NEWS UPDATE MARCH 7,2024

Nigeria: Expatriate Employment levy introduced for companies hiring foreign nationals

Nigeria: Für die Umwandlung eines Besuchsvisums in ein Arbeitsvisum oder ein Visum für einen abhängigen Aufenthalt ist neu ein Sponsor erforderlich

The Nigerian Immigration Service (NIS) has introduced an Expatriate Employment Levy (EEL), a government revenue-raising initiative aimed at, among other things, encouraging businesses to employ local professionals.

To pay the levy, private employers who hire foreign nationals for a long-term assignment (for at least 183 days within a non-consecutive 12-month period) and wish to apply for employment or residence (or an extension), or who intend to convert their employee's status from a business visitor to a work permit, must pay a one-off annual payment of USD 15,000 for each foreign director. For all other positions, they must pay USD 10,000. Employers must submit these payments through the EEL portal. Employers of foreign nationals may be exempt from this requirement if the duration of the assignment is less than 183 days within a nonconsecutive 12-month period from the date of entry into Nigeria. Previously, companies were not required to pay government levies for the employment of foreign nationals. Companies that fail to comply with this obligation will face sanctions. This is the first unusually high levy of its kind for this purpose in Africa.

Die nigerianische Einwanderungsbehörde (NIS) hat eine Expatriate Employment Levy (EEL) eingeführt, eine Initiative der Regierung zur Erhöhung der Einnahmen, die unter anderem darauf abzielt, Unternehmen zu ermutigen, lokale Fachkräfte zu beschäftigen.

Um die Abgabe zu entrichten, müssen private Arbeitgeber, die ausländische Staatsangehörige für einen langfristigen Auftrag (für mindestens 183 Tage innerhalb eines nicht aufeinanderfolgenden 12- Monats-Zeitraums) einstellen und eine Beschäftigung oder einen Aufenthalt (oder eine Verlängerung) beantragen möchten oder die beabsichtigen, den Status ihres Mitarbeiters von einem Geschäftsbesucher in eine Arbeitserlaubnis umzuwandeln, eine einmalige jährliche Zahlung von 15'000 USD für jeden ausländischen Direktor zahlen. Für alle anderen Positionen müssen sie 10'000 USD zahlen. Die Arbeitgeber müssen diese Zahlungen über das EEL-Portal einreichen. Arbeitgeber ausländischer Staatsangehöriger können von dieser Pflicht befreit werden, wenn die Dauer der Entsendung weniger als 183 Tage innerhalb eines nicht aufeinander folgenden 12-MonatsZeitraums ab dem Datum der Einreise nach Nigeria beträgt. Bisher waren Unternehmen nicht verpflichtet, staatliche Abgaben für die Beschäftigung von Ausländern zu zahlen. Unternehmen, die dieser Verpflichtung nicht nachkommen, müssen mit Sanktionen rechnen. Dies ist die erste ungewöhnlich hohe Abgabe dieser Art für diesen Zweck in Afrika.

NEWS UPDATE MARCH 7,2024

Singapore: Automated control lanes to be opened for all foreign visitors

Singapur: Automatisierte Kontrollspuren werden für alle ausländischen Besucher geöffnet

Singapore plans to allow all foreign visitors to enter the country via automated lanes without prior registration.

The key points here are:

  • The next generation of Singapore's automated Border Control System (ABCS) will allow all foreign visitors, regardless of nationality, to clear immigration through automated lanes at border crossings.
  • The plan is expected to come into effect in the second half of 2024.
  • Foreign visitors will then no longer have to register before entering Singapore or present their passports when leaving the country.

Background:

Currently, the automatic check lanes are only available to Singapore residents and passport holders from 60 countries. The system, which was introduced in 2020, uses multimodal biometrics that capture travelers' irises, faces and fingerprints. The completion of a further 230 automatic control lanes is planned for this year.

Singapur plant, allen ausländischen Besuchern die Einreise in das Land über automatische Einreisespuren ohne vorherige Registrierung zu ermöglichen.

