CONVINUS Global Mobility Alert - Week 13 2024

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CONVINUS

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CONVINUS is since 2002 the leading specialist in the field of cross-border employment, international employee assignments, and is the only global mobility provider in Switzerland with a comprehensive range of services. Benefit from our unique combination of professionalism and expert know-how as well as the high level of commitment and involvement for clients.
On March 26, 2024, the legislative process for the Citizenship Act was completed and the law will enter into force on June 26, 2024.
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Germany: New Citizenship Law to Enter into Force in June 2024

Deutschland: Neues Staatsbürgerschaftsgesetz tritt im Juni 2024 in Kraft

On March 26, 2024, the legislative process for the Citizenship Act was completed and the law will enter into force on June 26, 2024.

The law provides for the following changes, among others:

  • The minimum period of residence in Germany required for naturalization will be reduced from eight years to five years (in exceptional cases even to three years).
  • German citizens are to be given the opportunity to hold several citizenships, whereas dual citizenship is currently only possible in rare cases (e.g. together with Swiss citizenship).
  • This law is expected to increase the uptake of German citizenship, especially as many potential citizenship applicants hold citizenship of another country and are therefore currently excluded from naturalization without giving up their current citizenship. It should also make Germany more attractive as a labor market for foreign talent, as access to a German passport will be easier and faster.

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Am 26. März 2024 wurde das Gesetzgebungsverfahren für das Staatsbürgerschaftsgesetz abgeschlossen und das Gesetz wird am 26. Juni 2024 in Kraft treten.

Das Gesetz sieht unter anderem folgende Änderungen vor:

  • Die für die Einbürgerung erforderliche Mindestaufenthaltsdauer in Deutschland wird von acht Jahre auf fünf Jahre (in Ausnahmefällen sogar auf drei Jahre) herabsetzt.
  • Den deutschen Staatsbürgern soll die Möglichkeit gegeben werden, mehrere Staatsbürgerschaften zu besitzen, während derzeit eine doppelte Staatsbürgerschaft nur in seltenen Fällen (z.B. mit der Schweizer Staatsbürgerschaft zusammen) möglich ist.
  • Es wird erwartet, dass dieses Gesetz die Inanspruchnahme der deutschen Staatsbürgerschaft erhöhen wird, insbesondere da viele potenzielle Staatsbürgerschaftsbewerber die Staatsangehörigkeit eines anderen Landes besitzen und daher derzeit von einer Einbürgerung ausgeschlossen sind, ohne ihre derzeitige Staatsangehörigkeit aufzugeben. Ausserdem dürfte es Deutschland als Arbeitsmarkt für ausländische Talente attraktiver machen, da der Zugang zu einem deutschen Pass einfacher und auch zeitlich schneller möglich wird.

UAE: From January 1, 2025, companies in the private sector will be obliged to offer employees health insurance

VAE: Ab 1. Januar 2025 werden Unternehmen in der Privatwirtschaft verpflichtet, Arbeitnehmern eine Krankenversicherung anzubieten

From January 1, 2025, the UAE government will require all private sector employers to take out health insurance for their employees, as is already the case in the Emirates of Abu Dhabi and Dubai. Employers will be required to cover the cost of health insurance for their employees, including domestic workers, and proof of such coverage will be required for their employees when obtaining or renewing a residence permit, which is the current practice in Abu Dhabi and Dubai.

However, it is currently unclear whether employers will also be required to cover health insurance costs for their employees' dependents. Further details on health insurance coverage have yet to be announced, including penalties for non-compliance and the specifications of the required coverage. Employers may need to revise their expenses to account for the additional healthcare costs; however, despite the higher costs, offering comprehensive health insurance is seen as a benefit by many employees and can help attract and retain talent.

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Ab dem 1. Januar 2025 wird die Regierung der VAE von allen Arbeitgebern in der Privatwirtschaft verlangen, dass sie eine Krankenversicherung für ihre Angestellten abschliessen, wie es in den Emiraten Abu Dhabi und Dubai bereits der Fall ist. Die Arbeitgeber werden verpflichtet sein, die Kosten für die Krankenversicherung ihrer Angestellten, einschliesslich der Hausangestellten, zu übernehmen; der Nachweis eines solchen Versicherungsschutzes wird für ihre Angestellten erforderlich sein, wenn sie eine Aufenthaltsgenehmigung erhalten oder verlängern, was der derzeitigen Praxis in Abu Dhabi und Dubai entspricht.

