Turkey: İnsan Kaynakları Süreçlerinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Last Updated: 27 September 2019
Article by Deniz Mina Küpana

7 Nisan 2016 tarihinde ülkemizde yürürlüğe girmiş olan 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu yapmış olduğu kişisel veri ve veri işleme tanımı itibariyle ticari hayatın içinde yer alan pek çok şirketi sorumlu tutmaktadır. Bu bağlamda pek çok kurum konu ile ilgili gerekli aksiyonları almakla birlikte Kanun'un getirmiş olduğu düzenlemeler incelendiğinde konunun tek seferlik gerçekleştirilecek bir uyum sürecinin dışına çıktığı ve artık şirketler bünyesinde sürdürülmesi gereken bir iş modeline dönüştüğü rahatlıkla söylenebilecektir.

Bu bağlamda özellikle şirketler bünyesinde veri ile en fazla temas halinde olan insan kaynakları işbu çalışmamızda incelenecek olup insan kaynakları süreçlerine 6698 Sayılı Kanun'un uyumu üzerinden uygulamadaki örnekler ile konu değerlendirilmeye çalışılacaktır.

Özel sektörde faaliyet gösteren şirketler ister firmadan firmaya (B To B) şeklinde çalışsın ister firmadan müşteriye (B To C) şeklinde hizmet versin iç işleyişlerinde İnsan Kaynakları tarafından toplanan kişisel veriler sebebiyle 6698 Sayılı Kanun ile her halükârda karşı karşıya kalmaktadır. İnsan Kaynakları tarafından kişisel verinin elde edildiği iş süreçlerini iki başlık altında ayırmak gerekirse; İşçinin işe alınmasında elde edilen veriler ve çalışma süresince değerlendirilen kişisel veriler olmak üzere kategorize etmek mümkündür.

1. İşçinin İşe Alınması Sırasında Elde Edilen Kişisel Veriler

İşe alım sürecini yönetmekte olan işveren, iş sözleşmesi yapacağı işçi hakkında birtakım bilgiler edinmek ve bunlar sonucunda işçiyi işe alıp almamaya karar vermek durumundadır. Bu bağlamda işverenin işçiye yönelik bilgi edinme hakkının işverenin yönetim hakkından kaynaklandığı sabittir.1

Burada dikkat edilmesi gereken husus işverenin soracağı soruların işçinin mesleki bilgisini ölçmek ve meslek yaşantısı hakkında bilgi edinmek ile sınırlı tutulmasıdır.2 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun < 5.maddesinde rızanın hukuka uygunluk şartı oluşturacağını belirtmesinden hareketle işçinin işe alım sürecinde kişisel verilerini işverene bildirmesinde alınacak bir açık rıza hukuka uygunluk sebebi oluşturacaktır. Fakat işe alım sürecinde işçinin işveren karşısındaki ekonomik zayıflığı ve işe alınmama korkusunun da getireceği taraflar arası dengesizlik göz önüne alındığında alınan rızanın hukuka uygunluk nedeni oluşturup oluşturmayacağının da konu ile ilgili oluşacak içtihatlarla ilerleyen günlerde netlik kazanması beklenmektedir.3

Bu sebepten ötürü işçinin rızası alınmak suretiyle kendisinden "ileride ihtiyaç olur" düşüncesiyle maksimum seviyede veri toplanmasından ziyade işe alımla sınırlı ve gereken ölçüde kişisel veri elde edilmelidir.

Birkaç örnek üzerinden incelemek gerekirse; işe girmek isteyen kişiden doğum tarihi, diploması veya iş tecrübeleri ile ilgili veriler almak objektif koşullarda makul iken evlilik durumu ile ilgili ya da siyasi görüşü ile ilgili verilerin işlenmesi rıza dahilinde olsa bile hukuka aykırılık oluşturabilecek mahiyettedir.

