Een merkgeschil is vaak slechts het zichtbare deel van een breder commercieel conflict tussen partijen. Wanneer ondernemingen in meerdere landen actief zijn, kan hetzelfde conflict leiden tot verschillende parallelle procedures, waaronder oppositie- en nietigheidsprocedures bij het Bureau voor Intellectuele Eigendom van de Europese Unie (EUIPO), procedures voor nationale merkenbureaus en gerechtelijke procedures.
Het mechanisme voor alternatieve geschilbeslechting (Alternative Dispute Resolution, ADR) van het EUIPO is bedoeld om partijen te helpen niet alleen de afzonderlijke juridische procedure, maar ook het onderliggende conflict op te lossen. In plaats van ieder geschil afzonderlijk te behandelen, kan mediation resulteren in één overeenkomst die alle lopende kwesties tussen de partijen omvat.
Hoewel mediation al jarenlang beschikbaar is bij het EUIPO, werd de reikwijdte van deze dienstverlening op 2 juni 2025 uitgebreid. Sindsdien kunnen alle partijen bij inter partes-procedures voor het EUIPO om mediation verzoeken.
Mediation is vooral nuttig wanneer tussen dezelfde partijen meerdere procedures of onderling samenhangende geschillen lopen, met name wanneer deze zich nog in een vroeg stadium bevinden. De procedure wordt begeleid door neutrale mediators. Online mediation kan worden georganiseerd via Zoom, Microsoft Teams of andere middelen voor overleg op afstand. Deelnemers kunnen daardoor vanuit hun eigen kantoor of huis aan de gesprekken deelnemen. Wanneer partijen ervoor kiezen de mediation bij het bureau van het EUIPO in Brussel te laten plaatsvinden, geldt een administratieve vergoeding van € 1.200. Dit bedrag wordt gelijkelijk over de partijen verdeeld.
Voordelen van mediation bij het EUIPO
Het belangrijkste voordeel van mediation is de mogelijkheid om tot een praktische oplossing te komen voor alle lopende IE-conflicten tussen de partijen. Die oplossing kan worden afgestemd op hun commerciële doelstellingen, terwijl de vertrouwelijkheid en reputatie van beide partijen worden beschermd.
Een beslissing in een oppositie- of nietigheidsprocedure bepaalt doorgaans uitsluitend of een merk kan worden ingeschreven of geldig blijft. Een schikking die via mediation wordt bereikt, kan veel verder gaan. Partijen kunnen bijvoorbeeld afspraken maken over co-existentie, licentieovereenkomsten, territoriale beperkingen, marktsegmentatie of andere regelingen die specifiek op hun zakelijke behoeften zijn afgestemd.
Tijdens mediation kunnen partijen zich richten op hun commerciële doelstellingen in plaats van uitsluitend op hun formele juridische standpunten. Waar juridische procedures doorgaans betrekking hebben op gedrag en gebeurtenissen uit het verleden, kan mediation ook worden gebruikt om toekomstige zakelijke relaties vorm te geven.
Een ander belangrijk voordeel is de volledige vertrouwelijkheid. Derden hebben geen toegang tot de procedure en kunnen niet interveniëren. Dit verschilt van oppositie- en nietigheidsprocedures en gerechtelijke procedures, waarbij derden toegang kunnen hebben tot ingediende documenten en de uiteindelijke beslissing.
Het EUIPO stelt voor mediation een beveiligd, speciaal online platform beschikbaar. Dit platform is gescheiden van de reguliere backoffice van het EUIPO en uitsluitend toegankelijk voor uitgenodigde deelnemers.
Ook vanuit kostenoogpunt kan mediation aantrekkelijk zijn. Hoewel de procedure zelf geen aanvullende officiële kosten of hoge professionele kosten met zich meebrengt, kan zij voorkomen dat partijen jarenlang verwikkeld blijven in parallelle procedures en beroepszaken. Daarmee worden ook het risico op uiteenlopende uitkomsten in verschillende rechtsgebieden en de organisatorische lasten van meerdere gelijktijdige procedures beperkt.
Mediation kan bijzonder waardevol zijn voor bedrijven, voormalige zakenpartners en partijen die hun bestaande commerciële relatie willen behouden of een nieuwe samenwerking willen opbouwen. Door het vertrouwelijke en constructieve karakter van de procedure kunnen reputatieschade, negatieve publiciteit en verdere escalatie van het conflict worden voorkomen.
