Colombia: Memorando General De Obligaciones Jurídicas

REYES ABOGADOS ASOCIADOS S.A. se complace en presentar a sus clientes y amigos, a título de guía básica general y sin constituir asesoría u orientación alguna, el Memorando General de Obligaciones Jurídicas para el año 2017, correspondiente al capítulo de Derecho Corporativo1.

Contenido Página
I. Reunión Ordinaria del Máximo Órgano Social 2
II. Renovación de la Matrícula Mercantil 6
III. Depósito de los Estados Financieros en la Cámara de Comercio 7
IV. Renovación del Registro Único de Proponentes (RUP) 7
V. Registro de situaciones de control o grupos empresariales 8
VI. Verificación de Vigilancia o Control por parte de la Superintendencia de Sociedades 8
VII. Envío de Información de Fin de Ejercicio a la Superintendencia de Sociedades 9
VIII. Envío de Información Financiera de Fin de Ejercicio a la Superintendencia Financiera 13
IX. Obligaciones Cambiarias 15
X. Simplificación de los Procedimientos que regulan el Régimen de Inversiones Internacionales. 18
XI. Cumplimiento de la Ley de Habeas Data y del Registro Nacional de Bases de Datos 20
XII. Implementación del Sistema de Autocontrol y  Gestión del  Riesgo de  Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRLAFT). 20

I. Reunión Ordinaria del Máximo Órgano Social.

  • Consideraciones Generales: Toda sociedad debe llevar a cabo, por lo menos una vez al año, la reunión ordinaria de la Junta de Socios o Asamblea General de Accionistas. La misma deberá adelantarse en la fecha señalada en los Estatutos Sociales y, en silencio de estos, a más tardar dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio social.
  • Fecha Máxima para la Reunión Ordinaria: El máximo órgano social deberá reunirse para evaluar el ejercicio social terminado el 31 de diciembre de 2016, a más tardar el viernes 31 de marzo de 2017.

Lo anterior sin perjuicio de que la sociedad pueda contar con más de un cierre del periodo fiscal, caso en el cual deberá reunirse también dentro de los 3 meses siguientes a dicho cierre.

Propósitos de la Reunión Ordinaria:

  1. Evaluar, considerar y aprobar:

    1. Los estados financieros de cierre de ejercicio;
    2. El dictamen del Revisor Fiscal, si la sociedad cuenta con uno; y,
    3. El Informe de Gestión de los Administradores.
  1. Designar los nombramientos que correspondan, tanto de administradores como del Revisor Fiscal.
  2. Determinar la distribución de utilidades.
  3. Tratar los asuntos adicionales que quieran discutirse, tales como capitalizaciones, reformas de estatutos, etc.

Nota: Respecto de cada sociedad también deberá evaluarse:

  1. La eventual existencia de una causal de disolución general o específica al tipo societario y la medida que se debe tomar para enervar la misma. Por ejemplo, si el patrimonio neto de la sociedad se encuentra por debajo del 50% del capital suscrito o del capital social.

Aun cuando ciertas entidades, como las Sociedades de Responsabilidad Limitada (Ltda.) y las Sociedades por Acciones Simplificadas (en adelante "S.A.S."), en principio no están obligadas legalmente a contar con Revisor Fiscal, lo podrán estar en razón al monto de activos e ingresos brutos.

Consecuentemente, será necesario verificar si es obligatorio nombrar un revisor fiscal, cuando los activos brutos equivalgan o superen los cinco mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (5.000 S.M.L.M.V.), o cuando los ingresos brutos equivalgan o superen los tres mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (3.000 S.M.L.M.V.).

  • Aprobación de la Información Financiera por parte de la Junta Directiva: Las sociedades con Junta Directiva deberán evaluar y decidir acerca de la información a presentar ante la Junta de Socios o Asamblea General de Accionistas. La Junta Directiva podrá exhibir su propio informe, de conformidad con el Artículo 446 del Código de Comercio, o en su defecto, podrá acogerse al Informe de Gestión del Representante Legal, caso en el cual este último se presentará al máximo órgano social como el informe de los administradores.

Convocatoria para la Reunión Ordinaria del Máximo Órgano Social:

Sin perjuicio de lo señalado en los Estatutos Sociales, la convocatoria para la reunión ordinaria de la Junta de Socios o Asamblea General de Accionistas, debe remitirse con la siguiente antelación mínima:

  1. Para todos los tipos sociales, con excepción de las S.A.S.:

    Si los Estatutos Sociales no disponen un plazo mayor, se deberá convocar con un plazo mínimo de quince (15) días hábiles previos a la fecha de la reunión, excluyendo la fecha de la convocatoria y el día de celebración de la reunión. Así las cosas, el plazo máximo para realizar la convocatoria es, para sociedades que habitualmente no trabajan el sábado, el miércoles 8 de marzo de 2017. Por su parte, aquellas sociedades que trabajan habitualmente el día sábado, tendrán plazo hasta el sábado 11 de marzo de 2017.

