Netherlands: GDPR Update: The Processing Of Personal Data In The Employment Context (Dutch)

Last Updated: 4 April 2018
Article by Marc Elshof and Celine Van Es

AVGB-update: Verwerkingen van persoonsgegevens in arbeidsverhoudingen

Inleiding

In deze AVGB-update behandelen wij verschillende aspecten van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding.

Er bestaan veel nieuwe technologieën, zoals online tools, die een meer systematische verwerking van persoonsgegevens van werknemers op de werkvloer mogelijk maken. Deze technologieën kunnen nuttig zijn bij het opsporen of voorkomen van verlies van bedrijfseigendom, het verbeteren van de productiviteit van werknemers en het beschermen van de persoonsgegevens waarvoor de verwerkingsverantwoordelijke (de werkgever) verantwoordelijk is.

Deze technologieën brengen echter ook aanzienlijke risico's met betrekking tot privacy en gegevensbescherming mee. Steeds zal een afweging moeten worden gemaakt tussen enerzijds het gerechtvaardigd belang van de werkgever om zijn bedrijf te beschermen en anderzijds de privacy van werknemers. De werkgever dient altijd rekening te houden met de fundamentele beginselen van gegevensbescherming, ongeacht de technologie die hij gebruikt.

In deze AVGB-update behandelen wij allereerst artikel 88 AVGB (verwerking in het kader van de arbeidsverhouding). Vervolgens gaan wij in op de wettelijke grondslagen waarop de werkgever persoonsgegevens van de werknemer kan verwerden. Daarna gaan we in op het monitoren van werknemers en bespreken wij kort de doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU en clouddiensten. We sluiten af met enkele praktische aanbevelingen.

Artikel 88 AVGB

Artikel 88 van de algemene verordening gegevensbescherming (de AVGB) bepaalt dat EU-lidstaten nadere regels mogen vaststellen ter bescherming van de rechten en vrijheden met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van werknemers in het kader van de arbeidsverhouding.

Dergelijke regels moeten passende en specifieke maatregelen omvatten ter waarborging van de menselijke waardigheid, de gerechtvaardigde belangen en de grondrechten van de betrokkene, met name ten aanzien van:

  • de transparantie van de verwerking;
  • de doorgifte van persoonsgegevens binnen een concern of een groepering van ondernemingen die gezamenlijk een economische activiteit uitoefenen; en
  • monitoringsystemen op het werk.

De Nederlandse Uitvoeringswet AVGB (inmiddels aangenomen door de Tweede Kamer, maar nog niet door de Eerste Kamer) voorziet niet in dergelijke specifieke regels. De wetgever meent dat de algemene regels van de AVGB voldoende bescherming bieden aan de werknemer voor verwerking van zijn of haar persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding. Andere EU-lidstaten hebben echter aangegeven dat zij, waar toegestaan, striktere beperkingen zullen invoeren dan die zijn opgenomen in de AVGB. Dit is iets waar werkgevers met verwerkingsactiviteiten in verschillende lidstaten rekening mee zullen moeten houden.

Rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens van werknemers

Artikel 6 AVGB vereist een grondslag voor de rechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Dit artikel somt limitatief zes wettelijke gronden op, namelijk:

  • de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking;
  • de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
  • de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verantwoordelijke rust;
  • de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
  • de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verantwoordelijke is opgedragen; en
  • de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde.

In het kader van de arbeidsverhouding kan verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst in gevallen waarin de werkgever persoonsgegevens van de werknemer verwerkt om zijn verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst na te komen. Een voorbeeld hiervan is betaling van salaris aan de werknemer. Bovendien rusten op de werkgever ook wettelijke verplichtingen die de verwerking van persoonsgegevens van de werknemer vereisen, zoals het bijhouden van een deugdelijke salarisadministratie en het betalen van belasting en sociale lasten. In dergelijke gevallen biedt de wet een grondslag voor de gegevensverwerking.