Mediation is echter niet voor ieder geschil geschikt. Beide partijen moeten oprecht bereid zijn om over een oplossing te onderhandelen. Er bestaat geen garantie dat overeenstemming wordt bereikt. Wanneer de geschillen bij nationale instanties aanhangig zijn, moet een bereikte schikking bovendien op de juiste wijze in ieder afzonderlijk rechtsgebied worden geïmplementeerd.
De rol van de partijen en het mediationproces
De partijen spelen gedurende het volledige mediationproces een actieve rol. Het Mediation Centre van het EUIPO kan zaken identificeren die mogelijk geschikt zijn voor mediation. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren tijdens een voorlopige beoordeling van oppositie- of nietigheidsverzoeken. Het Centre kan vervolgens contact opnemen met de partijen om vrijwillige mediation voor te stellen.
Mediation kan echter uitsluitend beginnen na een uitdrukkelijk schriftelijk verzoek van één partij en de aanvaarding daarvan door de andere partij.
Het proces biedt partijen in een vroeg stadium de mogelijkheid om een realistische beoordeling te maken van hun juridische positie, de sterkte van hun zaak en de voorwaarden waaronder een onderhandelde oplossing mogelijk is.
Wanneer de mediation begint, kunnen de relevante formele procedures bij het EUIPO worden geschorst. Partijen kunnen daarnaast verzoeken om schorsing van parallelle nationale procedures, afhankelijk van de regels die in het betreffende land gelden. Deelname aan mediation mag de juridische positie van een partij niet verslechteren.
Partijen kunnen gezamenlijk een mediator kiezen uit een lijst van meer dan tachtig opgeleide EUIPO-mediators. Het Mediation Centre kan hen bij die keuze ondersteunen. Partijen kunnen bovendien overeenkomen om de mediation in een andere taal te voeren dan de taal van de formele procedure bij het EUIPO.
Gedurende het proces behouden de partijen volledige controle over de uitkomst. De mediator ondersteunt hen bij het voeren van constructieve gesprekken en het identificeren van mogelijke oplossingen, maar kan geen beslissing opleggen.
De mediation kan bestaan uit gezamenlijke bijeenkomsten waarin beide partijen hun standpunten en voorstellen bespreken. De mediator kan daarnaast afzonderlijke, vertrouwelijke gesprekken met iedere partij voeren.
Wanneer overeenstemming wordt bereikt, worden de afspraken vastgelegd in een schikkingsovereenkomst. Wanneer partijen geen overeenstemming bereiken, worden de geschorste juridische procedures voortgezet vanaf het punt waarop zij waren onderbroken.
De schikkingsovereenkomst
Een schikkingsovereenkomst bevat de voorwaarden die tijdens de mediation tussen de partijen zijn overeengekomen. De overeenkomst kan elektronisch worden ondertekend via het beveiligde platform van het EUIPO.
Het EUIPO schrijft geen standaardmodel voor. Partijen en hun vertegenwoordigers kunnen zelf bepalen welke vorm en structuur het meest geschikt zijn. Iedere overeenkomst wordt daardoor afgestemd op de specifieke omstandigheden en commerciële belangen van de betreffende zaak.
Omdat de overeenkomst door de partijen zelf wordt onderhandeld en aanvaard, is de kans doorgaans groter dat zij de gemaakte afspraken vrijwillig naleven. Een dergelijke overeenkomst kan bovendien eenvoudiger internationaal ten uitvoer worden gelegd dan afzonderlijke rechterlijke of administratieve beslissingen uit verschillende landen.
Eventuele geschillen over de tenuitvoerlegging worden beheerst door de bepalingen van de overeenkomst. Daarom is het belangrijk om duidelijke afspraken op te nemen over het toepasselijke recht en de bevoegde rechter.
De rol van de mediator
Een mediator verschilt van een bemiddelaar die zelf een concrete oplossing voorstelt. De mediator bepaalt niet welke voorwaarden partijen moeten aanvaarden, maar helpt hen om zelf een werkbare oplossing te vinden.
De mediator neemt geen beslissing en kan geen uitkomst opleggen. De taak bestaat uit het begeleiden van de onderhandelingen, het verduidelijken van belangen en het ondersteunen van partijen bij het identificeren van mogelijke overeenkomsten.