Doktrin bu kapsamda özellikle İş Kanunu'nun nispi emredici yapısı ve KVK Kanunu'nun özel hayatın gizliliğini koruyan yapısından yola çıkarak işe alım esnasında alınan pek çok veride gereklilik ve ölçülülük ilkesine önem vererek değerlendirmeler yapmıştır. Birkaç örnek vermek gerekirse; kurumlar tarafından işe alım sırasında yapılan alkol/uyuşturucu madde testlerinde işçinin açık rızası alınmalı, bu testler başka hiçbir amaçla kullanılmamalı ve bu testlere ilişkin sonuçların gerek fiziki gerek elektronik ortamda güvenliği sağlanmalıdır.4 Bir diğer örnek ise işyerlerinde özellikle rekabetin artması ile birlikte işe alım süreçlerinde kullanılan psikolojik testlerdir. Burada alınan verinin işçinin psikolojik sağlığına dair olması sebebiyle açık rıza şart olmakla birlikte testte yer alan sorular işçinin kişiliğini ihlal eder nitelikte ise ve işçinin işe alınacağı pozisyon için objektif olarak bu testin yapılması gerekli değil ise rızanın da hukuka uygunluk şartı oluşturmayacağına dikkat edilmelidir.

2. Çalışma Süresince Değerlendirilen Kişisel Veriler

İşçiye ait kişisel veriler, işçinin çalışması esnasında da işveren tarafından denetim ve çalışma düzeni gibi sebeplerle işlenmeye devam etmektedir.5 İşveren çalışma süresi boyunca işçinin kişisel verilerini elinde tutmakta ve belli kurumlara aktarmaktadır. Zira 4857 Sayılı İş Kanunu'nun 75.maddesi şe şekildedir; "İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır."

Bu durumda işveren özlük dosyası kapsamında, kişisel veri olarak adlandırılan pek çok bilgiyi işçiden almakta ve diğer işleme faaliyetlerini yerine getirmektedir. Bu noktada 6698 Sayılı KVK Kanunu'nun md.5/f.2/a önem arz etmektedir. Zira ilgili maddeye göre başka bir kanun verinin alınmasını emrediyor ise bu durumda artık hukuka uygunluk şartı gerçekleşmiş olacak ve işçiden özlük dosyası kapsamında bir rıza alınması söz konusu olmayacaktır. Uygulamada şirketler tarafından Kanun'un yanlış anlaşılmasından kaynaklı sıklıkla yapılan bir yanlış işçilerden bu kapsamda rıza alınması ve bir "veri kirliliğine" neden olunmasıdır.

Bu durumda işveren, çalışma süresi boyunca işçiden Kanun kapsamında aldığı pek çok kişisel veriyi işlemekte olup 6698 Sayılı Kanun'un md.4/f.2 kapsamında sayılan ilkelere göre hareket etmesi ve gerekli aydınlatmaları yapması durumunda herhangi bir sorunla karşılaşmayacaktır. Fakat iş hayatı içerisinde işveren gerek iş disiplinini sağlamak gerek sair sebeplerden ötürü işçiye ait başka birtakım veriler daha almakta olup bu noktada KVK Kanunu önem arz etmektedir.

Birkaç örnek üzerinden incelemek gerekirse; özel sektörde faaliyet gösteren pek çok şirket güvenliği sağlayabilmek adına işyerinde kamera uygulaması kullanmakta olup bu kanalla işçiye ait kişisel verileri elde etmektedir. Burada dikkat edilmesi gereken iki husus yer almaktadır; ilki işveren işyerinde kamera ile izleme dışında başka bir yöntem ile aynı sonucu elde edemiyor olmalı ikincisi eğer birinci şart sağlanıyor ve işverenin bu uygulamayı yapması ölçülü ve gerekli ise bu noktada işçiden önceden gerekli aydınlatmalar açıkça yapılarak rıza alınması gerekmektedir. Uygulamada sıklıkla karşılaşılan bir diğer örnek ise işyeri giriş-çıkışlarında kontrolün sağlanması için kullanılan biyometrik sistemlerdir. Burada elde edilen verinin KVK Kanunu kapsamında özel nitelikli veri sayılması ve kişinin tamamen açık rızası dahilinde işlenebileceği sabittir. Rıza bir hukuka uygunluk şartı yaratacak olmakla birlikte doktrin bu noktada işveren tarafından başka bir yöntemle kontrolün sağlanamamasını ve "son çare" olarak işçiden biyometrik veri alınarak giriş-çıkışın sağlanmasını aramakta olup uygulamada da şirketlerin bu yönde hareket etmesi gerekmektedir.

Sonuç olarak; 6698 Sayılı KVK Kanunu özellikle insan kaynakları süreçlerinde elde edilen kişisel veriler bakımından büyük önem arz etmektedir. Uygulamada şirketlerin uyum süreçlerinde bu kapsamda elde edilen veriler büyük bir yer teşkil etmekte olup dikkat edilmesi gereken temel husus işçiyi güvence altına alan İş Kanunu ve KVK Kanunu'nun ruhunda yer alan ilkelere göre hareket etmek olacaktır.