Een andere grondslag voor verwerking is toestemming van de werknemer (het eerste punt hierboven). Toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd, en ondubbelzinnig zijn. Werknemers verkeren vrijwel nooit in een positie waarin zij vrij zijn hun toestemming kunnen verlenen, weigeren of intrekken. Gezien de machtsverhouding tussen de werknemer en werkgever, is het onwaarschijnlijk dat de werknemer zijn of haar toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens vrijelijk kan geven, zonder eventuele angst voor negatieve gevolgen indien hij of zij zou weigeren. Dit betekent echter niet dat werkgevers hun gegevensverwerking ten aanzien van werknemers per definitie niet op toestemming kunnen baseren. Slechts wanneer er (in het uitzonderlijke geval) geen enkel gevolg aan de aanvaarding of weigering van een aanbod is verbonden, kunnen werkgevers de gegevensverwerking op toestemming baseren.

Het gerechtvaardigd belang van werknemers (laatste opsommingsteken hierboven) kan alleen als grondslag dienen voor zover de verwerking strikt noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd doeleinde en de verwerking proportioneel en subsidiair is. De werkgever moet kunnen aantonen dat passende maatregelen zijn getroffen om te zorgen voor een evenwicht tussen de fundamentele rechten en vrijheden van werknemers, bijvoorbeeld door het monitoren te beperken tot bepaalde zones, zoals rond de ingang van de organisatie of de serverruimte.

Monitoringsystemen op de werkplek

Met moderne technologieën kunnen werknemers via verschillende apparatuur zoals smartphones, pc's, tablets, voertuigen en wearables, continu worden gevolgd (zowel op het werk als thuis).
Werkgevers zijn verplicht werknemers te informeren over het monitoren, de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt en alle informatie die nodig is om een eerlijke verwerking te garanderen.

Het monitoren van elke (online) activiteit van de werknemers is onevenredig. De werkgever moet eerst andere, minder ingrijpende, maatregelen verkennen om de privacy en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens van zijn werknemers en de veiligheid van het netwerk te beschermen. Als er bovendien geen grenzen worden gesteld aan de verwerking en deze niet transparant is, dan is er een hoog risico dat het gerechtvaardigd belang van werkgevers ten aanzien van de verbetering van efficiëntie van hun werknemers en de bescherming van bedrijfseigendom, leidt tot een niet te rechtvaardigen wijze van monitoren.

Proportionaliteit en minimale gegevensverwerking

Het monitoren van werknemers moet een evenredige reactie zijn op de risico's waarmee de werkgever wordt geconfronteerd. Misbruik van internet kan bijvoorbeeld worden opgespoord zonder de inhoud van websites te analyseren. De werkgever heeft ook geen algemeen recht op het monitoren van zijn werknemers wanneer misbruik door middel van het gebruik van alternatieve maatregelen zoals webfilters kan worden voorkomen. In het algemeen geldt dat preventie de voorkeur geniet boven controle.

Werkgevers die monitorproducten en tools gebruiken, moeten rekening houden met de evenredigheid van de maatregelen die zij nemen. Om de impact van de gegevensverwerking te beperken, dienen werkgevers dan ook te controleren of het mogelijk is om aanvullende maatregelen te nemen. De Artikel 29 Werkgroep doet in dit verband twee aanbevelingen:

  • het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling voordat er monitoringstechnieken op de werkvloer worden geïntroduceerd; en
  • het implementeren en communiceren van een gebruiksbeleid, naast het privacybeleid, die een gedetailleerde beschrijving van het verwerkingsproces geeft.

De informatie die geregistreerd wordt tijdens het monitoren, alsmede de informatie die zichtbaar is voor de werkgever dient zo veel mogelijk te worden beperkt. Wanneer de werkgever bijvoorbeeld nieuwe technologieën toepast, moet de verwerkte informatie alleen gedurende een minimale periode waarvoor de gegevens nodig zijn worden opgeslagen. Ook moet de werkgever de bewaartermijn specificeren. Wanneer werkgevers hun werknemers voorzien van nieuwe apparatuur met bijvoorbeeld GPS-trackers, moet het mogelijk zijn een dergelijke functie uit te schakelen (wanneer de omstandigheden dit rechtvaardigen). In het algemeen dient een werkgever zijn werknemers niet buiten werktijd te volgen door middel van zo'n functie.

