Monthly-Special
Case Study: Remote Work in France for a Swiss Employer
A Swiss company is looking for a qualified employee for the position of "VP of Software Development International". The search for suitable candidates proves to be tough and lengthy.
During the ongoing search, it turns out that a new candidate not only has the required skills but is also a perfect personal fit for the company. However, he does not want to move to Switzerland under any circumstances but would like to work almost exclusively from his French home office.
The Swiss company is open to this request.
QUESTION
What does the Swiss company have to consider if it hires the employee, but the employee wants to perform the work almost exclusively from the French home office?
Challenges & Solutions
Employment law
The future employee will be subject to French labor law due to the predominant work activity in France. For this purpose, a French employment contract must be drawn up. Here, the integration of the Swiss employer's regulations must also be considered.
If French regulations are more advantageous than Swiss regulations (e.g. vacations, working hours), the more advantageous French regulations are generally decisive.
Social security
Due to the predominant work in the French home office, the employee will be subject to French social security. The Swiss employer is responsible for calculating and paying the social security contributions. However, this cannot be done from Switzerland alone but requires the support of a competent French payroll provider.
For the occasional Swiss working days, the A1 certificate for social security subordination in France must be obtained
Income taxes
The Swiss company is also responsible for calculating and paying French income taxes. This responsibility cannot be delegated to the employee (anymore). Therefore, the French payroll provider also handles the French payroll taxes.
For any Swiss working days, Swiss withholding taxes are owed, which must be calculated, remitted, and deducted from the employee.
Permanent establishment
The Swiss company does not wish to establish a permanent establishment in France. It is, therefore, advantageous to exercise appropriate caution when drawing up the employment contract and to prohibit the employee from negotiating and/or signing contracts for the company in France. In addition, he should not be given power of attorney.
Payroll
The involvement of a French payroll provider is essential. The payroll provider will prepare the monthly payroll and handle any communication with the French tax and social security authorities. He will also be responsible for various other administrative tasks, such as finding a company doctor for the employee.
Work permit
The French employee does not need a work permit for France. For the occasional Swiss working days, however, a permit is mandatory. The best (and often the only) option here is the registration procedure ("Meldeverfahren").
CONCLUSION
"Remote work" is becoming more and more the norm. Companies that are open to remote work and do not shy away from the initial effort in drawing up the employment contract and setting up the foreign payroll provide themselves with much greater access to qualified workers than companies that concentrate solely on the domestic market for skilled workers.
Overall, this case study shows that hiring a remote worker in another country involves numerous legal and administrative aspects that must be carefully planned and implemented to ensure smooth operations. Collaboration with local experts and service providers is often essential to meet the requirements of both countries.
Monats-Spezial
Praxisfall: Remote Work in Frankreich für einen Schweizer Arbeitgeber
Ein Schweizer Unternehmen sucht einen qualifizierten Mitarbeiter für die Position des Softwareentwicklungsleiters international". Die Suche nach geeigneten Kandidaten erweist sich als zäh und langwierig.
Im Rahmen der andauernden Personalsuche stellt sich heraus, dass ein neuer Kandidat nicht nur die erforderlichen Kompetenzen mitbringt, sondern auch persönlich perfekt zum Unternehmen passt. Allerdings möchte er keinesfalls in die Schweiz umziehen, sondern die Arbeit nahezu ausschliesslich aus seinem französischen Homeoffice verrichten.
Das Schweizer Unternehmen steht diesem Wunsch offen gegenüber.
Fragestellung
Was muss das Schweizer Unternehmen beachten, wenn es den Mitarbeiter einstellen, aber dieser die Arbeit nahezu ausschliesslich im französischen Homeoffice erbringen möchte?
Herausforderungen & Lösungsmöglichkeiten
Arbeitsrecht
Der zukünftige Mitarbeiter wird aufgrund der vorwiegenden Arbeitstätigkeit in Frankreich französischem Arbeitsrecht unterliegen. Hierfür muss ein französischer Arbeitsvertrag erstellt werden. Hierbei ist auch die weitgehende Integration der Bestimmungen des Schweizer Arbeitgebers zu beachten.
Sind französische Regelungen gegenüber Schweizer Bestimmungen vorteilhafter (z.B. Ferien, Arbeitszeiten) sind grundsätzlich die vorteilhafteren französischen Regelungen massgebend.
Sozialversicherung
Aufgrund der vorwiegenden Arbeit im französischen Homeoffice wird der Mitarbeiten den französischen Sozialversicherungen unterliegen. Für die Berechnung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge ist der Schweizer Arbeitgeber verantwortlich. Dies kann er allerdings keinesfalls allein aus der Schweiz bewältigen, sondern braucht hierfür zwingend die Unterstützung eines kompetenten französischen Payroll-Providers.
Für die vereinzelten Schweizer Arbeitstage muss die A1-Bescheinigung zur Sozialversicherungsunterstellung in Frankreich eingeholt werden.
Einkommenssteuer
Das Schweizer Unternehmen ist ebenfalls für die Berechnung und Abführung der französischen Lohnsteuern verantwortlich. Diese Verantwortung kann nicht (mehr) an den Mitarbeiter delegiert werden. Üblicherweise erfolgt daher die Abwicklung der französischen Lohnsteuern ebenfalls über den französischen Payroll-Provider. Für etwaige Schweizer Arbeitstage sind Schweizer Quellensteuern geschuldet, die berechnet, abgeführt und dem Mitarbeiter in Abzug gebracht werden müssen.
Betriebsstätte
Das Schweizer Unternehmen möchte keine Betriebsstätte in Frankreich gründen. Es ist daher von Vorteil, bereits bei der Erstellung des Arbeitsvertrags entsprechende Vorsicht walten zu lassen und dem Mitarbeiter zu untersagen, dass er Verträge für das Unternehmen aushandeln und / oder unterzeichnen darf. Zudem sollte er keine Prokura erhalten.
Payroll
Die Involvierung eines französischen Payroll-Providers ist zwingend notwendig. Der Payroll-Provider wird die Lohnabrechnungen erstellen sowie die Kommunikation mit den französischen Steuer- und Sozialversicherungsbehörden übernehmen. Ferner ist er auch für diverse weitere administrative Aufgaben zuständig, wie beispielsweise das Finden eines Betriebsarztes für den Mitarbeiter.
Arbeitsbewilligung
Für Frankreich braucht der französische Mitarbeiter keine Arbeitsbewilligung. Für die vereinzelten Schweizer Arbeitstage muss jedoch zwingend eine Bewilligung vorliegen. Hier bietet sich als beste (und oft auch einzige) Möglichkeit das Meldeverfahren an.
FAZIT
Remote Work" wird immer mehr zur Norm. Unternehmen, die gegenüber Remote Work" offen sind und den initialen Aufwand bei der Erstellung des Arbeitsvertrags und dem Aufsetzen der ausländischen Payroll nicht scheuen, eröffnen sich einen ungleich grösseren Zugang zu qualifizierten Arbeitskräften als Unternehmen, die sich allein auf den einheimischen Fachkräftemarkt konzentrieren.
Insgesamt zeigt dieses Fallbeispiel, dass die Einstellung eines Mitarbeiters für Remote Work in einem anderen Land zahlreiche rechtliche und administrative Aspekte mit sich bringt, die sorgfältig geplant und umgesetzt werden müssen, um den reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Die Zusammenarbeit mit Experten und Dienstleistern vor Ort ist oft unerlässlich, um die Anforderungen beider Länder zu erfüllen.
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The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
