CONVINUS Global Mobility Alert 29.2026

IRELAND / IRLAND

Measures to Extend Temporary Residence Permits Due to Current Processing Delays

Ireland has introduced temporary measures to address delays in processing applications for renewal of the Irish Residence Permit (IRP card). These measures allow eligible individuals with pending renewal applications to continue travel.

To benefit from these measures, affected individuals must have applied for a renewal of their residence permit before their current IRP card expired and must carry the travel certificate issued by Immigration Service Delivery along with their expired IRP card when traveling; holders of a work permit must also have a valid work permit throughout the entire renewal process.  

These temporary regulations will end on August 31, 2026.

After that date, expired IRP cards can no longer be used for travel or re-entry, and the regular 12-week notification requirement to employers for applicants with pending renewal applications will go back into effect.

Massnahmen zur Verlängerung befristeter Aufenthaltsgenehmigungen aufgrund von aktuellen Bearbeitungsverzögerungen

Irland hat vorübergehende Massnahmen eingeführt, um Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen auf Verlängerung der irischen Aufenthaltsgenehmigung (IRP-Karte) zu beheben. Diese ermöglichen es berechtigten Personen mit anhängigen Verlängerungsanträgen, bis zum 31. August 2026 weiterhin in Irland zu reisen und gegebenenfalls dort zu leben und zu arbeiten, selbst wenn ihre IRP-Karte bereits abgelaufen ist.

Um von diesen Massnahmen profitieren zu können, müssen die Betroffenen die Verlängerung ihrer Aufenthaltsgenehmigung vor Ablauf ihrer aktuellen IRP-Karte beantragt haben und für Reisen die Reisebescheinigung des Immigration Service Delivery zusammen mit ihrer abgelaufenen IRP-Karte mit sich führen. Inhaber einer Arbeitserlaubnis müssen zudem während des gesamten Verlängerungsverfahrens über eine gültige Arbeitserlaubnis verfügen.

Diese vorübergehenden Regelungen enden am 31. August 2026.

Danach können abgelaufene IRP-Karten nicht mehr für Reisen oder die Wiedereinreise verwendet werden, und die reguläre 12 wöchige Benachrichtigungspflicht gegenüber Arbeitgebern für Antragsteller mit anhängigen Verlängerungsanträgen wird wieder in Kraft treten.

SAUDI ARABIA / SAUDI-ARABIEN

Extended Grace Period for Foreign Workers in Irregular Status

We would like to inform you that Saudi Arabia has extended the transition period for employers until December 31, 2026, to regularize the status of foreign workers whose work permits expired more than 12 months ago or who were not issued a work permit within six months of joining a company.

The previous deadline was June 30, 2026.

After that date, under the previous regulations, foreign workers whose work permits had expired more than three months prior were originally to be automatically removed from their employers’ records on the Qiwa portal. 

We recommend that employers review the status of their foreign workers and, if necessary, renew or apply for work permits (in a timely manner) before the new deadline of December 31, 2026. Failure to regularize the workers’ status by the deadline may result in fines and other consequences for noncompliance with the regulations.

Verlängerung der Nachfrist für ausländische Arbeitnehmer ohne regulären Aufenthaltsstatus

Wir möchten Sie informieren, dass Saudi-Arabien die Übergangsfrist für Arbeitgeber bis zum 31. Dezember 2026 verlängert hat, um den Status ausländischer Arbeitnehmer zu “regularisieren”, deren Arbeitserlaubnis vor mehr als 12 Monaten abgelaufen ist oder denen innerhalb von sechs Monaten nach ihrem Eintritt in ein Unternehmen keine Arbeitserlaubnis ausgestellt wurde. 

Die bisherige Frist galt bis 30. Juni 2026.

Danach sollten nach den bisherigen Regelungen ursprünglich ausländische Arbeitskräfte, deren Arbeitserlaubnis seit mehr als drei Monaten abgelaufen war, automatisch aus den Unterlagen ihrer Arbeitgeber im Qiwa-Portal gelöscht werden.

Wir empfehlen Arbeitgebern, den Status ihrer ausländischen Arbeitskräfte zu überprüfen und gegebenenfalls die Arbeitserlaubnisse (rechtzeitig) vor Ablauf der neuen Frist am 31. Dezember 2026 zu verlängern oder zu beantragen. Wird der Status der Arbeitnehmer nicht fristgerecht regularisiert, kann dies zu Geldstrafen und anderen Konsequenzen wegen Nichteinhaltung der Vorschriften führen.

