Switzerland: CONVINUS Global Mobility Alert - Week 6.2024

Short News Febuary 8, 2024

France: Introduction of changes to immigration law as of January 27, 2024

The following changes, among others, came into force with the new law:

• Healthcare visa: Introduction of a new visa category for residence in the healthcare sector
• Language requirements: Introduction of language tests for foreign nationals with certain temporary visa categories
• Right of residence in case of labor shortage: Non-EU workers working in sectors with labor shortages can apply for a residence and work permit if they have resided in the country for three years and have worked for 12 months in the last two years
• Stricter family reunification: Residents must wait 24 months, prove a stable income and have health insurance before they can apply for family reunification. The minimum age of the spouse will be raised to 21
• Deposit for foreign students: Student residency applicants must post a refundable deposit for repatriation costs, with exceptions for needy or exceptional students
• Non-automatic birthright citizenship: Children of foreign parents born in France must apply for citizenship between the ages of 16 and 18

Italy: Long waiting times for fingerprinting appointments after submitting applications for residence permits

In Italy, there are currently very long waiting times for appointments for fingerprinting (biometric data) with the Italian police after applications for residence permits have been submitted. These waiting times are currently several months, sometimes even 6 months or more. Applicants increasingly have to wait for an invitation to these appointments, which is then sent by post to the applicant's registered address, instead of receiving the appointments when they submit their application for a residence permit, as was previously the case. This change in procedure is obviously due to the very long delays in processing, which are due to the existing large backlogs in processing applications and staff shortages. Applicants and companies should note that these delays may affect the applicant's ability to renew a residence permit. And depending on the respective nationality, it should be noted in individual cases that applicants with an expired residence permit may not be able to travel or stay in the Schengen area.

Poland: Suspension of the Poland Business Harbour (PBH) "Individual Path" visa program

The Polish Ministry of Foreign Affairs has recently suspended the so-called Poland Business Harbour (PBH) "Individual Path" visa program. The Ministry justified this suspension with concerns about the possible misuse of PBH visas. The other type of visa available under the PBH program, the "Business Path" visa, was already suspended in November 2023. Individuals who currently hold a PBH visa can continue to live and work in Poland as their PBH visa will remain valid until the expiration date. However, applicants and employers must note that if this person wishes to continue living and working in Poland after the PBH visa expires, a new residence permit must be applied for before their current PBH visa expires. The PBH visa program was introduced in 2020 with the aim of attracting foreign specialists and information technology companies to Poland. Employers of employees who may be affected by this current change should consider alternative residence permits.

Kurznachrichten 8. Februar 2024

Frankreich: Einführung von Änderungen im Einwanderungsrecht per 27. Januar 2024

Mit dem neuen Gesetz sind unter anderem die folgenden Änderungen in Kraft getreten:

• Visum für das Gesundheitswesen: Einführung einer neuen Visumskategorie für das Gesundheitswesen
• Sprachliche Anforderungen: Einführung von Sprachtests für ausländische Staatsangehörige mit bestimmten befristeten Visumkategorien
• Aufenthaltsrecht bei Arbeitskräftemangel: Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Staaten, die in Branchen mit Arbeitskräftemangel tätig sind, können eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis beantragen, wenn sie sich drei Jahre lang im Land aufgehalten und in den letzten zwei Jahren 12 Monate gearbeitet haben
• Verschärfte Familienzusammenführung: Einwohner müssen 24 Monate warten, ein stabiles Einkommen nachweisen und eine Krankenversicherung haben, bevor sie eine Familienzusammenführung beantragen können. Das Mindestalter des Ehepartners wird auf 21 Jahre angehoben
• Kaution für ausländische Studenten: Antragsteller auf eine Aufenthaltsgenehmigung für Studenten müssen eine rückzahlbare Kaution für die Rückführungskosten hinterlegen, wobei Ausnahmen für bedürftige oder «aussergewöhnliche» Studenten gelten
• Nicht-automatische Geburtsrecht-Staatsbürgerschaft: Kinder ausländischer Eltern, die in Frankreich geboren wurden, müssen zwischen 16 und 18 Jahren die Staatsbürgerschaft beantrage

