Turkey: Kişisel Verilerin Korunması Kanununa Uyum Programı için ne yapmalıyız?

Last Updated: 15 January 2019
Article by Ozbek Attorney Partnership

Kişisel Verilerin Korunması Kanununa ("KVKK") dair uygulama ve uyum çalışmaları pek çok şirkette başladı ve devam ediyor.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu ("Kurul") göreve geldikten sonra, yoğun çalışmaların sonucunda 2 mühim yönetmelik taslağını yayınladı ve ilgililere yol göstermeyi amaçlayan soru-cevaplar ile bazı broşürler hazırladı. Uyum programlarının yönetimi açısından, KVKK, taslak yönetmelikler ve bilgi notları doğrultusunda şirketler ve danışmanları yapılması gerekenleri tespit etmeye ve uygulamaya çalışıyorlar.

Peki uyum programları yürüten şirketlerin en çok zorlandıkları hususlar ne?

Uyum programları genel olarak ana iki fazdan oluşmaktadır: 1) detaylı şirket incelemesi ve durum tespiti ve 2) uygulama.

Detaylı inceleme ve durum tespiti aşamasında, öncelikle şirketler verinin giriş ve çıkış noktalarını belirlemekte zorlanıyorlar. Kurul düzenlemeleri uyarınca şirketlerin verilerin ne zaman ve kimlerden toplandığını, verinin ne şekilde kullanıldığını, depolandığını, devredildiğini ve imha edildiğini gösteren bir envanter oluşturulması ve bunun güncel tutulması için gerekli altyapı çalışmasını yapmaları gerekiyor. Bu çalışma için veri sorumluları, her bir iş sürecini belirleyip, organizasyonel yapılarını ve kimlerin kişisel verilere eşimi olduğunu tespit etmeliler. Buna paralel olarak, veri güvenliği uzmanları tarafından kişisel verilerin güvenliğine dair mevcut güvenlik kontrollerinin analizinin de yapılıyor olması şart. Veri sorumlusunun bünyesinde kişisel verilerin korunması amacı ile uygulanan manuel ve bilgi teknolojileri bazlı alınmış önlemler belirlenerek uygunluklarının test edilmesi gerekiyor. Bu değerlendirmenin sonucunda kişisel verileri işleyen, aktaran, saklayan ve imha eden iş ve teknik süreçlere dair eksiklikler ve bu eksiklikleri giderme yollarının belirlenmesi çok önemli.

Uygulama aşamasında ise şirketler kendi stratejilerini belirlemek ve kendi şirketleri özelinde süreç ve uygulamalara uygun politikalar tasarlamakta zorlanıyorlar. Bu durumda da rakiplerin ya da başka kurumların politikalarından ödünç alınan metinler ortaya çıkıyor. Bu şekilde 'ödünç alınan' bir metin, başka bir şirketin ihtiyaçlarına göre hazırlanmış olacağından aslında bunun yarardan çok zarar getireceğinin unutulmaması gerekir.

Envanter hazırlığı ile ilgili bilinmesi ve dikkat edilmesi gerekenler neler?

  • Kişisel veri işleme envanteri, veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; veri kategorisi ve niteliğini, veri işleme amaçlarını, veri saklama yerlerini ve sürelerini, , aktarılan alıcı gruplarının ilgili kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve detaylandırdıkları kaydı ifade etmektedir.
  • Envanterlerin hazırlanabilmesi için veri sorumlusunun her bir ilgili kişi grubuna ilişkin belirlenecek olan veri kategorilerini ayrı ayrı belirlemesi gerekmektedir.
  • Uyum projesi kapsamında gerçekleştirilecek durum tespiti ve değerlendirmelerin doğru bir şekilde yapılabilmesi için çok önemlidir. Bu da envanterin, mümkün olduğu ölçüde, veri sorumlusu şirketin tüm departman ve birimlerinin katılımıyla yapılacak detaylı bir çalışma sonucunda hazırlanmasını gerektirmektedir. Bu amaçla bir uyum komitesinin görevlendirmesi tavsiye edilmektedir.

Uyum komiteleri ne yapar?

