ÖZET
Temel bir hak olarak kabul edilen kişisel verilerin korunması hakkı, bireyin kişisel verileri üzerinde kontrol sağlamaktadır. Hukuka uygunluk sebepleri varsa ve ilgili ilkeler gözetiliyorsa, bireyin kişisel verileri üzerindeki kontrolü sınırlandırılabilir ve kişisel veriler veri sorumluları tarafından işlenebilir.
İş sözleşmesi niteliği gereği, işçi ile işveren arasında bir bağımlılık ilişkisi kurduğundan işçiye ait kişisel veriler işveren tarafından kolayca erişilebilir hâle gelmektedir. Hukuka aykırı veri işleme faaliyetlerine karşı işçilere koruma sağlanabilmesi için, özel hayatın gizliliği hakkının iş hayatında tanınması gereklidir. Ancak bu hakkın iş hukukunda doğru bir şekilde uygulanabilmesi, işverenin bilgi edinme hakkı ile işçilerin kişisel verilerinin korunması hakkı arasında makul bir denge kurulmasına bağlıdır.
Bu makale, bu genel kuralın işçi işveren ilişkisi açısından nasıl uygulanabileceğini ve işe alım sürecinde kişisel verilerin korunması bakımından nelere dikkat edilmesi gerektiğini ele almaktadır.
Anahtar Kelimeler: Özel Hayatın Gizliliği Hakkı, Kişisel Verilerin Korunması, İşe Alım Süreci, Özel Nitelikli Kişisel Veriler, Açık Rıza.
GİRİŞ
Bireyin sosyal bir varlık ve toplumsal yaşamın önemli bir parçası olması, kişisel verilerin açıklanmasını zorunlu kılan bir durumdur. Teknolojik gelişmeler ile birlikte veri alışverişinin artışı, taraflar arasında denge sağlanamamasına, bu nedenle de kişinin hak ve özgürlüklerinin ciddi şekilde ihlâl edilmesine yol açabilmektedir.
Çalışma hayatı, temel hak ve özgürlüklerin ön planda olduğu ve kişisel verilerin sıkça işlenmesini gerektiren bir alandır. İşveren, işçinin kişisel verilerini işlemeye ihtiyaç duyar ve bu ihtiyaç, iş ilişkinin kurulmasından sona ermesine kadar devam eder. Ancak iş görüşmeleri gibi durumlarda işverenin kişisel verilere kontrolsüz erişimi, işçi adaylarının özel hayatın gizliliği başta olmak üzere birçok hakkının ihlâl edilmesine yol açabilir. Bu durumda işverenin hukuki sorumluluğu, işçi adaylarının verilerini nasıl işleyeceği konusunda şekillenmektedir
Bu makalede, öncelikle işçi ve işçi adayının kişisel verilerinin kapsamı ve korunsının önemi konusunda genel bir bakış çizilecek, sonrasında işçi adaylarının kişisel verilerinin korunmasının hukuki temelleri belirlenerek iş görüşmelerinde yaygın olarak kullanılan veri işleme yöntemleri incelenecekt
- ADAY İŞÇİ HAKKINDA
BİLGİ TOPLAMA
İşe alım süreci, genellikle işçi adayının özgeçmişini işverene göndermesi ya da işverence sunulmuş olan bir başvuru formunun doldurulması ile başlar. Bu belgeler işverende bir ön izlenim yaratarak işçi adayının temel kişisel bilgilerini içerir. Ancak işveren, henüz sosyal temas başlamadan bile veri toplama ve işleme faaliyetine başlayabilmektedir. Bu belgelerin hukuka aykırı bir şekilde toplanması hâlinde işverenin sorumluluğu doğabilmektedir. İşveren, işçi adayını veri toplama ve işlemenin amacı, veri saklama süresi gibi konularda bilgilendirmelidir. İşe alım süreçlerinde işçi adayına dair bilgi toplanmasının temel amacı adayın ilgili pozisyona uygun olup olmadığının değerlendirilmesidir. Bundan ötürü işe alım aşamasında işçi adayına işle ilgili/ bağlantılı olmayan ya da adayın işe uygunluğunu sorgulamayan soruların yöneltilmemesi, testlerin yapılmaması gerekmektedir. Ayrıca işveren her işçi adayından aynı bilgileri talep etmek yerine sadece başvurulan pozisyon için gerekli verileri istemelid