Clouddiensten, onlineapplicaties en internationale doorgiften

Wanneer van werknemers wordt verwacht dat zij online applicaties gebruiken die persoonsgegevens verwerken, moeten werkgevers overwegen om werknemers de mogelijkheid te geven om bepaalde delen als privé aan te wijzen waar de werkgever geen toegang toe heeft, zoals een map voor privé e-mails of specifieke documenten.

Bij de meeste clouddiensten leidt het gebruik tot een internationale doorgifte van persoonsgegevens van werknemers. De werkgever dient ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens slechts naar een land buiten de EER wordt doorgegeven indien dat land een passend beschermingsniveau waarborgt.

Praktische aanbevelingen

Bij het verwerken van persoonsgegevens van werknemers moeten werkgevers rekening houden met de volgende punten:

  • werkgevers moeten altijd een geldige grondslag hebben voor de verwerking van persoonsgegevens van werknemers;
  • toestemming is hoogstwaarschijnlijk geen geldige grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens in de arbeidsverhouding, tenzij werknemers toestemming kunnen weigeren zonder nadelige gevolgen te zullen ondervinden;
  • de grondslagen 'uitvoering van een overeenkomst' en 'gerechtvaardigde belangen' kunnen worden ingeroepen, mits (in het laatste geval) de verwerking strikt noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang alsmede proportioneel en subsidiair;
  • gegevensverwerking op het werk moet een evenredige reactie zijn op de risico's waarmee de werkgever wordt geconfronteerd;
  • informatie die voortvloeit uit maatregelen zoals monitoring, en de informatie die zichtbaar is voor de werkgever moet zoveel mogelijk worden beperkt;
  • werkgevers moeten werknemers vooraf informeren dat de IT-systemen worden gemonitord; en
  • internationale doorgifte van werknemersgegevens mag alleen plaatsvinden als een passend beschermingsniveau is gewaarborgd.

Tot slot is belangrijk dat bij het bepalen van het beleid met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van werknemers en het monitoren van werknemers, het in Nederland en in andere EU-lidstaten verplicht is om dat beleid eerst voor te leggen aan en goed te laten keuren door de Ondernemingsraad.

Overzicht van te behandelen onderwerpen

Januari 2017 Territoriale reikwijdte van de AVGB
Februari 2017 Het concept van toestemming
Maart 2017 Bijzondere persoonsgegevens
April 2017 'Accountability', 'Privacy by Design' en 'Privacy by Default'
Mei 2017 Rechten van betrokkenen (informatievoorziening)
Juni 2017 Rechten van betrokkenen (inzage, correctie en overdraagbaarheid)
Juli 2017 Rechten van betrokkenen (wissing, beperking, bezwaar en geautomatiseerde besluitvorming)
Augustus 2017 Verwerkers
September 2017 v Datalekken en meldplichten
Oktober 2017 Functionaris voor de Gegevensbescherming
November 2017 Doorgifte van persoonsgegevens (buiten de EER)
December 2017 Toezichthouders (competenties, taken en bevoegdheden)
Januari 2018 One Stop Shop
Februari 2018 Sancties
Maart 2018 Verwerkingen van persoonsgegevens in arbeidsverhoudingen
April 2018 Profiliering en Retail
Mei 2018 Overview

Dentons is the world's first polycentric global law firm. A top 20 firm on the Acritas 2015 Global Elite Brand Index, the Firm is committed to challenging the status quo in delivering consistent and uncompromising quality and value in new and inventive ways. Driven to provide clients a competitive edge, and connected to the communities where its clients want to do business, Dentons knows that understanding local cultures is crucial to successfully completing a deal, resolving a dispute or solving a business challenge. Now the world's largest law firm, Dentons' global team builds agile, tailored solutions to meet the local, national and global needs of private and public clients of any size in more than 125 locations serving 50-plus countries. www.dentons.com.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

To print this article, all you need is to be registered on Mondaq.com.

