Worldwide: Qu'est-ce qu'un dispositif d'alertes professionnelles ?

Last Updated: 16 August 2019
Article by Karin Henriksson
Most Read Contributor in Sweden, August 2019

Un dispositif d’alertes professionnelles est un canal de transmission qui permet aux employés et à d’autres personnes d’alerter de manière confidentielle sur des actes contraires aux lois, au règlement intérieur d'une organisation ou de son code de conduite. C’est un outil important pour réduire les risques et instaurer un climat de confiance, car il permet aux responsables d'une organisation de détecter une situation à risque et agir à un stade précoce. Un dispositif d’alertes professionnelles a aussi une fonction préventive, car leur simple existence peut inciter les personnes à réfléchir à deux fois avant de commettre des actes de fraude, de corruption, de harcèlement ou d’adopter d’autres comportements inadéquats.

Les dispositifs d’alertes professionnelles ont été démocratisés en 2002, lorsque la loi Sarbanes-Oxley Act a exigé que toutes les sociétés américaines cotées en bourse disposent d’un canal d'alerte et d’un processus dédié. À l’époque, la plateforme habituelle était le téléphone et la boîte vocale. C’est pourquoi l’expression dispositif d’alertes professionnelles (en anglais, whistleblower = personne qui tire la sonnette d’alarme) est toujours en usage aujourd’hui, même s’il est tout aussi susceptible de décrire une solution en ligne, téléphonique, par email etc. Dans cet article, nous décrivons :

  • les types de dispositifs d’alertes professionnelles qui existent
  • les composantes d’un système de lancement d’alerte
  • les quatre facteurs cruciaux pour faire gagner en effectivité vote dispositif

Quels types de dispositif d’alertes professionnelles existent ?

  1. Les dispositifs en ligne

Les dispositifs d’alertes professionnelles en ligne se composent d'un canal de communication qui permet aux individus de lancer un alerte par le biais d’un service Web. Leur principal avantage est qu’ils permettent très facilement de préserver l’anonymat d'un lanceur d’alerte, facteur essentiel pour encourager les personnes à faire valoir leur droit d'expression sans crainte de réprésailles. Ils permettent aussi à un lanceur d’alerte de joindre des fichiers (texte et image) comme éléments de preuve. Les dispositifs d’alertes professionnelles en ligne conservent également toutes les données en un seul lieu et, point le plus important, en sécurité et totale conformité avec le RGPD ou d’autres lois en vigueur. La conformité peut être un volet intégré au logiciel du dispositif, ce qui, pour l’organisation, allège un peu la charge administrative. Pour finir, la gestion des alertes ainsi que la traçabilité des actions des référents en charge de l'alerte sont des fonctionnalités automatisée.

  1. Dispositifs d’alertes professionnelles par téléphone.

Les dispositifs d’alertes professionnelles utiliant la téléphonie permettent aux personnes de lancer un alerte en passant un appel téléphonique. Si, comme les canaux en ligne, ils peuvent être mis à disposition 24h/24, 7j/7, 365 jours par an, et permettre un certain degré d’anonymat, ils sont moins sécurisés puisque les informations ne peuvent pas être chiffrées sur toute la ligne depuis le lanceur d’alerte jusqu’au destinataire du message au sein de l'organisation. Les dispositifs d’alertes professionnelles par téléphone sont également plus coûteux, parce qu’ils ne permettent pas un suivi des alertes intégrés, ce qui signifie que les informations doivent être consignées manuellement. Comme ils ne donnent pas la possibilité d’utiliser un éventail d’appareils, ils sont également moins conviviaux. Pour autant, dans les pays où l’accès à Internet n’est pas répandu, ou pour les groupes d’employés qui n’ont pas l’habitude d’écrire, les dispositifs d’alertes professionnelles utilisant la téléphonie constituent une bonne option.

