Νέα Υπουργική Απόφαση για το Γ.Ε.ΜΗ. – Ψηφιοποίηση διαδικασιών
Σε ισχύ τέθηκε πρόσφατα η Υπουργική Απόφαση υπ' αριθμ. 36588/2025, η οποία καθορίζει το πλαίσιο ηλεκτρονικής καταχώρισης, δημοσίευσης και έκδοσης εγγράφων στο Γενικό Εμπορικό Μητρώο (Γ.Ε.ΜΗ.). Η εν λόγω απόφαση, εκδοθείσα κατ' εφαρμογή του νόμου 4919/2022 και σχετικής ευρωπαϊκής οδηγίας, στοχεύει στην πλήρη ψηφιοποίηση των διαδικασιών, επιταχύνοντας τις εταιρικές πράξεις και ενισχύοντας τη διαφάνεια και ασφάλεια.
Κατωτέρω συνοψίζονται οι βασικές διατάξεις και οι σημαντικότερες τροποποιήσεις που προβλέπει η ως άνω απόφαση.
Έκδοση Πιστοποιητικών και Αντιγράφων – Νέα Δομή και Διαδικασία
Η έκδοση πιστοποιητικών και αντιγράφων πραγματοποιείται πλέον αποκλειστικά ηλεκτρονικά μέσω του πληροφοριακού συστήματος του Γ.Ε.ΜΗ. Τα έγγραφα εκδίδονται είτε αυτόματα είτε κατόπιν ελέγχου από την αρμόδια Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. (Υ.Γ.Ε.ΜΗ.) και διακρίνονται σε τέσσερις βασικές κατηγορίες:
- Αμιγές Πιστοποιητικό Ιστορικότητας: Περιλαμβάνει στοιχεία από το προϊσχύον μητρώο και έχει ισχύ στο διηνεκές.
- Γενικό Πιστοποιητικό: Αποτυπώνει όλα τα τρέχοντα στοιχεία της εταιρείας, την ιστορικότητα νομικής μορφής και κατάστασης, καθώς και πίνακα με όλες τις καταχωρίσεις στο Γ.Ε.ΜΗ.
- Πιστοποιητικό Εκπροσώπησης: Αναφέρει τα πλήρη στοιχεία της εταιρείας, και τα στοιχεία των προσώπων που διοικούν, εκπροσωπούν ή διαχειρίζονται την εταιρεία.
- Ελεύθερης μορφής: Συντάσσεται σύμφωνα με τις οδηγίες του αιτούντος, βάσει των στοιχείων του φακέλου της εταιρείας.
Από την 1η Σεπτεμβρίου 2025, καταργούνται τα υφιστάμενα πιστοποιητικά «Αναλυτικής Εκπροσώπησης», «Ισχύουσας Εκπροσώπησης» και «Ιστορικότητας και Μεταβολών», καθώς το περιεχόμενό τους έχει πλέον ενσωματωθεί στα νέα πρότυπα έντυπα. Η αίτηση υποβάλλεται ηλεκτρονικά και συνοδεύεται από παράβολο πέντε (5) ευρώ ανά έγγραφο, με εξαίρεση το πρώτο ανά έτος, το οποίο παρέχεται δωρεάν.
Δημοσιότητα εταιρικών πράξεων και διαδικασία ελέγχου
Η απόφαση ορίζει με σαφήνεια τις μορφές δημοσιότητας που ισχύουν για τις εταιρικές πράξεις, καθώς και τα είδη ελέγχου που διενεργούνται από τις Υπηρεσίες του Γ.Ε.ΜΗ. (Υ.Γ.Ε.ΜΗ.), διαμορφώνοντας ένα διαφανές και πλήρως ψηφιοποιημένο σύστημα παρακολούθησης των μεταβολών στις επιχειρήσεις.
Η εμπορική δημοσιότητα διασφαλίζει την επίσημη καταχώριση και δημοσίευση πράξεων, στοιχείων και δηλώσεων στο Γ.Ε.ΜΗ., καθιστώντας τα διαθέσιμα στο κοινό. Ανάλογα με τον χρονικό σημείο παραγωγής των αποτελεσμάτων, η δημοσιότητα διακρίνεται σε:
- Συστατική δημοσιότητα, όπου η νομική ισχύς της πράξης ξεκινά μόνο με την καταχώρισή της στο μητρώο (π.χ. σύσταση εταιρείας, τροποποίηση καταστατικού), και
- Δηλωτική δημοσιότητα, όπου τα αποτελέσματα ισχύουν από την ημερομηνία τέλεσης της πράξης, ενώ η καταχώριση έχει πληροφοριακό χαρακτήρα (π.χ. εκλογή μελών ΔΣ).
Αντίστοιχα, ο έλεγχος των πράξεων από την Υ.Γ.Ε.ΜΗ. διαχωρίζεται σε δύο βασικές κατηγορίες:
- Έλεγχος νομιμότητας, που αφορά την ουσιαστική συμφωνία του περιεχομένου της πράξης με τις διατάξεις του καταστατικού και της ισχύουσας νομοθεσίας, και
- Έλεγχος πληρότητας, που περιορίζεται στον τυπικό έλεγχο των υποβληθέντων δικαιολογητικών, χωρίς να εξετάζεται το περιεχόμενο αυτών.
