Die Erstellung der Lohnabrechnung für Mitarbeitende ist bereits im Alltag mit einigen Herausforderungen verbunden. Für Mitarbeitende, welche quellensteuerpflichtig sind, kommen noch weitere Aspekte hinzu.
Im ersten Schritt gilt es, den richtigen Kanton für die Besteuerung zu definieren. Hierfür stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die je nach Situation unterschiedlich sind:
- Wohnsitz- oder Aufenthaltskanton des Arbeitnehmenden: sofern der Arbeitnehmende in der Schweiz steuerlich ansässig ist.
- Wochenaufenthaltskanton des Arbeitnehmenden: sofern der Arbeitnehmende in der Schweiz mit einem Wochenaufenthaltsstatus steuerlich ansässig ist.
- Quellensteuertarif vom Sitz-, Verwaltungs- oder Betriebsstättenkanton des Arbeitgebers: sofern der Arbeitnehmende nicht in der Schweiz steuerlich ansässig ist.
Bei einem Wohnsitzwechsel des Arbeitnehmenden wird die Steuerhoheit dem Kanton zugewiesen, in dem der Arbeitnehmende zum 1. des Monats seinen Wohnsitz hat.
Wenn der Arbeitnehmende im Kanton Zürich wohnt und per 15.2. in den Kanton Schwyz umzieht, so muss die Quellensteuer für Januar und Februar im Kanton Zürich und ab März im Kanton Schwyz abgerechnet werden.
Nachdem die Zuständigkeit des Kantons geklärt ist, gilt es, den richtigen Quellensteuertarif zu bestimmen. In der Vergangenheit wurde dies von der Gemeinde vorgenommen, und eine entsprechende Verfügung wurde den Arbeitgebern zugesandt. Dies hat die Arbeit für die Lohnbuchhaltung sehr erleichtert.
Die am häufigsten verwendeten Quellensteuertarife sind:
- Tarif A: Dieser Tarif gilt für alleinstehende Arbeitnehmende und umfasst Ledige, Getrenntlebende, Geschiedene oder Verwitwete.
- Tarif B: Dieser Tarif gilt für verheiratete Arbeitnehmende, wobei nur eine Person ein Erwerbseinkommen erzielt. Dies umfasst Verheiratete oder in eingetragener Partnerschaft lebende Arbeitnehmende, deren Ehegatte bzw. Partner kein Erwerbseinkommen oder Ersatzeinkünfte (z. B. Kranken- oder Unfalltaggelder, Arbeitslosengelder) erhält.
- Tarif C: Dieser Tarif gilt für verheiratete Arbeitnehmende, wobei beide Personen ein Erwerbseinkommen erzielen. Dies umfasst Verheiratete oder in eingetragener Partnerschaft lebende Arbeitnehmende, deren Ehegatte bzw. Partner ebenfalls ein Erwerbseinkommen (entweder selbständig oder unselbständig) oder Ersatzeinkünfte (z. B. Kranken- oder Unfalltaggelder, Arbeitslosengelder) erhält.
- Tarif H: Dieser Tarif gilt für alleinstehende Arbeitnehmende, die mit Kindern zusammenleben, für die der Arbeitnehmende einen Kinderabzug erhält. Alleinstehende Arbeitnehmende umfasst Ledige, Getrenntlebende, Geschiedene oder Verwitwete. Dieser Tarif ist bei Konkubinatspaaren für den Elternteil mit dem höheren Erwerbseinkommen anzuwenden. Mit der Anwendung des Tarifs H ist gleichzeitig die Berücksichtigung des Kinderabzugs verbunden. Für den anderen Elternteil ist der Tarif A anzuwenden.
Ein weiterer Aspekt, der zu beachten ist, betrifft die Frage, inwieweit der Arbeitnehmende kirchensteuerpflichtig ist. In den meisten Kantonen gibt es jeweils einen Quellensteuertarif mit Kirchensteuer (Y) sowie ohne Kirchensteuer (N).
Die Tarifeinstufung wird wie folgt angegeben:
- Lediger Arbeitnehmender mit 2 Kindern und keiner Kirchenzugehörigkeit: A2N
- Verheirateter Arbeitnehmender ohne Kinder und mit Kirchenzugehörigkeit, wobei nur der Arbeitnehmende arbeitet: B0Y
Da die Gemeinden keine Tarifeinstufungen für die Arbeitnehmenden vornehmen, liegt die Verantwortung beim Arbeitgeber. Für die richtige Einstufung muss der Arbeitgeber die entsprechenden persönlichen Informationen der Arbeitnehmenden einfordern und sicherstellen, dass diese immer korrekt sind.
Sollte ein Arbeitnehmender nicht alle Informationen dem Arbeitgeber mitteilen bzw. sollte der Arbeitgeber sich nicht sicher sein, inwieweit die vorhandenen Informationen korrekt sind, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, bei alleinstehenden Personen ohne Kinder den Tarif A und bei verheirateten Personen ohne Kinder den Tarif C anzuwenden.
Für manche Arbeitnehmende ist die vom Arbeitgeber in Abzug gebrachte Quellensteuer ihre definitive Steuerbelastung in der Schweiz. Aus diesem Grund ist die richtige Tarifeinstufung und Quellensteuerabrechnung von zentraler Bedeutung, da dies im Rahmen eines Steuererklärungsverfahrens nicht korrigiert werden kann.
Allerdings besteht die Möglichkeit, bis zum 31. März des Folgejahres eine Korrektur des Quellensteuertarifs und der damit einhergehenden Quellenbesteuerung zu beantragen. Dies kann sowohl vonseiten des Arbeitnehmenden als auch vonseiten des Arbeitgebers vorgenommen werden.
Schlussfolgerung
Damit eine richtige Einstufung des Quellensteuertarifs vorgenommen werden kann, müssen die Personaldaten immer aktuell sein, und Arbeitnehmende müssen sich bewusst sein, dass sie maßgebende Änderungen in ihrer Lebenssituation entsprechend ihrem Arbeitgeber melden müssen.
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