Worldwide: Asociarse para ofrecer un programa de secretariado corporativo global óptimo

Last Updated: 19 October 2018
Article by TMF Group

Un sólido programa de secretariado corporativo es esencial independientemente del tamaño, la ubicación o la propiedad de una empresa. Entonces, la decisión se convierte en tratar de administrarlo todo internamente o asociarse con un proveedor externo.

Las compañías multinacionales (MNCs) trabajan en diferentes regímenes de gobierno corporativo, marcos regulatorios y entornos de cumplimiento. Independientemente del tamaño, ubicación o si la multinacional es pública o privada, existe la necesidad de un sólido programa de secretariado corporativo global (CoSec) que combine la gestión eficaz de las entidades, la gobernanza, el cumplimiento y los sistemas de mitigación de riesgos.

La decisión se convierte entonces en intentar gestionarlo todo internamente o asociarse con un proveedor que pueda proporcionar un servicio global y soporte en el país.

La importancia de esta decisión se pone claramente de manifiesto incluso después de la implementación básica que incluye la realización de reuniones anuales y especiales, la distribución de dividendos y la adopción de resoluciones para todas y cada una de las subsidiarias, afiliadas y socios de empresas conjuntas de la MNC. El desafío parece aumentar cada año a medida que la lista multitudinaria de requisitos de cumplimiento impuestos por los organismos reguladores en todo el mundo continúa expandiéndose. Aunque no es una lista exhaustiva, algunos ejemplos comunes de esta lista de acrónimos y reglas en constante expansión que las multinacionales deben cumplir incluye: Regulaciones de Abuso de Mercado (MAR), Registro de Individuos con Control Significativo (PSC), Régimen de Gerentes Senior y Régimen de Certificación (SM & CR), Erosión de Base Imponible y Traslado de Beneficios (BEPS), Anti-Lavado de Dinero (AML), y la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras (FATCA).

Estos requisitos reglamentarios y legales significan más formularios y divulgaciones. "Estamos viendo esta tendencia a nivel mundial para controlar realmente qué tipo de información comparten las empresas, no solo desde el punto de vista financiero, sino también desde la perspectiva de beneficiario final (UBO)", dice Priscila Westerhof-Fittipaldi, directora de cartera de Servicios de Secretariado Corporativo en TMF Group, un proveedor global de servicios de negocios. "Hay muchas nuevas regulaciones y nuevos informes que las multinacionales deben presentar a una autoridad local o central, por ejemplo, el notario, el registro corporativo o el Banco Central Europeo. Y si no tiene su información consolidada o presentada en el formato correcto, las empresas multinacionales corren el riesgo de no poder continuar con sus actividades comerciales en ciertos países. Para una MNC, así como para sus asesores internos, su reputación en torno a ocuparse del negocio puede ponerse en riesgo ".

Para el asesor interno y sus equipos, una de las principales prioridades es ayudar a que las actividades comerciales se desarrollen de manera transparente y legal en todo el mundo. Esto significa supervisar, controlar y anticipar las necesidades del negocio. Mantener todo dentro de la empresa puede parecer la solución óptima; sin embargo, administrar de la gobernanza corporativa y el cumplimiento de las numerosas subsidiarias en todo el mundo es una tarea compleja y que requiere mucho tiempo. Los profesionales calificados deben pasar cientos de horas controlando los plazos, interpretando la legislación local y luego preparando y archivando (después de localizar, notarizar y apostillar) estos documentos en cada idioma local. Además, deben realizar "health checks" periódicos para evaluar el estado global de su programa de cumplimiento. Incluso con una buena gestión de proyectos y un calendario de eventos corporativos internacional detallado y personalizado, el desafío comienza de nuevo cada vez que se agrega una subsidiaria en una nueva jurisdicción.

"Debe coordinar todos estos países de forma centralizada y encontrar personal experimentado y con conocimientos que hable no solo el idioma local para la presentación de informes, sino también el idioma de su sede", dice Priscila. "Manejar todo internamente también es una forma muy costosa de hacer las cosas debido al hecho de que la profesión legal está muy bien recompensada".

Victaulic, líder mundial en productos y servicios de diseño para tuberías, opera en más de 100 países; esta amplitud significaba que un enfoque exclusivo de cumplimiento interno no se ajustaría a sus operaciones globales en rápida expansión. "Rápidamente evaluamos que nuestra situación requería un socio de primer nivel que nos brindara servicios globales de CoSec. El nivel de personal y experiencia local necesarios para mantenerse al día, mantener el cumplimiento y lograr la presentación oportuna de toda la documentación requerida podría haber requerido un modelo de personal interno muy diferente ", dice Mark Van De Voorde, Director Legal y Administrativo de Victaulic.