Footnotes

[1] Selin Uncular, İş ilişkisinde İşçinin Kişisel Verilerinin Korunması, Ankara, Seçkin Yayınevi, 2014, s.72

[2] İbrahim Aydınlı, İşçinin Kişiliğinin Korunmasına Yönelik Düzenlemeler ve Borçlar Kanunu Tasarısının Konuyla ilgili Maddelerinin Değerlendirilmesi, TÜHİS, 2005, s.29

[3] Ahmet K. Sevimli, İşçinin Özel Yaşamına Müdahalenin Sınırları, Legal Yayıncılık, 2006, s.146,147

[4] Erbil Beytar, İşçinin Kişiliğinin Ve Kişisel Verilerinin Korunması, On İki Levha Yayıncılık, 2017, s.178

[5] Ufuk Aydın, İş Hukukunda İşçinin Kişilik Hakları, 2002, s.202

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

To print this article, all you need is to be registered on Mondaq.com.

Click to Login as an existing user or Register so you can print this article.

Authors
 
Some comments from our readers…
“The articles are extremely timely and highly applicable”
“I often find critical information not available elsewhere”
“As in-house counsel, Mondaq’s service is of great value”

Related Topics
 
Related Articles
 
Up-coming Events Search
Tools
Print
Font Size:
Translation
Channels
Mondaq on Twitter
 
Mondaq Free Registration
Gain access to Mondaq global archive of over 375,000 articles covering 200 countries with a personalised News Alert and automatic login on this device.
Mondaq News Alert (some suggested topics and region)
Select Topics
Registration (please scroll down to set your data preferences)

Mondaq Ltd requires you to register and provide information that personally identifies you, including your content preferences, for three primary purposes (full details of Mondaq’s use of your personal data can be found in our Privacy and Cookies Notice):

  • To allow you to personalize the Mondaq websites you are visiting to show content ("Content") relevant to your interests.
  • To enable features such as password reminder, news alerts, email a colleague, and linking from Mondaq (and its affiliate sites) to your website.
  • To produce demographic feedback for our content providers ("Contributors") who contribute Content for free for your use.

Mondaq hopes that our registered users will support us in maintaining our free to view business model by consenting to our use of your personal data as described below.

Mondaq has a "free to view" business model. Our services are paid for by Contributors in exchange for Mondaq providing them with access to information about who accesses their content. Once personal data is transferred to our Contributors they become a data controller of this personal data. They use it to measure the response that their articles are receiving, as a form of market research. They may also use it to provide Mondaq users with information about their products and services.

Details of each Contributor to which your personal data will be transferred is clearly stated within the Content that you access. For full details of how this Contributor will use your personal data, you should review the Contributor’s own Privacy Notice.

Please indicate your preference below:

Yes, I am happy to support Mondaq in maintaining its free to view business model by agreeing to allow Mondaq to share my personal data with Contributors whose Content I access
No, I do not want Mondaq to share my personal data with Contributors

Also please let us know whether you are happy to receive communications promoting products and services offered by Mondaq:

Yes, I am happy to received promotional communications from Mondaq
No, please do not send me promotional communications from Mondaq
Terms & Conditions

Mondaq.com (the Website) is owned and managed by Mondaq Ltd (Mondaq). Mondaq grants you a non-exclusive, revocable licence to access the Website and associated services, such as the Mondaq News Alerts (Services), subject to and in consideration of your compliance with the following terms and conditions of use (Terms). Your use of the Website and/or Services constitutes your agreement to the Terms. Mondaq may terminate your use of the Website and Services if you are in breach of these Terms or if Mondaq decides to terminate the licence granted hereunder for any reason whatsoever.

Use of www.mondaq.com

To Use Mondaq.com you must be: eighteen (18) years old or over; legally capable of entering into binding contracts; and not in any way prohibited by the applicable law to enter into these Terms in the jurisdiction which you are currently located.

You may use the Website as an unregistered user, however, you are required to register as a user if you wish to read the full text of the Content or to receive the Services.

You may not modify, publish, transmit, transfer or sell, reproduce, create derivative works from, distribute, perform, link, display, or in any way exploit any of the Content, in whole or in part, except as expressly permitted in these Terms or with the prior written consent of Mondaq. You may not use electronic or other means to extract details or information from the Content. Nor shall you extract information about users or Contributors in order to offer them any services or products.