Italien: Lange Wartezeiten bei der Terminvergabe für Fingerabdrücke nach Einreichung von Anträgen für Aufenthaltsbewilligungen

Aktuell kommt es in Italien, nach der Einreichung von Anträgen auf eine Aufenthaltsbewilligung bei der Vergabe von Terminen zur Abnahme von Fingerabdrücken (biometrische Daten) bei der italienischen Polizei zu sehr langen Wartezeiten. Diese Wartezeiten betragen aktuell mehrere Monate, teilweise sogar 6 Monate und mehr. Antragsteller müssen immer häufiger eine Einladung zu diesen Terminen abwarten, welche dann per Post an die registrierte Wohnschrift des Antragsstellers gesendet wird, statt wie bisher die Termine bei der Einreichung des Antrages auf Erteilung eines Aufenthaltstitels zu erhalten.

Diese Verfahrungsänderung ist offensichtlich auf die sehr grossen zeitlichen Verzögerungen bei der Bearbeitung zurückzuführen, die auf die bestehenden grossen Rückstände bei der Bearbeitung der Anträge und Personalmangel zurückzuführen sind. Antragsteller und Unternehmen sollten beachten, dass diese Verzögerungen die Möglichkeit der Verlängerung eines Aufenthaltstitel der Antragsteller beeinträchtigen kann. Und in Abhängigkeit zu der jeweiligen Nationalität gilt es im Einzelfall zu beachten, dass Antragssteller unter Umständen mit einem abgelaufenen Aufenthaltstitel nicht in den Schengen-Raum reisen oder sich dort aufhalten können.

Kurznachrichten 8. Februar 2024

Polen: Aussetzung des Poland Business Harbour (PBH) «Individual Path»-Visa Programms

Das polnische Aussenministerium hat aktuell das sogenannte Poland Business Harbour (PBH) "Individual Path"-Visa Programm vorgehend ausgesetzt. Das Ministerium begründete diese Aussetzung mit Bedenken über den möglichen Missbrauch von PBH-Visa. Der andere im Rahmen des PBH-Programms verfügbare Visumstyp «Business Path»-Visum wurde bereits im November 2023 ausgesetzt.

Personen, die derzeit ein PBH-Visum besitzen, können weiterhin in Polen leben und arbeiten, da deren PBH-Visum bis zum Ablaufdatum seine Gültigkeit behält. Antragsteller und Arbeitergeber müssen aber beachten, dass falls diese Person nach Ablauf des PBH-Visums weiterhin in Polen leben und arbeiten möchte, vor dem Ablauf ihres derzeitigen PBH-Visums eine neue Aufenthaltsbewilligung beantragt werden muss.

Das PBH-Visumprogramm wurde im Jahr 2020 mit dem Ziel eingeführt, ausländische Spezialisten und Unternehmen der Informationstechnologie nach Polen zu holen. Arbeitgeber von Mitarbeitenden, die möglicherweise von dieser aktuellen Änderung betroffen sind, sollten alternative Aufenthaltsbewilligungen in Betracht ziehen.

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Global Mobility: A step-by-step guide to setting up remote work

Chapter 2: Social security for remote work abroad

In Part 1 of our step-by-step guide to the legally compliant introduction of remote work in companies, we looked at the various new forms of international work that have developed during the pandemic and defined "remote work" from the perspective of the HR department.

In the following section, we will focus on the social security aspects that remote work with an international dimension entails for companies and employees. To do this, we must first distinguish between the two basic forms of remote work. These are essentially

1. Remote work with predominant activity at the foreign place of residence

In this case, for example, a Swiss company hires an employee who primarily and continuously works "remotely" at a foreign place of residence. The employee receives an employment contract with the Swiss company that is adapted to foreign law. In general, the employee only comes to Switzerland for a few working days per month and otherwise works from a home office abroad.

