Êtes-vous pour les assemblées de copropriétaires virtuelles et le vote électronique en Ontario? Absolument, mais…

D'abord adoptées comme mesures temporaires en raison de la COVID, les assemblées virtuelles et les procédures de vote par un moyen de communication électronique sont rapidement devenues pratique courante pour de nombreuses associations condominiales en Ontario lors des assemblées générales et des élections qui s'y rattachent. Ce nouveau mode de fonctionnement offre de réels avantages : réduction des coûts, simplification de la logistique et, très souvent, augmentation du taux de participation. Toutefois, maintenant que le projet de loi 91 (Loi de 2023 visant à réduire les formalités administratives pour une économie plus forte) a modifié de façon permanente la Loi de 1998 sur les condominiums (la « Loi sur les condominiums »), les conseils d'administration doivent également intégrer les nouvelles obligations réglementaires et mesurer les risques concrets liés à tout manquement dans le déroulement du processus, dans l'utilisation des plateformes technologiques ou dans la gestion de la documentation.

Cet article apporte un éclairage sur les principaux atouts, les obligations réglementaires et les risques concrets liés à l'envoi des avis par voie électronique, à la tenue des assemblées en mode virtuel ou hybride et au déroulement du vote par un moyen de communication électronique, afin que les conseils d'administration et les gestionnaires d'associations condominiales en Ontario puissent utiliser ces outils en toute confiance.

Quelle est l'incidence réelle des mesures adoptées dans le projet de loi 91 sur l'organisation des assemblées de copropriétaires et sur le processus de vote?

À compter du 1^er octobre 2023, les mesures adoptées dans le projet de loi 91 ont rendu permanentes plusieurs mesures instaurées temporairement pendant la pandémie pour faciliter le travail des associations condominiales de l'Ontario. Ces mesures comprenaient, notamment :

• Les avis de l'association condominiale peuvent être envoyés aux propriétaires par voie électronique sans leur consentement préalable.
• Les assemblées virtuelles ou hybrides des propriétaires et des administrateurs sont autorisées, à moins de disposition contraire dans le règlement administratif de la copropriété. À des fins de clarification, précisons que le format hybride permet d'assister aux assemblées en personne tout en offrant la possibilité d'une participation virtuelle simultanée par voie électronique (en ligne et/ou par téléphone). Toutes les personnes assistant à une assemblée de manière virtuelle ou hybride doivent avoir la possibilité d'y participer de façon suffisante et de « communiquer entre elles de façon simultanée et instantanée ».
• Le vote par un moyen de communication électronique est autorisé, à moins de disposition contraire dans le règlement administratif de la copropriété.

Il est important de noter que ces modifications n'ont pas préséance sur les règlements administratifs en vigueur, qui imposent déjà des restrictions concernant la transmission des avis par voie électronique, la tenue des assemblées en mode virtuel ou hybride ou le déroulement du vote par un moyen de communication électronique. Les entreprises doivent donc passer en revue les dispositions de leurs documents constitutifs et s'y conformer.

Quels sont les avantages des assemblées virtuelles et du vote électronique pour les associations condominiales?

Ces modifications facilitent indéniablement la capacité des associations condominiales à s'acquitter de leurs responsabilités de gouvernance de manière plus efficiente, plus efficace et de manière plus avantageuse sur le plan des coûts. En même temps, ces modifications augmentent le taux de participation des propriétaires. Ces facteurs expliquent en grande partie pourquoi les avis, les assemblées et le vote par un moyen de communication électronique sont si rapidement devenus la norme et pourquoi les propriétaires ont largement adhéré à cette nouvelle façon de procéder.

Quelles sont les obligations réglementaires applicables à l'envoi d'avis par voie électronique et à la tenue de réunions virtuelles?

Avis par voie électronique et adresses de courrier électronique :

• Les associations condominiales peuvent désormais partir du principe que si un ou une propriétaire leur a fourni une adresse de courrier électronique, elles peuvent l'utiliser pour communiquer avec cette personne.
• Toutefois, l'article 46.1 de la Loi sur les condominiums exige que l'association condominiale tienne un registre de toutes les adresses de courrier électronique utilisées pour l'envoi des communications.