In your use of the Website and/or Services you shall: comply with all applicable laws, regulations, directives and legislations which apply to your Use of the Website and/or Services in whatever country you are physically located including without limitation any and all consumer law, export control laws and regulations; provide to us true, correct and accurate information and promptly inform us in the event that any information that you have provided to us changes or becomes inaccurate; notify Mondaq immediately of any circumstances where you have reason to believe that any Intellectual Property Rights or any other rights of any third party may have been infringed; co-operate with reasonable security or other checks or requests for information made by Mondaq from time to time; and at all times be fully liable for the breach of any of these Terms by a third party using your login details to access the Website and/or Services

however, you shall not: do anything likely to impair, interfere with or damage or cause harm or distress to any persons, or the network; do anything that will infringe any Intellectual Property Rights or other rights of Mondaq or any third party; or use the Website, Services and/or Content otherwise than in accordance with these Terms; use any trade marks or service marks of Mondaq or the Contributors, or do anything which may be seen to take unfair advantage of the reputation and goodwill of Mondaq or the Contributors, or the Website, Services and/or Content.

Mondaq reserves the right, in its sole discretion, to take any action that it deems necessary and appropriate in the event it considers that there is a breach or threatened breach of the Terms.

Mondaq’s Rights and Obligations

Unless otherwise expressly set out to the contrary, nothing in these Terms shall serve to transfer from Mondaq to you, any Intellectual Property Rights owned by and/or licensed to Mondaq and all rights, title and interest in and to such Intellectual Property Rights will remain exclusively with Mondaq and/or its licensors.

Mondaq shall use its reasonable endeavours to make the Website and Services available to you at all times, but we cannot guarantee an uninterrupted and fault free service.

Mondaq reserves the right to make changes to the services and/or the Website or part thereof, from time to time, and we may add, remove, modify and/or vary any elements of features and functionalities of the Website or the services.

Mondaq also reserves the right from time to time to monitor your Use of the Website and/or services.

Disclaimer

The Content is general information only. It is not intended to constitute legal advice or seek to be the complete and comprehensive statement of the law, nor is it intended to address your specific requirements or provide advice on which reliance should be placed. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers make no representations about the suitability of the information contained in the Content for any purpose. All Content provided "as is" without warranty of any kind. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers hereby exclude and disclaim all representations, warranties or guarantees with regard to the Content, including all implied warranties and conditions of merchantability, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. To the maximum extent permitted by law, Mondaq expressly excludes all representations, warranties, obligations, and liabilities arising out of or in connection with all Content. In no event shall Mondaq and/or its respective suppliers be liable for any special, indirect or consequential damages or any damages whatsoever resulting from loss of use, data or profits, whether in an action of contract, negligence or other tortious action, arising out of or in connection with the use of the Content or performance of Mondaq’s Services.

General

Mondaq may alter or amend these Terms by amending them on the Website. By continuing to Use the Services and/or the Website after such amendment, you will be deemed to have accepted any amendment to these Terms.

These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of England and Wales and you irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales to settle any dispute which may arise out of or in connection with these Terms. If you live outside the United Kingdom, English law shall apply only to the extent that English law shall not deprive you of any legal protection accorded in accordance with the law of the place where you are habitually resident ("Local Law"). In the event English law deprives you of any legal protection which is accorded to you under Local Law, then these terms shall be governed by Local Law and any dispute or claim arising out of or in connection with these Terms shall be subject to the non-exclusive jurisdiction of the courts where you are habitually resident.

You may print and keep a copy of these Terms, which form the entire agreement between you and Mondaq and supersede any other communications or advertising in respect of the Service and/or the Website.

No delay in exercising or non-exercise by you and/or Mondaq of any of its rights under or in connection with these Terms shall operate as a waiver or release of each of your or Mondaq’s right. Rather, any such waiver or release must be specifically granted in writing signed by the party granting it.

If any part of these Terms is held unenforceable, that part shall be enforced to the maximum extent permissible so as to give effect to the intent of the parties, and the Terms shall continue in full force and effect.

Mondaq shall not incur any liability to you on account of any loss or damage resulting from any delay or failure to perform all or any part of these Terms if such delay or failure is caused, in whole or in part, by events, occurrences, or causes beyond the control of Mondaq. Such events, occurrences or causes will include, without limitation, acts of God, strikes, lockouts, server and network failure, riots, acts of war, earthquakes, fire and explosions.

By clicking Register you state you have read and agree to our Terms and Conditions