Short News December 7, 2023

Switzerland: Continuation of the same maximum numbers for 2024

The Swiss Federal Council declared the quotas for work permits from third countries, Croatia, and for service providers from the EU/EFTA region and the UK to continue to apply unchanged for 2024. The quotas for British citizens will become part of the Ordinance on Admission, Residence and Gainful Employment (OASA) using a partial revision from January 2024.

Malaysia: Visa exemption for Chinese and Indian citizens

The Malaysian government announced that the visa requirement for Chinese and Indian citizens will be waived from 1 December 2023 to 31 December 2024 if they wish to travel to Malaysia for social purposes. This so-called Social Visit Pass is valid for 30 days and cannot be extended. A change of purpose of travel requires a new visa application outside Malaysia.

Netherlands: Restriction of 30 percent tax relief from 2024

On 19 December 2023, the Dutch Upper House of Parliament will pass a law to restrict the 30% tax concession for highly qualified foreign professionals from January 2024. Transitional regulations will also apply to those skilled workers who received the corresponding compensation in the last quarter of 2023. An official notification to employers will follow.

Kurznachrichten 7. Dezember 2023

Schweiz: Weiterführung der gleichen Höchstzahlen auch für 2024

Der Schweizer Bundesrat lässt die Kontingente für Arbeitsbewilligungen aus Drittstaaten, aus Kroatien sowie für Dienstleistungserbringer aus der Region EU/EFTA und aus Grossbritannien unverändert für das Jahr 2024 weiter gelten. Die Kontingente für britische Staatsbürger werden Bestandteil der Verordnung über Zulassung, Aufenthalt und Erwerbstätigkeit (VZAE) mittels Teilrevision ab Januar 2024.

Malaysia: Befreiung von der Visumspflicht für chinesische und indische Staatsbürger

Die Regierung Malaysias kündigte an, dass die Visumspflicht für chinesische und indische Staatsbürger per 1 Dezember 2023 bis zum 31. Dezember 2024 entfällt, wenn die Reisende für soziale Zwecke nach Malaysia reisen wollen. Dieses sogenannte Social Visit Pass ist gültig für 30 Tage und kann nicht verlängert werden. Eine Zweckänderung der Reise bedingt einen neuen Visumsantrag ausserhalb von Malaysia.

INiederlande: Einschränkung der 30-prozentigen Steuervergünstigung ab 2024

Das niederländische Oberhaus wird am 19 Dezember 2023 ein Gesetz zur Einschränkung der 30-prozentigen Steuervergünstigung für hochqualifizierte ausländische Fachkräfte per Januar 2024 verabschieden. Es werden auch Übergangsregelungen für diese Fachkräfte gelten, welche eine entsprechende Entschädigung im letzten Quartal 2023 erhalten haben. Eine offizielle Mitteilung an den Arbeitgebern folgt noch.

Best Practice

Obligations of the employer and the employee when the respective work and residence permit expire

Overview

Work and residence permit very often expire at the end of the year. Stakeholders are not always aware of the obligations they have towards the authorities in order to be able to continue employing foreign skilled workers or to allow their foreign employees to work without interruption. We will now summarize in detail the respective obligations for employers and employees for each type of permit listed:

  1. Posted workers notification
  2. 120-day permit
  3. Short-term residence permit L:
    1. Employee in local employment (with a Swiss employment contract)
    2. Service provider for a specific project in Switzerland
    3. Employees posted within the company
  4. Residence permit B:
    1. Employees in local employment (with a Swiss employment contract)
      1. with a work permit linked to the employer
      2. with an unlimited work permit (no longer linked to the employer)
    2. Service provider for a specific project in Switzerland
    3. Company-internal posted workers
  5. Gross-border commuter permit G
    1. EU/EFTA citizens
    2. Non-EU/EFTA citizens
  6. settlement permit C for all nationalities

1. Posted workers notification

A new notification for the year 2024 can be made up to 1 day before the next start of work in the case of a subsequent notification for an existing, registered assignment in Switzerland. For new assignments or projects in Switzerland, the 8-day advance notification period before the start of work must be observed.

The posting European entity receives 90 days in the new calendar year, so the employee may, for example, already be notified in 2023 for the new year 2024, even if the 90 days in calendar year 2023 have been fully exhausted. The notification of the employee is an obligation of the foreign employer (the posting company) and at the same time an obligation of the employee and the Swiss posting company to ensure that the foreign employee is allowed to work in Switzerland. The primary obligation lies with the posting company. The Swiss posting company may refuse to allow the employee to work if a corresponding notification has not been submitted, as the employment of foreign employees without notification is a criminal offence and subject to sanctions.