İşverenler, işçi adaylarının sundukları belgelerin korunması konusunda sorumluluk taşırlar. Bu bilgiler yetkisiz kişilerin eline geçmemesi için korunmalı ve işçi adayına bildirilen amaç dışında başka işverenler veya başvuran adaylarla paylaşılmamalıdır. Bu belgelerin iyi bir şekilde saklanmaması, işverenin sorumluluğundadır ve kişisel verilerin korunmasına uygun davranma yükümlülüğünün ihlâl edilmesi anlamına gelir. İnternet üzerinden iş başvurusu yapan bir işçi adayının belgelerinin başka adaylarla paylaşılması durumunda, Kişisel Verilerin Korunması Kurumu tarafından idari para cezası uygulanabilir
Adayların işverene gönderdiği özgeçmiş, diploma, sertifika, referans mektubu, çalışma belgesi gibi belgelerin işveren tarafından özenle saklanması gerekmektedir. Aynı şekilde, soru formları, testler ve görüşmeler sırasında elde edilen bilgilerin de dikkatle muhafaza edilmesi gerekmektedir. Bu bilgi ve belgeler yetkisiz kişilerin erişiminden uzak tutulmalı ve güvenlik önlemleri alınmalıdır. Bu belgelerin kaybedilmesi veya zarar görmesi durumunda işverenin tazminat ödeme yükümlülüğü doğabilecektir. Adayın işe alınmaması durumunda ise, adaya ait olan belgeler adaya geri verilmelidir. Ancak işverene ait olan belgeler aday tarafından talep edilemez. Adayın talepte bulunması hâlinde, kişisel bilgilerinin silinmesi veya imha edilmesi gerekmektedir. İşverenin işçi adayını ileride işe alma ihtimâli olduğundan bahisle başvuru belgelerini saklaması mümkün değildi
- ADAY İŞÇİYE
YÖNELTİLEBİLECEK SORULAR VE SINIRLARI
İşçi adayının kişisel verilerine ulaşmanın en yaygın yöntemi, ona sorular sormaktır. İşverenin işçi adayına soru sorması, işverenin sözleşme özgürlüğü çerçevesinde adayı daha iyi tanıma ihtiyacından kaynaklanabilir ve zaten işveren, yönetim hakkı çerçevesinde bilgi edinme akkına sahiptir. Bireyin kişiliği hakkında sorulan sorular oldukça geniş bir yelpazeye sahiptir. Doğum yeri, yaş, medeni durum, eğitim seviyesi, mesleki deneyim ve ekonomik durum gibi pek çok konu bu soru çerçevesine dahil edilebilir. İşverenin bilgi edinme hakkı çerçevesinde işçi adayına yönelteceği sorular, iş ilişkisiyle ilgili olmalıdır ve bu sorular yalnızca işçi adayının mesleki yeteneklerini değerlendirmek veya en azından mesleki deneyimi hakkında bilgi edinmek amacı taşımalıdır. Bazı meslekler için belirli soruların sorulması işçinin işe uygunluğunu değerlendirmek için gereklidir ancak aynı soruların farklı meslek grupları açısından sorulması, işçi adaylarının haklarının ihlâl edilmesi veya işveren tarafından ayrımcılık uygulanması gibi farklı anlamlar taşıyabilir.
İşverenin işçi adayına yönelteceği soruların başında işçi adayının kişisel durumu ile alakalı olan sorular gelmektedir. Kişisel kimlik bilgileri denildiğinde, genellikle kişinin adı, soyadı, doğum tarihi, doğum yeri, ikametgâh adresi, telefon numarası ve varsa e-posta adresi gibi bilgiler akla gelir. Bu tür sorular, adayın kimliğini doğrulamaya yönelik sorular olarak kabul edilir ve niteliksel olarak sorulmasında sakınca bulunmamaktadır.1 Eğitim geçmişi ve mesleki deneyim gibi bilgiler, işçi adayının işe uygunluğunu değerlendirmek için önem arz etmektedir. Ancak bu kişisel bilgilere ilişkin yöneltilen sorular her zaman hukuka uygun olmamaktadır. Bazı durumlarda, bu soruların işçi adayına yöneltilmesi kişisel verilerin ihlâli ve iş hukuku açısından ayrımcılık yasağının ihlâli anlamına gelebilecektir. Şayet işverenin, kadın bir işçi adayına yakın gelecekte evlenmeyi veya çocuk sahibi olmayı düşünüp düşünmediğini sorması, genellikle bu husus dahilinde ihlâl oluşturur. Bu tür bir sorunun hukuka uygun kabul edilmesi, işin sadece bekar veya çocuk sahibi olmayan işçiler tarafından yürütülebilecek bir nitelikte olması hâlinde mümkün olabilir. Dolayısıyla işveren, kişisel bilgi toplamaya yönelik soruları yalnızca işin gerektirdiği ölçüde sormalıdır.