Die wichtigsten Punkte dabei sind:

  • Die nächste Generation von Singapurs automatisiertem Grenzkontrollsystem (ABCS) wird es allen ausländischen Besuchern, unabhängig von ihrer Nationalität, ermöglichen, die Einreise über automatische Bahnen an den Grenzübergängen zu erledigen.
  • Der Plan wird voraussichtlich in der zweiten Hälfte des Jahres 2024 in Kraft treten.
  • Ausländische Besucher müssen sich dann nicht mehr vor der Einreise nach Singapur registrieren lassen oder bei der Ausreise ihren Reisepass vorlegen.

Hintergrund:

Derzeit stehen die automatischen Kontrollspuren nur den Einwohnern Singapurs und den Inhabern von Reisepässen aus 60 Ländern zur Verfügung. Das 2020 eingeführte System nutzt multimodale biometrische Verfahren zur Erfassung von Iris, Gesicht und Fingerabdrücken der Reisenden. Die Fertigstellung von weiteren 230 automatischen Kontrollspuren ist für dieses Jahr geplant.

NEWS UPDATE MARCH 7,2024

USA: FY 2025 H-1B cap registration began March 6, with new system and requirements

USA: FY 2025 H-1B Cap Registrierung begann am 6. März, mit neuem System und neuen Anforderungen

  • Employers and their immigration consultants can register foreign nationals for the H-1B cap for fiscal year 2025 from March 6, 2024 at 12:00 p.m. USEastern Time through March 22, 2024 at 12:00 p.m. US-Eastern Time. All cap registrations must be created and submitted online during this period.
  • The new beneficiary-centered H-1B registration system requires the submission of a valid passport or travel document for each registered foreign national. The foreign national must use the same valid passport or travel document for all registrations filed on their behalf or they risk invalidating all of their registrations.
  • Before an H-1B registration can be filed by an immigration consultant, employers must promptly review, approve and electronically sign the registration.
  • The implementation of the new USCIS organizational account platform may create new technical issues; to minimize the risk of problems and delays, prompt preparation and filing of registrations is recommended.
  • Arbeitgeber und ihre Immigrations Berater können seit dem 6. März 2024 um 12.00 Uhr (US Eastern Time) bis zum 22. März 2024 um 12.00 Uhr (US Eastern Time) ausländische Staatsangehörige für die H-1B-Obergrenze für das Geschäftsjahr 2025 registrieren. Alle Cap-Registrierungen müssen während dieses Zeitraums online erstellt und eingereicht werden.
  • Das neue, auf den Begünstigten ausgerichtete H1B-Registrierungssystem erfordert die Vorlage eines gültigen Reisepasses oder Reisedokuments für jeden registrierten ausländischen Staatsbürgern. Der ausländische Staatsangehörige muss für alle in seinem Namen eingereichten Registrierungen denselben gültigen Reisepass oder dasselbe gültige Reisedokument verwenden, andernfalls riskiert er die Ungültigkeit aller seiner Registrierungen.
  • Bevor eine H-1B-Registrierung von einem Immigrations Berater eingereicht werden kann, müssen die Arbeitgeber die Registrierung umgehend überprüfen, genehmigen und elektronisch unterzeichnen.
  • Die Einführung der neuen USCIS-Organisationskontoplattform kann möglicherweise zu neuen technischen Problemen führen; um das Risiko von Problemen und Verzögerungen zu minimieren, wird eine rasche Vorbereitung und Einreichung der Registrierungen empfohlen.

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BEST PRACTICE

CROSS-BORDER COMMUTERS IN SWITZERLAND

FRIEDERIKERUCH, CONVINUS

There are currently around 320,000 people working as cross-border commuters in Switzerland, which corresponds to around 6% of the total number of employees in Switzerland.

The special feature or challenge in practice for this group of people is that cross-border commuters come from various neighbouring countries of Switzerland and work in different Swiss cantons. This means that different regulations must be observed from a tax law perspective. On the other hand, the authorisation and social security regulations are standardised.

