ÖZET
Bilgi teknolojilerinin hızlı gelişimi, çevre ve doğanın korunmasına verilen önem seviyesindeki bilinçli artış ve kurumsal hafızanın daha etkili biçimde oluşturulup kullanılmasına yönelik adımlar, özellikle istihdam edilen işçi sayısı fazla olan işverenleri, işçilerin özlük dosyaları kapsamındaki belgeleri mümkün olduğunca dijital ortama aktarmaya itmektedir.
İşbu sebep ile işverenler, hem özlük dosyalarının hazırlanması ve muhafazasında kağıt israfını azaltmak suretiyle çevrenin tasarrufuna destek olmayı hem de dosyaların içerdiği verilerin dijital ortamda uzun süre daha güvenilir biçimde saklanmasını amaçlamaktadırlar. Bununla birlikte, özellikle işçi sayısı fazla olan işyerlerinde kâğıt tüketimi azaltılarak evrak işlerinde pratiklik sağlanacağı da öngörülmektedir. Nitekim dijital ortamdaki hazır formatlar kullanılarak kimi belgelerin işçinin onayına daha pratik şekilde sunulması, işçiler hakkındaki evrakın dijital platform üzerinden daha hızlı ve etkili şekilde ulaşılır olması mümkün olabilmektedir. Genel olarak işverenlerin dijitalleşmeye uyum bağlamında özlük dosyalarını fiziki ortamdan sıyırarak sanal ortama aktarmalarına yönelik adımların atıldığı görülse de COVID-19 pandemisinin bu adımları büyüttüğü çok açıktır. Ancak, yargı kararlarında halen ıslak imzaya itibar edilmesi, ispat yükünü işverene yükleyen bazı belgeler açısından işvereni zorda bırakmaktadır.
Anahtar Kelimeler: İşveren, Özlük Dosyası, Dijitalleşme, Dijital Ortam, Uzaktan Çalışma, İspat Yükü.
GİRİŞ
COVID-19 pandemisinin de iş hayatına dahil olmasıyla, özellikle uzaktan çalışma sisteminde işçiye/işverene dair belgelerin dijital platformlara çekilmesi, bu konudaki hukuki yükümlülüklerin bilinmesinin önemini artırmaktadır. Bu nedenle işbu çalışmamızda, genel itibarıyla işverenlerin özlük dosyası düzenleme ve muhafaza etme yükümlülükleri, bazı belgelerin özellikli saklama süreleri, dijitalleşmeye hizmet eden uygulama olarak özlük dosyalarının işyeri nezdindeki dijital ortama aktarılması ve uzaktan çalışma sisteminde bazı evrak özelinde karşılaşılabilecek sorunlar ve bu sorunları önlemeye yönelik hukuken alınabilecek aksiyonları ele aldık.
Küresel çapta yaşanan pandemi sürecinin en temel yansımalarından biri iş hayatının da uzaktan çalışmaya dönüşmesidir. COVID-19 salgınının ardından, dijital dayanıklılık, işletmeler bazında iş önceliği halini almıştır. Bu minvalde, geleneksel yaklaşımlardan olabildiğinde uzaklaşılarak, işverenlerin faaliyetlerini dijital ortamla bütünleştirmek amacı küresel düzeyde ele alınmıştır. International Data Corporation ("IDC") konuyla ilgili olarak yayımladığı Rapor'da, CEO'lara, yöneticilere ve diğer iş liderlerine teknolojinin herhangi bir iş krizinin farklı aşamalarında tüm kuruluşu nasıl destekleyebileceğini gösteren dijital bir esneklik çerçevesi sunmuştur. Dijital Dayanıklılık Çerçevesi 09.03.2021 tarihinde, bu yıl değişen bir dünyada dijital esneklik sağlamaya odaklanan 56. Yıllık IDC Yönlendirme Konferansı'nda tanıtılarak işverenlere dijitalleşmenin ana adımları hakkında yol gösterici rol oynamıştır.1
Ülkemizde de küresel çaplı dijitalleşme ve teknolojiyi izleyen kayda değer sayıda işverenin, dijitalleşmeye uyum kapsamında işyerlerindeki evrak yükünü ve kağıtlarla fiziken muhafaza edilen bilgi varlıklarını anında kullanılabilir ve hızlıca erişilebilir bir formata dönüştürmeye çabaladığı görülmektedir.
Bu bağlamda, işverenin ihtiyacına ve belge sayısına göre belge barkodlama yöntemi ile indeksleme, arama ve kontrol yönetiminin yapılması ve işçi özlük dosyalarının, istenildiğinde hızlıca görülmesi için elektronik ortama aktarılması işverenler açısından insan kaynakları ve işletme uygulamalarında pratiklik ve güvenilirlik kazandırmaktadır.
Gelişen teknolojik imkânlar neticesinde kaçınılmaz olan ancak yaşanan pandemi ile birlikte süreci hızlanan dijitalleşmenin işverenlere sağladığı faydalar dikkate alındığında, ıslak imza, elden belge teslimi gibi eski usul yöntemlerin esas alındığı mevzuat ve Yüksek Mahkeme kararlarının evrilmeye ihtiyaç duyacağı açıktır. Bu sebeple özlük dosyalarının dijital ortamlara aktarımı, aynı zamanda iş hukuku anlamında işverenin yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için alternatif yöntemlerin de kabulünü zorunlu kılmaktadır.
Footnote
1 International Data Corporation, "IDC's Digital Resiliency Framework Provides Business Leaders with a Guide to Technology Investments and Organizational Changes to Meet the Next Crisis" Erişim Tarihi: 27 Mart 2021
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