Best Practice

2. 120-day permit

A 120-day permit is usually a project-specific work permit for the provision of services or an internal company posting of the employee. When this permit expires, the employee is obliged to stop working. The employer is obliged to apply for a renewal of the 120-day permit before the expiry date if the employee would have to work in Switzerland without interruption. If the 120-day permit was issued for four consecutive months, the employer must apply for its renewal before the permit expires, otherwise a statutory cooling-off period of two months applies. The employee may not work in Switzerland during this cooling-off period. In the case of a 120-day permit within 365 days, this cooling-off period does not apply, with the sole consequence that the employee may only work in Switzerland again upon receipt of the new 120-day permit.

3. Short-term residence permit L (employee in local employment (with a Swiss employment contract); service provider for a specific project in Switzerland; intra-corporate transferee)

The extension of the short-term residence permit L consists of 2 components. On the one hand, the employer is obliged to extend the work permit with the competent labour market authority, on the other hand, the employee is obliged to apply for the extension of the short-term residence permit (L permit) with the competent Residents' Registration Office. This requires the signature and stamp of the employer on the extension form.

However, the extension of the short-term residence permit L or the foreigner's permit L can only be approved if the labour market authority has made a positive decision regarding the work permit. Both applications (for extension of the work permit and the foreigner's identity card) can be submitted at the same time. The extension of the L permit will only be granted once the labour market authority has issued a positive decision.

4. Residence permit B (especially employees in local employment (with a Swiss employment contract); with a linked work permit to the employer; with an unlimited work permit (no longer linked to the employer)

The extension of the residence permit B is similar in all details to the extension of the short-term residence permit L, i.e. the employer's obligation is to extend the work permit with the labour market authority and the employee's obligation is to extend the foreigner's permit B. A special feature of this type of permit is the constellation in which the work permit is unlimited, i.e. it is no longer linked to the employer.

In this case, the employer is no longer obliged to extend the residence permit because it is unlimited. The employee is only obliged to extend the foreigner's residence permit at the relevant residents' registration office. In order to extend the residence permit, the employee must obtain a signature and the employer's stamp on the extension form (as with the L permit) so that the extension of the residence permit can be approved.

Best Practice

5. cross-border commuter permit G

For EU/EFTA employees with a Swiss employment contract who commute internationally between the EU and Switzerland either daily or weekly, it is the responsibility of the Swiss employer to apply for the extension of the cross-border commuter permit at the respective migration office. In most cases, this process is very simplified and takes place smoothly with a current confirmation of employment and the employee's personal documents such as passport and cross-border commuter permit G. In this sense, there is no labour market check of the application.

For non-EU/EFTA cross-border commuters who live in the neighbouring border zone and work in Switzerland, the employer would have to apply for the extension of the cross-border commuter permit from the competent labour market authority with an application as usual for third-country nationals. The new cross-border commuter permit will only be issued once the labour market authority has issued a positive decision (labour market test of the application). In both of the above constellations, the employee cannot independently apply for an extension of the cross-border commuter G permit. There is no further obligation for the employee.

6. Settlement permit C for all nationalities

The C settlement permit guarantees the foreign employee the right to permanent residence in Switzerland. Nevertheless, it is the sole responsibility of the employee to extend the permanent residence permit C so that they can continue to live and work in Switzerland. This type of permit is independent of the existence of an employer. In this sense, the employer cannot obtain its extension.

We recommend that employers to draw up a kind of compliance guide for all types of permits for internal processes so that they do not miss any expiry deadlines and inadvertently become subject to penalties under immigration law.

Best Practice

Pflichten des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers beim Ablauf der jeweiligen Arbeitsund Aufenthaltsbewilligung

Überblick

Sehr häufig laufen Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen per Ende des Jahres ab. Nicht immer sind Interessenträger dessen bewusst, was sie an Pflichten gegenüber der Behörde innehaben, um ausländische Fachkräfte weiterhin anstellen zu dürfen, beziehungsweise dass ihre ausländischen Mitarbeiter ohne Unterbruch arbeiten dürfen. Wir werden nun in Detail pro Art der aufgelisteten Bewilligung die jeweiligen Pflichten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammenstellen:

