虚假报销是一种常见的员工违纪行为，因其涉及合规问题，企业多采用“零容忍”的态度，一旦发现即以《劳动合同法》第三十九条第二项“严重违反用人单位的规章制度”为据对员工做出解雇处理。但令企业困扰的是，虽然虚假报销的事实早已经公司内审查实，规章制度中也明确规定了该种情形可以解除劳动合同，看上去“十拿九稳”的处分，却往往还是会面临劳动仲裁或诉讼败诉的结果。我们随机检索了近三年有关虚假报销的判例，其中以上海、广东、北京三个省份的案件数量最多，且多数案件一直打到二审，其中企业败诉率高达50%。在这里，我们结合案例和经验，试着寻找虚假报销案件中的解雇难点到底有哪些。
一、“审批”行为的法律效力
在很多虚假报销判例中，上级的“审批”行为往往成为了违规者免责的护身符。
我们发现审判中常有这么一种观点：公司的日常报销流程通常可分为事前申请批准和事后报销审核阶段，但如果公司未能在这两个阶段及时发现报销中存在的问题，一旦报销款项发放完毕，公司就无权再对员工的虚假报销行为给予处分了。因此对于企业通过内审方式发现的虚假报销及所做解雇行为，很多法院会将其认定为违法解除。
这种观点实际上包含了两层含义：（1）企业对报销应当进行实质性审查，而不能仅仅做形式审查；（2）企业一旦批准了报销，就不能反悔。
就第一层含义而言，我们发现实践中绝大多数企业的做法和法院的观点是不一致的。很多企业的报销审批采用的都是形式性审查，其中，财务部门负责核实员工的报销事项描述是否符合企业报销科目或额度，业务部门负责核实是否具有合理性和适当性，而员工则对其提供的票据真实性、消费事项真实性承担保证义务。换言之，企业相信员工的陈述是真实的，审批流程中企业不会主动做真实性审核。多数企业这么做是因为如果在审批中耗费大量人力物力去核实报销真实性，显然是不经济且低效的，相比较可能存在的虚假报销风险，企业宁可取前者而不是后者。而另一方面，外资中的文化往往是以诚信作为制度设计基础的，而随着国际化程度的加深，这种理念也越来越被多数企业理解和吸收，这一现象在北上广一线城市尤为明显。因此，企业的实际做法和法院的审判理念差异成为了目前虚假报销案件解雇难的一个重要原因。
其次，企业一旦批准了报销就不能再追查吗？显然不应当是这样。尤其是针对那些具有一定隐蔽性的虚假行为，企业确实很难在正常的事前审批流程中发现并及时制止，这就需要有完善的事后审计制度发挥其监督作用。在很多判例中，法院认为企业没有事后“翻账”的权利，深究其原因，是因为法院认为企业在事前审查时“知道或应当知道”虚假事实的存在。例如在有些案件中，员工有明确申报过报销事项和所附票据不对应的情况，但后来发现，报销事项并不存在；有些案件中，员工则完全没有披露过。我们认为，在审查这两类案件时，应当有所区别：对于申报过的，需要具体审查企业的审批行为是否是对申报事项的豁免；对于没有申报过的，则应当允许企业有翻旧账的权利。但在案例中，法院往往不会做具体区分，这也导致很多经由举报、内部审计发现的虚假报销案件中企业难以事后追究报销人的法律责任。
【案例一】赵某与A公司因伪造报销凭证、虚假报销而发生解雇纠纷，在审理过程中，A公司提交了赵某申请报销的餐费发票共计64张，金额合计5万余元，A公司已批准赵某宴请申请并实际支付了报销款项。在一审阶段，A公司持法院调查令至税务局和发票所涉餐饮公司进行调查。调查结果为税务机关在25张发票上加盖了相应发票为伪造的印章；另有5张发票虽为正规发票，但出现发票联与记账联金额、开票日期均不一致的情况；同时，还有一家餐饮公司出具证明称有8张小票并非其出具。
法院认为A公司主张赵某虚假报销所涉及的宴请在宴请之前均经过了公司的审批，公司对上述宴请事项均知情并同意，A公司的财务人员及经理对赵某提交的报销申请及所附发票和对应小票均进行了审核，并给予了报销。赵某提交报销的发票中确实存在伪造的发票，但是在该些发票系赵某伪造还是实际宴请客户后由商家开具无法辨明的情况下，A公司完全可以与相关宴请客户核实宴请的真实性，从而判断赵某是否存在虚假报销行为，而A公司在两年间均未予调查核实，应当承担相应不利的后果，认定公司解除依据不足，应支付违法解除劳动合同赔偿金。
