NEWS UPDATE FEBUARY 15,2024

Kuwait: Reintroduction of the family visa

Kuwait: Wiedereinführung des Familienvisums

Kuwait has resumed issuing expat family visa. End of January 2024 the Ministry of Interior announced that applications for family visas for foreigners will resume on January 28 at all residency departments under new conditions and standards.

This decision was made upon the directives of Deputy Prime Minister, Defence Minister and Acting Interior Minister Faha Yusuf Saud Al-Sabah, the Ministry's department of security relations and media said in statement.

The conditions for an expat to apply for a family visa for Kuwait include the following:

  • Must have a monthly salary of at least KD 800 (approximately CHF 2.250 / EUR 2.400 / USD 2.600)
  • They should have a university degree certificate
  • They must be employed in the same field as they studied (as per university certificate).

Kuwait hat die Ausstellung von Familienvisa für Ausländer wieder aufgenommen. Ende Januar 2024 kündigte das Innenministerium an, dass die Beantragung und Ausstellung von Familienvisa für Ausländer bei allen Abteilungen für Aufenthaltsangelegenheiten am 28. Januar unter neuen Bedingungen und Standards wieder aufgenommen wurde.

Diese Entscheidung wurde auf Anweisung des stellvertretenden Premierministers, Verteidigungsministers und amtierenden Innenministers Faha Yusuf Saud Al-Sabah getroffen, so die Abteilung für Sicherheitsbeziehungen und Medien des Ministeriums in einer Erklärung.

Zu den Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit ein Ausländer ein Familienvisum für Kuwait beantragen kann, gelten die folgenden:

  • Sie müssen ein monatliches Gehalt von mindestens KD 800 (ca. CHF 2'250 / EUR 2'400 / USD 2'600) haben
  • Sie sollten einen Universitätsabschluss vorweisen können
  • Sie müssen in demselben Bereich beschäftigt sein, in dem sie studiert haben (laut Universitätszeugnis).

Netherlands: Netherlands approves residence permit expiration extentions

Niederlande: Die Niederlande genehmigt neu die Verlängerung von Aufenthaltsbewilligungen

Since February 15, 2024, nationals who are exempt from the visa requirement may stay in the Netherlands for up to 90 days immediately after their residence permit expires. Prior departure from the Schengen area, as previously required, is no longer necessary since the change.

The following points should be noted:

  • The foreign national does not have to apply for the 90-day visa waiver, but must meet all the requirements for a short-stay visa.
  • This new benefit does not apply if the foreign national's residence permit has been revoked or if a return decision has been issued. The sponsor (i.e. the employer, spouse, parent) of the holder of an expired residence permit is responsible for the costs of returning to the country of origin for up to one year after expiry or cancellation.

Seit dem 15. Februar 2024 dürfen sich von der Visumpflicht befreite Staatsangehörige unmittelbar nach Ablauf ihrer Aufenthaltsgenehmigung bis zu 90 Tage in den Niederlanden aufhalten. Eine vorherige Ausreise aus dem Schengen-Raum ist, wie bisher notwendig, seit der Änderung nicht mehr erforderlich.

Hierbei sind folgende Punkte zu beachten:

  • Die ausländischen Staatsangehörigen müssen keinen Antrag mehr für die 90-tägige Befreiung von der Visumpflicht stellen, sondern müssen alle Voraussetzungen für ein Visum für einen kurzfristigen Aufenthalt erfüllen.
  • Diese neue Vergünstigung gilt nicht, wenn der Aufenthaltstitel des ausländischen Staatsangehörigen zuvor entzogen wurde oder wenn eine Rückführungsentscheidung ergangen ist. Der Sponsor (das heisst, der Arbeitgeber, Ehegatte, Elternteil) des Inhabers eines abgelaufenen Aufenthaltstitels ist bis zu einem Jahr nach Ablauf oder Annullierung für die Kosten der Rückkehr in das Herkunftsland verantwortlich.