Allerdings ist derzeit noch unklar, ob die Arbeitgeber auch die Krankenversicherungskosten für die Angehörigen ihrer Mitarbeiter übernehmen müssen. Weitere Einzelheiten zum Krankenversicherungsschutz müssen noch bekannt gegeben werden, einschliesslich der Sanktionen bei Nichteinhaltung und der Spezifikationen des erforderlichen Versicherungsschutzes.

Möglicherweise müssen die Arbeitgeber ihre Ausgaben überarbeiten, um den zusätzlichen Kosten für die Gesundheitsversorgung Rechnung zu tragen; trotz der höheren Kosten wird das Angebot einer umfassenden Krankenversicherung jedoch von vielen Arbeitnehmern als Vorteil angesehen und kann dazu beitragen, Talente anzuziehen und diese ans Unternehmen zu binden.

USA: New USCIS fees go into effect on April 1, 2024, with significant increases for employment-based applications

USA: Neue USCIS-Gebühren treten am 1. April 2024 in Kraft, mit beträchtlichen Erhöhungen für beschäftigungsbasierte Anträge

  • Effective April 1, 2024, USCIS will increase fees for H-1B, L-1 and other temporary worker cases and implement separate filing fees. The fee for H-1B petitions will increase from USD 460 to USD 780, a 70% increase. The fee for the L-1 petition will increase from USD 460 to USD 1,385. That's a 200% increase. However, lower fees will apply to certain small employers and nonprofit organizations.
  • In addition to the increased base fees, a new asylum program fee of USD 600 will be charged for Forms I-129 and I-140. Qualified nonprofit applicants are exempt from the new fee, while a reduced fee of USD 300 applies to small employers.
  • The fee for H-1B registration will increase from USD 10 to USD 215 per registered beneficiary, although the increase will not take effect until the FY 2026 cap season beginning in March 2025.
  • In addition, the timeframe for processing premiums will be extended from calendar days to business days and fees for adjustment of status and ancillary services will be unbundled, among other measures.
  • Although the new fee schedule has been challenged in court, the new fees will go into effect as scheduled on April 1, unless a court disallows the new USCIS fee schedule in whole or in part.

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  • Mit Wirkung zum 1. April 2024 wird die USCIS die Gebühren für H-1B-, L-1- und andere Zeitarbeitnehmer-Fälle erhöhen und separate Gebühren für die Einreichung einführen.
  • Die Gebühr für H-1B-Anträge wird von USD 460 auf USD 780 steigen, was einer Erhöhung um 70 % entspricht. Die Gebühr für den L-1-Antrag wird von USD 460 auf USD 1'385 angehoben - eine Erhöhung um 200 %. Für bestimmte kleine Arbeitgeber und gemeinnützige Organisationen gelten jedoch niedrigere Gebühren.
  • Zusätzlich zu den erhöhten Grundgebühren wird für die Formulare I-129 und I-140 eine neue Asylprogrammgebühr von USD 600 erhoben. Qualifizierte gemeinnützige Antragsteller sind von der neuen Gebühr befreit, während für kleine Arbeitgeber eine ermässigte Gebühr von USD 300 gilt.
  • Die Gebühr für die H-1B-Registrierung wird von USD 10 auf USD 215 pro registriertem Begünstigten angehoben, obwohl die Erhöhung erst mit der im März 2025 beginnenden Cap-Season für das Geschäftsjahr 2026 wirksam wird.
  • Ausserdem wird der Zeitrahmen für die Bearbeitung der Prämien von Kalendertagen auf Geschäftstage verlängert und die Gebühren für die Statusanpassung und Nebenleistungen werden entbündelt.
  • Dies erfolgt neben anderen Massnahmen.
  • Obwohl die neue Gebührenordnung vor Gericht angefochten wurde, werden die neuen Gebühren wie geplant am 1. April 2024 in Kraft treten, es sei denn, ein Gericht sollte die neue USCIS-Gebührenordnung noch ganz oder teilweise untersagen.