  1. Lancement d’alertes en face-à-face

Le lancement d’alerte en face-à-face constitue plutôt une option « porte ouverte » qu’un dispositif d’alertes professionnelles classique. C’est un moyen pour un responsable ou tout autre supérieur de montrer au lanceur d’alerte que ses préoccupations sont prises au sérieux et que les informations doivent être rapportées aux personnes qui possèdent la responsabilité et les compétences pour traiter le signalement en question. Bien que le lanceur d’alerte reçoive un commentaire immédiat en retour, cela n’implique pas de protection automatique des données ni un suivi d'alerte efficace. À l’évidence, ce type de procédé ne préserve pas l’anonymat et nécessite un énorme degré de confiance entre les parties concernées.

  1. Adresse e-mail et boîte de réception pour les lanceurs d’alerte

Une adresse e-mail et une boîte de réception pour les lanceurs d’alerte est un autre moyen plus commun d'alerter, à laquelle souscrivent certaines organisations. Si leur mise en place est simple et bon marché, ils s’accompagnent de risques importants. Un courriel ne peut pas être intégralement chiffré, les données ne sont donc pas sécurisées, ce qui met l’organisation en danger de ne pas respecter ses exigences légales. Lorsqu’ils passent de main en main, les messages peuvent aussi être lus et falsifiés par des parties non autorisées. Cette absence de sécurité réduit considérablement la confiance que les lanceurs d’alerte potentiels pourraient avoir, réduisant ainsi la probabilité qu’ils signalent leurs préoccupations. Pour finir, comme avec le signalement par téléphone, le lancement d’alerte par e-mail ne s’accompagne pas d’un suivi et d’une gestion intégrés des alertes, ce qui en fait un moyen à haut risque.

 

Qu’est-ce qu’un dispositif ‘alertes professionnelles ?

Comme cela a été dit plus haut, « dispositif d’alertes professionnelles » est en fait une expression trompeuse. Elle laisse entendre un canal de signalement, comme une ligne téléphonique, permettant aux personnes d’alerter au sujet d’une préoccupation. Le monde des alertes professionnelles s’est toutefois professionnalisé depuis le début des années 2000, car les entreprises ont appris que s’ouvrir aux alertes professionnelles est un moyen de formuler l’engagement auprès des employés et des partenaires que les alertes sont traités de manière appropriée. Cela va au-delà d’un simple canal de transmission, que ce soit par téléphone ou en ligne. Dans la plupart des cas, un dispositif d’alertes professionnelles est aujourd’hui un élément d'un système plus complet.

 

Quels sont les éléments clés à retenir concernantun dispositif d’alertes professionnelles ?

  1. Communication autour du dispositif d'alerte professionnelle

Il est indispensable de communiquer auprès des groupes de personnes pour lesquels l’organisation met à disposition le système. Cela peut passer par des directives « pratiques », par une politique en la matière, par le fait de remettre l’accent sur le code de conduite de l’organisation et par bien d’autres initiatives. L’objectif de ce message est de placer la solution d’alertes professionnelles dans le contexte plus large de l’éthique et de la lutte contre la corruption de l’organisation, de susciter la confiance et donc d’encourager les personnes à utiliser le dispositif d’alertes professionnelles si elles soupçonnent un comportement inapproprié. Le service d’alertes professionnelles saura :

  • Répondre aux questions relatives au service, notamment sur quoi, où, quand, pourquoi et comment; Dire ce qui relève des alertes professionnelles et ce qui n’en relève pas; Indiquer l’endroit où les personnes peuvent trouver un canal pour effectuer des signalements; Préciser les moments de disponibilité du service d’alertes professionnelles; Pourquoi les personnes doivent s’en préoccuper et pourquoi elles peuvent lui faire confiance; Comment peuvent-elles lancer une alerte ?
  • Décrire le processus de gestion des alertes. Ce qui arrive une fois les alertes déclarées, la manière dont elles sont suivies, remontées dans la hiérarchie et si elles font l’objet d’une enquête.
  • Décrire en détail qui gérera l'alerte. Qui sont les membres de l’équipe en charge des lancements d’alerte et pourquoi.
  • Expliquer que le lanceur d’alerte peut effectuer des signalements de manière anonyme et conserver ce statut tout au long du dialogue et du processus de suivi s'il ou elle le souhaite. Expliquer la politique stricte en matière de représailles. Les lanceurs d’alerte potentiels doivent également être informés de leurs droits, des droits des personnes visées par une alerte, de la manière dont les données sont traitées et du mode de sécurisation du dispositif d’alertes professionnelles qui conserve les données.
  1. Le dispositif d’alertes professionnelles lui-même