SOUTH AFRICA / SÜDAFRIKA

Exemption from the Requirement for a Medical Examination for Certain Types of Visas

Effective immediately, individuals applying for a temporary residence visa in South Africa, as well as those applying for a permanent residence permit both in South Africa and abroad, are no longer required to submit a medical certificate as part of their supporting documentation. 

The medical certificates previously required confirmed that the applicant had undergone a medical examination and did not have any serious infectious diseases or health problems that could pose a risk. 

This measure is intended to further simplify South Africa’s immigration procedures by removing unnecessary administrative hurdles, and builds on earlier reforms, such as the elimination of the radiological examination report for certain types of visas and residence permits in 2023. 

Befreiung von der ärztlichen Untersuchungspflicht für bestimmte Visumtypen

Mit sofortiger Wirkung sind Personen, die Anträge auf ein befristetes Aufenthaltsvisum in Südafrika stellen, sowie Personen, die Anträge auf eine unbefristete Aufenthaltserlaubnis sowohl in Südafrika als auch im Ausland einreichen, nicht mehr verpflichtet, ein ärztliches Attest als Teil ihrer Begleitunterlagen vorzulegen. 

Die zuvor erforderlichen ärztlichen Atteste bestätigten, dass der Antragsteller sich einer medizinischen Untersuchung unterzogen hatte und keine schwerwiegenden Infektionskrankheiten oder gesundheitlichen Probleme aufwies, die ein Risiko darstellen könnten. 

Diese Massnahme soll Südafrikas Einwanderungsverfahren weiter vereinfachen, indem unnötige administrative Hürden abgebaut werden, und knüpft an frühere Reformen an, wie beispielsweise die Abschaffung des radiologischen Befundberichts für bestimmte Visum- und Aufenthaltsgenehmigungsarten im Jahr 2023.  

Global Mobility Compliance for Cross Border Work

Part 3: Properly Assessing Income Taxes for Remote Work, Assignments, and Overseas Employment

NORMA REYNOV, CONVINUS

When it comes to cross-border work, the question of proper taxation quickly arises alongside that of social security coverage. This is because, for tax purposes, it is not solely a matter of which country the employee has an employment contract with or where they live. Often, the location where the employee actually performs their work is also decisive.

An employee may remain employed by a Swiss company, receive their salary from Switzerland, and remain fully integrated into the Swiss organizational structure. However, if they work abroad regularly or for an extended period, tax obligations may arise there.

This applies not only to traditional international assignments. Remote work from abroad, workations, regular days working from home in the employee’s country of residence, or a permanent assignment abroad can also have tax implications.

A Typical Case 

An employee of a Swiss company lives in Germany and has, until now, worked primarily in Switzerland. He now wishes to work regularly from his home office in Germany three days a week. This is entirely feasible for the team. His job duties remain the same, management remains in Switzerland, and his salary continues to be paid through the Swiss payroll.

 From an income tax perspective, however, this change is very important. This is because the employee regularly performs the majority of his work in Germany. This raises the question of whether - and to what extent- Germany has the right to tax these workdays. 

 At the same time, it must be determined what taxation remains permissible or required in Switzerland.

The 183-day rule is only part of the assessment

At first glance, people often reflexively refer to the so-called 183-day rule. While it is important, it does not answer the question of proper taxation in this case. It is not just a matter of the number of days in Germany, but above all of the center of life and thus unlimited tax liability in Germany. Furthermore, in this example, the 183-day rule cannot prevent tax liability in Switzerland, since the employment relationship with a Swiss employer continues to exist. 

Withholding Tax and Working Days

When an employee residing abroad works for a Swiss employer, the issue of Swiss withholding tax often arises. Depending on the employee’s country of residence, place of work, and any applicable double taxation treaty, Switzerland may tax the salary in full or in part. At the same time, the foreign country may claim the right to tax the employee for working days spent there.

 In practice, therefore, it is essential to accurately track the employee’s workdays and activities. It must be clear on which days the employee worked in Switzerland, in their country of residence, or in a third country. Without this data, it is nearly impossible to correctly assess withholding tax, foreign tax obligations, and potential tax credits.

