Médiation devant l’EUIPO : au-delà du litige de marque

L’EUIPO propose un mécanisme de règlement extrajudiciaire des litiges permettant aux parties de résoudre des conflits liés aux mêmes droits de marque dans plusieurs pays européens. Tanja Glamočič explique le fonctionnement de la médiation devant l’EUIPO, ses avantages ainsi que le rôle du médiateur et du représentant juridique.

Un litige concernant une marque n’est souvent que la partie émergée de l’iceberg d’un conflit commercial plus large entre deux entreprises présentes dans plusieurs pays. Ce conflit peut notamment donner lieu à plusieurs procédures en matière de propriété intellectuelle, telles que différentes oppositions ou demandes en nullité de marques, ainsi qu’à d’autres litiges, non seulement devant l’Office de l’Union européenne pour la propriété intellectuelle (EUIPO), mais également devant les offices nationaux de propriété intellectuelle.

Dans ce contexte, l’EUIPO propose un mécanisme de règlement extrajudiciaire des litiges (REL) qui peut aider les parties à résoudre, dans le cadre d’un processus de règlement unique, les conflits sous-jacents liés aux mêmes droits de propriété intellectuelle.

Si la médiation est proposée par l’EUIPO depuis plusieurs années, son champ d’application a été considérablement élargi le 2 juin 2025. Depuis cette date, toutes les parties à une procédure inter partes peuvent demander une médiation devant l’EUIPO.

La médiation peut être particulièrement avantageuse lorsque plusieurs procédures en cours devant l’EUIPO ou une autorité nationale concernent les mêmes parties et des litiges connexes, notamment lorsque ces procédures sont encore à un stade précoce.

La médiation est menée par des médiateurs neutres et impartiaux. Elle est proposée sans frais supplémentaires et peut être entièrement réalisée en ligne, via tout outil de visioconférence tel que Zoom ou Microsoft Teams, depuis le domicile ou les locaux de l’une des parties ou de son représentant. Les parties peuvent également choisir de tenir la médiation au siège de l’EUIPO, à Alicante, sans frais supplémentaires. Elles peuvent enfin convenir de l’organiser au bureau de liaison de l’EUIPO à Bruxelles, moyennant des frais administratifs répartis entre les parties.

Les avantages de la médiation devant l’EUIPO

L’objectif de la médiation est de parvenir rapidement à une solution pratique permettant de résoudre l’ensemble des litiges de PI en cours entre les parties, en tenant compte de leurs objectifs commerciaux, tout en préservant la confidentialité et leur réputation.

La solution trouvée peut aller bien au-delà de la simple question de savoir si une marque doit être enregistrée ou non. Les parties peuvent ainsi parvenir à un règlement plus large de leur différend, par exemple en concluant un accord de coexistence ou de licence, en convenant de limitations territoriales ou sectorielles, ou encore en mettant en place d’autres arrangements adaptés à leurs intérêts commerciaux.

Le processus de médiation se concentre sur les objectifs commerciaux des parties, plutôt que sur leurs positions juridiques formelles dans les procédures en cours. L’objectif est de trouver une solution adaptée aux intérêts des deux entreprises.

Comme le soulignent souvent les médiateurs de l’EUIPO, la médiation est avant tout tournée vers la relation future et les intérêts commerciaux des parties, tandis qu’un contentieux porte généralement sur des comportements passés.

Un autre avantage majeur de la médiation réside dans son caractère entièrement confidentiel. Les tiers ne peuvent ni intervenir dans la médiation ni consulter les documents et informations échangés. Les parties peuvent ainsi discuter librement des conditions d’un éventuel règlement et partager des informations commerciales sensibles, sans craindre qu’elles soient communiquées ou utilisées par un tiers dans une autre procédure, actuelle ou future.

Cette confidentialité constitue un avantage important par rapport aux procédures d’opposition ou de nullité, ainsi qu’aux procédures judiciaires, qui sont publiques et dans lesquelles les tiers peuvent accéder aux documents échangés et aux décisions rendues.