İşverenin, işçi adayının ceza mahkûmiyeti hakkında soru sorma yetkisi ise belirli sınırlamalara tabidir. Adayın ceza mahkûmiyeti bilgileri, başvurulan işle ilgili veya bağlantılı olduğu sürece, bu konuda sorulan sorular meşru kabul edilir. Örnek olarak veznedarlık ya da kasiyerlik gibi işlere başvuruda bulunan adaylara mali suçlar işleyip işlemediği ya da bir işyerindeki şoförlük pozisyonu için işe alınacak işçilere trafik suçu nedeniyle ceza kaydı olup olmadığı sorulabilir. İşçi adayının başvurduğu iş ile geçmiş hükümlülüğü arasında bir bağlantı varsa, işveren sormasa bile adayın bu konuyu açıklaması gerektiği kabul edilmektedir. Yargıtayın da genel kanaati bu doğrultudadır. Yargıtay, işçi adayının bu konuda yanlış bilgi vermesi durumunda işverenin iş ilişkisini haklı nedenle feshedebileceğini ifade etmektedir.2 Bu gibi hâller dışında işçi adayına eski hükümlülük hakkında soru yöneltilmesi ve bu soruya dayanarak adayın işe alınmaması ayrımcılık yasağına aykırılık oluşturacaktır.
İş görüşmesi sırasında veya başvuru formlarında sıkça sorulan sorulardan biri, adayın en son çalıştığı işyerinden aldığı ücret miktarı ve ek ödemelerin neler olduğudur. Bu tür soruların geçerliliği konusunda doktrinde iki farklı görüş ortaya konmuştur. Bir görüşe göre, adayın bugüne kadar aldığı ücretler, eski işvereninin uyguladığı zam oranları ve diğer mali haklar hakkında sorular geçerlidir ve bu tür sorulara kasıtlı olarak yanıltıcı cevaplar verilmesi durumunda iş sözleşmesi bu nedenle sonlandırılabilir.3 Diğer bir görüşe göre ise, bu tür soruların geçerliliği, çalışma yeri ve işin niteliği ile doğrudan ilişkilidir.4 İşverenin soru sorma hakkının olduğu durumlarda, adayın gerçeği açıklama yükümlülüğü vardır. Bu yükümlülüğe uymamak, işçinin gelecekte iş sözleşmesinin sona erdirilmesi veya tazminat talebi gibi sonuçlarla karşılaşmasına neden olabilir.5 Dolayısıyla önceki ücret miktarının sorulması ile çalışılacak işyeri ve işin niteliği arasında doğrudan bir bağlantı kurulabiliyorsa, bu tür soruların geçerli olduğu kabul edilir ve adaydan doğru cevap vermesi bekleni
- ADAY İŞÇİYE YAPILABİLECEK
TESTLER
İşveren, işçi adaylarından veri elde etmek amacıyla sıkça test uygulama yoluna başvurur. Bu testler, uygulanma yöntemleri ve elde edilen verilerin niteliği açısından iki kategoriye ayrılabilir: psikolojik testler ve vücut örneklerinin alınması yoluyla yapılan testler. İşçi seçimi aşamasında, genellikle psikolojik testler daha fazla uygulanırken, vücut örneklerinin alınması yoluyla yapılan testler genellikle iş ilişkisinin kurulmasında ilerleyen süreçlerde tercih edilir. Vücut örnekleriyle yapılan testler, temel hak ve özgürlükler açısından yoğun tartışmalara neden olmaktadır.
