Conformité en matière de substances chimiques sous le régime de la LCPE : comment gérer le risque croissant de non-conformité à la réglementation

La réglementation des substances chimiques est en voie de constituer un risque de nature juridique et opérationnelle important pour les entreprises exerçant des activités au Canada.

À mesure de l’évolution des exigences de la réglementation sous le régime de la Loi canadienne sur la protection de l’environnement de 1999 (la LCPE), les entreprises sont exposées à une surveillance accrue concernant les substances qu’elles fabriquent, importent, distribuent et vendent. De nouvelles restrictions, obligations de déclaration et initiatives en matière d’application de la loi élargissent la portée des obligations de conformité dans un large éventail d’industries et de secteurs d’activité.

Pour de nombreuses organisations, la gestion des substances chimiques a toujours été considérée comme une question technique ou de gestion responsable des produits. Cependant, cette question devient de plus en plus une préoccupation majeure sur les plans juridique, réglementaire et de la réputation.

Des développements récents illustrent plusieurs réalités importantes :

• Les obligations découlant de la LCPE vont bien au-delà des interdictions et prohibitions relatives à certaines substances.
• La documentation et la tenue de registres deviennent des outils essentiels de conformité.
• La transparence de la chaîne d’approvisionnement est essentielle pour comprendre l’exposition au risque de non-conformité à la réglementation.
• Les entreprises doivent suivre de près l’évolution de la réglementation afin de s’adapter aux changements.

Pour les fabricants, importateurs, distributeurs, détaillants et autres entreprises exerçant des activités au Canada, il devient de plus en plus important de comprendre ce cadre de réglementation en évolution, étant donné que les organismes de réglementation portent une attention grandissante à la gestion des substances chimiques.

Nous présentons ci-après quatre thèmes clés qui façonnent le paysage actuel de la conformité en matière de substances chimiques ainsi que les leçons pratiques qui peuvent en être tirées pour les organisations exerçant des activités au Canada.

La conformité en matière de substances chimiques peut être articulée autour de quatre thèmes

La conformité à la LCPE est plus large que les interdictions visant des substances

Les entreprises devraient évaluer la conformité en matière de substances chimiques de manière large. Elles ne doivent pas se contenter de déterminer si elles fabriquent, importent ou utilisent des substances interdites, assujetties à des restrictions ou à des obligations de déclaration; elles doivent également vérifier si elles importent, utilisent ou vendent des produits contenant ces substances.

Comme ce régime est complexe et qu’il s’étend sur plusieurs règlements techniques et dispositions de la LCPE, les entreprises ont souvent besoin d’un examen juridique et technique ciblé afin de cerner les obligations qui s’appliquent à leurs activités et à leurs produits.

Principaux domaines d’évaluation de la conformité

• Restrictions particulières aux substances : les entreprises devraient vérifier si leurs substances ou leurs produits font l’objet d’interdictions ou de restrictions, notamment en ce qui concerne l’amiante, les composés organiques volatils (COV), le mercure, les BPC et les SPFA.
• Obligations de déclaration : elles devraient déterminer si les exigences de déclaration obligatoire s’appliquent, notamment dans le cadre d’initiatives telles que le Registre fédéral sur les plastiques.
• Avis de nouvelle activité : elles devraient également déterminer s’il y a lieu de déposer un avis de nouvelle activité, car ce régime couvre des centaines de substances et peut exiger le dépôt d’un avis avant que certaines activités puissent être amorcées.

Risque lié à l’application de la loi : le défaut de conformité peut donner lieu à des sanctions importantes. Par exemple, une entreprise peut être exposée à des mesures d’application de la loi si elle importe un produit qui dépasse les limites applicables liées aux COV ou omet de déposer un rapport requis avant de vendre un produit contenant certaines substances. Une affaire récente en matière d’application de la loi dans le secteur des cosmétiques illustre ce risque, notamment une amende de 750 000 $ pour ne pas avoir remis le rapport requis avant de commercialiser un produit contenant une substance de type SPFA.