Le dispositif d’alertes professionnelles doit être facile d'utilisation pour supprimer tous les obstacles au cours du processus de déclaration. Un lanceur d’alerte sérieux n’effectuera probablement qu’un seul signalement, et il peut être très préoccupant pour lui ou pour elle de le faire. Aidez-le ou aidez-la en rendant le processus le plus simple et accessible possible afin de lui permettre de démarrer un dialogue sécurisé avec l'équipe en charge du traitement des alertes. Permettez un signalement multilingue pour que les employés et autres partenaires puissent employer leur langue maternelle lorsqu’ils effectuent une alerte. Assurez-vous que le dispositif d’alertes professionnelles dispose d’une fonctionnalité d’ajout de document.

  1. Equipe en charge du dispositif

Lorsqu’un signalement est transmis via le dispositif, assurez-vous d'avoir les ressources nécessaires pour assurer un traitement de l'alerte. Le ou les référent du dispositif décideront quels signalements doivent être remontés dans la hiérarchie, à qui, et si des experts externes doivent être ajoutés dans le processus d’enquête. Ils auront les compétences correspondantes provenant de multiples fonctions dans l’ensemble de l’organisation et bénéficieront d’une formation pour traiter les questions sensibles de manière déontologique. Chez nos clients, on retrouve des fonctions comme les ressources humaines, la conformité, la finance, l'audit interne et le développement durable, ainsi que des membres non exécutifs du Conseil d’administration. Cette équipe doit être aussi restreinte que possible, mais être également constituée de plusieurs personnes pour des raisons de fiabilité et d’impartialité.

  1. Un outil de gestion des alertes professionnelles.

C’est le système de traitement des alertes au sein du dispositif en lui même. Il doit s’intégrer de manière transparente pour un suivi efficace et un dialogue permanent avec le lanceur d’alerte. Pour aider l’équipe en charge, il doit être intuitif et fournir une structure pour que les mesures les plus appropriées puissent être prises tout au long du processus. Pour être pleinement conforme aux obligations légales en vigueur, comme le RGPD, l’outil de gestion doit inclure une fonctionnalité d’archivage et de suppression de dossiers.

  1. L'architecture du dispositif d’alertes professionnelles

Une solide solution est au cSur de l’ensemble du dispositif d’alertes professionnelles. Les plus grands fournisseurs de ces dispositifs veillent aujourd’hui à ce que leurs solutions contiennent les paramètres de sécurité les plus stricts pour assurer la confidentialité et la sécurité des données, conformément à l’ensemble des réglementations. En même temps, la solution doit vous permettre de contrôler vos propres données et de veiller à ce que votre dispositif d’alertes professionnelles ne soit pas accessible à des personnes non autorisées.

 

Les quatre caractéristiques d'un dispositif d’alertes professionnelles efficace

Quel que soit leur format, tous les dispositifs d’alertes professionnelles doivent adopter plusieurs caractéristiques qui accroîtront leurs chances de succès :

  • Les personnes doivent pouvoir avoir confiance dans le dispositif d’alertes professionnelles pour l’utiliser.
  • Un lanceur d’alerte doit être traité avec respect.
  • Les alertes doivent être traitées de manière professionnelle, adaptée, sensible et efficace.
  • Le dispositif doit agir de manière préventive et donc réduire le risque qu’un comportement inapproprié se produise.
  1. Sécurité et anonymité

Les dispositifs d’alertes professionnelles contiennent des données très sensibles, à caractère personnel et potentiellement délictueuses. Partout dans le monde, ce type de données est très strictement encadré (voir le point suivant). La priorité de tout système de lancement d’alertes est donc de maintenir les données en toute sécurité. La sécurité doit être omniprésente, dans le stockage de données, les applications logicielles, les droits d’accès, l’archivage et la suppression. Veillez à ce que le prestataire de votre dispositif d’alertes professionnelles possède les certifications de sécurité requise, qu’il effectue régulièrement des tests d'intrusion sur le système pour y rechercher d’éventuelles vulnérabilités, que le plan de développement de sa solution intègre la sécurité au coeur de sa stratégie de développement.