Otro enfoque ligeramente híbrido es utilizar múltiples socios. El abogado interno ya tiene relaciones de trabajo con bufetes de abogados locales en todas y cada una de las jurisdicciones donde opera. Este enfoque proporciona un mayor grado de control interno centralizado sobre los documentos requeridos, así como el acceso al conocimiento local y actualizaciones sobre las cambiantes leyes y regulaciones. Pero el control conlleva un costo, una inversión interna en supervisión, coordinación y comunicación con cada bufete de abogados local. Igualmente, es importante es establecer el sentido compartido de urgencia en la entrega de resultados de cada bufete de abogados; algo que cualquier asesor interno en una MNC entiende difiere según la jurisdicción.

Fuera del costo de las tarifas por hora y de obtener todos los deliverables necesarios, el abogado interno de la MNC debe descifrar y orientar a los abogados locales sobre cómo proceder con sus informes localizados. Como señala Priscila, "Es difícil entender lo que realmente está sucediendo y es posible que se pregunte si realmente está en cumplimiento en x país, ya que no está viendo la misma información presentada en el informe de, por ejemplo, Hong Kong en comparación a uno de Francia en comparación con Alemania. . . hay una falta de estandarización. "Por supuesto, hasta cierto punto, esta falta de estandarización simplemente viene con el paquete de operar en múltiples jurisdicciones y la necesidad de cumplir con los requisitos locales.

La tercera opción es que el asesor interno de la MNC contrate a un socio como su proveedor de CoSec global. Para que esto funcione, se necesitan dos cosas: (1) para el socio de CoSec: "global" debe significar verdaderamente global en términos de recursos y capacidades; y (2) para el asesoramiento interno: la asociación debe significar compromiso activo y comunicación durante todo el año con el socio de CoSec. Lograr esto no es gratuito, tanto en términos de contrato de servicio como de compromiso de tiempo, pero al igual que la mayoría de las asociaciones, las multinacionales obtienen beneficios proporcionales a su inversión.

Según Sharon Sharkuski, Corporate Paralegal en Victaulic, "TMF Group proporciona un punto de contacto único e inestimable y un control centralizado mediante el cual obtenemos una comprensión más amplia y más profunda de los diversos requisitos de informes que existen para nosotros como una multinacional con presencia en una variedad de jurisdicciones. Además, la experiencia y la base de conocimiento disponible que TMF Group tiene sobre los cambios normativos locales actuales y venideros alivia la duda al saber que los documentos requeridos se identificarán y completarán más oportunamente que si se gestionaran internamente". Como se señaló anteriormente, este tipo de asociación requiere reciprocidad en el intercambio de información entre la MNC y el proveedor de CoSec. El abogado interno necesita comprender, anticipar y comunicar las necesidades del negocio; el proveedor de CoSec necesita escuchar y luego recomendar las acciones y las presentaciones requeridas en cada jurisdicción, y luego ayudar a completar toda esta información para el informe trimestral y / o de fin de año.

Suponiendo que la elección del modelo CoSec es la asociación, la segunda decisión más importante es seleccionar el proveedor del servicio. Cada MNC tiene sus propios procesos internos para la selección de productos, servicios y proveedores, por lo que este paso no se analizará en este artículo. Al hacer la selección final, es importante tener en cuenta que no todos los proveedores operan usando el mismo modelo. Priscila explica: "Se puede contratar a una compañía que dice que está presente en todas las jurisdicciones, pero en realidad tiene proveedores terceros detrás de escena que hacen el trabajo por ellos localmente. Esto no es necesariamente un problema, hasta que haya un problema. Un país puede dejar de presentar a tiempo o puede haber un cambio legislativo que requiere una reacción rápida. ¿Cómo vas a llegar a este proveedor secundario que ni siquiera conoces?". Cualquier MNC con equipo interno probablemente haya experimentado esto con sus bufetes de abogados favoritos, que también trabajan a través de sus propias redes de terceros para proporcionar servicio. El único punto de contacto de repente se convierte en "muchos", y el control y la comunicación central se vuelven difíciles de alcanzar. En algunos casos, tanto para las firmas de abogados como para un proveedor de servicios CoSec que subcontrata sus propios servicios, esto puede ocasionar demoras significativas en la comunicación y, lo que es peor, la ejecución puntual y precisa de sus tareas.