Assemblées en mode virtuel et hybride :

• Si une assemblée doit être tenue en mode virtuel ou hybride, les propriétaires doivent avoir reçu des instructions claires sur la manière d'y assister, d'y participer et d'y exercer son droit de vote.
• Préciser l'adresse du lieu où se tiendront les assemblées entièrement en mode virtuel n'est pas une obligation. Pour que les instructions soient claires et satisfaisantes, il faudra probablement fournir un ou plusieurs guides étape par étape, tenir une séance de formation pour les propriétaires moins familiarisés avec les technologies et peut-être mettre en place une ligne d'assistance technique pendant la durée de l'assemblée.

Voix exprimées par un moyen de communication électronique :

• Les propriétaires peuvent exprimer leur voix par un moyen de communication électronique (par téléphone, par télécopieur ou par bulletin électronique) sans qu'il soit nécessaire d'adopter un nouveau règlement, à moins d'interdiction à cet effet dans un règlement en vigueur.
• Les registres de la société doivent comporter, notamment, un registre de toutes les voix exprimées lors des assemblées, qu'elles aient été exprimées par voie électronique, en personne ou par procuration, et ces registres doivent être conservés pendant la période minimale prescrite.

Les membres des conseils d'administration doivent également garder à l'esprit que ces exigences s'ajoutent aux autres obligations prévues par la Loi sur les condominiums et dans les documents constitutifs de la société, et qu'ils peuvent toujours adopter des règlements administratifs pour clarifier la manière dont les assemblées virtuelles et le vote électronique se tiendront ou pour les restreindre, à condition de ne pas contrevenir à la Loi sur les condominiums.

Comment choisir la bonne plateforme technologique?

Le choix de la bonne plateforme technologique n'est plus uniquement une décision des services informatiques. Il est essentiel de faire le bon choix pour pouvoir respecter le quorum, protéger l'intégrité du vote et éviter les litiges en matière de gouvernance.

Lors de l'évaluation des plateformes technologiques pour les assemblées virtuelles ou hybrides et le vote par un moyen de communication électronique, les conseils d'administration doivent rechercher les fonctionnalités et caractéristiques suivantes :

• Suivi précis des présences. La plateforme technologique doit permettre aux gestionnaires d'effectuer en temps réel le compte des personnes présentes virtuellement et de comparer cette liste à celle des participants en présentiel et des personnes ayant accordé une procuration afin qu'aucun propriétaire ne soit compté deux fois lors de la confirmation du quorum.
• Registres de vote fiables. Le système doit enregistrer toutes les voix exprimées par un moyen de communication électronique et les conserver dans des registres et faciliter la récupération de ces registres si les résultats sont contestés après l'assemblée.
• Configurations de vote flexibles. La plateforme technologique doit être en mesure de gérer plusieurs catégories d'électeurs et de voix, entre autres dans le cadre de l'élection des administrateurs des propriétaires-occupants, où seuls les propriétaires-occupants admissibles ont le droit d'exprimer leur voix.
• Accès. Les fonctionnalités, notamment le sous-titrage codé, la compatibilité avec les logiciels de lecture à l'écran et les interfaces simplifiées sont importantes pour que les propriétaires vivant avec un handicap ou éprouvant d'autres difficultés puissent participer pleinement aux assemblées.
• Mesures de sécurité et de protection des renseignements personnels. La plateforme technologique doit prévoir des liens sécurisés, des mesures de contrôle des accès et des mesures de protection des données, en particulier lorsque des données financières ou des renseignements personnels sont examinés ou affichés.

Toute plateforme technologique inadéquate ou mal configurée peut nuire à la confiance des participants à l'assemblée, soulever des doutes concernant le quorum ou le décompte des voix exprimées et augmenter les risques de litiges.

Les membres du conseil d'administration peuvent-ils maintenir la participation active des propriétaires lors des assemblées virtuelles?

