ÖZET
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ("TTK") şirketlere fiziki yönetim kurulu toplantılarına alternatif olarak elden dolaştırma yöntemiyle karar alma ve elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapmalarına olanak sağlamıştır. Elden dolaştırma yöntemiyle karar alabilmek için hiçbir üyenin fiziki toplantı isteminde bulunmaması, karar şeklinde yazılmış olan önerinin tüm yönetim kurulu üyelerine ulaştırılarak kararın yönetim kurulu üye tam sayısının çoğunluğu tarafından yazılı olarak onaylanması ve onay imzalarının bulunduğu kağıtların tümünün yönetim kurulu karar defterine yapıştırılması veya kabul edenlerin imzalarını içeren bir karara dönüştürülüp karar defterine geçirilmesi gerekmektedir. Elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapabilmek için ise şirketlerin esas sözleşmelerinde Ticaret Şirketleri'nde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ ("Tebliğ")'in 6. maddesinde yer alan ifadeye yer vermesi ve elektronik yönetim kurulu için elverişli bir sisteme sahip olduklarını kanıtlaması gerekmekte olup işbu makalede yönetim kurulu kararlarının elden dolaştırma yöntemiyle alınması ve elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapılmasına ilişkin özellik arz eden diğer hususlar ele alınacaktır.
Anahtar Kelimeler: Yönetim Kurulu Toplantısı, Yönetim Kurulu Kararı, Elden Dolaştırma Yöntemiyle Karar Alma, Elektronik Yönetim Kurulu Toplantıları.
GİRİŞ
Yönetim Kurulu kararı alma süreci anonim şirketlerin yönetim ve temsili hususlarında önemli bir rol oynamaktadır. Teknolojinin gelişmesiyle birlikte şirketlerin karar alma süreçlerinde ve yönetim kurulu toplantılarını yapma hususlarında hız ve maliyet unsurları önem arz etmektedir. Yönetim kurulu üyelerinin yönetim kurulu toplantılarına fiziken katılımlarının zorunluluğu ve vekil aracılığıyla temsillerinin hukuki olarak mümkün olmaması, özellikle yabancı sermayeli şirketlerin yönetim kurulu kararı alma süreçlerini sekteye uğratmaktabilmektedir. Bu kapsamda işbu sorunları bertaraf etmek amacıyla TTK fiziki yönetim kurulu toplantılarına alternatif olarak yönetim kurulu kararlarının elden dolaştırma yöntemiyle alınmasına ve elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapılmasına olanak tanımış olup yönetim kurulu kararlarının elden dolaştırma yöntemiyle alınması ve elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapılmasına ilişkin özellik arz eden hususlar işbu makalemizin konusunu oluşturmaktadır.
I. ELDEN DOLAŞTIRMA YÖNTEMİYLE KARAR ALINMASI
Fiziki yönetim kurulu toplantılarının ilk alternatifi TTK'nın 390. maddesinde1 düzenlenmiş olan toplantı yapılmaksızın yönetim kurulu üyeleri arasında sirküle edilmek suretiyle kararların alınması usulüdur. Bu usul özellikle elektronik yönetim kurulu sistemine geçmek istemeyen şirketler tarafından başvurulan bir yöntem olarak bilinmektedir. Bu imkân yönetim kurulu üyelerinin fiziki olarak toplanamadığı hâllerde yönetim kurulu kararı almalarını sağlamakla birlikte birtakım şartlara tabidir.
Elden dolaştırma yöntemiyle yönetim kurulu kararı alınabilmesi için öncelikle hiçbir üyenin fiziki toplantı isteminde bulunmaması gerekmektedir. Bu kapsamda üyelerden birinin dahi fiziki toplantı isteminde bulunması işbu karar alma yönteminin kullanılamamasına sebep olacaktır. Bu şartın sağlanmasıyla birlikte karar şeklinde yazılmış olan önerinin tüm yönetim kurulu üyeleri arasında dolaştırılması ve kararın yönetim kurulu üye tam sayısının çoğunluğu tarafından yazılı olarak onaylanması gerekmektedir.2 Her ne kadar onayların aynı kağıtta bulunması gerekmese de onay imzalarının bulunduğu kağıtların tümünün yönetim kurulu karar defterine yapıştırılması veya kabul edenlerin imzalarını içeren bir karara dönüştürülüp karar defterine geçirilmesi de kararın geçerlilik şartıdır.3
Öte yandan elden dolaştırma yöntemiyle karar alınması usulünde yönetim kurulu karar önerisinin ve işbu öneriye ilişkin onayların yazılı olarak verilmesi gerekmemektedir. Bu kapsamda Merkezi Sicil Kayıt Sistemi ("MERSİS") TTK'nın 390/4. maddesinde düzenlenen usul ve esaslar çerçevesinde yönetim kurulu kararı alınabilmesine olanak tanımaktadır. Bir anlamda MERSİS elektronik ortamda karar alınmasını mümkün kılmış olup, bu yolda Yönetim Kurulu üyelerinin tamamının onay veya ret iradelerini belirterek karar teklifini e-imza ile imzalamaları gerekmektedir.