2. Remote work as a short-term activity abroad

In this case, employees generally work in the country of employment. This means that the employees not only have a Swiss employment contract but also work mainly in Switzerland. If these employees now wish to work abroad for a shorter period, this is also referred to as "remote work". This type of remote work is often based on the employee's initiative and desire. The distinction between this kind of remote work and classic short-term assignments is fluid and there are many recognizable parallels.

From the company's perspective, both forms of remote work are initially associated with additional administrative work. In the first case ("remote work with predominant activity at the foreign place of residence"), the company will inevitably have to deal with foreign social insurance. Due to the complexity, this cannot be done alone in most cases but requires the help of an experienced international payroll provider who not only prepares the foreign payroll statements but also registers the employee with all foreign social security institutions.

A social security certificate (e.g. A1) is required for the individual working days in Switzerland, which must always be issued by the foreign social security institution. The certificate serves as the basis for ensuring that the employee does not have to be insured under the Swiss social security system during the occasional working days in Switzerland.

However, if remote work is only a short-term activity abroad (version 2) and the employee goes abroad for a few days, weeks, or even months, the situation is substantially different. In this case, the employee should generally remain insured under the Swiss social security system and ideally be exempt from foreign social security contributions. Whether and how this can be achieved is a question of the specific country combination in conjunction with the employee's nationality.

This is also the reason why companies often restrict remote work in terms of time (e.g. up to 30 days) and location (e.g. only within the EU). From the perspective of payroll and HR departments, this is understandable, as short-term work abroad at the employee's request can involve considerable clarification on the part of HR departments, administrative effort, and also significant social security aspects to make it legally compliant.

Remote work is and will, therefore, remain complex. Nevertheless, it is worth taking a closer look at the topic to find qualified specialists abroad and to position yourself as a modern employer with appropriate benefits for your employees.

The good news is that experience in the field of remote work has grown considerably in recent years and qualified consultants can determine the feasibility and implementation of remote work for your company with great care.

• Part 1: A question of definition - What is remote work anyway?
• Part 2: Social security for remote work abroad
• Part 3: Income Taxes for remote work abroad
• Part 4: Work permits for international remote work
• Part 5 (Monthly Special): Detailed practical cases of remote work for HR departments regarding income taxes, social insurance, work permits, payroll, and employment contracts.

 Global Mobility: Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Set-up von Remote Work

Teil 2: Sozialversicherungen bei Remote Work mit Auslandsbezug

Im 1. Teil unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung für die rechtssichere Einführung von Remote Work in Unternehmen gingen wir auf die unterschiedlichen neuen Formen des internationalen Arbeitens ein, die sich im Rahmen der Pandemie entwickelt haben und definierten «Remote Work» aus der Perspektive der Personalabteilung.

Im folgenden Teil beschäftigen wir uns mit den sozialversicherungsrechtlichen Aspekten, die «Remote Work» mit Auslandsbezug für Unternehmen und Mitarbeiter mit sich bringt. Hierfür müssen zunächst die beiden grundsätzlichen Formen von «Remote Work» unterscheiden. Diese sind im Wesentlichen:

1. Remote Work mit vorwiegender Tätigkeit am ausländischen Wohnort

In diesem Fall stellt beispielsweise ein Schweizer Unternehmen einen Mitarbeiter ein, der vorwiegend und dauerhaft an einem ausländischen Wohnort «remote» arbeitet. Der Mitarbeiter erhält einen Arbeitsvertrag mit der Schweizer Gesellschaft, der an das ausländische Recht adaptiert ist. Grundsätzlich kommt der Mitarbeiter nur für vereinzelte Arbeitstage pro Monat in die Schweiz und arbeitet ansonsten im ausländischen Homeoffice.

