Switzerland: Schriftliche Beschlussfassung Im Verwaltungsrat

In der Praxis erfolgt die Beschlussfassung im Verwaltungsrat häufig auf dem schriftlichen Weg. Dabei gilt es, u.a. Vorgaben zum Aufbau, Formvorschriften sowie die Protokollierungspflicht zu beachten.

Ausgangslage

Der Verwaltungsrat einer Schweizer Gesellschaft kann Beschlüsse entweder an einer physischen Sitzung unter persönlicher Anwesenheit der Verwaltungsräte, an einer Sitzung unter Verwendung elektronischer Mittel (Telefon-/Videokonferenz) oder schriftlich (sogenannte Zirkularbeschlüsse) fassen. Letztgenanntes setzt voraus, dass kein Mitglied die mündliche Beratung verlangt.

Ausgewählte Fragen zur schriftlichen Beschlussfassung

Entscheid über Beschlussform: Im Obligationenrecht gibt es keine explizite Regelung darüber, wer entscheidet, ob zur Beschlussfassung eine Sitzung einberufen oder ob der Beschluss schriftlich gefällt werden soll. Aus praktischen Überlegungen muss es genügen, wenn die für die Einberufung zuständige Person dies entscheidet. Eine Regelung im Organisationsreglement ist ebenfalls möglich

Aufbau des Beschlusses: Neben den Angaben zur Gesellschaft (Firma, Unternehmensnummer) müssen mindestens die Traktanden und entsprechenden Anträge aufgeführt sein und das Stimmrecht muss eindeutig ausgeübt werden können (z.B. durch Ankreuzen des zutreffenden Stimmverhaltens). Zu Beweiszwecken empfiehlt sich zudem eine explizite Erwähnung des Verzichts auf die mündliche Beratung der einzelnen Verwaltungsräte. Im Beschluss sollten weiter die relevanten Erwägungen ausgeführt und ein Hinweis auf die Unbefangenheit der Verwaltungsräte (bzw. im Falle von Interessenkonflikten auf die ergriffenen Massnahmen) enthalten sein. Wenn ersichtlich ist, dass ein Beschluss auf einer angemessenen Informationsbasis beruhte und kein Interessenkonflikt vorlag, reduziert dies das Risiko, dass Gerichte Geschäftsentscheide nachträglich beurteilen.

Formvorschriften: «Schriftlich» im Sinne des Obligationenrechts bedeutet eine «handschriftliche» Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur gemäss Bundesgesetz über die elektronische Signatur. Mangels gesetzlicher Grundlage ist es unter geltendem Recht umstritten, ob schriftliche Beschlüsse auch mittels einfacher elektronischer Unterschrift (z.B. DocuSign, Unterzeichnung auf einem Tablet) unterzeichnet werden können. Obwohl eine einfache elektronische Unterschrift kaum zur Nichtigkeit des Beschlusses führen würde, empfiehlt sich die Einhaltung der Formvorschrift im gesetzlichen Sinn. Mit der Aktienrechtsrevision werden Beschlüsse «in elektronischer Form» ohne Unterschrift zulässig sein. Dadurch wird es möglich sein, neben einfachen elektronischen Unterschriften das Stimmrecht z.B. per E-Mail oder durch Anklicken eines entsprechenden Zustimmungs-, Ablehnungs- oder Enthaltungsfeldes auszuüben.

Protokollierungspflicht: Für schriftliche Beschlüsse gilt von Gesetzes wegen eine Protokollierungspflicht. Im Rahmen der Aktienrechtsrevision wird sich an dieser Regelung nichts ändern. Häufig wird dabei im Organisationsreglement geregelt, dass der schriftliche Beschluss selbst als Protokoll gelten soll. Alternativ können schriftliche Beschlüsse anlässlich der nächsten Sitzung oder in einem eigenständigen Protokoll festgehalten werden.

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