二、“发票”那点事
众所周知，虚假报销案件中往往少不了发票问题。有些发票存在的问题可以一眼看出，例如发票上的印章模糊不清或无印章；发票上的服务提供商名称不符合企业名称规范用法；或者发票上加盖了发票专用章、财务专用章以外的其他印章等等。这些问题如果是企业的财务人员或者受过一些培训的审核人员来看，自然是可以轻易识别的。而有些发票存在的问题，则需要专门的审计或针对性调查才能发现，例如员工在连续几个月中提交的发票或者几个员工共同提交的发票为连号发票；发票本身系伪造等等。如果把这些发票问题都作为形式审查的对象，那么形式审查的界限究竟在哪里？
【案例二】蔡某2010年7月入职公司，双方已订立无固定期限劳动合同。2015年10月，B公司根据举报，认为蔡某存在虚假报销费用的行为，并展开调查。2016年2月，B公司以蔡某虚假报销出差费用，谋取个人利益为由解除劳动合同。
在该劳动纠纷的审理过程中，B公司提供了蔡某在2013年一整年内报销的多份存疑发票，主张这些发票存在不同时间不同地区不同宾馆，所开发票代码一样，发票号码的号段连续情况，明显不符合发票使用规则，且存在后出差使用的发票号码序号在出差前的序号前，而且以上发票均通过当地税务局鉴定为假发票。B公司认为可以推定存在蔡某购买整本假发票报销行为，足以证明蔡某明知为假发票以获取利益为目的而提供假发票报销。
法院经审理认为，本案所涉票据均发生于2013年，涉案争议的票据B公司已经予以报销，单位在报销时对于发票的明显瑕疵有义务进行审核，且蔡某的报销数额也未超过公司员工出差住宿费标准。蔡某每次出差均按公司规定进行了审批，有相应的出差计划，并未存在虚假出差的情形。B公司主张蔡某提交的票据为假发票，但未提供证据证明蔡某提交的票据为其购买、变造、伪造，或明知其为假票据以获取利益为目的向B公司提供。故B公司主张蔡某虚假报销出差费用不成立。
由此可见，法院认为：企业一旦要求员工在报销时需要提交发票，即有对发票上可见的瑕疵负有审核义务，此时，企业“应当知道”报销存疑。但事实上，即便是采取形式审查，审核发票的工作量也非常巨大，且难免漏网之鱼。按照上述逻辑，漏网之鱼便可逍遥法外，没有被发现的违法行为便可免责，这是不合常理的。但如果说企业不要求员工在报销时提交发票，法律上的审核义务是免去了，但虚假报销无疑会满天飞，哪个企业也不敢这么干。问题出在哪？我们认为，出在了对“应当知道”的理解上。在认定企业知道或应当知道员工有违规行为的认定时，不应当将发票上是否存在可见的瑕疵作为判断依据，而应当根据员工申请报销的一般陈述来判断此时企业是否知道或应当知道存在违规行为，说到底，发票只是支撑报销的证据而已。企业因为没有发现证据上的瑕疵而承担审核责任，看起来对于严苛了。这种分配责任的方式，也不符合整个社会鼓励诚信的大原则。
三、规章制度中的陷阱
规章制度是企业管理员工行为的基石，如制度本身存在瑕疵，那么企业在处理员工违纪解除类案件时会被动。当企业依法制定效力范围及于全体员工规范的劳动管理制度时，不仅要追求实质内容的合法合理性，更要遵从制定程序上的法定要求，保障员工适当参与规章制度制定程序的权利。同时应尽量使用法言法语和规范性语言，以防企业在诉讼中掉入规章制度的陷阱。
我们发现，有相当一部分企业败诉的案例都源于规章制度依据不足：