  1. Meldeverfahren
  2. 120 Tage-Bewilligung
  3. Kurzaufenthaltsbewilligung L:
    1. Arbeitnehmer in lokaler Anstellung (mit Schweizer Arbeitsvertrag)
    2. Dienstleistungserbringer für ein spezifisches Projekt in der Schweiz
    3. Unternehmensinterne Entsandte
  4. Aufenthaltsbewilligung B:
    1. Arbeitnehmer in lokaler Anstellung (mit Schweizer Arbeitsvertrag)
      1. mit verlinkter Arbeitsbewilligung an den Arbeitgeber
      2. mit unbefristeter Arbeitsbewilligung (nicht mehr verlinkt an den Arbeitgeber)
    2. Dienstleistungserbringer für ein spezifisches Projekt in der Schweiz
    3. Unternehmensinterne Entsandte
  5. Grenzgängerbewilligung G
    1. EU/EFTA Bürger
    2. Nicht-EU/EFTA Bürger
  6. Niederlassungsbewilligung C für alle Nationalitäten

1. Meldeverfahren

Eine neue Meldung für das Jahr 2024 kann bei einer anschliessenden Meldung für einen bestehenden, gemeldeten Einsatz in der Schweiz bis zu 1 einem Tag vor dem nächsten Arbeitsbeginn getätigt werden. Für neue Einsätze bzw. Projekte in der Schweiz ist die 8 Tage Voranmeldefrist vor Arbeitsbeginn einzuhalten.

Die entsendende europäische Niederlassung erhält 90 Tage im neuen Kalenderjahr, daher darf der Mitarbeiter beispielsweise bereits im Jahr 2023 für das neue Jahr 2024 gemeldet werden, auch wenn die 90 Tage im Kalenderjahr 2023 vollständig erschöpft sind. Die Meldung des Arbeitnehmers ist eine Pflicht des ausländischen Arbeitgebers (des entsendenden Unternehmens) und zugleich eine Obliegenheit des Arbeitnehmers und des Schweizer Entsendebetriebs, um sicherzustellen, dass der ausländische Mitarbeiter in der Schweiz arbeiten darf. Die primäre Pflicht liegt beim entsendenden Unternehmen. Der Schweizer Entsendebetrieb darf die Arbeit des Arbeitnehmers verweigern, wenn eine entsprechende Meldung nicht vorliegt, da die Beschäftigung von ausländischen Arbeitnehmern ohne Meldung strafbar und sanktionierter ist.

Best Practice

2. 120 Tage-Bewilligung

Bei einer 120 Tage-Bewilligung handelt es sich meistens um eine projektspezifische Arbeitsbewilligung im Rahmen einer Dienstleistungserbringung oder auch um eine firmeninterne Entsendung des Arbeitnehmers. Beim Ablauf der Gültigkeit dieser Bewilligung, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, mit der Arbeit aufzuhören. Der Arbeitgeber ist verpflichtet einer Erneuerung der 120 Tage-Bewilligung vor Ablauf des Gültigkeitsdatums zu beantragen, wenn der Arbeitnehmer ohne Unterbruch in der Schweiz arbeiten müsste. Wenn die 120 Tage-Bewilligung für vier aufeinanderfolgende Monate ausgestellt wurde, muss der Arbeitgeber deren Verlängerung vor Ablauf der Bewilligung beantragen, ansonsten findet eine gesetzliche Cooling-Off Periode von 2 Monaten Anwendung. In dieser Sperrzeit darf der Arbeitnehmer in der Schweiz nicht arbeiten. Bei einer 120 Tage-Bewilligung innerhalb von 365 Tagen ist diese Cooling-Off Periode nicht anwendbar, mit der einzigen Folge, dass der Arbeitnehmer erst beim Erhalt der neuen 120 Tage-Bewilligung wieder in der Schweiz arbeiten darf.

3. Kurzaufenthaltsbewilligung L (Arbeitnehmer in lokaler Anstellung (mit Schweizer Arbeitsvertrag); Dienstleistungserbringer für ein spezifisches Projekt in der Schweiz; Unternehmensinterne Entsandte)

Die Verlängerung der Kurzaufenthaltsbewilligung L besteht aus 2 Komponenten. Zum einen ist die Pflicht des Arbeitgebers, die Arbeitsbewilligung bei der zuständigen Arbeitsmarktbehörde zu verlängern, zum anderen ist der Arbeitnehmer verpflichtet, die Verlängerung der Kurzaufenthaltsbewilligung (des Ausländerausweises L) beim zuständigen Einwohnerdienste zu beantragen. Dafür benötigt er die Unterschrift und den Stempel des Arbeitgebers auf dem Verlängerungsformular.

