dieser Beitrag untersucht die Schlüsselkomponenten der Rechtskonformität bei Ausseneinsätzen und bietet eine praktische Checkliste, die Unternehmen dabei unterstützt, die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen sicherzustellen.

Compliance-Anforderungen für Aussendienst-Einsätze

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei Ausseneinsätzen erstreckt sich auf mehrere Bereiche, darunter Arbeitsrecht, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, Datenschutz, Steuerrecht, Sozialversicherungs- und Aufenthaltsrecht. Das Arbeitsrecht legt Mindeststandards für Löhne, Arbeitszeiten, Überstundenvergütung, Ruhezeiten und Urlaubsansprüche fest. Aussendienst-mitarbeiter arbeiten oft nach unregelmäßigen Arbeitszeiten, sind viel unterwegs und arbeiten unter Umständen unter Bedingungen, die sich von typischen Büroumgebungen unterscheiden. Unternehmen müssen eine genaue Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, eine angemessene Vergütung und die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitsvorschriften sicherstellen. Die Nichtein-haltung des Arbeitsrechts kann zu Geldstrafen, Rechtsstreitigkeiten und Rufschädigung des Unternehmens führen.

Die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften ist ein weiterer kritischer Bereich. Aussendienstmitarbeiter sind häufig physischen Gefahren ausgesetzt, darunter Baustellen, Industrieanlagen, Chemikalien und extreme Umgebungsbedingungen. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Risikobewertungen durchzuführen, geeignete Sicherheitsausrüstung bereitzustellen und Mitarbeiter in Notfallmassnahmen zu schulen. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften kann auch branchenspezifische Anforderungen umfassen, wie z. B. Zertifizierungen für den Umgang mit bestimmten Maschinen oder Gefahrstoffen. Regelmässige Audits und Sicherheitsinspektionen sind notwendig, um sicherzustellen, dass alle Protokolle eingehalten werden, und um Verbesser-ungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Datenschutz- und Privatsphärengesetze haben in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen, insbesondere für Mitarbeiter, die vor Ort mit sensiblen Kundendaten umgehen. Unternehmen müssen lokale und internationale Datenschutzbestimmungen einhalten und sicherstellen, dass Daten sicher erfasst, gespeichert und übertragen werden. Dazu gehören angemessene Zugriffskontrollen, verschlüsselte Kommunikation und Mitarbeiterschulungen zum Umgang mit vertraulichen Informationen. Die Nichteinhaltung von Datenschutzgesetzen kann zu rechtlichen Sanktionen führen und das Vertrauen der Kunden untergraben.

Für Unternehmen mit Mitarbeitern, die in mehreren Ländern tätig sind, ist die Einhaltung von Einwanderungs-, Sozialversicherungs- und Steuergesetzen unerlässlich. Internationale Entsend-ungen können Arbeitsgenehmigungen, Visa und die Einhaltung der Arbeitsvorschriften des Gastlandes erfordern. Steuerpflichten können komplex sein, sowohl das Heimat- als auch das Gastland betreffen und erfordern unter Umständen spezielle Prozesse zur Lohn- und Gehalts sowie zur Berichterstattung. Personal- und Finanzabteilungen müssen eng zusammenarbeiten, um Rechtsverstösse zu verhindern und sicherzustellen, dass Einsätze vor Ort finanziell und rechtlich einwandfrei sind.

Berichtsmechanismen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Die Berichterstattung ist ein Eckpfeiler, um sicherzustellen, dass Auslandseinsätze rechtskonform bleiben. Eine genaue und zeitnahe Berichterstattung sorgt für Transparenz, ermöglicht die Überwachung der Compliance und erleichtert Korrekturmassnahmen, wenn Probleme auftreten. Zu den wichtigsten Berichtsmechanismen gehören:

1. Stundenreports und Anwesenheitslisten: Diese erfassen geleistete Arbeitsstunden, Überstunden und Reisezeiten, um die Einhaltung der Arbeitsgesetze sicherzustellen.
2. Unfallberichte: Dokumentieren Unfälle, Beinaheunfälle oder Sicherheitsverstöße. Diese Aufzeichnungen sind für Gesundheits- und Sicherheitsaudits sowie gegebenenfalls für die Rechtsverteidigung unerlässlich.
3. Reise- und Spesenabrechnungen: Überprüfen Sie, ob Zulagen, Tagegelder und Erstattungen den internen Richtlinien und lokalen Vorschriften entsprechen.
4. Einsatz-Checklisten: Bieten eine strukturierte Aufzeichnung der Vorbereitungen vor dem Einsatz, einschließlich Genehmigungen, Risikobewertungen und Mitarbeitereinweisungen.
5. Compliance-Audits: Regelmässige Überprüfungen der Einsatzpraktiken, Sicherheitsprotokolle und Berichtssysteme helfen dabei, Lücken zu identifizieren und die Rechenschaftspflicht
6. Steuererklärungen und Sozialversicherungsbestätigungen (A1 / Entsandtenbescheinigungen)

Eine konsistente Berichterstattung ermöglicht es dem Management, potenzielle rechtliche Risiken zu erkennen, bevor sie eskalieren, und stellt sicher, dass die Mitarbeiter während ihrer gesamten Einsätze angemessen unterstützt werden.