Παράλληλα, η απόφαση ρυθμίζει την αυτόματη καταχώριση πράξεων από τους υπόχρεους, χωρίς προγενέστερο διοικητικό έλεγχο, για συγκεκριμένες περιπτώσεις, ήτοι (α) οι πράξεις δηλωτικού χαρακτήρα, των οποίων τα έννομα αποτελέσματα παράγονται από την ημερομηνία τέλεσης της πράξης και όχι από την ημερομηνία καταχώρισής της στο Γ.Ε.ΜΗ., (β) οι συστατικές πράξεις που γίνονται με συμβολαιογραφικό τύπο, πλην των μετασχηματισμών, καθώς και (γ) οι συστατικές πράξεις που έχουν τη μορφή πρότυπης πράξης. Εξαίρεση στον κανόνα της αυτόματης καταχώρισης αποτελεί ο ορισμός μελών διοικητικού συμβουλίου και νομίμων εκπροσώπων σε ανώνυμες εταιρείες, ο οποίος υπόκειται υποχρεωτικά σε έλεγχο πληρότητας. Οι αυτόματες καταχωρίσεις ενδέχεται να ελεγχθούν δειγματοληπτικά ή αυτεπάγγελτα από την Υ.Γ.Ε.ΜΗ., και εάν εντοπιστούν σφάλματα, προβλέπεται η επιβολή κυρώσεων στον υπόχρεο.
Καταχώριση πράξεων που απαιτούν έλεγχο νομιμότητας
Για τις πράξεις που απαιτούν έλεγχο νομιμότητας – όπως σύσταση, τροποποίηση καταστατικού, συγχώνευση, διάσπαση, μετατροπή, ή λύση εταιρείας – απαιτείται η ηλεκτρονική υποβολή αίτησης εντός είκοσι (20) ημερών από τη λήψη της σχετικής απόφασης, συνοδευόμενη από τα απαραίτητα δικαιολογητικά και την καταβολή τέλους δέκα (10) ευρώ ανά πράξη. Η Υ.Γ.Ε.ΜΗ. ελέγχει την πληρότητα και τη νομιμότητα της πράξης και οφείλει εντός δέκα (10) ημερών να εκδώσει ανακοίνωση καταχώρισης ή να ζητήσει συμπληρώσεις, δίνοντας στον υπόχρεο προθεσμία επτά (7) ημερών για ανταπόκριση. Σε περίπτωση σφάλματος, προβλέπεται διαδικασία διόρθωσης ή διαγραφής της καταχώρισης, με σαφή διατήρηση της ιστορικότητας και αναφορά της ημερομηνίας ισχύος της ορθής πράξης.
Ηλεκτρονική πρόσβαση και θυρίδα επικοινωνίας
Η πρόσβαση στο πληροφοριακό σύστημα του Γ.Ε.ΜΗ. πραγματοποιείται αποκλειστικά μέσω της διαδικτυακής πύλης www.businessportal.gr, με χρήση κωδικών TAXISnet ή άλλων διαπιστευμένων μέσων. Με την εγγραφή κάθε υπόχρεου ενεργοποιείται η προσωπική θυρίδα ηλεκτρονικής επικοινωνίας, μέσω της οποίας αποστέλλονται ειδοποιήσεις και έγγραφα. Εγγραφή δύναται να πραγματοποιήσουν και τρίτοι (ιδιώτες, δημόσιοι φορείς), αποκλειστικά για αιτήσεις πιστοποιητικών και αντιγράφων.
Προστασία προσωπικών δεδομένων
Ιδιαίτερη έμφαση δίνεται στην προστασία των προσωπικών δεδομένων. Στο πλαίσιο λειτουργίας του Γ.Ε.ΜΗ., καταχωρίζονται συγκεκριμένα ατομικά στοιχεία των υπόχρεων φυσικών προσώπων, όπως ονοματεπώνυμο, Α.Φ.Μ., αριθμός ταυτότητας ή διαβατηρίου, στοιχεία γέννησης και διεύθυνση κατοικίας. Ωστόσο, για λόγους δημοσιότητας, στο μητρώο αναρτώνται μόνο τα βασικά στοιχεία, δηλαδή το ονοματεπώνυμο, το πατρώνυμο και ο Α.Φ.Μ. Η επεξεργασία των δεδομένων πραγματοποιείται κατόπιν ρητής συναίνεσης του ενδιαφερόμενου, ενώ τα στοιχεία διασταυρώνονται με μητρώα του Δημοσίου (ΑΑΔΕ, e-ΕΦΚΑ).
Όλα τα έγγραφα τηρούνται σε ασφαλές ηλεκτρονικό αρχείο για πέντε (5) έτη.
Υποδείγματα Ανακοινώσεων και Πιστοποιητικών
Η απόφαση συνοδεύεται από παραρτήματα που περιλαμβάνουν νέα υποδείγματα ανακοινώσεων (καταχωρίσεις, διορθώσεις, ανακλήσεις) και πρότυπα πιστοποιητικών, τα οποία υιοθετούνται υποχρεωτικά.
Συμπερασματικά, η νέα υπουργική απόφαση εισάγει ένα ψηφιακό και διαφανές πλαίσιο λειτουργίας του Γ.Ε.ΜΗ., εκσυγχρονίζοντας τη διαχείριση των εμπορικών δεδομένων στην Ελλάδα. Οι νέες διαδικασίες καταχώρισης και δημοσίευσης απλοποιούν τις συναλλαγές, ενισχύουν τη νομική ασφάλεια μέσω σαφών ελέγχων και εγγυώνται την ακρίβεια και προσβασιμότητα των πληροφοριών. Η μετάβαση στην αποκλειστική χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων, με παράλληλη εφαρμογή αυστηρών μέτρων προστασίας δεδομένων, καθιστά το μητρώο πιο λειτουργικό και απόλυτα εναρμονισμένο με τα ευρωπαϊκά πρότυπα. Ως αποτέλεσμα, διαμορφώνεται ένα πιο αποτελεσματικό, ασφαλές και φιλικό προς τον χρήστη περιβάλλον, προς όφελος τόσο των επιχειρήσεων και των δημόσιων αρχών όσο και του ευρύτερου κοινού.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