Definition cross-border commuters

In the strict sense, a cross-border commuter is a person who lives in one country and works in another. This implies a daily commute between the place of residence and the place of work. However, this daily commute between the place of residence and the Swiss place of work is not necessary for EU/EFTA nationals under Swiss authorisation law, for example. Even if these persons are still considered cross-border commuters from the perspective of authorisation law, this group of persons would rather be described as international weekly residents. This should make it clear that there are different definitions depending on the area of law.

In practice, since the Covid 19 pandemic and the increased desire to work from home more frequently or predominantly since then, social security regulations have posed the greatest challenges. It is particularly important to take precautions and subject processes to regular review so that employees are always subject to the correct social security system.

Situation

Lisa Meier lives in Constance (Germany) and is an American citizen with a German residence permit. She is married and has one child. Her husband and daughter are German citizens.

Mrs. Meier has found and applied for a position as Head HR Business Partner at Innovative Pharma AG in Basel (Switzerland). After the interviews, it turns out that Mrs. Meier is the best candidate for this position. Mrs. Meier also mentioned in her interview that she would like to work from home one day a week. Mrs. Meier could also start work as early as next month. This would be very helpful for Innovative Pharma AG, as the company has not found any suitable candidates for this position in the last 5 months and would like to fill this position as soon as possible.

What regulations must be considered when hiring?

From the point of view of authorisation law, Innovative Pharma AG must be able to prove that it has advertised the position for 2-3 months and that no Swiss or EU/EFTA citizen is eligible for the position. Mrs. Meier must be the only candidate who is eligible for the position. Furthermore, Mrs. Meier must have the appropriate theoretical training and relevant professional work experience (usually at least 3 years of "relevant" work experience). If all these requirements are met, the only remaining condition is that she must have been resident in the border zone in Germany for at least 6 months. She must also continue to live in the border zone during her employment.

If all these conditions are met, the application for authorisation can be submitted. The process takes between 6 and 12 weeks. The different durations are due to the different processing times in the various cantons.

Mrs. Meier would receive a G permit (cross-border commuter permit), but with the requirement or condition that she return to her place of residence every day from her place of work.

The tax regulations for non-EU/EFTA nationals are no different from those for EU/EFTA nationals. Innovative Pharma AG must deduct a 4.5% withholding tax from her salary. This is also the definitive tax burden in Switzerland. Mrs. Meier still must submit a tax return in Germany and pay tax on her salary there as well. However, due to her status as a cross-border commuter, she can claim the Swiss withholding tax paid in her tax return.

However, her wish to work from home one day a week is not so easy to realise. Due to her citizenship, the bilateral agreement between Switzerland and Germany applies instead of the Agreement on the Free Movement of Persons. As a result, the social security obligation would have to be split for her. This means that she would have to pay social security contributions for the Swiss working days in Switzerland and the same applies to the working days in Germany.

Implementation in practice is not impossible but involves a great deal of effort. Innovative Pharma AG would have had to find a payroll provider in Germany to support it with the monthly payroll in Germany and to carry out the social security settlements in Germany. The information on these employee contributions would then have to be passed on to the Swiss payroll every month so that they can be considered in the payroll. It should be noted here that the managed payroll in Germany would only be a shadow payroll and the salary payments would be made from Switzerland.

For this reason, Innovative Pharma AG decides to talk to Mrs. Meier again. Once Mrs. Meier understood the implications of her working from home, it was also clear to her that she would do without it.

CONCLUSION

The various aspects must be considered carefully.

When employing non-EU/EFTA nationals as cross-border commuters, it is particularly important to take a closer look at the various legal areas. Due to the complexity and the issues described above in the practical example, it is self-explanatory that the number of cross-border commuters who are non-EU/EFTA nationals is relatively low.

NOTES:

* For reasons of better readability, we have refrained from making gender-specific distinctions. Of course, both genders are always meant, e.g. "cross-border commuter".

* The term "from a permit law perspective" refers to the regulations on Swiss work and residence permit law. In Germany, for example, the terms "work permit" and "work authorisation" are used for this purpose.