United Kingdom: Changes to the «UK visitor rule» took place

Vereinigtes Königreich: Änderungen der «UK visitor rule» in Kraft getreten

On January 31, 2024, the changes to the UK business visitor regulations came into force. The following changes, which were published on December 7, 2023 in a statement of changes, expand the range of business activities that visitors can engage in without requiring a sponsorship or other category of work permit / business visa.

Below you will find the latest changes to the «UK Visitor Rule»:

  • The scope of permitted activities for intra-group transferees (who are employed abroad but work in the UK for a branch or company within the same group) will be extended to remove the prohibition on working directly with clients. However, the client-facing work must now be related to the visitor's employment abroad and must not amount to outsourcing a project or service to the overseas employer.
  • Permission for aircrew to enter the UK under a civil aviation authority is now part of the standard visitor arrangements and no longer an concession outside the regulations.
  • Visitors are now permitted to work remotely while in the UK, although remote working must not be the main purpose of their visit.
  • Scientists, researchers and academics can now carry out research as part of their visit to the UK. Previously, scientists and researchers could only undertake independent research, and academics could only undertake research for their own purposes if they were on leave from their home institution. This change does not apply to academics applying for a 12-month visit visa or those applying to extend their stay.

Zum 31. Januar 2024 sind Änderungen bei den britischen Vorschriften für Geschäftsreisende in Kraft getreten. Die folgenden Änderungen, die am 7. Dez. 2023 in einer Erklärung zu den Änderungen veröffentlicht wurden, erweitern das Spektrum der geschäftlichen Aktivitäten, denen Besucher nachgehen können, ohne dass sie eine Bürgschaft oder eine andere Kategorie von Arbeitsbewilligung- bzw. genehmigung / Arbeitsvisum benötigen.

Nachfolgend finden Sie die aktuellen Änderungen der «UK Visitor Rule»:

  • Der Umfang der erlaubten Tätigkeiten für konzernintern versetzte Mitarbeiter (die im Ausland beschäftigt sind, aber im Vereinigten Königreich für eine Niederlassung oder ein Unternehmen innerhalb desselben Konzerns arbeiten) wird erweitert, um das Verbot der direkten Arbeit mit Kunden aufzuheben. Allerdings muss die Tätigkeit mit Kundenkontakt nun in Zusammenhang mit der Beschäftigung des Besuchers im Ausland stehen und darf nicht darauf hinauslaufen, dass ein Projekt oder eine Dienstleistung an den ausländischen Arbeitgeber ausgelagert wird
  • Die Erlaubnis für Flugpersonal, im Rahmen einer Zivilluftfahrtbehörde in das Vereinigte Königreich einzureisen, ist nun Teil der Standard-Besucherregelungen und nicht mehr ein Zugeständnis ausserhalb der Vorschriften
  • Besuchern ist es nun gestattet, während ihres Aufenthalts im Vereinigten Königreich aus der Ferne zu arbeiten, wobei die Arbeit aus der Ferne aber nicht der Hauptzweck ihres Besuchs sein darf
  • Wissenschaftler, Forscher und Akademiker können nun im Rahmen ihres Besuchs im Vereinigten Königreich forschen. Zuvor konnten Wissenschaftler und Forscher nur unabhängige Forschung betreiben, und Akademiker konnten nur dann für eigene Zwecke forschen, wenn sie von ihrer Heimateinrichtung beurlaubt waren. Diese Änderung gilt nicht für Akademiker, die ein 12-monatiges Besuchsvisum beantragen, oder für diejenigen, die eine Verlängerung ihres Aufenthalts beantragen.

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BEST PRACTICE

CHAPTER 3: INCOME TAXES FOR REMOTE WORK ABROAD

GLOBAL MOBILITY: A STEP-BY-STEP GUIDE TO SETTING UP REMOTE WORK

NORMAREYNOV, CONVINUS

In the first two chapters of our step-by-step guide to remote work, we first defined the different forms of remote work and then looked specifically at the associated social security issues.