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ANOTHER PRACTICAL QUESTION ABOUT CROSS-BORDER EMPLOYMENT: CROSS-BORDER COMMUTERS, INTERNATIONAL WEEKLY RESIDENTS, OR EXECUTIVES IN THE GERMAN-SWISS RELATIONSHIP - WHICH REGULATIONS APPLY?

FRIEDERIKERUCH, CONVINUS

Only in the double taxation agreement (DTA) between Switzerland and Germany is there a regulation for the taxation of earned income concerning the taxation of executive employees as well as a regulation regarding cross-border commuters.

In some constellations, an employee can be both a cross-border commuter and an executive employee. In these situations, it is particularly important to assess the details precisely and draw the right conclusions. According to the DTA between Switzerland and Germany, the regulations for cross-border commuters take precedence over the regulations for executive employees.

What are the rules for executive employees?

The taxation clause Article 15 paragraph 4 in the DTA Switzerland - Germany reads: "Subject to the provisions of Article 15a (separate note: taxation rule for frontier workers), an individual who is a resident of a Contracting State but acts as an officer, director, manager or authorised signatory of a corporation resident in the other Contracting State may be taxed in that other State on the income derived from that activity, unless his activity is so limited as to include only functions outside that other State. If that other Contracting State does not tax such income, it may be taxed in the State in which the individual is resident."

Until the consultation agreement was issued in April 2023, the tax and financial authorities of both countries required the individual to be entered into the commercial register.

According to the consultation agreement, which will apply until 31 December 2025, the group of senior executives is to be expanded to include the following extended group of persons

  • Persons who are only entered in the commercial register with individual or collective signatures but without a designation of their function,
  • Persons who are not entered in the commercial register but who, from a civil law perspective, hold a position within the corporation with management and representation authorisation, which must at least correspond to a power of attorney.

In social security law, we make no distinction in the cross-border area if the cross-border commuter is categorised as a managerial employee.

Situation

Catherine Wagner lives with her husband and son in Constance (Germany).

She is a French national and works at the headquarters of Swiss Medical Solutions AG in Basel (Switzerland). Swiss Medical Solutions AG is part of a large international group of companies. Her role is that of CFO and she receives an annual base salary of CHF 360,000 and an annual bonus of between CHF 100,000 and CHF 360,000. Her role also requires her to travel regularly to the various company locations. She spends around 20% of her time travelling.

As soon as her son starts school, she would like to work from home at least one day a week. She is also considering moving from Konstanz (DE) to Stuttgart (DE), where her family lives when her son starts school.

So far, this has not been authorised by HR. The HR department has told her that the risks are too great for the company.

What is the assessment of this issue?

Permit
In terms of authorisation law, Swiss Medical Solutions AG must obtain a cross-border commuter permit as it lives in Germany and works in Switzerland.

If it now wishes to work one day a week in a home office in Germany, this is perfectly possible and does not change the assessment under authorisation law. Even a possible move to Stuttgart would not change anything in this context.

Health insurance
Based on the cross-border commuter permit and residence in Germany, she can choose whether to take out health insurance in Switzerland or Germany. She must make this decision within three months of taking up cross-border employment.

Social security
Due to her employment in Switzerland, she is subject to social security contributions in Switzerland. For her to remain subject to social security contributions in Switzerland, she may not work more than 24.9% in Germany. The reason for this is that the new teleworking regulation (maximum 49.9% home office activity) does not apply, as she is regularly travelling. If this regular travelling activity were to cease, the teleworking regulation could be applied.

From a social security perspective, a possible move to Stuttgart would also not change the assessment of the situation.

Tax
Due to her function, she is considered an "executive employee" from a tax perspective. However, as she commutes every day, she is also regarded as a "cross-border commuter".

According to the DTA between Switzerland and Germany, the cross-border commuter rule takes precedence over the executive employee rule and therefore applies. As a result, Swiss Medical Solutions AG only has to pay tax on 4.5% of its gross income in Switzerland. Effective taxation takes place in Germany.