【案例三】郑某作为Z公司总经理，被Z公司认为存在多次虚假报销等不诚信行为，严重违反公司规章制度，从而解除劳动合同。法院经审理认为，Z公司提交的证据已经形成证据链，可以认定郑某存在不实报销的行为。但是Z公司解除所依据的规章制度未经过《劳动合同法》第四条所规定的民主程序，规章制度作为劳动争议案件的裁判依据，至少应当满足合法性和公示性两个必要条件。如果没有途径对用人单位规章制度的制定权进行合理规制，则用人单位通过严苛的规章制度滥施处罚权的后果就不可避免。具体到本案而言，郑某在Z公司工作期间存在多次数额较低的不实报销行为，Z公司将此等同于员工手册中列举的违反一次即可立即解雇的“不符合正当并忠实履行职责的欺诈、不诚实或不当行为”，郑某从Z公司未给予其申辩或自我纠正的权利、员工手册的相关规定过于宽泛等角度提出规章制度过苛以及对Z公司滥用解除权的质疑，鉴于防止用人单位通过宽泛且缺乏处罚程序规制的规章制度可能导致劳动者在履行劳动合同过程中极易陷入不安之中的价值判断，法院认为郑某的质疑具有一定的合理性，因此认定Z公司解除劳动合同不符合法律规定，属于违法解除。
本案败诉的主要原因在于用过于宽泛的规章制度条款作为解除的依据。这种情况常见于刚刚进入中国的外资企业，他们习惯于将在欧美国家通行的一些商业行为准则翻译后直接作为企业日常管理的主要规章制度来使用。但是，在中国的劳动法律环境下，基于对企业解雇行为的严格审查原则，法院往往需要企业提供更为具体，明确，可参照的条款来作为解除依据，不喜欢那些过于抽象、宽泛，仅阐述原则或道德价值的规定。虽然我们发现包括京沪粤在内的地方这些年都以司法口径的形式，扩大了职业道德或一些法律基本原则（如诚实信用和忠诚勤勉原则）在处分依据中的适用范围，但这种适用往往还是基于法官的正义感来发挥作用，其仍未被普遍采纳。
此案败诉的另一个原因是规章制度民主程序存在瑕疵。企业在制定规章制度时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论、提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在该过程中，企业应注意保留会议通知、员工签到、会议纪要、员工参会讨论的照片、员工或工会的书面反馈等相关证据。
四、处分的时效性认定
在企业发现虚假报销问题后，一般需要经过内部人员或第三方机构对报销票据的真实性进行调查核实，但是如果调查时间过长，导致企业做出解除决定的时间滞后又可能让法院质疑企业假借处理虚假报销行为掩盖真实解除理由的可能性。因此处分的时效性也是企业在处理此类案件时应加以注意的地方，目前部分地区也已经明确规定处理违纪行为的时效问题：
浙江省高级人民法院民事审判第一庭浙江省劳动人事争议仲裁院《关于审理劳动争议案件若干问题的解答 (二)》第八条规定，劳动者违反用人单位规章制度，符合用人单位与其解除劳动合同的条件，用人单位一般应在知道或者应当知道之日起5个月内行使劳动合同解除权；
《天津市贯彻落实<劳动合同法>若干问题实施细则》第十二条则规定，劳动者有《劳动合同法》第三十九条第二项、第三项、第四项、第五项、第六项情形之一，用人单位与劳动者解除劳动合同的，应自知道或应当知道劳动者存在上述情形之日起六个月内做出解除劳动合同的决定；
《重庆市职工权益保障条例》第二十六条规定，因用人单位作出的解除和终止劳动合同、减少劳动报酬、计算职工工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。用人单位应当从知道或者应当知道职工违反规章制度行为之日起一年内作出处理决定。逾期未处理的，不再追究该违章责任。
根据上述地区的明文规定，我们建议企业从发现虚假报销行为到展开调查再到做出处理结果的时间不宜过长，一般从发现到处分的时效为6个月较为合理，最长不建议超过一年。如涉及异地调查、群体违规案件等无法避免长时间调查的情况，在应对诉讼时，我们也建议企业向法庭提供证据展示调查是连续的、紧凑的，企业从未有怠于行使管理权的行为，以加强法官对于整个调查过程的感受和理解。
虚假报销类的解除案件屡见不鲜，轻则损害企业经济利益，重则影响整个合规管理体系的建设，但若企业处理不当，不仅面临违法解除员工需支付赔偿金的风险，也不能达到以儆效尤的目的。我们的上述总结和建议，以期能为企业在处理此类案件时提供一些参考。
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