  1. Conformité juridique

Les lois sur la protection des données ont des implications très concrètes pour les dispositifs d’alertes professionnelles. Pour autant, les réglementations relatives à la protection des données et des lanceurs d’alerte diffèrent d’un pays à l’autre, ce qui complexifie la mise en conformité à l'échelle mondiale. En choisissant un service d’alertes professionnelles, veillez à ce que la conformité réglementaire soit déjà intégrée au système pour vous permettre d’être tenu informé de l’évolution de la législation. En tant qu’équipe chargée d’investiguer, vous devez pouvoir compter sur votre dispositif pour accompagner le traitement conforme des alertes.

  1. Facilité d’utilisation

Si un lanceur d’alerte envisage d’utiliser un dispositif d’alertes professionnelles, c’est qu’il ou elle souhaite généralement agir dans l’intérêt de l’organisation. Souvent, comme le lanceur d’alerte est une personne très proche de l’endroit où le comportement déplacé se produit, franchir le pas et lancer une alerte pose beaucoup de soucis. C’est pourquoi nous insistons sur le fait que votre dispositif d’alertes professionnelles doit pouvoir donner le coup de pouce nécessaire en étant simple et facile d'utilisation. Dans le cas contraire, vous risquez de ne pas reçevoir de signalement. Un des moyens pour y parvenir est de veiller à ce que le dispositif d’alertes professionnelles soit facilement accessible, en dehors des heures de travail. Enfin, n'hésitez pas à informer vos salariés sur la manière d'utiliser le dispositif, y compris en mettant en avant le côté simple et intuitif de la solution.

  1. Une partie intégrante de votre programme d'éthique et de conformité

Les dispositifs d’alertes professionnelles ont une efficacité maximale lorsqu’ils sont placés au cSur des enjeux éthiques et de conformité de votre organisation. Si un dispositif d’alertes n’est pas la seule arme pour lutter contre la corruption, la fraude ou la discrimination, il est indéniable qu’il constitue un outil de prévention efficace et qu’il fait partie intégrante du renforcement des efforts de toute organisation pour devenir une marque éthique et transparente. Il participe à la démonstration aux partenaires de votre organisation du respect et de la mise en application de votre Code de conduite. Il encourage également une culture de la conformité et une éthique professionnelle. Il donne aussi aux employés la possibilité de jouer leur rôle et de faire preuve de responsabilité en signalant de bonne foi des faits contraires à votre référentiel éthique.

 

Quel dispositif d’alertes professionnelles adapté à votre organisation ?

À présent, vous comprenez qu’il existe différents types de dispositif et que le lancement d'alerte professionnelles doit être plus qu’un canal unidirectionnel permettant à une personne de signaler un comportement inapproprié. Il doit faire partie d’un système plus complet. A présent, pour déterminer quel dispositif est adapté aux objectifs poursuivis par votre organisation, nous vous invtons à vous poser les questions suivantes :

  • À disposition de qui voulez-vous mettre le dispositif d’alertes professionnelles en place ? Des employés, des clients, des fournisseurs ou d’autres ?
  • Dans quel délai souhaitez-vous qu’il fonctionne ?
  • Votre organisation est-elle susceptible d’évoluer dans les années qui viennent ? Dans ce cas, vous aurez besoin d’un dispositif évolutif et flexible.

Un doute plane encore dans votre esprit ? N'hésitez pas à vous rendre sur notre site Web dans lequel nous proposons un essai gratuit de notre dispositif d'alertes professionnelles WhistleB.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

To print this article, all you need is to be registered on Mondaq.com.

