Télétravail : Ce Qui Va Changer Au 1er Juillet 2023

A compter du 1er juillet 2023, de nouvelles règles en matière de sécurité sociale dans le cadre du télétravail vont s'appliquer à une partie des télétravailleurs (trans)frontaliers suite à la signature d'un accord-cadre européen [par le Luxembourg le 5 juin 2023].

La période transitoire liée à la pandémie COVID-19 expire en ce 30 juin 2023. Les seuils de sécurité sociale en matière de télétravail seront donc de nouveaux applicables, avec toutes les obligations et formalités administratives qu'ils impliquent.

Cependant, certains télétravailleurs (trans)frontaliers et leurs employeurs vont être soumis à de nouvelles règles en vertu du nouvel accord-cadre_ européen en matière de télétravail signé par le Luxembourg le 5 juin 2023.

1. Quel est l'objectif de l'accord-cadre ?

Cet accord vise à promouvoir le télétravail transfrontalier, tout en garantissant au télétravailleur de rester affilié à la sécurité sociale du pays dans lequel est établi son employeur. Il instaure des lignes directrices claires pour la pratique du télétravail dans les États membres de l'Union Européenne et les pays assimilés (l'Islande, le Liechtenstein, la Norvège et la Confédération suisse).

Il offre donc des opportunités et des avantages significatifs pour les travailleurs (trans)frontaliers des pays signataires, ainsi que des implications RH et juridiques importantes pour les employeurs luxembourgeois.

2. Qui peut bénéficier des dispositions de l'accord-cadre ?

Tout d'abord, l'accord cadre définit le télétravail transfrontalier habituel comme une activité régulière qui peut être effectuée indépendamment de la localisation géographique, aussi bien dans les locaux de l'employeur qu'en dehors, et qui est effectué dans un ou plusieurs États membres différents de celui dans lequel sont situés les locaux de l'employeur grâce aux technologies de l'information et de la communication. Le télétravailleur doit rester connecté à l'environnement de travail de l'employeur pour accomplir les tâches qui lui sont confiées.

Sur base de cette définition, pour bénéficier de l'accord-cadre, les salariés doivent remplir les conditions suivantes :

Le pays dans lequel l'employeur à son siège statutaire et le pays de résidence du salarié doivent être signataires de l'accord-cadre;
L'activité de télétravail dans le pays de résidence doit se situer entre 25% et moins de 50% du temps de travail total du salarié (si l'activité est en-dessous de 25%, les dispositions européennes habituelles en matière de coordination de la sécurité sociale s'appliquent);
La connexion à l'infrastructure informatique de l'employeur doit être possible afin de garantir l'exécution du travail ; et
Le salarié ne doit pas exercer une autre activité dans son pays de résidence ou dans tout autre pays.

3. Quelles sont les conséquences pour les employeurs ?

Les employeurs doivent prendre en compte les implications suivantes découlant du nouvel accord-cadre en matière de télétravail transfrontaliers :

Implications en matière de sécurité sociale : les salariés (trans)frontaliers qui travaillent habituellement au Luxembourg pourraient, en fonction de leur lieu de résidence, télétravailler d'avantage depuis leur domicile, sans être désaffilié du régime luxembourgeois. Les formalités administratives à charge des employeurs à cet égard sont fortement allégées. Les salariés (trans)frontaliers qui télétravaillent depuis leur domicile et dont le temps de télétravail dépasse le seuil fixé par l'accord-cadre seront en principe réaffilié à la sécurité sociale de leur pays de résidence.
Formalités administratives : toute activité de télétravail régulièrement effectuée par un salarié ne résidant pas sur le territoire luxembourgeois devra être déclarée au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS). Les déclarations peuvent se faire temporairement ici. Les employeurs recevront un token pour faire leurs déclarations en ligne.
Articulation avec les implications fiscales : les nouvelles dispositions de l'accord-cadre ne s'appliquent que pour la sécurité sociale. Les dispositions fiscales sont régies par des accords bilatéraux spécifiques et ne sont pas modifiées à l'heure actuelle (voir notre schéma récapitulatif ci-dessus). Si ces seuils sont dépassés en cours d'année, le salarié (trans)frontalier devient imposable en partie dans son pays de résidence pour les jours de travail prestés en dehors du Luxembourg.
Avec l'accord-cadre, et afin d'augmenter leur attractivité, les employeurs de la place vont certainement se questionner largement sur l'éventualité d'autoriser le dépassement de seuils fiscaux avec les conséquences liés. Un état des lieux sera alors à faire en fonction du(des) lieu(x) de résidence des salariés.
Obligations contractuelles : Les employeurs concernés par le télétravail de leurs salariés doivent s'assurer que les contrats de travail des travailleurs (trans)frontaliers incluent des dispositions spécifiques à cet égard et sont conformes aux exigences légales et réglementaires, de même que leurs règlements intérieurs.
Gestion du temps de travail : Il est essentiel pour les employeurs de mettre en place des mécanismes de suivi appropriés pour suivre les jours de télétravail effectués par les travailleurs (trans)frontaliers afin de respecter les limites fixées par l'accord-cadre.
Politique de télétravail : L'accord-cadre va entrainer une revue des politiques de télétravail pour les employeurs de la place et demander un arbitrage pour chacune de populations présente au sein l'entreprise (résident fiscaux, résident hors du Luxembourg dans un pays signataire de l'accord-cadre, et résidents hors du Luxembourg dans un pays non-signataire).

4. Quels pays ont signé l'accord-cadre ?

A l'heure où cette Newsflash est rédigée, parmi les pays frontaliers du Luxembourg, l'Allemagne et la Belgique ont signé l'accord cadre, permettant ainsi à leurs salariés résidents de bénéficier des nouvelles dispositions plus favorables en matière de télétravail. Vous pouvez accéder à la liste des pays signataires ici.

5. Quand l'accord-cadre sera-t-il en vigueur ?

L'accord-cadre sera applicable dès le 1er juillet 2023. Néanmoins, il prévoit une période transitoire qui permet de déclarer jusqu'au 30 juin 2024 inclus le télétravail régulier effectué par un salarié (trans)frontalier à partir du 1er juillet 2023.
Il est valable pour une période de cinq ans et sera reconduit automatiquement pour une même durée, à moins qu'il ne soit dénoncé moyennant un préavis de trois mois ou par accord mutuel des pays concernés.

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