II. ELEKTRONİK YÖNETİM KURULU VE ŞARTLARI
TTK'nın 1527. maddesi, elektronik yönetim kurulu toplantılarının gerçekleştirilmesi ya da bazı üyelerin fiziki katılımı ile gerçekleştirilen toplantılara elektronik ortamda iştirak edilmesini mümkün kılmaktadır. Bu kapsamda yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak anonim şirketlerin bazı yükümlülükleri yerine getirmeleri gerekmektedir.
1. Şirketler ilk olarak esas sözleşmelerinde Tebliğ'in 6. maddesinde yer alan aşağıdaki hükme yer vermelidirler:
"Şirketin yönetim kurulu/müdürler kurulu toplantısına katılma hakkına sahip olanlar bu toplantılara, Türk Ticaret Kanunu'nun 1527'nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ hükümleri uyarınca hak sahiplerinin bu toplantılara elektronik ortamda katılmalarına ve oy vermelerine imkân tanıyacak Elektronik Toplantı Sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak toplantılarda şirket sözleşmesinin bu hükmü uyarınca kurulmuş olan sistem üzerinden veya destek hizmeti alınacak sistem üzerinden hak sahiplerinin ilgili mevzuatta belirtilen haklarını Tebliğ hükümlerinde belirtilen çerçevede kullanabilmesi sağlanır."
2. Şirketler elektronik yönetim kurulu için elverişli bir sisteme sahip olduklarını kanıtlamalıdırlar.
Bu doğrultuda TTK'nın 1527. maddesi gereği şirketlerin yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılmaya, görüş vermeye öneride bulunmaya ve oy kullanmaya özgülenmiş bir internet sitesi bulunmalıdır. Yönetim kurulu toplantıları için bu sistem "Elektronik Toplantı Sistemi" ("ETS")'dir. Şirketler bu sistemi kendileri kurabilecekleri gibi bu hizmeti sağlayan şirketlerden de kurulum aşamasında destek alabileceklerdir. Bu kapsamda Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi ("e-YKS") sistemi sunmaktadır4.
Tebliğ uyarınca şirketler, kendi kuracakları veya bu hizmeti sunan şirketlerden destek almış oldukları elektronik ortam araçlarının toplantılara etkin katılmaya elverişliliğini Kanun ve Tebliğ hükümlerine uygunluğunu bir teknik raporla ispatlamalı ve bu teknik rapor Ticaret Sicili Müdürlüğü'nce tescil ve ilan edilmelidir.
Yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılacak olması TTK ve şirket esas sözleşmesinde öngörülmüş olan toplantı ve karar nisaplarına bir etkisi olmamakla birlikte alınacak karara ilişkin esas sözleşmede aksine ağırlaştırıcı bir hüküm bulunmadığı durumda elektronik yönetim kurulu toplantıları yine yönetim kurulu üye sayısının çoğunluğu ile toplanacak ve toplantıda hazır bulunan üye sayısının çoğunluğu ile kararlar alınacaktır5.
Öte yandan yönetim kurulu kararlarının yönetim kurulu karar defterine eklenmesi gerekliliği elektronik ortamda alınmış olan yönetim kurulu kararları açısından da geçerlidir. Bu suretle e-YKS sistemi yapılmış olan toplantı neticesinde toplantıya katılmış olanların, oy kullananların, karar şeklinde sunulmuş olan öneriyi reddedenlerin ve kabul edenleri gösteren bir elektronik imza sistemi çıktısı sunmaktadır6. Bu elektronik imza çıktısının şirket yönetim kurulu karar defterine eklenmesi gerekmektedir.
Ayrıca ETS'yi kullanan şirketler, ETS'de yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları ve toplantıya elektronik ortamda katılan yönetim kurulu üyelerinin kimlik bilgilerini, bunların gizlilik ve bütünlüklerini de sağlayarak on (10) yıl süreyle muhafaza etme yükümlülüğü altındadır.