Victaulic seleccionó TMF Group y su modelo global de proveedor CoSec como la mejor solución en el mercado. La empresa ofreció una opción central, estandarizada y coordinada a todos sus clientes globales. TMF Group también permite a los clientes elegir el enlace directo con sus oficinas y expertos locales. La capacidad de garantizar el cumplimiento puntual en todas las ubicaciones desde un punto centralizado (para Victaulic y TMF Group, esto es Luxemburgo) pero con visibilidad y acceso a contactos locales proporcionó beneficios reforzados de seguridad y experiencia. ¿Es realmente una ventaja utilizar un proveedor de servicios empresariales cuyos expertos son todos internos? Priscila dice absolutamente. "Si hay algún cambio legislativo o si surge un problema de una presentación anterior, nuestros clientes pueden tener una conferencia telefónica de inmediato con la oficina relevante de TMF Group y se les puede dar un plan sobre cómo resolver el problema o adaptarse al cambio de ley. En otros casos, nuestros clientes pueden haber escuchado acerca de un cambio próximo, pero en realidad no es tan grave como parece en la superficie. Se les puede explicar todo y estar tranquilos, esencialmente no hay conjeturas ".

El otro beneficio, explica Priscila, es que no existe un área gris con respecto al bajo rendimiento y la falta de capacidad de respuesta. "La responsabilidad está con nosotros. Nuestros clientes, incluso los que trabajan con muchas de nuestras oficinas, tienen un contacto principal y un plan de escalación claro, de modo que, si un determinado empleado no está haciendo su trabajo en un país, tenemos la autoridad para tratar eso directamente a diferencia de los proveedores que dependen de otras compañías y no tienen la misma responsabilidad y control ".

Para Victaulic, trabajar con el mismo proveedor de CoSec en casi todas sus jurisdicciones operativas ha brindado tranquilidad vital. Teniendo en cuenta los rápidos cambios que se producen en el panorama regulatorio global, tiene todo el sentido para Victaulic adoptar el modelo que aprovecha los mejores servicios de cumplimiento normativo ofrecidos por TMF Group. Sin una presencia local en ciertas jurisdicciones, el desafío de completar incluso tareas rutinarias de secretariado corporativo sería excesivamente desalentador.

Para las multinacionales que podrían estar preguntándose si su programa CoSec existente es realmente óptimo o si necesitan una reevaluación, algunas preguntas clave a considerar:

  • ¿Las cuentas de su empresa se presentan correctamente y / o según los plazos requeridos?
  • ¿Su contabilidad, impuestos, tesorería y otros departamentos tienen la experiencia y los recursos para manejar todas las jurisdicciones donde opera su MNC?
  • ¿Recibes correspondencia de las autoridades solicitando más información sobre las actividades de su empresa? ¿Lo recibe oportunamente?
  • ¿Recibe multas por incumplimiento de ciertas reglamentaciones?

Dependiendo de las respuestas, estas pueden ser las señales de advertencia de que las cosas no están funcionando bien con su programa CoSec actual. Priscila dice que otro indicador clave que afecta el cumplimiento es cuando hay una falta de control en relación con los directores de la compañía.

"Un escenario común es que una empresa hará una reorganización y cambiará de directores. El antiguo director estaba a cargo de 20 entidades. Es posible que deba ponerse en contacto con 20 proveedores de servicios de CoSec individuales, pero omite inadvertidamente cinco, por lo que no reciben la información actualizada del director. Entonces, si sus proveedores no están haciendo su debida diligencia, puede terminar necesitando apresurarse posteriormente, y obtener la firma de una persona que su compañía ya ha despedido ".

La buena noticia es que no es tan difícil mover un programa CoSec defectuoso a un enfoque más óptimo.

"Uno de los servicios que TMF Group ofrece es un "health check" que revisa la situación de la empresa, verifica los registros legales y públicos, así como los registros de la base de datos para asegurarse de que todo coincida. Si vemos que hay fallas en el cumplimiento, trabajamos para remediarlas con un equipo dedicado de administradores de proyectos que planifican la transferencia de todos los registros y rectifican las cosas en un período de tiempo determinado ".

Para una compañía internacional como Victaulic que está navegando por el cumplimiento en algunas jurisdicciones notoriamente complicadas, como Brasil y Sudáfrica, trabajar con un proveedor global ha sido una opción extremadamente instrumental y correcta.

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