Unterstützungssysteme für Aussendienstmitarbeiter

Eine solide Unterstützung der Aussendienstmitarbeiter ist für die Einhaltung der Vorschriften unerlässlich. Zu den Unterstützungsmechanismen gehören Schulungen, Ressourcen und organisa-torische Hilfe:

• Schulungen: Mitarbeiter müssen in Bezug auf gesetzliche und behördliche Anforderungen, Sicherheitsprotokolle, Datenschutz und ethisches Verhalten geschult werden. Szenario-basierte Schulungen, Simulationen und Auffrischungskurse gewährleisten eine kontinuier-liche
• Ressourcen: Unternehmen sollten die erforderlichen Werkzeuge, Schutzausrüstung, Kommunikationsgeräte und Zugang zu Notfalldiensten bereitstellen. Angemessene Ressourcen verringern das Risiko von Verstössen aufgrund fehlender Ausrüstung oder
• Organisatorische Unterstützung: Vorgesetzte und Personalabteilungen müssen Anleitung bieten, die Einhaltung der Vorschriften durch die Mitarbeiter überwachen und umgehend auf Anfragen oder Vorfälle Regelmässige Besprechungen, Nachbesprechungen und Feedback-Runden verbessern die Compliance und stärken das Vertrauen der Mitarbeiter.

Eine effektive Unterstützung gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern steigert auch die Arbeitsmoral, die Leistung und die Mitarbeiterbindung.

Fazit

Um sicherzustellen, dass Ausseneinsätze vollständig gesetzeskonform sind, ist ein vielschichtiger Ansatz erforderlich, der Compliance-Richtlinien, eine solide Berichterstattung und umfassende Unterstützung für die Mitarbeiter integriert. Unternehmen müssen Arbeitsgesetze, Gesundheits-und Sicherheitsanforderungen, Datenschutz sowie internationale Vorschriften berücksichtigen, um Risiken zu minimieren und sowohl die Mitarbeiter als auch das Unternehmen zu schützen. Effektive Berichtsmechanismen sorgen für Transparenz und Rechenschaftspflicht, während Unterstützungssysteme die Mitarbeiter in die Lage versetzen, sicher und verantwortungsbewusst zu arbeiten.

Durch die Implementierung strukturierter Prozesse und den Einsatz praktischer Hilfsmittel wie Checklisten können Unternehmen eine Kultur der Compliance schaffen, die betriebliche Effizienz steigern und den langfristigen Erfolg ihrer Außendienstaktivitäten sichern. Letztendlich ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nicht nur eine regulatorische Anforderung, sondern auch eine strategische Investition in die Sicherheit der Mitarbeiter, die Integrität des Unternehmens und eine nachhaltige Leistungsfähigkeit.

Checkliste für rechtlich konforme Ausseneinsätze

Um die Compliance umzusetzen, können Unternehmen die folgende Checkliste verwenden:

Vorbereitung vor dem Einsatz

• Erstellen eines Assessments im Bezug auf die arbeitsrechtlichen Anforderungen
• Überprüfen Sie die Eignung und Qualifikationen des Mitarbeiters
• Prüfen der Sozialversicherungsunterstellung und des Versicherungsschutzes und Bestätigungen einholen (A1 / CoC)
• Vergütung Zulagen definieren
• Steuerliche Beurteilung
• Einsatzbescheid erstellen
• Risikobewertung für den Einsatzort durchführen
• Arbeitsgenehmigungen, Visa oder Bewilligungen sicherstellen (falls zutreffend)
• Sicherheitsausrüstung und persönliche Schutzausrüstung bereitstellen
• Schulung zu standortspezifischen Gefahren, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien durchführen

Während des Einsatzes

• Führen Sie genaue Anwesenheits- und Arbeitszeitnachweise
• Überwachen Sie die Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften
• Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
• Erfassen von Vorfällen, Beinaheunfällen oder Sicherheitsbedenken
• Verfolgen Sie Zulagen, Erstattungen und Reisekosten

Nach dem Einsatz

• Nachbesprechung durchführen und die Einhaltung der Vorschriften überprüfen
• Berichte und Vorfalldokumentation prüfen
• Lücken identifizieren und Richtlinien oder Schulungen bei Bedarf aktualisieren
• Feedback geben und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern
• Prüfen bezüglich der bezahlten Zulagen / Lohnbuchhaltung
• Prüfen bezüglich steuerlicher Aspekte

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