Kişilik özelliklerini ölçmeye yönelik testler genellikle psikolojik testler kategorisine girer ve işverenin bu tür testleri uygulayabilmesi, iş pozisyonu için haklı ve korunmaya değer bir menfaatinin bulunması koşuluna bağlıdır. Bu testler aslında yazılı bir şekilde soru sorma işlemi anlamına geldiğinden, işveren bu testleri uygularken soru sorma işlemi sınırları dahilinde hareket etmelidir. Test yapılacak işlem hakkında işçi adayını bilgilendirmek, testin amacını anlatmak ve adayın rızasını almak gereklidir. Testler uzman kişiler tarafından yapılmalı ve test sonuçları üçüncü taraflarla paylaşılmamalıdır.
Vücut örneklerinin alınması yoluyla yapılan testler arasında AIDS/HIV testleri, alkol ve uyuşturucu testleri öne çıkmaktadır. Bu tür testler, işçi adayının sağlık durumunu değerlendirmek, iş yerinde güvenliği sağlamak veya madde bağımlılığı hakkında bilgi edinmek gibi amaçlarla yapılır. Bu testler, vücuttan örnek alınması ile başladığından bu andan itibaren bir kişisel veri işleme faaliyeti başlamaktadır. Örneğin, idrar analizi gibi testlerle, işveren sadece uyuşturucu madde kullanımı hakkında bilgi edinmekle kalmayabilir aynı zamanda kişinin epilepsi, diyabet gibi hastalıkları veya hamileliği gibi kişisel sağlık verilerine de ulaşabilir. Bu nedenle, adaylara veya işçilere uygulanacak testlerde, sınırların meşru bir şekilde belirlenmesi önemlidir. Ayrıca işçi adayının test yapılmadan önce mutlaka testin amacı hakkında bilgilendirilmesi, test yapılmasına ilişkin rızasının alınması gerekmektedir. İlgili testler uzman kişiler tarafından yapılmalı ve test sonuçları üçüncü kişilerle paylaşılmamalıdır.
Alkol ve uyuşturucu testleri, HIV/AIDS testleri ve genetik testler gibi testler için adaylardan veya işçilerden kan, idrar, saç gibi insan kaynaklı biyolojik örneklerin alınması gerekebilir. 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu (“TMK”) madde 23/2 uyarınca, insan kaynaklı biyolojik örneklerin alınmasında ilgili kişinin yazılı rızası aranmaktadır ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) madde 6, hassas nitelikli verilerin işlenmesinin yasada açıkça öngörülmediği durumlarda ancak açık rıza ile mümkün olabileceğini belirtmiştir. Bu nedenle, işçi adayından vücut örneklerinin alınması ve testlerin yapılması için mutlaka yazılı rıza alınması gerekmektedir.6
- ÜÇÜNCÜ KİŞİLERDEN
BİLGİ EDİNME
İşveren, işçi adayına ait bilgileri üçüncü kişilerden talep ederek de elde edebilmektedir. Uygulamada en sık rastlanan örnek işverenlerin, işçi adayının önceki işverenlerinden bilgi talep etmeleri veya adayın sunduğu referanslara başvurmalarını içerir. İşverenin, işçi adayı hakkında bilgi almak amacıyla eski işverenine veya referans gösterilen kişilere başvurması durumunda, sorulan soruların KVKK'da belirtilen sınırları aşmamasına dikkat etmesi elzem niteliktedir. İşveren, işçi adayının açık rızası olmadan edinemeyeceği bilgileri üçüncü kişilere sorarak edinmeye çalışmamalıdır aksi takdirde, işçi adayının tazminat talep etme hakkı doğabilecektir. Ancak işçi adayının rızası mevcutsa ve yasal sınırlar içinde kalmak şartıyla, işverenin eski işverene belirli sorular yönetmesi mümkündür. Önemle belirtmek gerekir ki işçi adayı, kendisi hakkında hangi bilgilerin paylaşıldığını öğrenme hakkına sahip olup üçüncü kişilerden edinilen bilgilerin yasal yönlendirmelere uygun şekilde muhafaza edilmesi büyük önem taşımaktadır.
SONUÇ
İşe alım süreci, işverenin işçi adayının özgeçmişini inceleyerek başlamaktadır. Bu aşamada işveren, işçi adayının kişisel verilerini hukuka uygun bir şekilde toplamalı, işlemeli, işçi adayının haklarına saygı göstermeli ve veri işleme süreci ile ilgili işçi adayını bilgilendirmelidir.