  1. Para las S.A.S.: Si los Estatutos Sociales no disponen un plazo mayor, la convocatoria deberá realizarse con al menos cinco (5) días hábiles de antelación, excluyendo la fecha de la convocatoria, al igual que el día de celebración de la reunión. Así las cosas, el plazo máximo para realizar la convocatoria es, para S.A.S. que habitualmente no trabajan el sábado, el jueves 23 de marzo de 2017. Por su parte, aquellas S.A.S. que habitualmente trabajan el sábado, tendrán plazo hasta el viernes 24 de marzo de 2017.

    En todo caso, los accionistas de las S.A.S. podrán renunciar a su derecho a ser convocados, así como también renunciar a ejercer su derecho de inspección.

    La convocatoria a la reunión ordinaria de la Asamblea de una S.A.S. la deberá efectuar el Representante Legal, y deberá incluir el orden del día que se propone desarrollar en la reunión.

  1. Reunión por derecho propio: Si no hubo convocatoria para la reunión, o habiéndola, no se cumplió con el plazo mínimo legal o estatutario, el Máximo Órgano Social podrá, por derecho propio, reunirse el primer día hábil del mes de abril de 2017, a las diez de la mañana (10:00 a.m.), en las oficinas donde funcione la administración de la sociedad ubicadas en el domicilio principal de la misma.

    Esto quiere decir que para aquellas sociedades que habitualmente no trabajan el sábado, la reunión por derecho propio se podrá desarrollar el lunes 3 de abril de 2017, mientras que para aquellas sociedades que habitualmente trabajan el sábado, la reunión por derecho propio se podrá desarrollar el sábado 1 de abril de 2017.

    En caso de realizarse una reunión por derecho propio, los accionistas o socios podrán sesionar y decidir válidamente con un número plural, independientemente de la participación en el capital que se encuentre representado en la reunión.

Como regla general, la reunión ordinaria de la sociedad debe celebrarse en el domicilio principal de la sociedad (salvo los casos de reuniones universales, en las cuales 100% del capital se encuentra presente). En las S.A.S., la Asamblea General de Accionistas puede reunirse en cualquier lugar.

Es de suma importancia cumplir debidamente con las normas que regulan la convocatoria, ya que de no hacerlo podrán ser ineficaces las decisiones adoptadas en la reunión.

Derecho de Inspección:

Para garantizar el ejercicio de este derecho, se deberán dejar a disposición de los socios o accionistas, los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2016, el dictamen del Revisor Fiscal, el Informe de Gestión de los administradores, los Libros de Comercio de la sociedad, un proyecto de distribución de utilidades y demás comprobantes exigidos por la ley.

Período para el ejercicio del derecho de inspección

  1. Sociedades Anónimas, y Sociedades en Comandita por Acciones: Los socios o accionistas podrán ejercer el derecho de inspección durante los quince (15) días hábiles anteriores al desarrollo de la reunión en la que se van a presenter balances de fin de ejercicio, excluyendo la fecha de la convocatoria y el día de celebración de la reunión.
  2. S.A.S.: Los accionistas podrán ejercer el derecho de inspección durante los cinco (5) días hábiles anteriores al desarrollo de la reunión en la que se van a presentar balances de fin de ejercicio, a menos que en los estatutos se convenga un término superior.

  3. Sociedades Colectivas, Sociedades Ltda. y Sociedades en Comandita Simple: Los socios podrán ejercer el derecho de inspección en cualquier tiempo. No obstante, durante los quince (15) días hábiles anteriores al desarrollo de la reunión ordinaria de la Junta de Socios, los administradores deberán poner a disposición de los socios la información de fin de ejercicio que será sometida a la aprobación de dicho órgano.

Información para presentar en la Reunión Ordinaria:

Los administradores de la sociedad deberán presentar los siguientes documentos para aprobación del Máximo Órgano Social: i) Informe de su Gestión durante el período 2016; ii) Los Estados Financieros de Propósito General junto con sus Notas, dictaminados por el Revisor Fiscal, en caso de ser aplicable; y, iii) El proyecto de distribución de utilidades, con la deducción de la suma calculada para el pago del impuesto de renta.

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Footnotes

1 REYES ABOGADOS ASOCIADOS S.A., en cumplimiento a las disposiciones legales para el manejo de datos personales, lo invita a comunicarse con nosotros en caso de no querer recibir este tipo de información y actualizaciones legales.

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Authors
Catalina Reyes Cancino
Diego Luna de Aliaga
 
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