The following chapter is dedicated to the income tax aspects of remote work. Here, too, we need to distinguish between the two basic forms of remote work. As already described in Chapter 2, these are essentially:

  1. Remote work with predominant activity at the foreign place of residence

In this case, for example, a Swiss company hires an employee who primarily and continuously works "remotely" at a foreign place of residence. The employee receives an employment contract with the Swiss company that is adapted to foreign law. In general, the employee only comes to Switzerland for a few working days per month and otherwise works from a home office abroad.

  1. Remote work as a short-term activity abroad

In these cases, employees generally work in the country of employment. This means that the employees not only have a Swiss employment contract but also work mainly in Switzerland. If these employees now wish to work abroad for a shorter period, this is also referred to as "remote work". This type of remote work is often based on the employee's initiative and desire. The distinction between this kind of remote work and classic short-term assignments is fluid, and there are many recognizable parallels.

Version I: Remote work with predominant activity at the foreign place of residence
From the company's perspective, both forms of "remote work" initially involve additional clarification and, depending on the constellation, considerable administrative steps. In the first case ("remote work with predominant activity at the foreign place of residence"), it must be clarified whether the company is responsible for the payment and withholding of income taxes for the employee who works mainly abroad. This is likely to be the case in most countries. France, Italy, Poland, and the UK, for example, require income tax to be deducted from wages.

Due to the complexity and country-specific characteristics, in most cases, this cannot be managed by the foreign employer alone but requires the help of an experienced international payroll provider, who not only prepares the foreign payslips but also carries out the registration with the tax authorities and the monthly calculation of the tax burden.

Due to the Swiss employer in our example, the Swiss withholding tax must be calculated for each occasional working day in Switzerland and remitted to the relevant withholding tax office.

To coordinate the Swiss withholding tax and the taxes owed at the foreign place of residence and work, the respective country-specific regulations must be observed. This can result in different procedures depending on the country (e.g. monthly deduction of effective Swiss withholding tax, definition of a lump-sum withholding tax deduction and correction at the end of the year, deduction of effective withholding tax at the end of the year).

Due to the considerable effort and legal restrictions, double taxation is only avoided in very few cases via the payroll (e.g. Germany). In many cases, we only see the correction as part of the annual income tax return (e.g. France, Poland, or the UK).

Version II: Remote work as a short-term activity abroad
 If, on the other hand, remote work is merely a short-term activity abroad and the employee goes abroad for a few days, weeks or even months, companies tend to be very interested in avoiding foreign tax liability to minimize the administrative burden.

It is typically possible to avoid foreign tax liability for short-term foreign assignments if all aspects of the so-called 183-day rule from the respective double taxation agreement (DTA) are observed. In simple terms, this means that

  • the employee may not spend more than 183 days per calendar year or 12-month period in the foreign country in question;
  • no costs may be borne by the foreign organization (including partial costs such as meals or accommodation);
  • no salary may be paid abroad.

In addition, there must be no de facto or economic employer abroad. The definition of this theoretical construct is country-specific.

Income tax complexity is also the reason why companies often restrict remote work in terms of time (e.g. up to 30 days) and location (e.g. only in countries with double taxation agreements). From the perspective of payroll and HR departments, this is understandable, as short-term work abroad at the employee's request can involve considerable clarification on the part of HR departments, administrative efforts, and also significant tax aspects in order to make it legally compliant.

Remote work undoubtedly remains a complex matter. Nevertheless, it is worth taking a close look at this topic. On the one hand, it makes it possible to find qualified specialists abroad, and on the other, it offers companies the opportunity to position themselves as progressive employers with corresponding benefits for their employees.

The encouraging news is that the experience of remote working has grown significantly in recent years. With the support of qualified consultants, companies can find out exactly whether and how remote working can be implemented in their company.

