I. KEP ADRESİ NEDİR?
Kayıtlı elektronik posta ("KEP") adresi; elektronik iletilerin güvenli bir şekilde gönderilip alınmasını sağlamak suretiyle güvenli iletişimi oluşturan, elektronik belgelerin saklanmasına ve gerektiğinde sistemde saklanan elektronik postaya yeniden ulaşılabilmesine imkan tanıyan aynı zamanda da hukuki anlamda senet hükmünde olup aksi ispat edilinceye kadar kesin delil oluşturan nitelikli bir posta sistemidir.
KEP aracılığıyla elektronik postanın, (i) hangi kişi/kuruluş tarafından gönderildiği; (ii) alıcısına ulaşıp ulaşmadığı ve ne zaman ulaştığı; (iii) alıcısı tarafından okunup okunmadığı gibi önemli bilgiler kolaylıkla öğrenilebilmektedir.
KEP adresi ile resmi veya özel olup olmaması fark etmeksizin her türlü kurum ve şahıslar arası elektronik posta gönderilip alınabilmekte bilhassa beyanname, bildirge, başvuru, bildirim, ihtar, ihbar, banka yatırım/kredi/kredi kartı hesap ekstreleri, online alışveriş siparişleri gibi işlemler yapılırken güvenlik açısından KEP adresi kullanımı tercih edilmektedir. Bu sayede, kağıt, arşiv, postalama gibi prosedürlere başvurulmadan işlemler daha hızlı ve pratik şekilde yürütülmekte ve işlemlerin güvenliği sağlanmaktadır. Mevzuatta da ilk defa 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile kayıtlı elektronik posta sistemine atıf yapılmış olup, tacirler arasındaki, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin elektronik ortamdaki ihbarların veya ihtarların kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılacağı hüküm altına alınmıştır.
II. KEP ADRESİ TEMİNİ
KEP adresi, Bilgi ve Teknolojileri İletişim Kurumu'nun internet sitesinde yer alan kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarından temin edilebilmekte olup işbu KEP adresi temini için yapılacak başvurularda aranan belgeler gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kuruluşları bakımından farklılık göstermektedir. Başvuru esnasında gerekli belgeler aşağıdaki gibidir;
- Gerçek kişi tarafından yapılan
başvurularda,
- T.C Kimlik Kartı (pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen geçerli resmî belgeler de kabul edilmektedir) ve
- KEP başvuru formu
- Tüzel Kişi adına yapılan
başvurularda,
- Tüzel kişi adına başvuru yapan ilgilinin T.C kimlik kartı ve yetki belgesi,
- Noter onaylı imza sirküleri,
- Tüzel kişi adına doldurulacak KEP başvuru formu ve
- Tüzel kişiye ait ticaret sicil tasdiknamesi veya faaliyet belgesinin aslı
- Kamu kuruluşları bakımından yapılacak
başvurularda,
- T.C Kimlik numarası bulunan belge,
- Kurum üst düzey yetkilisinin imzasını havi resmi yazı ve
- KEP başvuru formu
Gerekli kontroller yapıldıktan sonra kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları tarafından başvurunun yapıldığı kişi/kurum adına KEP hesabı oluşturulmak suretiyle hesaba ilişkin bilgiler başvuru sahibine güvenli bir şekilde teslim edilmektedir. Gerçek veya tüzel kişiler ile kamu kuruluşları aynı veya farklı kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarından birden fazla hesap açabilmektedirler.
III. KEP ADRESİNİN KULLANIMI
KEP adresi kullanımına ilişkin olarak dikkat edilmesi gereken hususların başında elektronik imza ve mobil imza gelmektedir. Nitekim, sadece alıcı olarak KEP adresi kullanılacak ise elektronik imza veya mobil imza sahibi olmak gerekmemekte ise de KEP aracılığıyla elektronik posta gönderilecek ise elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından elektronik imza temin edilmesi veya mobil imza kullanılması gerekmektedir.