  • Uyum komiteleri öncelikle şirketler tarafından yürütülecek uyum projesinin ilk aşaması olan envanterin hazırlanması çalışmasını tamamlamalıdırlar.
  • Envanter tamamlandıktan sonra, açık rıza gerektiren hallerin tespiti ve bu amaçla rıza metinlerinin ve tüm veri toplama faaliyetleri için de gerekli yasal bilgilendirilme metinlerinin hazırlanmasını ve kişisel verilerin aktarılması 3. Kişilere sonucunu doğuran her türlü sözleşmenin tadilini temin etmelidirler.
  • Uyum komitesi ayrıca, veri sorumlusunun veri elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi işleme faaliyetleri özelinde veri işleme politikalarını ve süreçleri oluşturmalıdır.
  • Bunlara ek olarak uyum komitesi, bilgi güvenliğine dair de, teknik inceleme sonucunda belirlenen zafiyetlerinin uygun yöntemlerle giderilmesi ve mevcut açıklıkların zafiyeti ile hangi senaryoların gerçekleşebileceğine dair analiz raporu sonuçlarına uygun önlemlerin alınmasını da amaçlamalıdır. Bu kapsamda, şirketin risk yönetimi yapısı, güvenlik politikaları, bilgi güvenliği organizasyonu, insan kaynakları güvenliği, bilgi varlık yönetimi, erişim kontrolü güvenliği, kriptografik kontrolleri, fiziksel ve çevresel güvenliği, bilgi teknolojileri operasyonları ve iletişim güvenliği gibi konular ele alınmalıdır.
  • Uyum komitelerinin görevinin sadece uyum projelerinin yürütülmesiyle sona ermemesi ve düzenli bir şekilde faaliyet gösteren dinamik bir yapıya kavuşturulması çok önemlidir. Bu özellikle KVKK'ya uyuma dair şirketin reflekslerinin hızla geliştirilebilmesini ve sağlıklı şekilde şirketin vizyonuna uygun bilgi güvenliği olay yönetiminin kurulmasını sağlayacaktır.

Uyum komitelerinde kimler olmalı?

  • Bir uyum komitesinin kurulması şirket içi organizasyonun verimli şekilde yürütülebilmesi için çok önemlidir. Eğer şirket bir KVK uyum departmanı ya da yöneticisi (Data Privacy Officer) ataması yapacaksa bu komitenin faaliyetlerinin de bu yönetici tarafından organize edilmesini doğru olur. Ama veri koruma yöneticisinin atanması yasal bir zorunluluk olmadığından, halihazırda çok az sayıda şirketin bir KVK uyum yöneticisi atama yolunu seçtiğini görüyoruz.
  • Şirketlerin kendi organizasyonel yapıları açısından en uygun olacak şekilde, uyum komitelerinde hukuk, bilgi teknolojileri, bilgi güvenliği, finans, insan kaynakları, satış, iş geliştirme departmanı yöneticilerinden bir ya da birkaçına uyum komitesinde yer vermelerini öneriyoruz. Varsa, KVK uyum yöneticisi ile birlikte, bu departman yöneticilerin şirketin uyum çalışmalarında görev almaları farklı veri kategorilerinde şirketin kişisel verileri işleme amaçları ve şekillerinin tespiti, şirketin veri sorumlusu ve duruma göre veri işleyen olarak sorumlulukları açısından tüm birimlerin farkındalıklarının artırılması açısından büyük önem taşıyor.

Kişisel Veri İşleme Politikası Nedir?

  • Politika, veri sorumlusu şirket tarafından, hangi kişisel verilere kimler tarafından erişilebileceği veya hangi kullanımların yasak olduğunu belirleyen kurallar bütünüdür. Şirket tarafından hazırlanacak süreç ve politikalar, veri işleme faaliyetinin nasıl yürütüleceği konusunda bir kılavuz niteliğindedir. Bu surette şirketler veri işleme faaliyetleri açısından uyuma dair kararların da daha hızlı şekilde alınmasını sağlayabilirler. Politikalar, doğru şekilde uygulandığında, veri işleme faaliyetleri açısından her bir departman etkin bir işleyişe kavuşur.
  • KVKK halihazırda politikaların şirket websitesinde yayınlanmasını bir zorunluluk olarak getirmiş değil. Ancak, şirketler veri işleme faaliyetleri açısından şeffaflığı temin adına politikalarını yayınlamayı tercih edebilirler.
  • Veri işleme politikalarının şirketin kişisel verileri işleme faaliyetleri açısından tek taraflı bir taahhüdü olduğunu unutmamak gerek. Bu kapsamda, politika içinde yer alan beyanların ve taahhütlerin, gerçekten şirket faaliyetleri özelinde dikkatli değerlendirilerek kaleme alınması gereklidir.
  • Şirketlerin, KVKK ve zaman zaman Kurul tarafından çıkarılacak ikincil mevzuat çerçevede kendilerine veri sorumlusu ve/veya veri işleyen olarak yükletilen yükümlülükleri tam anlamaları ve politikalarını kaleme alırken, yasal yükümlülüklerin ötesinde bir özen yükümlülüğünü vaad eden tarzda bir taahhütte bulunmak isteyip istemediklerini de iyi değerlendirmeleri gerekir.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

