ベトナムの税関調査：当局がドアをノックする前に外資系製造業者ができる準備方法

はじめに
外資系製造業者から最もよく聞かれる質問の1つは次のとおりです。 「ベトナムの税関が当社の業務を調査した場合、どうなりますか？」
しかし、より適切な質問は別にあります。 「明日調査が行われると仮定して、今日すでにそのように業務を行っているでしょうか？」
税関調査は、特別な出来事と見なされるべきではありません。 それらは現代の税関行政における不可欠な要素です。 十分な準備ができている企業は、一般的に税関調査を管理可能なコンプライアンス（法令遵守）の演習として捉えています。 一方、準備が不十分な企業は、何年も前（場合によっては生産開始前）に生じた弱点を発見することがよくあります。 この違いは、ほぼ常に「準備」にあります。

税関コンプライアンスは最初の出荷前から始まる
多くの企業は、商品がベトナムの国境に到着したときに税関コンプライアンスが始まると考えています。 しかし、実際にはもっと早くから始まっています。 コンプライアンスは、経営陣が以下の事項を決定した時点から開始されます。
• 生産をどこで行うか
• 製品をどのように製造するか
• 商品の所有者は誰か
• どの税関手続きを使用するか
• どの契約が生産を管理するか
これらの決定の1つ1つが、後日税関調査の際に審査される可能性があります。

税関当局は通常何を審査するのか？
すべての調査が同じというわけではありませんが、製造業者は以下の点に関する質問を想定しておく必要があります。
• HSコードの分類
• 関税評価
• 輸入材料の原産地
• 生産記録
• 在庫の照合
• 製造活動
• 輸出書類
• 輸入申告書
• 会計記録
• サプライヤーの書類
通常の目的は、法的な構造が業務の実態を正確に反映しているかを確認することです。

すべての製造業者が常に提示できなければならない5つの文書
業界に関係なく、すべての製造業者は以下の文書を即座に提示できなければなりません。
1. 部品表 (Bills of Materials)
o 各完成品にどの部品が正確に組み込まれたかを示すものです。
2. 製造記録 (Manufacturing Records)
o 当局は、ベトナムで実際にどのような製造が行われたかを把握したいと頻繁に考えます。
3. サプライヤーの書類 (Supplier Documentation)
o 輸入された部品の原産地および取引履歴を追跡できる必要があります。
4. 税関書類 (Customs Documentation)
o 輸出入申告書は、業務記録と一致している必要があります。
5. 内部手続き (Internal Procedures)
o 企業は、コンプライアンスが通常の業務運営の一部であることを証明できなければなりません。

税関調査での一般的な指摘事項
これまでの経験から、調査での指摘事項には以下の問題が頻繁に含まれます。
• 文書の不一致
• 不正確な関税分類
• 不完全な生産記録

• 不十分な原産地証明
• 商業書類と税関申告書との間の相違
• 不十分な在庫照合
興味深いことに、多くの問題は意図的な不正行為ではなく、文書管理に起因して発生しています。

企業はどのように準備すべきか？
準備は、通常の事業管理の一部となるべきです。 一般的に、以下のことを推奨します。
• 定期的な社内税関レビュー
• HSコード分類の第三者による検証
• 定期的な原産地レビュー
• 文書の監査
• サプライヤーのコンプライアンス・レビュー
• 従業員トレーニング
調査が始まるのを待ってからでは、通常は遅すぎます。

調査は機会にもなり得る
適切に管理された税関調査は、企業が自社のコンプライアンスシステムの強さを証明する機会となります。正確な記録と透明性のある手順を維持している企業は、多くの場合、調査を効率的に完了し、混乱を最小限に抑えて業務を継続することができます。 したがって、事前の準備は法的コンプライアンスと商業的継続性の両方を保護します。

最後に
卓越した製造は正確さに依存しています。 同じ原則が税関コンプライアンスにも当てはまります。 ベトナムで継続的に成功している企業は、必ずしも最大の法務部門を持つ企業ではありません。 それらは、税関コンプライアンスが卓越した業務遂行の一部であることを認識している企業です。
• 優れた文書管理。
• 優れた手順。
• 優れたガバナンス。
これら3つの原則は、あらゆる税関調査に対する最も強力な備えであり続けます。 最終的に、最も優れた税関調査とは、当局が到着するずっと前に、自社がすでに準備を整えている調査のことです。

***本件に関する詳細については、著者であるDr. Oliver Massmann（omassmann@duanemorris.com）までお気軽にお問い合わせください。 Dr. Oliver Massmannは、Duane Morris Vietnam LLCの総支配人を務めています。