İşveren, işçi adayından kişisel bilgileri talep ederken, bu bilgilerin sadece işle ilgili olması ve işverenin meşru menfaatine hizmet etmesi önemlidir. Ayrıca işverenin bu bilgileri koruma sorumluluğu vardır ve bu bilgileri yasal mevzuat çerçevesinde güvenli bir şekilde saklamalıdır.
İşverenin işçi adayına yönelteceği sorular da belirli sınırlar içinde olmalıdır. Medeni hâl, sağlık veya aile planlaması gibi konularda kontrolsüz sorular iş hukuku ve kişisel verilerin korunması açısından riskli olabilmektedir. İşveren, işçi adayına sadece işle ilgili ve işin gereksinimlerine uygun sorular yöneltmelidir. İşe alım öncesi yapılan testlerle elde edilen veriler de dikkatli bir şekilde işlenmeli ve işçi adayının rızası alınmalıdır. Özellikle vücut örnekleriyle yapılan testler, kişisel verilerin hassas bir şekilde işlenmesine neden olabilir ve bu konuda özel dikkat gerektirir. Son olarak, işverenin üçüncü kişilerden bilgi edinme süreci de dikkatle yönetilmelidir. İşçi adayının rızası olmadan edinilemeyecek bilgilerin üçüncü kişilere yöneltilmemesi önemlid
Bu makalenin amacı, işverenin iş görüşmeleri sürecinde işçi adayının kişisel verilerini hukuka uygun bir şekilde işlemesine rehberlik etmek ve işverenin işçi adayının haklarına saygı göstermesini sağlamaktır. Bu doğrultuda, işverenin bilgi toplama, soru sorma, test uygulama ve üçüncü kişilerden bilgi edinme süreçlerinde dikkat etmesi gereken hususlar detaylı bir şekilde ele alınmıştır. Özetle, işverenin hukuka uygun, saygılı ve şeffaf bir şekilde veri toplaması, işçi adayının haklarını koruma ve işçi işveren arasındaki menfaat dengesini sağlama açısından temel bir gerekliliktir.
Footnotes
1. Öner EYRENCİ, “İşe Girişte Personel Seçimi ile İlgili Hukuki Sorunlar”, İş Hukuku ve Sosyal Güvenlik Hukuku Türk Milli Komitesi 15. Yıl Armağanı, Bayrak Matbaacılık, İstanbul, 1991, S. 250.
2. Yargıtay 9. Hukuk Dairesi'nin 22.1.1998 tarihli ve 1997/19393 E. 1998/432 K. sayılı kararı; Yargıtay 9. Hukuk Dairesi'nin 06.06.2000 tarih ve 2000/4727 E. 2000/7993 K. sayılı kararı.
3. Manfred REHBINDER, “İşverenin Hizmetine Girmek Üzere Başvuran Kişilerle İlgili Hukuki Sorunlar”, çev. Ömer Teoman, İstanbul Üniversitesi Hukuk Fakültesi Mecmuası, Cilt:45, Sayı:1-4, 1982, s. 753; Emine Tuncay Kaplan, “İş Hukukunda Kişilik Haklarının Özellikle Bilgisayarda Toplanan Bilgilere Karşı Korunması”, Prof. Dr. Cemal Mıhçıoğlu'na Armağan, Ankara Üniversitesi Basımevi, Ankara, 1998, s. 378.
4. EYRENCİ tarafından ifade edildiği üzere, komisyon ücreti ile çalışan bir işçinin bugüne kadar aldığı ücret tutarı, onun niteliklerini ve çalışmasını göstereceğinden, çalışma yeri ve işin niteliği ile doğrudan bağlantılıdır ve bu nedenle bu yöndeki sorular geçerlidir. Bkz. EYRENCİ, a.g.m., s. 251-252; Şükran ERTÜRK, İş İlişkisinde Temel Haklar, Seçkin Yayınevi, Ankara, 2002, s. 67.
5. EYRENCİ, a.g.m., s. 246; REHBINDER, a.g.m., s. 757.
6. Ahmet SEVİMLİ, İşçinin Özel Yaşamına Müdahalenin Sınırları, Legal Yayıncılık, İstanbul, 2006, s. 162.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