Click to Login as an existing user or Register so you can print this article.

Authors
Similar Articles
Relevancy Powered by MondaqAI
 
Some comments from our readers…
“The articles are extremely timely and highly applicable”
“I often find critical information not available elsewhere”
“As in-house counsel, Mondaq’s service is of great value”

Related Topics
 
Similar Articles
Relevancy Powered by MondaqAI
Related Articles
 
Up-coming Events Search
Tools
Print
Font Size:
Translation
Channels
Mondaq on Twitter
 
Mondaq Free Registration
Gain access to Mondaq global archive of over 375,000 articles covering 200 countries with a personalised News Alert and automatic login on this device.
Mondaq News Alert (some suggested topics and region)
Select Topics
Registration (please scroll down to set your data preferences)

Mondaq Ltd requires you to register and provide information that personally identifies you, including your content preferences, for three primary purposes (full details of Mondaq’s use of your personal data can be found in our Privacy and Cookies Notice):

  • To allow you to personalize the Mondaq websites you are visiting to show content ("Content") relevant to your interests.
  • To enable features such as password reminder, news alerts, email a colleague, and linking from Mondaq (and its affiliate sites) to your website.
  • To produce demographic feedback for our content providers ("Contributors") who contribute Content for free for your use.

Mondaq hopes that our registered users will support us in maintaining our free to view business model by consenting to our use of your personal data as described below.

Mondaq has a "free to view" business model. Our services are paid for by Contributors in exchange for Mondaq providing them with access to information about who accesses their content. Once personal data is transferred to our Contributors they become a data controller of this personal data. They use it to measure the response that their articles are receiving, as a form of market research. They may also use it to provide Mondaq users with information about their products and services.

Details of each Contributor to which your personal data will be transferred is clearly stated within the Content that you access. For full details of how this Contributor will use your personal data, you should review the Contributor’s own Privacy Notice.

Please indicate your preference below:

Yes, I am happy to support Mondaq in maintaining its free to view business model by agreeing to allow Mondaq to share my personal data with Contributors whose Content I access
No, I do not want Mondaq to share my personal data with Contributors

Also please let us know whether you are happy to receive communications promoting products and services offered by Mondaq:

Yes, I am happy to received promotional communications from Mondaq
No, please do not send me promotional communications from Mondaq
Terms & Conditions

Mondaq.com (the Website) is owned and managed by Mondaq Ltd (Mondaq). Mondaq grants you a non-exclusive, revocable licence to access the Website and associated services, such as the Mondaq News Alerts (Services), subject to and in consideration of your compliance with the following terms and conditions of use (Terms). Your use of the Website and/or Services constitutes your agreement to the Terms. Mondaq may terminate your use of the Website and Services if you are in breach of these Terms or if Mondaq decides to terminate the licence granted hereunder for any reason whatsoever.

Use of www.mondaq.com

To Use Mondaq.com you must be: eighteen (18) years old or over; legally capable of entering into binding contracts; and not in any way prohibited by the applicable law to enter into these Terms in the jurisdiction which you are currently located.

You may use the Website as an unregistered user, however, you are required to register as a user if you wish to read the full text of the Content or to receive the Services.

You may not modify, publish, transmit, transfer or sell, reproduce, create derivative works from, distribute, perform, link, display, or in any way exploit any of the Content, in whole or in part, except as expressly permitted in these Terms or with the prior written consent of Mondaq. You may not use electronic or other means to extract details or information from the Content. Nor shall you extract information about users or Contributors in order to offer them any services or products.