Click to Login as an existing user or Register so you can print this article.

Authors
 
Some comments from our readers…
“The articles are extremely timely and highly applicable”
“I often find critical information not available elsewhere”
“As in-house counsel, Mondaq’s service is of great value”

Related Topics
 
Related Articles
 
Up-coming Events Search
Tools
Print
Font Size:
Translation
Channels
Mondaq on Twitter
 
Mondaq Free Registration
Gain access to Mondaq global archive of over 375,000 articles covering 200 countries with a personalised News Alert and automatic login on this device.
Mondaq News Alert (some suggested topics and region)
Select Topics
Registration (please scroll down to set your data preferences)

Mondaq Ltd requires you to register and provide information that personally identifies you, including your content preferences, for three primary purposes (full details of Mondaq’s use of your personal data can be found in our Privacy and Cookies Notice):

  • To allow you to personalize the Mondaq websites you are visiting to show content ("Content") relevant to your interests.
  • To enable features such as password reminder, news alerts, email a colleague, and linking from Mondaq (and its affiliate sites) to your website.
  • To produce demographic feedback for our content providers ("Contributors") who contribute Content for free for your use.

Mondaq hopes that our registered users will support us in maintaining our free to view business model by consenting to our use of your personal data as described below.

Mondaq has a "free to view" business model. Our services are paid for by Contributors in exchange for Mondaq providing them with access to information about who accesses their content. Once personal data is transferred to our Contributors they become a data controller of this personal data. They use it to measure the response that their articles are receiving, as a form of market research. They may also use it to provide Mondaq users with information about their products and services.

Details of each Contributor to which your personal data will be transferred is clearly stated within the Content that you access. For full details of how this Contributor will use your personal data, you should review the Contributor’s own Privacy Notice.

Please indicate your preference below:

Yes, I am happy to support Mondaq in maintaining its free to view business model by agreeing to allow Mondaq to share my personal data with Contributors whose Content I access
No, I do not want Mondaq to share my personal data with Contributors

Also please let us know whether you are happy to receive communications promoting products and services offered by Mondaq:

Yes, I am happy to received promotional communications from Mondaq
No, please do not send me promotional communications from Mondaq
Terms & Conditions

Mondaq.com (the Website) is owned and managed by Mondaq Ltd (Mondaq). Mondaq grants you a non-exclusive, revocable licence to access the Website and associated services, such as the Mondaq News Alerts (Services), subject to and in consideration of your compliance with the following terms and conditions of use (Terms). Your use of the Website and/or Services constitutes your agreement to the Terms. Mondaq may terminate your use of the Website and Services if you are in breach of these Terms or if Mondaq decides to terminate the licence granted hereunder for any reason whatsoever.

Use of www.mondaq.com

To Use Mondaq.com you must be: eighteen (18) years old or over; legally capable of entering into binding contracts; and not in any way prohibited by the applicable law to enter into these Terms in the jurisdiction which you are currently located.

You may use the Website as an unregistered user, however, you are required to register as a user if you wish to read the full text of the Content or to receive the Services.

You may not modify, publish, transmit, transfer or sell, reproduce, create derivative works from, distribute, perform, link, display, or in any way exploit any of the Content, in whole or in part, except as expressly permitted in these Terms or with the prior written consent of Mondaq. You may not use electronic or other means to extract details or information from the Content. Nor shall you extract information about users or Contributors in order to offer them any services or products.