Point clé à retenir : les entreprises devraient évaluer la conformité en matière de substances chimiques de manière globale. Si elles se bornent à n’évaluer que les substances qu’elles fabriquent ou utilisent intentionnellement, elles pourraient passer à côté d’importantes obligations prévues à la réglementation.

La documentation devient un élément clé en matière de conformité

Dans la pratique, il est souvent tout aussi important de démontrer la conformité que d’y parvenir. Les entreprises devraient être en mesure d’expliquer comment elles ont évalué leurs obligations et pourquoi elles ont conclu qu’un produit, une substance ou une activité est conforme.

Cela nécessite généralement de tenir à jour une documentation claire et fiable, notamment :

• l’information sur les fournisseurs;
• des fiches de données de sécurité;
• les données sur les volumes;
• l’information sur l’utilisation.

Point clé à retenir : une documentation claire et fiable peut faciliter les évaluations en matière de conformité et atténuer les risques lors de vérifications, d’inspections ou d’enquêtes menées dans le cadre de l’application de la loi.

La visibilité de la chaîne d’approvisionnement est essentielle

Les fabricants, les importateurs et les distributeurs s’appuient souvent sur les données fournies par leurs fournisseurs pour connaître les substances présentes dans leurs produits. La collecte et la centralisation de cette information sont une étape importante pour atténuer les risques de non-conformité liés aux substances chimiques.

Les entreprises devraient envisager si elles disposent d’une visibilité suffisante sur la composition des produits, les certifications des fournisseurs et les changements dans les processus d’approvisionnement ou de fabrication pouvant affecter les obligations découlant de la réglementation.

Point clé à retenir : une évaluation efficace de la conformité dépend souvent de l’obtention de renseignements fiables auprès des fournisseurs et du maintien d’une bonne visibilité tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

La surveillance réglementaire aide à anticiper les problèmes avant qu’ils ne deviennent des risques en matière d’application de la loi

Les obligations relatives aux substances chimiques évoluent plus rapidement que jamais. Les entreprises devraient disposer d’un processus rigoureux permettant de suivre l’évolution de la législation et d’évaluer, à l’interne ou avec l’aide d’experts externes, l’incidence que ces changements pourraient avoir sur leurs activités.

De nouvelles restrictions, obligations de déclaration et autres initiatives réglementaires sont ajoutées en permanence, entraînant de nouvelles obligations de conformité dans divers secteurs. Les entreprises qui suivent de près ces développements sont mieux placées pour repérer rapidement les problèmes potentiels et adapter leurs programmes de conformité avant que ces problèmes ne se transforment en risques liés à l’application de la loi.

Point clé à retenir : les programmes de conformité ne devraient pas être statiques. Un suivi permanent de la réglementation s'avère de plus en plus nécessaire pour gérer les risques juridiques dans un contexte de réglementation en constante évolution.

Ce que cela signifie pour votre organisation

Dans l’ensemble, ces développements mettent en lumière une réalité commune : la conformité en matière de substances chimiques devient de plus en plus complexe et importante.

Les entreprises devraient :

• Évaluer la conformité de manière large en examinant à la fois les substances réglementées et les produits susceptibles de les contenir.
• Tenir à jour une documentation rigoureuse afin d’étayer les évaluations de conformité et de répondre aux demandes des organismes de réglementation.
• Améliorer la visibilité de la chaîne d’approvisionnement afin de mieux comprendre la composition des produits et les obligations éventuelles découlant de la réglementation.
• Mettre en place des processus efficaces de surveillance réglementaire afin de cerner les nouvelles obligations et les risques émergents.
• Demander conseil sur les plans juridique et technique, au besoin, lorsqu’elles doivent composer avec des exigences complexes ou en constante évolution.

Compte tenu de l’évolution des obligations découlant de la LCPE, les organisations qui investissent dès aujourd’hui dans des systèmes de conformité proactifs seront mieux outillées pour gérer les risques futurs et s’adapter efficacement aux changements apportés à la réglementation.

Nous tenons à remercier tout particulièrement Alexander Detre, d’Ecomundo, de sa précieuse contribution à ce webinaire.

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