To print this article, all you need is to be registered on Mondaq.com.

Click to Login as an existing user or Register so you can print this article.

Authors
 
Some comments from our readers…
“The articles are extremely timely and highly applicable”
“I often find critical information not available elsewhere”
“As in-house counsel, Mondaq’s service is of great value”

Related Topics
 
Related Articles
 
Up-coming Events Search
Tools
Print
Font Size:
Translation
Channels
Mondaq on Twitter
 
Mondaq Sign Up
Gain free access to lawyers expertise from more than 250 countries.
 
Email Address
Company Name
Password
Confirm Password
Country
Position
Industry
Mondaq Newsalert
Select Topics
Select Regions
Registration (please scroll down to set your data preferences)

Mondaq Ltd requires you to register and provide information that personally identifies you, including your content preferences, for three primary purposes (full details of Mondaq’s use of your personal data can be found in our Privacy and Cookies Notice):

  • To allow you to personalize the Mondaq websites you are visiting to show content ("Content") relevant to your interests.
  • To enable features such as password reminder, news alerts, email a colleague, and linking from Mondaq (and its affiliate sites) to your website.
  • To produce demographic feedback for our content providers ("Contributors") who contribute Content for free for your use.

Mondaq hopes that our registered users will support us in maintaining our free to view business model by consenting to our use of your personal data as described below.

Mondaq has a "free to view" business model. Our services are paid for by Contributors in exchange for Mondaq providing them with access to information about who accesses their content. Once personal data is transferred to our Contributors they become a data controller of this personal data. They use it to measure the response that their articles are receiving, as a form of market research. They may also use it to provide Mondaq users with information about their products and services.

Details of each Contributor to which your personal data will be transferred is clearly stated within the Content that you access. For full details of how this Contributor will use your personal data, you should review the Contributor’s own Privacy Notice.

Please indicate your preference below:

Yes, I am happy to support Mondaq in maintaining its free to view business model by agreeing to allow Mondaq to share my personal data with Contributors whose Content I access
No, I do not want Mondaq to share my personal data with Contributors

Also please let us know whether you are happy to receive communications promoting products and services offered by Mondaq:

Yes, I am happy to received promotional communications from Mondaq
No, please do not send me promotional communications from Mondaq
Terms & Conditions

Mondaq.com (the Website) is owned and managed by Mondaq Ltd (Mondaq). Mondaq grants you a non-exclusive, revocable licence to access the Website and associated services, such as the Mondaq News Alerts (Services), subject to and in consideration of your compliance with the following terms and conditions of use (Terms). Your use of the Website and/or Services constitutes your agreement to the Terms. Mondaq may terminate your use of the Website and Services if you are in breach of these Terms or if Mondaq decides to terminate the licence granted hereunder for any reason whatsoever.

Use of www.mondaq.com

To Use Mondaq.com you must be: eighteen (18) years old or over; legally capable of entering into binding contracts; and not in any way prohibited by the applicable law to enter into these Terms in the jurisdiction which you are currently located.

You may use the Website as an unregistered user, however, you are required to register as a user if you wish to read the full text of the Content or to receive the Services.

You may not modify, publish, transmit, transfer or sell, reproduce, create derivative works from, distribute, perform, link, display, or in any way exploit any of the Content, in whole or in part, except as expressly permitted in these Terms or with the prior written consent of Mondaq. You may not use electronic or other means to extract details or information from the Content. Nor shall you extract information about users or Contributors in order to offer them any services or products.