Allerdings kann die Verlängerung der Kurzaufenthaltsbewilligung L bzw. des Ausländerausweises L nur gutgeheissen werden, wenn die Arbeitsmarktbehörde einen positiven Entscheid betreffend Arbeitsbewilligung getroffen hat. Zeitlich können beide Gesuche (um Verlängerung der Arbeitsbewilligung sowie des Ausländerausweises) gleichzeitig gestellt werden. Die Verlängerung des Ausländerausweises L erfolgt erst dann, wenn die positive Verfügung der Arbeitsmarktbehörde vorliegt.

4. Aufenthaltsbewilligung B (speziell Arbeitnehmer in lokaler Anstellung (mit Schweizer Arbeitsvertrag); mit verlinkter Arbeitsbewilligung an den Arbeitgeber; mit unbefristeter Arbeitsbewilligung (nicht mehr verlinkt an den Arbeitgeber)

Die Verlängerung der Aufenthaltsbewilligung B gleicht in allen Details der Verlängerung der Kurzaufenthaltsbewilligung L, d.h. die Pflicht des Arbeitgebers ist die Verlängerung der Arbeitsbewilligung bei der Arbeitsmarktbehörde und die Pflicht des Arbeitnehmers ist die Verlängerung des Ausländerausweises B. Besonders bei dieser Art der Bewilligung ist die Konstellation, in der die Arbeitsbewilligung unbefristet ist, d.h. nicht mehr an den Arbeitgeber gebunden ist. In diesem Fall besteht keine Pflicht für den Arbeitgeber mehr, die Aufenthaltsbewilligung zu verlängern, weil diese unlimitiert ist. Einzig besteht die Pflicht des Arbeitnehmers, den Ausländerausweis beim zuständigen Einwohnerdienste zu verlängern. Für die Verlängerung des Ausländerausweises ist der Arbeitnehmer darauf angewiesen (wie beim Ausländerausweis L), eine Unterschrift und den Stempel des Arbeitgebers auf dem Verlängerungsformular zu bekommen, damit der Verlängerung des Ausländerausweises zugestimmt werden kann.

Best Practice

5. Grenzgängerbewilligung G

Für EU/EFTA – Arbeitnehmer mit Schweizer Arbeitsvertrag, die international zwischen der EU und der Schweiz entweder täglich oder dann wöchentlich pendeln, obliegt es dem Schweizer Arbeitgeber, die Verlängerung der Grenzgängerbewilligung beim jeweiligen Migrationsamt zu beantragen. Meistens ist dieser Prozess sehr vereinfacht und erfolgt reibungslos, mit einer aktuellen Arbeitsbestätigung und die persönlichen Dokumente des Arbeitnehmers wie Pass und Grenzgängerbewilligung G. Es findet in diesem Sinn keine arbeitsmarktliche Überprüfung des Gesuchs.

Für Nicht-EU/EFTA- Grenzgänger, die in der benachbarten Grenzzone wohnen und in der Schweiz arbeiten, müsste der Arbeitgeber die Verlängerung der Grenzgängerbewilligung bei der zuständigen Arbeitsmarktbehörde mit einem Gesuch wie gewöhnlich für Drittstaatsangehörige beantragen. Erst nach Erhalt des positiven Entscheids der Arbeitsmarktbehörde (der arbeitsmarktliche Überprüfung des Gesuchs) wird die neue Grenzgängerbewilligung ausgestellt. In beiden obigen Konstellationen kann der Arbeitnehmer eigenständig keine Verlängerung der Grenzgängerbewilligung G beantragen. Es besteht für ihn keine weitere Pflicht.

6. Niederlassungsbewilligung C für alle Nationalitäten

Die Niederlassungsbewilligung C gewährleistet dem ausländischen Arbeitnehmer den Anspruch eines dauerhaften Aufenthalts in der Schweiz. Nichtsdestotrotz obliegt es allein dem Arbeitnehmer, die Niederlassungsbewilligung C zu verlängern, damit er weiterhin in der Schweiz leben und arbeiten darf. Diese Art der Bewilligung ist losgelöst vom Vorhandensein eines Arbeitgebers. Der Arbeitgeber kann in diesem Sinn deren Verlängerung nicht erwirken.

Wir empfehlen den Arbeitgebern eine Art Compliance-Anleitung für alle Arten der Bewilligungen für die internen Prozesse aufzustellen, um allenfalls Ablauffristen nicht zu verpassen und aus Versehen Gegenstand von ausländerrechtlichen Strafbestimmungen zu werden.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.