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El año 2025 marca un punto de inflexión en la regulación del registro de jornada en España. El Gobierno ha impulsado una profunda reforma que culmina en el nuevo Real Decreto sobre registro digital de jornada, aprobado en Consejo de ministros el 30 de septiembre de 2025 y cuya entrada en vigor se prevé para finales de 2025 o inicios de 2026, tras su publicación en el BOE. Esta reforma responde a la necesidad de reforzar la transparencia, la trazabilidad y la protección de los derechos laborales en un contexto de creciente digitalización y flexibilidad del trabajo.
A continuación, se resumen las principales novedades y obligaciones que deberán asumir las empresas:
Obligaciones y funcionamiento del registro digital
Desde la entrada en vigor de esta normativa, todas las empresas estarán obligadas a implantar un sistema digital para el registro diario de la jornada.
Este sistema deberá reflejar con precisión, la identidad de la persona trabajadora, el tipo de jornada (p.e completa, parcial), el horario exacto de inicio y fin de la misma, así como las pausas no consideradas tiempo efectivo de trabajo. Además, será necesario diferenciar entre horas ordinarias, extraordinarias y complementarias, e identificar cualquier medida de flexibilidad o conciliación aplicada (p.e. reducción de jornada, adaptación de horario por motivos familiares).
La información registrada deberá ser fácilmente accesible tanto para la persona trabajadora como para la empresa y la Inspección de Trabajo, que dispondrá de acceso remoto e inmediato a los datos, reforzando así la capacidad de control y fiscalización por parte de la Administración. El contenido del registro será especialmente detallado, incluyendo la totalización diaria y mensual de la jornada, la identificación y autorización de todas las modificaciones realizadas sobre los asientos, y la conservación de los registros durante al menos cuatro años.
En caso de incidencias técnicas que impidan el registro digital, se permitirá el uso temporal de otros medios, siempre que posteriormente se trasladen los datos al sistema digital y se informe de cualquier discrepancia.
Garantías, protección de datos y protocolo interno
El nuevo marco normativo introducirá garantías adicionales en materia de protección de datos y derechos individuales, y cualquier modificación en los registros solo podrá realizarse con la autorización expresa de la empresa y de la persona trabajadora, debiendo quedar constancia de cualquier discrepancia y comunicarse a la representación legal de los trabajadores. Además, la normativa exige que las empresas elaboren un protocolo interno que regule el funcionamiento del sistema de registro, el procedimiento para realizar los asientos y sus modificaciones, así como un sistema de evaluación periódica en el que participe la representación legal de los trabajadores. Además, todo el personal deberá recibir formación adecuada sobre el uso del sistema, considerándose este tiempo como trabajo efectivo.
Por otro lado, se prevé la creación de un registro oficial de programas homologados, de modo que las empresas deberán asegurarse de que el software utilizado cumple con los estándares de seguridad, trazabilidad y accesibilidad exigidos por la Administración. Adicionalmente, se limita el uso de sistemas biométricos, permitiéndose únicamente en casos excepcionales y debidamente justificados, y siempre bajo estrictos controles de protección de datos.
Régimen sancionador y plazos de adaptación
En cuanto al régimen sancionador, el incumplimiento de las nuevas obligaciones se mantiene como infracción grave, pero se refuerza la cuantía de las sanciones, que podrán alcanzar hasta €10.000 por trabajador afectado en los supuestos más graves. La Inspección de Trabajo dispondrá de medios electrónicos para comprobar en tiempo real los registros, lo que reducirá drásticamente el margen de incumplimiento y la posibilidad de fraude.
El Real Decreto entrará en vigor a los 20 días de su publicación en el BOE y se prevé un periodo transitorio de seis meses para que las empresas adapten sus sistemas.
Conclusión
En definitiva, la implantación del registro horario digital supone un salto tecnológico y jurídico en la gestión del tiempo de trabajo en España. Su cumplimiento será clave no solo para evitar sanciones, sino también para garantizar la transparencia y la seguridad jurídica en las relaciones laborales, en un contexto en el que la digitalización y la flexibilidad organizativa son ya una realidad ineludible para las empresas.
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