In your use of the Website and/or Services you shall: comply with all applicable laws, regulations, directives and legislations which apply to your Use of the Website and/or Services in whatever country you are physically located including without limitation any and all consumer law, export control laws and regulations; provide to us true, correct and accurate information and promptly inform us in the event that any information that you have provided to us changes or becomes inaccurate; notify Mondaq immediately of any circumstances where you have reason to believe that any Intellectual Property Rights or any other rights of any third party may have been infringed; co-operate with reasonable security or other checks or requests for information made by Mondaq from time to time; and at all times be fully liable for the breach of any of these Terms by a third party using your login details to access the Website and/or Services

however, you shall not: do anything likely to impair, interfere with or damage or cause harm or distress to any persons, or the network; do anything that will infringe any Intellectual Property Rights or other rights of Mondaq or any third party; or use the Website, Services and/or Content otherwise than in accordance with these Terms; use any trade marks or service marks of Mondaq or the Contributors, or do anything which may be seen to take unfair advantage of the reputation and goodwill of Mondaq or the Contributors, or the Website, Services and/or Content.

Mondaq reserves the right, in its sole discretion, to take any action that it deems necessary and appropriate in the event it considers that there is a breach or threatened breach of the Terms.

Mondaq’s Rights and Obligations

Unless otherwise expressly set out to the contrary, nothing in these Terms shall serve to transfer from Mondaq to you, any Intellectual Property Rights owned by and/or licensed to Mondaq and all rights, title and interest in and to such Intellectual Property Rights will remain exclusively with Mondaq and/or its licensors.

Mondaq shall use its reasonable endeavours to make the Website and Services available to you at all times, but we cannot guarantee an uninterrupted and fault free service.

Mondaq reserves the right to make changes to the services and/or the Website or part thereof, from time to time, and we may add, remove, modify and/or vary any elements of features and functionalities of the Website or the services.

Mondaq also reserves the right from time to time to monitor your Use of the Website and/or services.

Disclaimer

The Content is general information only. It is not intended to constitute legal advice or seek to be the complete and comprehensive statement of the law, nor is it intended to address your specific requirements or provide advice on which reliance should be placed. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers make no representations about the suitability of the information contained in the Content for any purpose. All Content provided "as is" without warranty of any kind. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers hereby exclude and disclaim all representations, warranties or guarantees with regard to the Content, including all implied warranties and conditions of merchantability, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. To the maximum extent permitted by law, Mondaq expressly excludes all representations, warranties, obligations, and liabilities arising out of or in connection with all Content. In no event shall Mondaq and/or its respective suppliers be liable for any special, indirect or consequential damages or any damages whatsoever resulting from loss of use, data or profits, whether in an action of contract, negligence or other tortious action, arising out of or in connection with the use of the Content or performance of Mondaq’s Services.

General

Mondaq may alter or amend these Terms by amending them on the Website. By continuing to Use the Services and/or the Website after such amendment, you will be deemed to have accepted any amendment to these Terms.

These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of England and Wales and you irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales to settle any dispute which may arise out of or in connection with these Terms. If you live outside the United Kingdom, English law shall apply only to the extent that English law shall not deprive you of any legal protection accorded in accordance with the law of the place where you are habitually resident ("Local Law"). In the event English law deprives you of any legal protection which is accorded to you under Local Law, then these terms shall be governed by Local Law and any dispute or claim arising out of or in connection with these Terms shall be subject to the non-exclusive jurisdiction of the courts where you are habitually resident.

You may print and keep a copy of these Terms, which form the entire agreement between you and Mondaq and supersede any other communications or advertising in respect of the Service and/or the Website.

No delay in exercising or non-exercise by you and/or Mondaq of any of its rights under or in connection with these Terms shall operate as a waiver or release of each of your or Mondaq’s right. Rather, any such waiver or release must be specifically granted in writing signed by the party granting it.

If any part of these Terms is held unenforceable, that part shall be enforced to the maximum extent permissible so as to give effect to the intent of the parties, and the Terms shall continue in full force and effect.

Mondaq shall not incur any liability to you on account of any loss or damage resulting from any delay or failure to perform all or any part of these Terms if such delay or failure is caused, in whole or in part, by events, occurrences, or causes beyond the control of Mondaq. Such events, occurrences or causes will include, without limitation, acts of God, strikes, lockouts, server and network failure, riots, acts of war, earthquakes, fire and explosions.

By clicking Register you state you have read and agree to our Terms and Conditions