Na afloop informeert de mediator het Mediation Centre uitsluitend over de vraag of een overeenkomst is bereikt. Informatie die tijdens de mediation is uitgewisseld en de voorwaarden van een eventuele schikking worden niet bekendgemaakt.
De rol van de juridisch vertegenwoordiger
Juridisch vertegenwoordigers spelen een belangrijke rol bij de keuze van de mediator, de onderhandelingen en de beoordeling en aanvaarding van mogelijke schikkingsvoorwaarden. Zij moeten daarom over voldoende bevoegdheid beschikken om namens hun cliënt over een overeenkomst te onderhandelen.
Voorafgaand aan de mediation verzorgen de vertegenwoordigers doorgaans de correspondentie met het Mediation Centre en de wederpartij. Zij stellen ook een samenvatting van het geschil en relevante documenten op.
Tijdens de eerste gezamenlijke bijeenkomst kan de juridisch vertegenwoordiger een openingsverklaring afleggen, de positie van de cliënt toelichten en gedurende de onderhandelingen ondersteuning bieden. Een realistische beoordeling van de sterke en zwakke kanten van de zaak helpt om haalbare oplossingsrichtingen te bepalen.
Wanneer partijen overeenstemming bereiken, stellen hun juridisch vertegenwoordigers de schikkingsovereenkomst op. De mediator kan bij dit proces begeleiden, maar stelt de overeenkomst niet zelf op. Het zorgvuldig vastleggen van de afspraken is essentieel om latere interpretatie- en handhavingsproblemen te voorkomen.
Conclusie
EUIPO-mediation biedt een aantrekkelijk alternatief voor ondernemingen die betrokken zijn bij complexe of langdurige merk- en IE-geschillen. Dit geldt in het bijzonder sinds de uitbreiding naar alle inter partes-procedures met betrekking tot Uniemerken en geregistreerde EU-modellen.
De procedure wordt begeleid door ervaren EUIPO-professionals en kan partijen helpen om meerdere samenhangende conflicten vertrouwelijk en binnen één proces op te lossen.
Het succes van mediation hangt echter sterk af van een goede voorbereiding, een duidelijke onderhandelingsstrategie en inzicht in de commerciële doelstellingen van beide partijen. Ervaren merkenprofessionals kunnen potentiële oplossingsrichtingen identificeren, de gesprekken begeleiden en partijen helpen om een juridisch conflict om te zetten in een commercieel werkbare oplossing.
FAQ
Wat is EUIPO-mediation?
EUIPO-mediation is een vertrouwelijke vorm van alternatieve geschilbeslechting waarbij een neutrale mediator partijen helpt om zelf een oplossing te vinden voor een merk- of modelgeschil. De mediator legt geen beslissing op.
Wie kan EUIPO-mediation aanvragen?
Sinds 2 juni 2025 kunnen alle partijen bij inter partes-procedures over Uniemerken en geregistreerde EU-modellen om mediation verzoeken. Eén partij dient een schriftelijk verzoek in, waarna de wederpartij met deelname moet instemmen.
Wat kost mediation bij het EUIPO?
Online mediation en mediation op het kantoor van het EUIPO in Alicante brengen geen aanvullende administratieve kosten met zich mee. Voor mediation bij het verbindingsbureau in Brussel geldt een administratieve vergoeding van € 1.200, die gelijk over de partijen wordt verdeeld.
Is EUIPO-mediation vertrouwelijk?
Ja. De gesprekken, uitgewisselde informatie en eventuele schikkingsvoorwaarden zijn vertrouwelijk. Alleen uitgenodigde deelnemers krijgen toegang tot het beveiligde mediationplatform.
Welke afspraken kunnen tijdens mediation worden gemaakt?
Partijen kunnen onder meer afspraken maken over co-existentie, licenties, territoriale beperkingen, marktsegmentatie, het gebruik van merken en de beëindiging of intrekking van lopende procedures.
Wat gebeurt er als de mediation niet tot een overeenkomst leidt?
Wanneer geen schikking wordt bereikt, kunnen de geschorste procedures bij het EUIPO worden voortgezet vanaf het punt waarop zij waren onderbroken. De deelname aan mediation mag de juridische positie van een partij niet nadelig beïnvloeden.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
[View Source]