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1 September 2025

专利代理师在与客户沟通过程中,要掌握哪些技巧?

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Kangxin

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Kangxin Partners is a leading Chinese IP firm, providing comprehensive IP services to global and domestic clients for over 25 years. Experienced IP professionals work with clients ranging from startups to Fortune 500 companies to secure their IP assets. Kangxin grows exponentially while continuing to provide exceptional IP services.
作为一名专利代理师,在日常与客户的沟通中,如何精准定义并践行"专业的专利代理服务",不仅关乎职业生涯的卓越发展,更是赢得客户信赖&#
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作为一名专利代理师,在日常与客户的沟通中,如何精准定义并践行“专业的专利代理服务”,不仅关乎职业生涯的卓越发展,更是赢得客户信赖与尊重的关键。

诚然,有些专利代理师认为“专业的专利代理服务”,就是帮助客户撰写的专利授权了,或者在撰写过程中尽了最大努力,保证客户没有因为代理师自身失误产生利益损失。

然而,笔者认为,这只是从“结果专业”角度考虑这一问题,并没有考虑“过程专业”因素。

专利申请的周期较长,很难只用结果来证明我们作为专利代理师的专业性,所以需要通过申请过程中沟通技巧和撰写质量,来体现我们作为专利代理师的专业性,尤其良好的沟通是客户获得优质服务体验的重中之重。

01 印象的建立

与客户的电话沟通,通常是客户与我们建立直观印象的机会,那么如何获得客户的信任并给客户留下专业印象呢?

根据笔者的实践经验,跟大家分享以下两个小技巧:

1、如沐春风的热情

想象一下,作为消费者我们在购物的时候,是倾向于热情且认真介绍商品的销售,还是倾向于不冷不热的推荐商品的销售?就笔者本人而言,肯定是在商品没有明显差异的情况下更愿意认真进行产品介绍、热情的销售推荐的商品,这就是通过热情建立的信任基础,而且我会觉得这是一次不错的购物体验,心情也会变好。

同理,在我们与客户的沟通中,语气热情且表现出很愿意为他提供这次代理服务,让客户体会到如沐春风的热情,就会比较容易拉与客户的距离,获得客户的信任和好感。

正如笔者的一位同事,她以温柔的语调、耐心的倾听以及详尽的解答,给客户留下了深刻而美好的印象。在后续的拜访中,客户甚至特地提及了她的这些优点,从未有过任何抱怨。可见留下好的印象对于合作的顺畅帮助巨大。

2、充分的准备

在与客户沟通前,充分准备可以在沟通时给客户留下专业印象,以下五项准备工作对于沟通的顺利至关重要:

① 了解专利背景技术:在与客户沟通专利技术方案时,作为专利代理师需要先了解专利涉及领域的基础知识,便于深入理解方案;

② 列出问题清单:沟通技术方案的目的就是完整地理解技术方案,需要把不理解的地方列出相应的问题形成问题清单,相当于沟通的大纲,一次沟通中解决所有问题,同时也可完整地理解技术方案;

③ 适当的扩展:交底书给出的技术方案可能是最优的技术方案,可以询问发明人是否还有次优的方案,以扩大保护范围,另外是否存在替代方案或者进一步延伸出的方案;

④ 补充资料:在交底书的技术方案创造性不足时,需要发明人补充创新点,给予至少一个补充方向,例如,技术方案还存在某个缺陷,进一步优化方案来克服这个缺陷,实现更好的技术效果;

专利申请的风险:专利申请存在的风险也要与客户说明,例如,非正常申请的风险和不符合保护客体的风险等。

02 提高沟通效率

客户和专利代理师双方的时间都很宝贵,通常需要高效地达成沟通目的,跟大家分享以下三个提高效率小技巧:

1、问题梳理

标注清楚问题提问的顺序以及涉及内容的位置,便于查找,提问循序渐进,逻辑清晰。

 

2、适当的引导

沟通要合理分配时间,对于创新点要详细沟通,重点挖掘,清楚具体的实现方式,属于专利保护的重点,对于非创新点了解实现所需的现有技术即可,无需询问详细步骤。

3、案件状态的及时掌握

专利代理师对所处理专利的状态要了如指掌,一方面需及时将案件状态传递给客户,另一方面当客户来电咨询时,应及时准确地回复客户,提高沟通效率。给客户留下很重视他的专利的印象,提高客户的满意度。

综上,客户的满意就是我们的口碑,口碑是我们在这个竞争日益激烈的行业里生存的基石,失去这个基石我们将无立足之地。笔者作为专利代理师,曾经也有多次沟通不顺畅的经历,痛定思痛总结了这些客户沟通技巧,虽然还没有完全达到这些技巧的要求,但也大大提升了沟通效率和客户满意度,希望以上内容也可以给大家带来启发。

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