  • Chapter 1: A question of definition - What is remote work anyway?
  • Chapter 2: Social security for remote work abroad
  • Chapter 3: Income Taxes for remote work abroad
  • Chapter 4: Work permits for international remote work
  • Chapter 5 (Monthly Special): Detailed practical cases of remote work for HR departments regarding income taxes, social insurance, work permits, payroll, and employment contracts.

AUS DER PRAXIS

TEIL 3: STEUERN BEI REMOTE WORK MIT AUSLANDSBEZUG

GLOBAL MOBILITY: SCHRITT-FÜR-SCHRITT-ANLEITUNG FÜR DAS SET-UP VON REMOTE WORK

NORMAREYNOV, CONVINUS

In den ersten beiden Teilen unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung für Remote Work definierten wir zunächst die unterschiedlichen Formen von Remote Work und gingen dann konkret auf die damit verbundenen Sozialversicherungsproblematiken ein.

Der folgende Teil ist den steuerlichen Aspekten von Remote Work gewidmet. Auch hier müssen wir wieder die beiden grundsätzlichen Formen von «Remote Work» unterscheiden. Wie bereits im Teil 2 beschrieben, sind diese im Wesentlichen:

  1. Remote Work mit vorwiegender Tätigkeit am ausländischen Wohnort

In diesem Fall stellt beispielsweise ein Schweizer Unternehmen einen Mitarbeiter ein, der vorwiegend und dauerhaft an einem ausländischen Wohnort «remote» arbeitet. Der Mitarbeiter erhält einen Arbeitsvertrag mit der Schweizer Gesellschaft, der an das ausländische Recht adaptiert ist. Grundsätzlich kommt der Mitarbeiter nur für vereinzelte Arbeitstage pro Monat in die Schweiz und arbeitet ansonsten im ausländischen Homeoffice.

  1. Remote Work als kurzzeitige Tätigkeit im Ausland

In these cases, employees generally work in the country of employment. This means that the employees not only have a Swiss employment contract but also work mainly in Switzerland. If these employees now wish to work abroad for a shorter period, this is also referred to as "remote work". This type of remote work is often based on the employee's initiative and desire. The distinction between this kind of remote work and classic short-term assignments is fluid, and there are many recognizable parallels.

Version I: Remote Work mit vorwiegender Tätigkeit am ausländischen Wohnort
 Aus Unternehmenssicht sind beide Formen des «Remote Work» zunächst mit einem zusätzlichen Abklärungsaufwand und je nach Konstellation auch erhebliche administrative Schritte mit sich.

Im ersten Fall («Remote Work mit vorwiegender Tätigkeit am ausländischen Wohnort») muss abklärt werden, ob das Unternehmen für die Abführung und den Einbehalt der Lohnsteuern des hauptsächlich im Ausland arbeitenden Mitarbeiters verantwortlich ist. Dies dürfte in den meisten Ländern der Fall sein. So sehen mittlerweile beispielsweise Frankreich, Italien, Polen oder auch Grossbritannien den verpflichtenden Einkommenssteuerabzug vom Lohn vor.

Aufgrund der Komplexität und der länderspezifischen Besonderheiten ist dies in den meisten Fällen nicht allein durch den ausländischen Arbeitgeber zu bewerkstelligen, sondern benötigt die Hilfe eines erfahrenen internationalen Payroll-Providers, der nicht nur die ausländischen Lohnabrechnungen erstellt, sondern auch die Registrierung bei den Steuerbehörden und die monatliche Berechnung der Steuerbelastung vornimmt.

Für die vereinzelten Arbeitstage in der Schweiz ist aufgrund des im Beispiel vorliegenden Schweizer Arbeitgebers für jeden Schweizer Arbeitstag die Schweizer Quellensteuer zu berechnen und an das zuständige Quellensteueramt abzuführen.