Afin de garantir la confidentialité des échanges, l’EUIPO a mis en place une plateforme en ligne dédiée à la médiation. Celle-ci offre un environnement sécurisé pour les discussions confidentielles entre les parties et l’échange d’informations. Elle est totalement séparée du système informatique principal de l’EUIPO. L’accès est accordé uniquement sur invitation, une fois que les parties ont accepté de participer à la médiation.

L’EUIPO souligne également la maîtrise des coûts comme l’un des principaux avantages de la médiation. Les parties n’ont pas à supporter de frais officiels supplémentaires ni les honoraires importants qui peuvent être associés à des procédures longues et complexes, notamment lorsqu’elles impliquent plusieurs échanges d’écritures ou des audiences.

Les procédures judiciaires ou administratives inter partes en matière de PI peuvent par ailleurs durer plusieurs années dans chaque juridiction, en particulier lorsque des recours sont exercés. De plus, des procédures parallèles dans différents pays peuvent aboutir à des décisions différentes, obligeant les entreprises à consacrer davantage de temps et de ressources à la coordination de leurs activités avec les décisions prises dans chaque juridiction.

La médiation peut être particulièrement utile dans les litiges impliquant des entreprises familiales ou d’anciens partenaires commerciaux, lorsque les parties souhaitent préserver leurs relations commerciales existantes ou en établir de nouvelles. Elle peut également être pertinente lorsque les entreprises souhaitent préserver leur réputation en évitant une publicité inutile autour de leur différend et en limitant les tensions avec leurs partenaires commerciaux ou leurs concurrents.

La médiation n’est toutefois pas adaptée à tous les litiges. Elle suppose une réelle volonté des parties de négocier et ne garantit pas qu’un accord sera trouvé. En outre, lorsque des procédures sont en cours devant des instances nationales, tout accord conclu doit encore être correctement mis en œuvre dans chacune des juridictions concernées.

Le rôle des parties dans le processus de médiation

Les parties au litige jouent un rôle actif tout au long du processus de médiation.

Après une première analyse des demandes d’opposition ou de nullité, le Centre de médiation de l’EUIPO peut identifier les situations dans lesquelles les parties pourraient tirer profit d’une médiation volontaire et les contacter pour leur suggérer cette possibilité.

Le recours à la médiation dépend toutefois entièrement de la volonté des parties. Elle ne peut être engagée que sur demande écrite expresse de l’une des parties et ne débutera qu’après acceptation de cette demande par l’autre partie.

Choisir la médiation à un stade précoce peut permettre aux parties de bénéficier d’un véritable « reality check », les aidant à évaluer objectivement leur position juridique, la solidité de leurs arguments et les conditions dans lesquelles elles seraient prêtes à négocier.

Une fois la médiation engagée, les procédures concernées devant l’EUIPO peuvent être suspendues jusqu’à la conclusion de la médiation. Pour les procédures parallèles devant des offices nationaux ou des tribunaux, les parties doivent elles-mêmes demander la suspension conformément aux règles procédurales applicables dans chaque pays.

La participation à une médiation ne peut en aucun cas aggraver la position d’une partie dans le litige.

Les parties, souvent avec l’aide du Centre de médiation de l’EUIPO, choisissent un médiateur parmi une liste de plus de 80 médiateurs expérimentés et formés. Elles peuvent également choisir la langue de la médiation, qui peut être différente de celle utilisée dans les procédures formelles d’opposition ou de nullité en cours devant l’EUIPO.

Pendant la médiation, les parties conservent le contrôle total du processus et décident si elles souhaitent parvenir à un accord et selon quelles modalités. Elles définissent elles-mêmes les propositions et conditions de règlement, tandis que le rôle du médiateur consiste uniquement à les aider à explorer les différentes options et à trouver une solution compatible avec leurs objectifs commerciaux.

Le processus comprend généralement des réunions communes et des échanges de propositions de règlement. Il peut également prévoir des échanges confidentiels séparés entre chacune des parties et le médiateur.