Economic Employer and Permanent Establishment Risk

In the case of international assignments or intra-group assignments, it is also necessary to determine which company derives economic benefit from the work. It may also be relevant to consider who issues instructions, who bears the costs, and whether the compensation is internally allocated.

 While not every activity abroad automatically constitutes a permanent establishment, the risk of creating a permanent establishment should generally be assessed even in cases of temporary or short-term cross-border work. However, the situation can become more critical if an employee works abroad on a permanent basis, performs a key function there, or negotiates or concludes contracts. 

Necessary Clarifications by HR in Advance

It is important for HR to obtain the relevant information early on. This includes, in particular, the employee’s country of residence, the planned work location, the number of workdays abroad, the duration of the assignment, the employee’s role, the companies involved, and potential cost allocations.

Subsequent changes should also be actively tracked to correctly assess tax liability. For example, an employee may initially work from abroad only occasionally but later on a regular basis. A temporary arrangement may be extended. 

A temporary assignment may effectively become a permanent one. Such developments can have tax implications, even if they initially appear insignificant from an operational perspective.

Conclusion

he full scope of tax implications in cross-border work is often not apparent at first glance but only becomes clear gradually. Individual workdays abroad, regular work from home in the country of residence, cost allocations within the corporate group, or a change in job function can all lead to a previously straightforward situation requiring a reassessment for tax purposes.

It is, therefore, crucial for Swiss companies to have a complete understanding of their employees’ actual work locations and job functions. Only then can they determine where wages are taxable, how withholding tax should be calculated, and whether additional risks arise for the employer.

The next article in this series will focus on payroll. This is because it is at this stage, at the very latest, that it becomes clear whether the solution regarding tax and social security law can actually be implemented in practice.

Global Mobility Compliance bei grenzüberschreitendem Arbeiten

Teil 3: Steuern bei Remote Work, Entsendung und Auslandanstellung richtig prüfen

NORMA REYNOV, CONVINUS

Bei grenzüberschreitendem Arbeiten stellt sich neben der Sozialversicherungsunterstellung schnell auch die Frage nach der richtigen Besteuerung. Denn steuerlich zählt nicht allein nur, in welchem Land der Mitarbeiter seinen Arbeitsvertrag hat oder wo er lebt. Entscheidend ist häufig auch, wo der Mitarbeiter seine Tätigkeit tatsächlich ausübt.

Ein Mitarbeiter kann weiterhin bei einem Schweizer Unternehmen angestellt sein, seinen Lohn aus der Schweiz erhalten und organisatorisch vollständig in die Schweizer Struktur eingebunden bleiben. Wenn er aber regelmässig oder über längere Zeit im Ausland arbeitet, können dort steuerliche Pflichten entstehen.

Das betrifft nicht nur klassische Entsendungen. Auch Remote Work aus dem Ausland, Workation, regelmässige Homeoffice-Tage im Wohnsitzstaat oder eine dauerhafte Auslandanstellung können steuerlich relevant werden.

Ein typischer Praxisfall

Ein Mitarbeiter eines Schweizer Unternehmens wohnt in Deutschland und arbeitet bisher überwiegend in der Schweiz. Nun möchte er regelmässig drei Tage pro Woche aus dem Homeoffice in Deutschland arbeiten. Für das Team ist das gut machbar. Die Tätigkeit bleibt gleich, die Führung bleibt in der Schweiz und auch die Lohnzahlung erfolgt weiterhin über die Schweizer Payroll.

Steuerlich ist diese Änderung jedoch relevant. Denn der Mitarbeiter übt den überwiegenden Teil seiner Arbeit regelmässig in Deutschland aus.

Damit stellt sich die Frage, ob und in welchem Umfang Deutschland ein Besteuerungsrecht für diese Arbeitstage erhält. Gleichzeitig muss geprüft werden, welche Besteuerung in der Schweiz weiterhin zulässig oder erforderlich ist.