In your use of the Website and/or Services you shall: comply with all applicable laws, regulations, directives and legislations which apply to your Use of the Website and/or Services in whatever country you are physically located including without limitation any and all consumer law, export control laws and regulations; provide to us true, correct and accurate information and promptly inform us in the event that any information that you have provided to us changes or becomes inaccurate; notify Mondaq immediately of any circumstances where you have reason to believe that any Intellectual Property Rights or any other rights of any third party may have been infringed; co-operate with reasonable security or other checks or requests for information made by Mondaq from time to time; and at all times be fully liable for the breach of any of these Terms by a third party using your login details to access the Website and/or Services

however, you shall not: do anything likely to impair, interfere with or damage or cause harm or distress to any persons, or the network; do anything that will infringe any Intellectual Property Rights or other rights of Mondaq or any third party; or use the Website, Services and/or Content otherwise than in accordance with these Terms; use any trade marks or service marks of Mondaq or the Contributors, or do anything which may be seen to take unfair advantage of the reputation and goodwill of Mondaq or the Contributors, or the Website, Services and/or Content.

Mondaq reserves the right, in its sole discretion, to take any action that it deems necessary and appropriate in the event it considers that there is a breach or threatened breach of the Terms.

Mondaq’s Rights and Obligations

Unless otherwise expressly set out to the contrary, nothing in these Terms shall serve to transfer from Mondaq to you, any Intellectual Property Rights owned by and/or licensed to Mondaq and all rights, title and interest in and to such Intellectual Property Rights will remain exclusively with Mondaq and/or its licensors.

Mondaq shall use its reasonable endeavours to make the Website and Services available to you at all times, but we cannot guarantee an uninterrupted and fault free service.

Mondaq reserves the right to make changes to the services and/or the Website or part thereof, from time to time, and we may add, remove, modify and/or vary any elements of features and functionalities of the Website or the services.

Mondaq also reserves the right from time to time to monitor your Use of the Website and/or services.

Disclaimer

The Content is general information only. It is not intended to constitute legal advice or seek to be the complete and comprehensive statement of the law, nor is it intended to address your specific requirements or provide advice on which reliance should be placed. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers make no representations about the suitability of the information contained in the Content for any purpose. All Content provided "as is" without warranty of any kind. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers hereby exclude and disclaim all representations, warranties or guarantees with regard to the Content, including all implied warranties and conditions of merchantability, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. To the maximum extent permitted by law, Mondaq expressly excludes all representations, warranties, obligations, and liabilities arising out of or in connection with all Content. In no event shall Mondaq and/or its respective suppliers be liable for any special, indirect or consequential damages or any damages whatsoever resulting from loss of use, data or profits, whether in an action of contract, negligence or other tortious action, arising out of or in connection with the use of the Content or performance of Mondaq’s Services.

General

Mondaq may alter or amend these Terms by amending them on the Website. By continuing to Use the Services and/or the Website after such amendment, you will be deemed to have accepted any amendment to these Terms.

These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of England and Wales and you irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales to settle any dispute which may arise out of or in connection with these Terms. If you live outside the United Kingdom, English law shall apply only to the extent that English law shall not deprive you of any legal protection accorded in accordance with the law of the place where you are habitually resident ("Local Law"). In the event English law deprives you of any legal protection which is accorded to you under Local Law, then these terms shall be governed by Local Law and any dispute or claim arising out of or in connection with these Terms shall be subject to the non-exclusive jurisdiction of the courts where you are habitually resident.

You may print and keep a copy of these Terms, which form the entire agreement between you and Mondaq and supersede any other communications or advertising in respect of the Service and/or the Website.

No delay in exercising or non-exercise by you and/or Mondaq of any of its rights under or in connection with these Terms shall operate as a waiver or release of each of your or Mondaq’s right. Rather, any such waiver or release must be specifically granted in writing signed by the party granting it.

If any part of these Terms is held unenforceable, that part shall be enforced to the maximum extent permissible so as to give effect to the intent of the parties, and the Terms shall continue in full force and effect.

Mondaq shall not incur any liability to you on account of any loss or damage resulting from any delay or failure to perform all or any part of these Terms if such delay or failure is caused, in whole or in part, by events, occurrences, or causes beyond the control of Mondaq. Such events, occurrences or causes will include, without limitation, acts of God, strikes, lockouts, server and network failure, riots, acts of war, earthquakes, fire and explosions.

By clicking Register you state you have read and agree to our Terms and Conditions