O prazo para a implementação da Diretiva (UE) 2019/1937 – A Diretiva Whistleblowing – está se aproximando rapidamente. A Diretiva almeja criar um padrão mínimo de proteção para aqueles que relatam quebras de leis sindicais, e todos os Estados-Membros da União Europeia devem transpor as novas regulações da UE para leis nacionais até 17 de dezembro de 2021.

Com menos de dois meses para chegar o prazo de implementação da nova Diretiva da UE, é crucial que organizações que operam dentro do bloco criem processos internos de whistleblowing (ou "assopro de apito", no português) para cumprir os novos requerimentos – ou procurar a assistência de provedores de serviços que possam garantir que os processos internos corretos estejam em vigor.

Até o prazo de 17 de dezembro, Estados-Membros devem:

  • Fazer com que empresas com 250 funcionários ou mais, ou receita de € 10 mi por ano ou mais, implementem um sistema whistleblower (empresas que tenham entre 50 e 249 funcionários têm apenas 24 meses a mais para a implementação).
  • Fazer com que instituições e autoridades públicas, assim como municipalidades com população de 10.000 ou mais, implementem um sistema whistleblower.
  • Criar ou nomear uma autoridade competente como uma rota de escalada, caso uma organização falhe na gestão de uma denúncia de whistleblowing.
  • Invalidar acordos de confidencialidade relacionados a casos de whistleblowing.

Relatórios de whistleblowing: o essencial

Prerrogativas

Todos os indivíduos trabalhando em uma organização têm prerrogativas declarativas. Isto inclui funcionários, tanto temporários quanto permanentes, assim como diretores e acionistas, por exemplo. Alguns terceiros também têm prerrogativas declarativas, incluindo ex-funcionários, empreiteiros e fornecedores.

Confidencialidade

Uma estrutura de confidencialidade declarativa é requerida, e o indivíduo que produzirá a declaração deve saber para quem ela será submetida. Empresas devem designar uma "pessoa ou departamento imparcial" responsável por acompanhar o processo das declarações whistleblower. O recebimento de uma declaração deve ser notificado dentro de sete dias, e respondido com um acompanhamento adequado (um prazo de três meses desde o recebimento é considerado razoável). A aprovação da declaração whistleblower é exigida para que a identidade do declarador seja revelada a outras pessoas além da que recebeu inicialmente a primeira declaração.

Canais

A Diretiva exige um sistema que está em compliance com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (General Data Protection Regulation – GDPR), e que também esteja seguro. A empresa deve fornecer aos funcionários informações compreensíveis e de fácil acesso sobre as possibilidades de produzir as declarações internamente, assim como de declarar de forma externa a autoridades, instituições, órgãos ou outras entidades competentes.

Escolha

Além da prática anterior, whistleblowers devem ter a escolha entre canais através dos quais farão sua primeira declaração, a fim de salvaguardar seu anonimato. É aqui que está a importância de uma organização implementar mecanismos que dão a indivíduos a confiança para fazerem suas declarações internamente, sem medo de retaliação. Nós aconselhamos organizações a permitir declarações anônimas através de uma plataforma contratada, para ajudar a criar esse sentimento de confiança.

Documentação

Nós recomendamos que as empresas se certifiquem de que as investigações sejam um processo sólido e documentado, que sejam auditáveis e conduzidas de forma pontual. Organizar um processo claro, transparente e que possa ser facilmente seguido é o mais aconselhado.

O caso da Alemanha

Na Alemanha, a proteção whistleblower ainda é considerada inadequada quando comparada aos padrões estabelecidos pela Diretiva. Só existem regulações nacionais relacionadas à proteção whistleblower para o setor de serviços financeiros e para a proteção de segredos comerciais.

Em 11 de dezembro de 2020, o governo alemão desenvolveu um projeto de lei acerca da proteção whistleblower, que supostamente vai além dos requerimentos da Diretiva. O objetivo geral é chegar a um acordo até 17 de dezembro – o fim do prazo para implementação da Diretiva. No entanto, depois das eleições federais de setembro e as negociações do governo de coligação ainda em andamento, não existe a certeza de que a transposição da Diretiva para a legislação alemã acontecerá antes do fim do prazo.

Manuela Reintgen, Director of Business Development na TMF Alemanha, comenta: "Organizações de pequeno e médio porte (Small and Medium-sized Enterprises - SME) ainda estão em um estágio muito inicial de implementar um processo de whistlebloing que cumpra as exigências da regulação iminente. Atualmente, apenas uma em cada sete empresas alemãs está fazendo os preparativos".

Portanto, recomenda-se que todos os funcionários se preparem para a implementação de um sistema de whistleblowing que – no mínimo – cumpra as exigências padrões da Diretiva, enquanto aguardamos mais informações do governo de coligação quanto ao projeto de lei.

Marc Pruem, Head of Capital Markets Services na TMF Group, comenta: "A maior declaração de whistleblowing, intitulada 'Declaração Whistleblowing 2021: um estudo abrangente do whistleblowing em empresas europeias', demonstra que toda empresa terceirizada relatou comportamentos ilegais ou antiéticos no ano passado, o que representa uma violação de seu próprio código de conduta. Melhorar o compliance e proteger organizações contra represálias financeiras ou fiscais, como uma consequência deste comportamento, será de suma importância no futuro".

Ele adiciona: "A TMF Group pode ajudar a mitigar a complexidade de implementar processos otimizados de whistleblowing e, agindo como um agente whistleblower imparcial, podemos gerar confiança nos esforços da empresa em proteger de forma adequada os direitos dos funcionários".

TMF Alemanha: Serviços de whistleblower

A TMF Alemanha estabeleceu um serviço whistleblower, incluindo uma plataforma online, uma política whistleblower e um agente whistleblower imparcial para ajudar organizações baseadas na Alemanha a cumprirem os requerimentos da Diretiva. Esta combinação garante que funcionários possam submeter suas declarações anonimamente e acompanhar seu progresso, desde o momento em que é adicionada ao sistema até a conclusão do processo.

A TMF Alemanha está apta a:

  • Atuar como a provedora terceirizada para uma série de serviços de compliance
  • Ser o único ponto de contato para serviços whistleblower, lidar com alegações não aplicáveis ou não relevantes e acionar qualquer uma das partes interessadas onde as alegações foram relevantes
  • Prevenir qualquer despesa administrativa adicional, quando o orçamento já estiver apertado
  • Atuar como uma terceira parte imparcial, fora da estrutura hierárquica do cliente, para garantir a proteção dos interesses do whistleblower sob a regulação.

Fale conosco

A TMF Group tem os especialistas regionais em whistleblowing na Alemanha e em todos os Estados-Membros da UE.

Para mais detalhes sobre os serviços de whistleblowing da TMF Group, faça uma consulta conosco hoje, e nós podemos te ajudar a entender e conversar sobre como a Diretiva vai afetar a sua empresa.

Originally published 19 November 2021

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.