In your use of the Website and/or Services you shall: comply with all applicable laws, regulations, directives and legislations which apply to your Use of the Website and/or Services in whatever country you are physically located including without limitation any and all consumer law, export control laws and regulations; provide to us true, correct and accurate information and promptly inform us in the event that any information that you have provided to us changes or becomes inaccurate; notify Mondaq immediately of any circumstances where you have reason to believe that any Intellectual Property Rights or any other rights of any third party may have been infringed; co-operate with reasonable security or other checks or requests for information made by Mondaq from time to time; and at all times be fully liable for the breach of any of these Terms by a third party using your login details to access the Website and/or Services

however, you shall not: do anything likely to impair, interfere with or damage or cause harm or distress to any persons, or the network; do anything that will infringe any Intellectual Property Rights or other rights of Mondaq or any third party; or use the Website, Services and/or Content otherwise than in accordance with these Terms; use any trade marks or service marks of Mondaq or the Contributors, or do anything which may be seen to take unfair advantage of the reputation and goodwill of Mondaq or the Contributors, or the Website, Services and/or Content.

Mondaq reserves the right, in its sole discretion, to take any action that it deems necessary and appropriate in the event it considers that there is a breach or threatened breach of the Terms.

Mondaq’s Rights and Obligations

Unless otherwise expressly set out to the contrary, nothing in these Terms shall serve to transfer from Mondaq to you, any Intellectual Property Rights owned by and/or licensed to Mondaq and all rights, title and interest in and to such Intellectual Property Rights will remain exclusively with Mondaq and/or its licensors.

Mondaq shall use its reasonable endeavours to make the Website and Services available to you at all times, but we cannot guarantee an uninterrupted and fault free service.

Mondaq reserves the right to make changes to the services and/or the Website or part thereof, from time to time, and we may add, remove, modify and/or vary any elements of features and functionalities of the Website or the services.

Mondaq also reserves the right from time to time to monitor your Use of the Website and/or services.

Disclaimer

The Content is general information only. It is not intended to constitute legal advice or seek to be the complete and comprehensive statement of the law, nor is it intended to address your specific requirements or provide advice on which reliance should be placed. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers make no representations about the suitability of the information contained in the Content for any purpose. All Content provided "as is" without warranty of any kind. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers hereby exclude and disclaim all representations, warranties or guarantees with regard to the Content, including all implied warranties and conditions of merchantability, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. To the maximum extent permitted by law, Mondaq expressly excludes all representations, warranties, obligations, and liabilities arising out of or in connection with all Content. In no event shall Mondaq and/or its respective suppliers be liable for any special, indirect or consequential damages or any damages whatsoever resulting from loss of use, data or profits, whether in an action of contract, negligence or other tortious action, arising out of or in connection with the use of the Content or performance of Mondaq’s Services.

General

Mondaq may alter or amend these Terms by amending them on the Website. By continuing to Use the Services and/or the Website after such amendment, you will be deemed to have accepted any amendment to these Terms.

These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of England and Wales and you irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales to settle any dispute which may arise out of or in connection with these Terms. If you live outside the United Kingdom, English law shall apply only to the extent that English law shall not deprive you of any legal protection accorded in accordance with the law of the place where you are habitually resident ("Local Law"). In the event English law deprives you of any legal protection which is accorded to you under Local Law, then these terms shall be governed by Local Law and any dispute or claim arising out of or in connection with these Terms shall be subject to the non-exclusive jurisdiction of the courts where you are habitually resident.

You may print and keep a copy of these Terms, which form the entire agreement between you and Mondaq and supersede any other communications or advertising in respect of the Service and/or the Website.

No delay in exercising or non-exercise by you and/or Mondaq of any of its rights under or in connection with these Terms shall operate as a waiver or release of each of your or Mondaq’s right. Rather, any such waiver or release must be specifically granted in writing signed by the party granting it.

If any part of these Terms is held unenforceable, that part shall be enforced to the maximum extent permissible so as to give effect to the intent of the parties, and the Terms shall continue in full force and effect.

Mondaq shall not incur any liability to you on account of any loss or damage resulting from any delay or failure to perform all or any part of these Terms if such delay or failure is caused, in whole or in part, by events, occurrences, or causes beyond the control of Mondaq. Such events, occurrences or causes will include, without limitation, acts of God, strikes, lockouts, server and network failure, riots, acts of war, earthquakes, fire and explosions.

By clicking Register you state you have read and agree to our Terms and Conditions