SONUÇ
Elektronik yönetim kurulu yöntemi, karar alma süreçlerinde ve yönetim kurulu toplantılarını yapma aşamalarında hız ve maliyet açısından fayda sağlamaktadır. Ne var ki bu yolu seçen anonim şirketlerin pay sahiplerinin elektronik imzaları olmadan sisteme erişim sağlayamamaları, teknik gereklilikler sebebiyle dışardan hizmet almanın neredeyse zorunlu olması gibi zorlukları göz önünde bulundurulduğunda bazı şirketler için elverişsiz kalması durumu meydana gelebilir. Bu açıdan, özellikle küçük ölçekli şirketler bakımından MERSİS'in sunmuş olduğu ve TTK 390/4. maddesinde düzenlenen usul ve esaslar çerçevesinde elden dolaştırma yöntemiyle karar alınmasına olanak sağlayan araçların daha verimli olabileceği sonucuna varılabilecektir.
Footnotes
1. TTK'nın 390. maddesinin 4. fıkrasında "Üyelerden hiçbiri toplantı yapılması isteminde bulunmadığı takdirde, yönetim kurulu kararları, kurul üyelerinden birinin belirli bir konuda yaptığı, karar şeklinde yazılmış önerisine, en az üye tam sayısının çoğunluğunun yazılı onayı alınmak suretiyle de verilebilir. Aynı önerinin tüm yönetim kurulu üyelerine yapılmış olması bu yolla alınacak kararın geçerlilik şartıdır. Onayların aynı kağıtta bulunması şart değildir; ancak onay imzalarının bulunduğu kağıtların tümünün yönetim kurulu karar defterine yapıştırılması veya kabul edenlerin imzalarını içeren bir karara dönüştürülüp karar defterine geçirilmesi kararın geçerliliği için gereklidir." şeklinde belirtilmektedir.
2. Hazel Coşkun Baylan,
"Fiziki Yönetim Kurulu Toplantılarına İki
Alternatif: Elden Dolaştırma Yöntemi ve Elektronik
Toplantılar", Erişim Tarihi: 13.08.2024 https://www.erdem-erdem.av.tr/bilgi-bankasi/fiziki-yonetim-kurulu-toplantilarina-iki-alternatif-elden-dolastirma-yontemi-ve-elektronik-toplantilar#:~:text=Elden%20dola%C5%9Ft%C4%B1rma%20y%C3%B6ntemi%2C%20fiziki%20toplant%C4%B1,
karar%20nisab%C4%B1%20%C3%BCye%20tamsay%C4%B1s%C4%B1n%C4%B1n%20%C3%A7o%C4%9Funlu%C4%9Fudur.
3. Duygu Gültekin,
"COVID-19 – Genel Kurul ve Yönetim Kurulu
Toplantılarının Ertelenmesi Yöntemleri ve
Fiziki Toplantı Yapılmadan Karar
Alınması", Erişim Tarihi:14.08.2024 https://www.esin.av.tr/tr/2020/03/23/covid-19-genel-kurul-ve-yonetim-kurulu-toplantilarinin-ertelenmesi-yontemleri-ve-fiziki-toplanti-yapilmadan-karar-alinmasi/#:~:text=TTK%E2%80%99n%C4%B1n%20617%2F4%20maddesi,
ortamda%20ger%C3%A7ekle%C5%9Ftirilmesi%20de%20ayr%C4%B1ca%20m%C3%BCmk%C3%BCnd%C3%BCr
%20m%C3%BCmk%C3%BCnd%C3%BCr.
4. Emre Özşar, Aslı Gülüm, Damla Çay, Elif Engin, Zeynep Ulaşan, "Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yönetim Kurulu ve Genel Kurul Toplantıları", ErişimTarihi:16.08.2024 http://www.gkcpartners.com/clients-alerts/Client%20Alert%20-%20Electronic%20GA%20and%20BoD%20Meetings%20_.pdf
.5 Hazel Coşkun Baylan, "Fiziki Yönetim Kurulu Toplantılarına İki Alternatif: Elden Dolaştırma Yöntemi ve Elektronik Toplantılar", Erişim Tarihi:12.08.2024 https://www.erdem-erdem.av.tr/bilgi-bankasi/fiziki-yonetim-kurulu-toplantilarina-iki-alternatif-elden-dolastirma-yontemi-ve-elektronik-toplantilar
6. Kırbıyık Hukuk Bürosu, "Elektronik Yönetim Kurulu Toplantıları", Erişim Tarihi: 12.08.2024 https://www.kirbiyik.av.tr/yayinlarimiz/sermaye-piyasasi/elektronik-yonetim-kurulu-toplantilari/
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
