Czym będą zgłoszenia zewnętrzne i jaki organ będzie za nie odpowiedzialny?
Zgłoszenia zewnętrzne to forma zgłaszania naruszeń prawa, które będą mogły być dokonywane przez sygnalistów bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) lub właściwych organów publicznych, bez konieczności dokonywania zgłoszeń wewnętrznych w podmiocie prawnym, w którym doszło do naruszenia. Możliwe to będzie także celem dokonania zgłoszenia naruszeń prawa w podmiotach, które nie będą zobowiązane do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych . Co istotne, to sygnalista będzie miał wybór, czy dokona zgłoszenia wewnętrznego czy zewnętrznego.
Organami odpowiedzialnymi za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych będą RPO oraz inne właściwe kompetencyjnie organy publiczne (np. KNF, UOKIK, czy GIIF). Przy czym projektowane przepisy nie określą kompetencji właściwych organów, a organem odpowiedzialnym za przyjęcie zgłoszeń zewnętrznych, dokonanie ich wstępnej weryfikacji i przekazanie właściwemu organowi publicznemu w celu podjęcia stosownych działań następczych będzie RPO, na podstawie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, którą będzie obowiązany ustalić.
Organy publiczne będą zobowiązane do ustalenia własnych procedur przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych. Na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wskutek zgłoszenia zewnętrznego, będzie zobowiązany do wydania zaświadczenia o statusie sygnalisty. Termin na wydanie takiego zaświadczenia będzie wynosił maksymalnie miesiąc od dnia otrzymania od sygnalisty żądania wydania takiego dokumentu.
Jeśli nie będzie możliwe określenie właściwego organu publicznego, RPO będzie zobowiązany do przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego we własnym zakresie, na podstawie ustanowionej procedury zgłoszeń zewnętrznych.
W jaki sposób będzie należało dokonać zgłoszenia zewnętrznego o naruszeniu prawa?
Zgłoszenia zewnętrzne będą dokonywane na podstawie i w trybie procedury zgłoszeń zewnętrznych określonej przez RPO oraz inne organy publiczne. RPO będzie przyjmował zgłoszenia o naruszeniach prawa, dokonywał ich wstępnej weryfikacji i przekazywał organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia przez sygnalistę. Zgłoszenie zewnętrzne będzie mogło być dokonane, tak jak w przypadku zgłoszeń wewnętrznych - ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie ustne będzie mogło być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Zgłoszenia ustne będą mogły być dokonywane za pośrednictwem nagrywanej bądź nie linii telefonicznej lub innego systemu komunikacji głosowej (np. wiadomości głosowe czy formularze z opcją nagrywania), a także w trakcie osobistego spotkania z podmiotem odpowiedzialnym za przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego.
Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, za zgodą sygnalisty, będą dokumentowane w formie: (a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub (b) kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez podmiot odbierający zgłoszenie zewnętrzne. Z kolei, zgłoszenie ustne, dokonywane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej, będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy sporządzonego przez podmiot odbierający zgłoszenie zewnętrzne, który odtworzy dokładny przebieg tej rozmowy. Sygnalista będzie mógł dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne będzie mogło być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie będzie dokumentowane w formie: (a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub (b) protokołu spotkania przygotowanego przez podmiot odbierający zgłoszenie zewnętrzne, który odtworzy dokładny przebieg tego spotkania. W tym przypadku zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
Zgłoszenia pisemne będą mogły być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Zgłoszenia w postaci papierowej, będą mogły być dokonane na adres do korespondencji wskazany przez RPO lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie. Natomiast zgłoszenia w postaci elektronicznej, będą mogły być dokonane na adres poczty elektronicznej / elektronicznej skrzynki podawczej /doręczeń elektronicznych, wskazany przez RPO lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie zewnętrzne. Ponadto, będzie możliwe dokonanie zgłoszenia zewnętrznego za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
W związku z przyspieszeniem prac legislacyjnych nad projektowaną ustawą warto już teraz podjąć pierwsze kroki w celu wdrożenia stosownych procedur i logistycznie przygotować się do spełnienia nowych obowiązków.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