Bununla birlikte, KEP sisteminin kendine özgü bir sistem olması önem arz etmektedir. Bir diğer ifade ile KEP sisteminden diğer standart elektronik posta sistemlerine ileti gönderimi veya diğer sistemlerden KEP sistemine ileti alınması mümkün olmadığından sadece KEP hesap kullanıcılarına ileti gönderilebilmektedir.
Belirtmekte fayda olacak bir diğer husus ise KEP hesabının başkasına kullandırılması ve/veya devrine ilişkindir. 25/08/2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'in (Yönetmelik) 11'inci maddesinin ikinci fıkrasına göre; KEP hesabının, hesap sahibi tarafından kendi nam ve hesabına kullanılması esastır. Gerçek kişiler KEP hesaplarını yalnızca kendileri kullanabilmekte iken tüzel kişiler bakımından durum farklıdır. Tüzel Kişiler KEP hesaplarını kendi nam ve hesaplarına kullanmak üzere birden fazla işlem yetkilisi tanımlayabilmekte ve bu işlem yetkilisini istediği zamanda değiştirebilmektedirler. Ancak, gerçek veya tüzel kişi olup olmaması fark etmeksizin KEP hesapları bir başkasına devredilememektedir.
IV. KEP ADRESİ KULLANIMI ZORUNLU MUDUR?
10 Haziran 2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca e-Yazışma Projesi kapsamında elektronik ortamda yazışma yapan kamu kurum ve kuruluşlarının, kendilerine KEP aracılığıyla iletilen resmi yazışmaları kabul edecek teknik ve idari altyapıyı oluşturma zorunlu tutulmuştur. Bu kapsamda, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Düzenleyici ve Denetleyici Kurumlar muhatap oldukları Özel Tüzel Kişilikler ile Gerçek Kişilerden hizmetlerine başvuru esnasında KEP adresi almış olma zorunluluğu getirebilmektedir.
Öte yandan, KEP rehberi kaydı bakımından tüzel kişilerin KEP rehberinde bulunmaları zorunlu iken bireysel kullanıcıların KEP Rehberinde kayıtlarının bulunması ihtiyari tutulmuştur.
V. KEP ADRESİ ÜCRETİ
KEP adresi maliyeti, kayıtlı elektronik posta hizmeti sağlayıcılarına göre farklılık arz etmekte olup ilgili hizmet sağlayıcıların internet sitelerinde ücretler belirtilmektedir.
VI. KEP ADRESİNİN KULLANIMA KAPATILMASI
Yönetmelik'in 13'üncü maddesi uyarınca; hesap sahibinin talebi veya ölümü, sözleşme veya taahhütname ile belirlenen kullanıma kapatma durumlarının gerçekleşmesi veya kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının faaliyetine son vermesi veya verilmesi hallerinde KEP hesabının kullanıma kapatılacağı hüküm altına alınmıştır. KEP adresinin kullanıma kapatılmasını hesap sahibinin talep etmesi halinde kayıtlı elektronik posta hizmeti sağlayıcılarının çağrı merkezlerinden veya internet sayfalarından bu talep her zaman bildirilebilmektedir. Talebin ardından ilgili hizmet sağlayıcıları tarafından gerekli kimlik doğrulamaları yapılmasını müteakip hesap kapatılmaktadır.
KEP hesabının kapatılması ile birlikte ilgili hesaptan ileti gönderimi ve alımı engellense de KEP hesabı en az üç ay erişime açık tutulmaktadır. İşbu süre sonunda ise KEP hesabı tamamen kullanıma kapatılmaktadır.
Kullanıma kapatılan bir KEP hesabı yeniden başkasına tahsis edilememekte ancak hesap sahibinin tekrardan talepte bulunmak suretiyle yeniden tahsis başvurusu yapması, kimlik tespiti için gerekli belgeleri sağlaması ve hesap ücretini ödemesi hâlinde ilgili hesap yeniden kullanıma açılabilmektedir.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