AUS DER PRAXIS

GRENZGÄNGER IN DER SCHWEIZ

FRIEDERIKERUCH, CONVINUS

In der Schweiz sind aktuell ungefähr 320'000 Personen als Grenzgänger tätig, was ungefähr 6 % der Gesamtzahl an Beschäftigen in der Schweiz entspricht.

Die Besonderheit beziehungsweise Herausforderung in der Praxis bei dieser Personengruppe besteht darin, dass die Grenzgänger aus verschiedenen Nachbarländern der Schweiz kommen und auch in verschiedenen Kantonen der Schweiz arbeiten. Dies bedeutet, dass aus steuerrechtlicher Sicht unterschiedliche Regelungen beachtet werden müssen. Dagegen sind allerdings die bewilligungs- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen einheitlich.

Definition Grenzgänger:

Unter einem Grenzgänger versteht man im eigentlichen Sinne eine Person, welche in einem Land wohnt und in einem anderen Land arbeitet. Dies impliziert ein tägliches Pendeln zwischen Wohnund Arbeitsort. Dieses tägliche Pendeln zwischen dem Wohnort und dem Schweizer Arbeitsort ist jedoch beispielsweise aus bewilligungsrechtlicher Sicht der Schweiz bei EU-/EFTA-Staatsangehörigen nicht notwendig. Auch wenn diese Personen aus bewilligungsrechtlicher Sicht immer noch als Grenzgänger gelten, so würde man diese Personengruppe eher als internationale Wochenaufenthalter bezeichnen. Dies soll verdeutlichen, dass je nach Rechtsgebiet unterschiedliche Definitionen bestehen.

In der Praxis stellen seit der Covid 19-Pandemie und dem seit dieser Zeit vermehrt vorhandenen Wunsch, häufiger oder überwiegend von zu Hause zu arbeiten, die sozialversicherungsrechtlichen Regelungen die grössten Herausforderungen dar. Hier gilt es auch vor allem Vorkehrungen zu treffen sowie Prozesse einer wiederkehrenden Überprüfung zu unterziehen, sodass der Mitarbeiter stets dem richtigen Sozialversicherungssystem unterstellt ist.

Situation

Lisa Meier wohnt in Konstanz (Deutschland) und ist amerikanische Staatsbürgerin mit einem deutschen Aufenthaltstitel. Sie ist verheiratet und hat ein Kind. Ihr Mann und ihre Tochter sind deutsche Staatsbürger.

Frau Meier hat eine Stelle als Head HR Business Partner bei der Innovative Pharma AG in Basel (Schweiz) gefunden und sich dafür beworben. Nach den geführten Interviews stellt sich heraus, dass Frau Meier die beste Kandidatin für diese Position ist.

Frau Meier hat in ihrem Interview ebenfalls erwähnt, dass sie gerne 1 Tag pro Woche von zu Hause arbeiten möchte. Frau Meier könnte zudem bereits im nächsten Monat anfangen zu arbeiten. Dies wäre für die Innovative Pharma AG sehr hilfreich, da das Unternehmen für diese Position in den letzten 5 Monaten keine geeigneten Kandidaten gefunden hat und diese Stelle schnellstmöglich besetzen möchte.

Welche Regelungen müssen bei der Anstellung berücksichtigt werden?

Aus bewilligungsrechtlicher Sicht muss die Innovative Pharma AG nachweisen können, dass sie 2-3 Monate die Stelle ausgeschrieben hatte und kein Schweizer oder EU-/EFTA-Staatsbürger für die Stelle in Frage kommt. Frau Meier muss grundsätzlich die einzige Kandidatin sein, welche für die Stelle in Frage kommt. Des Weiteren muss Frau Meier über die entsprechende theoretische Ausbildung verfügen sowie über berufliche relevante Arbeitserfahrung (in der Regel mindestens 3 Jahre «einschlägige» Arbeitserfahrung) verfügen. Wenn dies alles erfüllt ist, muss lediglich noch die Bedingung, dass sie mindestens 6 Monate in der Grenzzone in Deutschland ihren Wohnsitz innehatte, erfüllt sein. Auch während der Anstellung muss sie dann weiterhin in der Grenzzone leben.

Wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind, kann das Bewilligungsgesuch eingereicht werden. Der Prozess dauert zwischen 6 bis 12 Wochen. Die unterschiedliche Dauer liegt an der unterschiedlichen Bearbeitungsdauer in den verschiedenen Kantonen.

Frau Meier würde eine G-Bewilligung (Grenzgängerbewilligung) erhalten, allerdings mit der Anforderung beziehungsweise Bedingung, dass sie täglich vom Arbeitsort zu ihrem Wohnsitz zurückkehrt.

Die steuerrechtlichen Regelungen sind für Nicht-EU/EFTA-Staatsangehörige nicht anders als für EU-/EFTA-Staatsangehörige. Die Innovative Pharma AG muss von ihrem Salär 4.5% Quellensteuer in Abzug bringen. Dies ist auch die definitive Steuerbelastung in der Schweiz. In Deutschland muss Frau Meier noch eine Steuererklärung einreichen und das Salär dort ebenfalls versteuern. Auf Grund ihres Status als Grenzgänger, kann sie allerdings die bezahlte Schweizer Quellensteuer in ihrer Steuererklärung geltend machen.

Ihr Wunsch, dass sie 1 Tag pro Woche von zu Hause arbeitet, ist jedoch nicht ganz so einfach umsetzbar. Aufgrund ihrer Staatsbürgerschaft kommt nicht das Personenfreizügigkeitsabkommen zur Anwendung, sondern das bilaterale Abkommen zwischen der Schweiz und Deutschland. Demzufolge müsste die Sozialversicherungspflicht für sie aufgeteilt werden. Dies bedeutet, dass sie für die Schweizer Arbeitstage in der Schweiz Sozialversicherungsbeiträge zahlen müsste und das Gleiche gilt für die in Deutschland geleisteten Arbeitstage in Deutschland.

Die Umsetzung in der Praxis ist nicht unmöglich, allerdings mit einem sehr grossen Aufwand verbunden. Die Innovative Pharma AG hätte einen Payroll-Provider in Deutschland finden müssen, der sie bei den monatlichen Abrechnungen in Deutschland unterstützt und die Sozialversicherungsabrechnungen in Deutschland vornimmt. Die Angabe über diese Arbeitnehmerbeiträge müssten dann monatlich an die Schweizer Payroll weitergegeben werden, damit diese in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden können. Hierbei wäre zu beachten, dass die geführte Payroll in Deutschland lediglich eine Shadow-Payroll wäre und die Lohnauszahlung aus der Schweiz erfolgen würde.

Aus diesem Grund entscheidet sich die Innovative Pharma AG, mit Frau Meier nochmals zu sprechen. Als Frau Meier die Auswirkungen von ihrer Homeoffice-Tätigkeit verstanden hat, war für sie ebenfalls klar, dass sie darauf verzichtet.

SCHLUSSFOLGERUNG

Es ist wichtig, dass die verschiedenen Aspekte genau betrachtet werden.

Bei der Anstellung von Nicht-EU/EFTA-Staatsbürgern als Grenzgänger ist vor allem ein genaueres Augenmerk auf die verschiedenen Rechtsbereiche zu legen. Aufgrund der Komplexität und der oben im Praxisbeispiel geschilderten Thematik erklärt es sich von selbst, dass die Anzahl der Grenzgänger, welche Nicht- EU-/EFTA-Staatsangehörige sind, relativ gering ist

HINWEISE:

* Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir auf geschlechterspezifische Unterscheidungen verzichtet. Selbstverständlich sind jeweils immer beide Geschlechter gemeint, wie z.B. bei «Grenzgänger».

* Bei der Begrifflichkeit «aus bewilligungsrechtlicher Sicht» sind die Regelungen zu dem Schweizer Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungsrecht gemeint. In Deutschland werden hierfür beispielsweise die Begrifflichkeiten Arbeitsgenehmigung bzw. Arbeitserlaubnis verwendet.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.