By moving to Stuttgart, she would no longer be considered a cross-border commuter for tax purposes, meaning that her entire earned income would then be subject to Swiss taxation. The "normal" Basel withholding tax rate would apply.

The position in the company harbours a very high permanent establishment risk in Germany for the Swiss company. It is therefore understandable that the HR department is opposed to this. However, it may be possible to find a solution by taking a closer look at the situation so that 1 day in the home office can be granted and the permanent establishment risk can be minimised as far as possible.

CONCLUSION

As can easily be seen from this practical example, it is very important to analyse the details in each case and to assess each area of law separately. This is because a different conclusion can be reached depending on which "legal lens" is used to judge a situation.

EINE WEITERE FRAGE: GRENZGÄNGER, INTERNATIONALER WOCHENAUFENTHALTER ODER LEITENDER ANGESTELLTER IM DEUTSCH-SCHWEIZER VERHÄLTNIS– WELCHE REGELUNGEN KOMMEN ZUR ANWENDUNG?

FRIEDERIKERUCH, CONVINUS

Lediglich im Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen der Schweiz und Deutschland gibt es eine Regelung für die Besteuerung des Erwerbseinkommens im Bezug auf die Besteuerung von leitenden Angestellten sowie auch eine Regelung im Bezug auf Grenzgänger.

In manchen Konstellationen kann ein Mitarbeiter sowohl ein Grenzgänger als auch ein leitender Angestellter sein. In diesen Situationen ist es dann wichtig, die Details genau zu beurteilen, und die richtigen Schlüsse zu ziehen. Grundsätzlich gilt gemäss dem DBA Schweiz – Deutschland, dass die Regelung des Grenzgängers vor der Regelung des leitenden Angestellten Vorrang hat.

Wie sieht die Regelung des leitenden Angestellten aus?

Die Besteuerungsklausel Artikel 15 Absatz 4 im DBA Schweiz – Deutschland lautet: «Vorbehaltlich des Artikels 15a (eigene Anmerkung: Besteuerungsregel für Grenzgänger) kann eine natürliche Person, die in einem Vertragsstaat ansässig, aber als Vorstandsmitglied, Direktor, Geschäftsführer oder Prokurist einer in dem anderen Vertragsstaat ansässigen Kapitalgesellschaft tätig ist, mit den Einkünften aus dieser Tätigkeit in diesem anderen Staat besteuert werden, sofern ihre Tätigkeit nicht so abgegrenzt ist, dass sie lediglich Aufgaben ausserhalb dieses anderen Staates umfasst. Besteuert dieser andere Vertragsstaat diese Einkünfte nicht, so können sie in dem Staat besteuert werden, in dem die natürliche Person ansässig ist.»

Bis zur erlassenen Konsultationsvereinbarung im April 2023 wurde von den Steuer- und Finanzbehörden der beiden Länder die Anforderung gestellt, dass die Person im Handelsregister eingetragen sein musste. Gemäss der Konsultationsvereinbarung, welche bis zum 31. Dezember 2025 gelten wird, soll der Personenkreis der leitenden Angestellten ausgeweitet werden auf:

  • Personen, die nur mit Einzel- oder Kollektivunterschrift, aber ohne Bezeichnung ihrer Funktion im Handelsregister eingetragen sind,
  • Personen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, allerdings nach zivilrechtlicher Betrachtung einer Stellung mit Leitungs- und Vertretungsbefugnis, welche mindestens einer Prokura entsprechen muss, innerhalb der Kapitalgesellschaft einnimmt.

Im Sozialversicherungsrecht kennen wir im grenzüberschreitenden Bereich keine Unterscheidung wenn der Grenzgänger in die Kategorie eines leitenden Angestellten eingestuft wird.

Situation

Catherine Wagner wohnt mit ihrem Mann und Sohn in Konstanz. Sie ist französische Staatsangehörige. Sie arbeitet im Headquarter Swiss Medical Solution AG in Basel (Schweiz). Die Swiss Medical Solution AG gehört zu einer grossen internationalen Gruppe. Ihre Funktion ist diejenige des CFO und erhält ein jährliches Basissalär von CHF 360'000 sowie einen Jahresbonus zwischen CHF 100'000 und CHF 360'000. Im Rahmen ihrer Funktion muss sie ebenfalls regelmässig in die anderen Standorte reisen. Die Reisetätigkeit umfasst ca. 20% ihrer Tätigkeit.