Si les parties parviennent à un accord, ses conditions sont formalisées dans un accord transactionnel. À défaut d’accord, les procédures de PI reprennent à partir du point auquel elles avaient été suspendues.

Qu’est-ce qu’un accord transactionnel ? 

L’accord transactionnel reprend les conditions convenues par les parties au cours de la médiation. Le médiateur les invite ensuite à signer électroniquement le document via la plateforme dédiée à la médiation.

L’EUIPO n’impose aucun modèle standard d’accord transactionnel. Les parties et leurs représentants peuvent en définir librement la forme et la structure.

Chaque accord est donc différent et dépend des parties concernées et des circonstances propres aux litiges. Chaque accord est, en quelque sorte, aussi unique que le litige lui-même.

L’accord transactionnel étant un contrat conclu entre les parties, sur la base des conditions qu’elles ont elles-mêmes négociées et acceptées, celles-ci sont généralement davantage susceptibles de respecter les engagements qu’elles ont pris.

Cela peut faciliter la mise en œuvre de la solution convenue à l’international, par rapport à l’exécution de décisions rendues dans le cadre d’un contentieux.

Les éventuels différends relatifs à l’exécution de l’accord sont régis par ses propres dispositions, les parties pouvant notamment définir le droit applicable et la juridiction compétente.

Quel est le rôle du médiateur ? 

Contrairement au conciliateur, qui peut proposer aux parties une solution au conflit, le médiateur ne détermine pas les conditions du règlement. Il aide les parties à trouver elles-mêmes la solution la plus acceptable pour leurs entreprises.

À la différence d’un office ou d’un tribunal dans le cadre d’une procédure formelle d’opposition ou d’un contentieux, le médiateur ne peut imposer aucune décision aux parties.

À l’issue de la médiation, le médiateur informe le Centre de médiation de l’EUIPO de la conclusion ou non d’un accord. Il ne peut en revanche divulguer aucune information échangée au cours de la médiation ni aucune disposition de l’accord conclu.

Quel est le rôle du représentant juridique ?

Les représentants juridiques des parties jouent un rôle essentiel dans la procédure de médiation.

Ils accompagnent leurs clients dans le choix du médiateur parmi la liste du Centre de médiation de l’EUIPO, négocient au nom de la partie qu’ils représentent et peuvent être amenés à accepter les conditions de l’accord. Il est donc essentiel qu’ils disposent du pouvoir nécessaire pour engager leur client dans le cadre d’un règlement.

Les avocats constituent également les principaux interlocuteurs du processus. Ils préparent le résumé du dossier et les documents transmis au médiateur au début de la médiation. Ils peuvent également présenter les arguments introductifs ou accompagner leur client dans cette présentation.

Au cours de la médiation, les avocats doivent adopter une approche réaliste des forces et faiblesses de la position de leur client, afin d’identifier une solution adaptée aux intérêts de son entreprise.

L’une des missions essentielles de l’avocat consiste enfin à accompagner la préparation et la rédaction de l’accord transactionnel. Les médiateurs ne rédigent pas eux-mêmes cet accord, mais peuvent guider les parties et leurs conseils dans son élaboration.

À retenir sur le processus de médiation devant l’EUIPO 

La médiation constitue une option particulièrement intéressante pour résoudre des litiges complexes et de longue durée, notamment depuis l’élargissement de son champ d’application en 2025.

Les parties bénéficient de l’accompagnement de professionnels expérimentés de l’EUIPO pour rechercher une solution efficace et compatible avec leurs objectifs commerciaux.

Le succès d’une médiation repose toutefois largement sur une préparation rigoureuse, une négociation stratégique et une bonne compréhension des objectifs commerciaux de chaque partie.

Des praticiens expérimentés en droit des marques et des spécialistes de la propriété intellectuelle peuvent contribuer à identifier les opportunités de règlement, à orienter les discussions avec la partie adverse et à transformer les points de conflit en solutions concrètes et adaptées aux enjeux commerciaux des entreprises.