Um die Schweizer Quellensteuern und die am ausländischen Wohn- und Arbeitsort geschuldeten Steuern zu koordinieren, müssen die jeweiligen länderspezifischen Regelungen beachtet werden. So kann es je nach Länderkonstellation zu unterschiedlichen Verfahren kommen (z.B. monatlicher Abzug der effektiven Schweizer Quellensteuern, Definition eines pauschalen Quellensteuerabzugs und Korrektur am Jahresende, Abzug der effektiven Quellensteuern am Jahresende).

Die Vermeidung der steuerlichen Doppelbelastung erfolgt aufgrund des erheblichen Aufwandes und der gesetzlichen Vorgaben nur in den wenigsten Fällen über die Payroll (z.B. Deutschland). In vielen Fällen sehen wir die Richtigstellung erst im Rahmen der jährlichen Einkommenssteuererklärung (z.B. Frankreich, Polen oder Grossbritannien).

Version II: Remote Work als kurzzeitige Tätigkeit im Ausland
 Wenn Remote Work hingegen nur eine kurzzeitige Tätigkeit im Ausland ist und der Mitarbeiter für einige Tage, Wochen oder auch Monate ins Ausland geht, sind Unternehmen tendenziell sehr daran interessiert, die ausländische Steuerpflicht zu vermeiden, um den administrativen Aufwand zu minimieren.

Die Vermeidung der ausländischen Steuerpflicht gelingt bei kurzzeitigen Auslandseinsätzen meistens, wenn alle Aspekte der sogenannten 183-Tage-Regelung aus den jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) beachtet werden. Diese besagt vereinfacht, dass

  • Sich der Mitarbeiter nicht mehr als 183 Tage pro Kalenderjahr bzw. 12-Monats-Periode im betreffenden ausländischen Staat aufhalten darf;
  • keine Kosten von der ausländischen Organisation übernommen werden dürfen (auch keine Teilkosten wie z.B. Verpflegung oder Unterkunft);
  • keine Gehaltsauszahlung im Ausland erfolgen darf.

Zudem darf im Ausland kein faktischer bzw. wirtschaftlicher Arbeitgeber vorliegen. Die Definition dieses theoretischen Konstrukts ist länderspezifisch.

Die steuerliche Komplexität ist auch der Hintergrund, warum Unternehmen «Remote Work» oftmals zeitlich (z.B. bis zu 30 Tage) und örtlich (z.B. nur in Staaten mit Doppelbesteuerungsabkommen) einschränken. Aus der Sicht der Payroll- und HR-Abteilungen ist dies verständlich, da kurzzeitiges Arbeiten im Ausland auf Wunsch des Mitarbeiters mit erheblichen Abklärungen seitens der Personalabteilungen, administrativen Aufwand und auch wesentlichen steuerlichen Aspekten einhergehen kann, um es rechtskonform zu gestalten.

Remote Arbeit bleibt zweifellos eine komplexe Angelegenheit. Dennoch ist es lohnend, sich intensiv mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Einerseits ermöglicht es das Finden von qualifizierten Fachkräften im Ausland, andererseits bietet es Unternehmen die Möglichkeit, sich als fortschrittliche Arbeitgeber mit entsprechenden Vorteilen für ihre Mitarbeiter zu positionieren.

Die ermutigende Nachricht ist, dass die Erfahrungen mit Remote Arbeit in den letzten Jahren erheblich gewachsen sind. Durch die Unterstützung qualifizierter Berater können Unternehmen genau herausfinden, ob und wie Remote Arbeit in ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann.

  • Teil 1: Eine Frage der Definition - Was ist Remote Work überhaupt?
  • Teil 2: Sozialversicherungen bei Remote Work mit Auslandsbezug
  • Teil 3: Steuern bei Remote Work bei Remote Work mit Auslandsbezug
  • Teil 4: Arbeitsbewilligungen für internationales Remote Work
  • Teil 5 (Monthly Special): Detaillierte Praxisfälle von Remote Work für Personalabteilungen in Bezug auf Steuern, Sozialversicherungen, Arbeitsbewilligungen, Payroll und Arbeitsverträge

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.