2. Remote Work als kurzzeitige Tätigkeit im Ausland

In diesem Fall arbeiten die Mitarbeiter grundsätzlich im Anstellungsland. D.h. die Mitarbeiter haben nicht nur einen Schweizer Arbeitsvertrag, sondern arbeiten auch mehrheitlich in der Schweiz. Falls diese Mitarbeiter nun für einen kürzeren Zeitraum im Ausland arbeiten möchten, spricht man auch hier von «Remote Work». Oftmals basiert diese Art von Remote Work auf der Eigeninitiative und dem Wunsch des Mitarbeiters. Die Abgrenzung zur klassischen Kurzzeitentsendung ist dabei fliessend und es sind viele Parallelen erkennbar.

Aus Unternehmenssicht sind beide Formen des «Remote Work» zunächst mit einem zusätzlichen administrativen Aufwand verbunden. Im ersten Fall («Remote Work mit vorwiegender Tätigkeit am ausländischen Wohnort») wird sich das Unternehmen zwangsläufig mit ausländischen Sozialversicherungen auseinandersetzen müssen. Aufgrund der Komplexität ist dies in den meisten Fällen nicht allein zu bewerkstelligen, sondern benötigt die Hilfe eines erfahrenen internationalen Payroll-Providers, der nicht nur die ausländischen Lohnabrechnungen erstellt, sondern auch die Anmeldung bei allen ausländischen Sozialversicherungsträgern vornimmt.

Für die vereinzelten Arbeitstage in der Schweiz wird eine Sozialversicherungsbescheinigung (z.B. A1) benötigt, die grundsätzlich vom ausländischen Sozialversicherungsträger ausgestellt werden muss. Die Bescheinigung dient als Grundlage, dass der Mitarbeiter während der vereinzelten Arbeitstage in der Schweiz nicht im Schweizer Sozialversicherungssystem versichert werden muss.

Wenn Remote Work hingegen nur eine kurzzeitige Tätigkeit im Ausland ist (Variante 2) und der Mitarbeiter für einige Tage, Wochen oder auch Monate ins Ausland geht, ist der Fall grundsätzlich anders gelagert. In diesem Fall soll der Mitarbeiter tendenziell im Schweizer Sozialversicherungssystem versichert bleiben und idealerweise von den ausländischen Sozialversicherungsbeiträgen befreit werden. Ob und wie dies gelingen kann, ist eine Frage der konkreten Länderkombination in Verbindung mit der Nationalität des Mitarbeiters.

Dies ist auch der Hintergrund, warum Unternehmen «Remote Work» oftmals zeitlich (z.B. bis zu 30 Tage) und örtlich (z.B. nur innerhalb der EU) einschränken. Aus der Sicht der Payroll- und HR-Abteilungen ist dies verständlich, da kurzzeitiges Arbeiten im Ausland auf Wunsch des Mitarbeiters mit erheblichen Abklärungen seitens der Personalabteilungen, administrativen Aufwand und auch wesentlichen Sozialversicherungsaspekten einhergehen kann, um es rechtskonform zu gestalten.

Remote Work ist und bleibt daher komplex. Nichtsdestotrotz lohnt sich die vertiefte Auseinandersetzung mit der Thematik, um einerseits qualifizierte Fachkräfte im Ausland zu finden und sich andererseits als moderner Arbeitgeber mit entsprechenden Benefits für seine Mitarbeiter zu positionieren.

Die gute Nachricht ist ganz klar, dass die Erfahrungen rund um Remote Work in den letzten Jahren erheblich gewachsen sind und mit qualifizierten Beratern die Machbarkeit und Umsetzung von Remote Work für Ihr Unternehmen punktgenau eruiert, werden können.

• Teil 1: Eine Frage der Definition - Was ist Remote Work überhaupt?
• Teil 2: Sozialversicherungen bei Remote Work mit Auslandsbezug
• Teil 3: Steuern bei Remote Work im Ausland
• Teil 4: Arbeitsbewilligungen für internationales Remote Work
• Teil 5 (Monthly Special): Detaillierte Praxisfälle von Remote Work für Personalabteilungen in Bezug auf Steuern, Sozialversicherungen, Arbeitsbewilligungen, Payroll und Arbeitsverträge

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.