Die 183 Tage sind nur ein Teil der Prüfung

Auf den ersten Blick wird häufig reflexartig auf die sogenannte 183-Tage-Regel verwiesen. Sie ist wichtig, beantwortet aber hier nicht die Frage nach der richtigen Besteuerung. Es geht nicht nur um die Anzahl der Tage, sondern vor allem auch um den Lebensmittelpunkt und damit die unbeschränkte Steuerpflicht in Deutschland. Zudem kann die 183-Tage-Regel im vorliegenden Beispiel auch keine Steuerpflicht in der Schweiz vermeiden, da das Anstellungsverhältnis weiterhin mit einem Schweizer Arbeitgeber bestehen bleibt.

Quellensteuer und Arbeitstage

Wenn ein Mitarbeiter mit ausländischem Wohnsitz für einen Schweizer Arbeitgeber arbeitet, stellt sich häufig auch die Frage der Schweizer Quellensteuer. Je nach Wohnsitzstaat, Arbeitsort und Doppelbesteuerungsabkommen kann die Schweiz den Lohn ganz oder teilweise besteuern. Gleichzeitig kann der ausländische Staat für dort geleistete Arbeitstage ein Besteuerungsrecht beanspruchen.

In der Praxis braucht es deshalb eine saubere Erfassung der Arbeitstage und auch der Tätigkeiten des Mitarbeiters. Es muss nachvollziehbar sein, an welchen Tagen der Mitarbeiter in der Schweiz, im Wohnsitzstaat oder in einem Drittstaat gearbeitet hat. Ohne diese Daten lassen sich Quellensteuer, ausländische Steuerpflichten und mögliche Entlastungen kaum korrekt beurteilen.

Faktischer Arbeitgeber und Betriebsstättenrisiko

Bei Entsendungen oder konzerninternen Einsätzen ist zudem zu prüfen, welche Gesellschaft die Tätigkeit wirtschaftlich nutzt. Es kann hierbei auch relevant sein, wer Weisungen erteilt, wer die Kosten trägt und ob der Lohn intern weiterbelastet wird.

Zwar führt längst nicht jede Tätigkeit im Ausland automatisch zu einer Betriebsstätte, dennoch sollte das Betriebsstättenrisiko auch bei zeitweisem bzw. kurzem grenzüberschreitendem Arbeiten grundsätzlich geprüft werden. Kritischer kann es aber werden, wenn ein Mitarbeiter dauerhaft im Ausland arbeitet, dort eine wesentliche Funktion ausübt bzw. Verträge verhandelt oder abschliesst.

Notwendige Abklärungen durch HR im Vorfeld

Für HR ist wichtig, frühzeitig die relevanten Informationen einzuholen. Dazu gehören insbesondere der Wohnsitzstaat, der geplante Arbeitsort, die Anzahl der Arbeitstage im Ausland, die Dauer der Tätigkeit, die Funktion des Mitarbeiters, die beteiligten Gesellschaften und mögliche Kostenverrechnungen.

Auch spätere Veränderungen sollten aktiv erfasst werden, um die Steuerpflicht richtig zu beurteilen. Ein Mitarbeiter arbeitet zum Beispiel zunächst nur gelegentlich aus dem Ausland, aber später dann regelmässig. Eine befristete Lösung wird verlängert.

Eine Entsendung wird faktisch zu einer dauerhaften Auslandstätigkeit. Solche Entwicklungen können steuerlich relevant werden, auch wenn sie operativ zunächst unauffällig erscheinen.

Fazit

Steuerliche Aspekte sind in ihrer gesamten Tiefe bei grenzüberschreitendem Arbeiten oft nicht auf den ersten Blick ersichtlich, sondern werden erst schrittweise freigelegt. Einzelne Arbeitstage im Ausland, regelmässiges Homeoffice im Wohnsitzstaat, Kostenverrechnungen innerhalb des Konzerns oder eine veränderte Funktion können dazu führen, dass eine bisher einfache Situation steuerlich neu beurteilt werden muss.

Für Schweizer Unternehmen ist deshalb entscheidend, die tatsächlichen Arbeitsorte und Funktionen der Mitarbeiter vollständig zu kennen. Denn nur so lässt sich beurteilen, wo Lohn steuerbar ist, wie die Quellensteuer abzurechnen sind und ob zusätzlich Risiken für den Arbeitgeber entstehen.

Der nächste Beitrag dieser Reihe befasst sich mit Payroll. Denn spätestens dort zeigt sich, ob die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Lösung auch praktisch umgesetzt werden kann.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.