Sie möchte gerne, sobald ihr Sohn in die Schule kommt, an mindestens einem Tag die Woche von zu Hause aus arbeiten. Sie überlegen sich ebenfalls zum Schulbeginn von Konstanz nach Stuttgart, wo ihre Familie wohnt, umzuziehen.

Bisher wurde ihr dies vom HR nicht genehmigt. Das HR hat ihr mitgeteilt, dass die Risiken für das Unternehmen zu gross sind.

Wie sieht die Beurteilung dieses Sachverhalts aus?

Bewilligung
Aus bewilligungsrechtlicher Sicht muss die Swiss Medical Solutions AG eine Grenzgängerbewilligung einholen, da sie in Deutschland wohnt und in der Schweiz arbeitet. Wenn sie nun einen Tag die Woche im Homeoffice in Deutschland arbeiten möchte, ist dies durchaus möglich und ändert sich nicht an der bewilligungsrechtlichen Beurteilung. Auch ein Umzug nach Stuttgart ändert dabei nichts.

Krankenversicherung
Aufgrund der Grenzgängerbewilligung und dem Wohnsitz in Deutschland, kann sie aus Krankenversicherungssicht wählen, ob sie in der Schweiz oder in Deutschland sich versichern möchte. Sie hat diese Entscheidung innerhalb von drei Monaten nach Aufnahme der Grenzgängertätigkeit fällen müssen.

Sozialversicherung
Auf Grund der Anstellung in der Schweiz ist sie in der Schweiz sozialversicherungspflichtig. Damit sie in der Schweiz sozialversicherungspflichtig bleiben kann, darf sie in Deutschland nicht mehr als 24.9% arbeiten.

Der Grund dafür ist, dass die neue Teleworking-Regelung (max. 49.9% Homeoffice-Tätigkeit) nicht zum Tragen kommt, da sie eine regelmässige Reisetätigkeit hat. Fällt diese regelmässige Reisetätigkeit weg, dann kann auf die Teleworking-Regelung abgestellt werden.

Aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht ändert sich bei der Beurteilung der Situation nichts im Bezug auf den geplanten Umzug nach Stuttgart.

Steuern
Auf Grund ihrer Funktion qualifiziert sie aus steuerlicher Betrachtung als «leitende Angestellte». Da sie jedoch jeden Tag pendelt, qualifiziert sie ebenfalls als «Grenzgängerin». Gemäss dem DBA Schweiz-Deutschland, kommt die Grenzgängerregelung vor der Regelung als leitende Angestellte zum Tragen. Demzufolge muss die Swiss Medical Solutions AG in der Schweiz lediglich 4.5% von ihrem Brutto-Einkommen versteuern. Die effektive Besteuerung findet in Deutschland statt.

Mit dem Umzug nach Stuttgart qualifiziert sie nicht mehr als Grenzgängerin und demzufolge unterliegt das gesamte Erwerbseinkommen der Schweizer Besteuerung. Es kommt der «normale» Quellensteuertarif von Basel zur Anwendung.

Die Stellung im Unternehmen birgt ein sehr hohes Betriebsstättenrisiko in Deutschland für das Schweizer Unternehmen. Daher ist die Haltung des HR verständlich, dass sie dem ablehnend entgegenstehen. Möglicherweise lässt sich aber bei einer genauen Betrachtung des Sachverhaltes eine Lösung finden, dass 1 Tag im Homeoffice gewährt werden kann sowie das Betriebsstättenrisiko minimiert werden kann.

SCHLUSSFOLGERUNG

Es ist wichtig die Details genau zu analysieren und jedes einzelne Rechtsgebiet separat zu beurteilen. Denn je nachdem mit welcher «Rechtsbrille» man einen Sachverhalt beurteilt, kann es zu einer anderen Schlussfolgerung kommen.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

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