En général, les assemblées virtuelles facilitent la participation, mais peuvent également augmenter le risque de désengagement. Les mesures suivantes doivent être prises pour maintenir une participation active :

• Explication des modalités pour participer. Au début de l'assemblée, prendre quelques minutes pour montrer aux propriétaires comment lever la main, poser des questions et activer le son pour participer au débat.
• Mise en place de procédures simples et claires. Avant d'aborder les questions de fond, expliquer les modalités pour présenter une résolution et l'appuyer, la manière dont les voix seront exprimées et à quel moment les résultats seront communiqués.
• Sondages et foire aux questions ciblées. Pour les sujets plus complexes ou confidentiels, envisager l'utilisation d'outils de sondage intégrés ou de questions-réponses structurées afin que les propriétaires puissent intervenir et poser des questions plus aisément.
• Tenue d'une séance de formation. Dans les collectivités locales dont les propriétaires sont moins à l'aise avec les outils technologiques, la tenue d'une courte séance de formation pour vérifier les connexions avant l'AGA permettrait d'atténuer le stress et d'éviter les interruptions d'ordre technique pendant le déroulement de toute assemblée virtuelle.

La mise en Suvre de ces mesures simples assurera un climat propice à des débats constructifs entre les propriétaires avant le tenu du vote.

Que doivent savoir les membres des conseils d'administration concernant la sécurité, les documents et les adresses de courrier électronique obsolètes?

Sécurité et transmission des documents

• Les membres des conseils d'administration doivent s'assurer que la plateforme technologique utilise des liens sécurisés et contrôle les accès pour empêcher toute participation non autorisée, en particulier lorsque des informations propres à certaines unités ou des renseignements confidentiels doivent faire l'objet de discussion.
• Les documents pour l'assemblée et toute autre communication pertinente peuvent être transmis par courrier électronique ou par l'entremise de portails sécurisés. Toutefois, les sociétés doivent être prêtes à fournir sur demande un exemplaire imprimé de ces documents aux propriétaires qui ne peuvent accéder facilement aux documents en ligne.

Gestion des adresses de courrier électronique obsolètes ou inactives

• Même si les propriétaires ont la responsabilité d'informer la société de toute modification de leur adresse de courrier électronique, en réalité, il arrive que certaines personnes ne le fassent pas rapidement, ce qui peut provoquer des manquements dans les services et des avis manqués.
• Les sociétés peuvent réduire ce risque en invitant régulièrement les propriétaires à confirmer ou à mettre à jour leurs coordonnées dans les certificats de renseignements, dans les dossiers destinés à l'assemblée annuelle et en se connectant au portail.
• Certains gestionnaires envoient également un bref message de « vérification » avant les assemblées importantes afin de repérer les adresses de courrier électronique invalides avant la transmission des avis officiels.

Ces mesures concrètes contribuent à l'objectif réglementaire consistant à s'assurer que tous les propriétaires reçoivent l'information nécessaire et aient une occasion équitable de participer aux assemblées.

Quel est le message à retenir pour les conseils d'administration des associations condominiales?

Les avis électroniques, les assemblées virtuelles et hybrides et le vote par un moyen de communication électronique sont désormais des mesures prévues dans la Loi sur les condominiums qui s'inscrivent durablement dans le mode de fonctionnement des associations condominiales en Ontario. Si elles sont utilisées de manière réfléchie, elles peuvent augmenter les taux de participation, simplifier les processus pour la tenue des assemblées et réduire les coûts. Si elles sont utilisées de manière non réfléchie, elles peuvent entraîner des litiges concernant le quorum, le décompte des voix exprimées, l'accessibilité et le respect des règles de procédure équitables.

Si votre association condominiale envisage de réviser ses pratiques pour la tenue de ses assemblées et des votes ou d'adopter un règlement concernant la tenue d'assemblées virtuelles et le déroulement du vote par un moyen de communication électronique, notre équipe spécialisée dans le domaine des Copropriétés peut vous aider dans l'instauration du cadre et dans la sélection d'outils conformes à la Loi sur les condominiums, selon les besoins de votre collectivité locale.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.