Turkey: İşçi özlük dosyasının oluşturulması ve işverenin kişisel verilerin korunması mevzuatı kapsamında sorumluluğu

Last Updated: 7 January 2019
Article by Hatice Zümbül

ÖZET

İş hukuku mevzuatı ve ilgili diğer düzenlemeler doğrultusunda işveren tarafından hazırlanan ve muhafaza edilen özlük dosyaları içerikleri bakımından işçilere ait genel ve özel nitelikli kişisel veriyi içerisinde barındırmaktadır. Dolayısıyla, şirket bünyesinde iş hukuku mevzuatına göre tutulan özlük dosyalarının oluşturulması, muhafazası ve imhası aşamalarında işçilere ait kişisel verilere ilişkin herhangi bir ihlalin yaşanmaması adına kişisel verilen korunması mevzuatına ve ilgili diğer düzenlemelere uygun olacak şekilde faaliyetlerin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Anahtar Kelimeler: Özlük dosyası, kişisel veri, özel nitelikli kişisel veri

GİRİŞ*

Kişisel verilerin korunması alanında ulusal, bölgesel ve ulusalüstü nitelikteki yeni düzenlemelerin yürürlüğe girmesi ve bu düzenlemeler kapsamında getirilen yaptırımların oldukça ağır olması sebepleriyle, temel faaliyetleri bakımından kişisel veri işleyen şirketler, uyum sürecini oldukça hızlı tamamlama eğilimindedir. Ne var ki, kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuata uyum sağlaması gerekenler, yalnızca ana faaliyetleri kişisel veri işleme fiili olan veri sorumluları değildir. Nitekim, idari ve ticari faaliyetleri kapsamında kişisel veri işleyen tüm şirketlerin, ilgili mevzuata uyum sağlaması zorunluluğu mevcuttur.

Bilindiği üzere, işçi özlük dosyası ile ilgili düzenlemeler 4857 sayılı İş Kanunu ("İK") ile çalışma hayatımıza girmiş ve işverenlerce bu belgeler ile formların düzenlenmesi ve saklanması zorunlu hale getirilmiştir ve İK'nın 104. madde hükmü ile özlük dosyasının düzenlenmemesi halinde, işveren aleyhine idari para cezasının uygulanacağı öngörülmüştür. İlgili mevzuat uyarınca işçilere ait özlük dosyalarında bulunması gereken belgelerin kişisel veri, alınacak sağlık raporlarının özel nitelikli kişisel veri ihtiva ediyor olması sebebiyle işverenin özlük işlemlerine ilişkin faaliyetleri ile ilgili olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili mevzuat oldukça büyük bir önem arz etmektedir.

  1. 6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU ("KVKK") BAKIMINDAN DEĞERLENDİRME

KVKK uyarınca kişisel veri, kişiye ilişkin belirli ya da belirlenebilir nitelikteki her türlü bilgi olarak tanımlanmaktadır. Bu kapsamda, işçinin özlük dosyasında yer alacak fotoğraf, yerleşim yeri, kimlik bilgileri, telefon bilgileri gibi veriler kişisel veri ve söz konusu muhafaza işlemi de kişisel veri işleme faaliyeti olarak kabul edilecektir. Bu bağlamda, işçinin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin kuralların ve özellikle "veri minimizasyonu" ve "amaçla sınırlı ve ölçülü veri işleme" ilkelerinin dikkate alınması önem arz etmektedir.2 Ayrıca, şeklen bir tanıma tabi olmayan özlük dosyalarının, işçinin işe devam ettiği süre boyunca devamlı olarak güncellenmesi gerekmektedir.

Bununla birlikte, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'na ("İSGK") göre işverenler, çalışanların işyerinde maruz kalacakları sağlık ve güvenlik risklerini dikkate alarak sağlık gözetimi yükümlülüğüne tabi tutulmakta olup, çalışanların işe girişlerinde, işin devamı süresince, iş değişikliğinde, iş kazaları sonrasında ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'nın belirlediği periyodlarda sağlık muayenelerinin yapılmasını sağlamak zorundadırlar.

Bu kapsamda işçiye ait sağlık raporlarının da özlük dosyasında bulunması gerekecektir. Bahse konu sağlık raporları, işin devamı süresince yapılan periyodik sağlık muayenelerine ilişkin raporlar ve işçiye ait diğer sağlık bilgileri de KVKK md. 6 kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak değerlendirilecektir.

Bu noktada da özellikle KVKK'nın temel ilkelerinden "İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma" ilkesinin dikkate alınması gerekmekte olup; özel nitelikli kişisel veri ihtiva eden belgelerin, sır saklama yükümlülüğü altında olan işyeri hekimi/hemşiresi tarafından alınması ve muhafaza edilmesi, veri güvenliğinin ve KVKK'da öngörülen hassasiyetin sağlanması bakımından daha isabetli olacaktır.

  1. ÖZLÜK DOSYALARININ MUHAFAZASI HUSUSU

Her ne kadar özlük dosyalarının saklanma koşulları ile ilgili çeşitli yönetmeliklerde düzenlemeler mevcut olsa da, KVKK ve İK kapsamında özlük dosyalarının muhafazası hususu ile ilgili net bir hüküm bulunmamaktadır. Uygulamada özlük dosyalarının kilitli dolaplarda saklanması yöntemi kabul görse de Kişisel Verileri Koruma Kurulu ("Kurul") tarafından yayımlanan "Kişisel Veri Güvenliği Rehberi"nde, kişisel veri güvenliğinin sağlanması için kişisel veri içeren kâğıt ortamındaki evrakların, sunucuların, yedekleme cihazlarının, CD, DVD ve USB gibi cihazların ek güvenlik önlemlerinin olduğu başka bir odaya alınması, kullanılmadığı zaman kilit altında tutulması, giriş çıkış kayıtlarının tutulması gibi önlemler alınarak muhafaza edilebileceği açıklanmıştır. Dolayısıyla, özlük dosyalarının kilitli dolaplarda muhafaza edilme zorunluluğu bulunmamakta olup, yalnızca ihtiyaç halinde yetkili kişiler tarafından ulaşılabilecek kilitli ortamlarda muhafaza edilmeleri yeterli olacaktır.

  1. ÖZLÜK DOSYALARININ İMHASI

KVKK'nın 7. maddesinde öngörüldüğü üzere, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, ilgili kişisel verilerin, şirket içerisinde oluşturulacak bir imha politikası çerçevesinde ve bu politikadaki esaslara uygun olacak şekilde imha edilmesi germektedir.

Verilerin hangi usul ve yöntemlerle imha edileceği yine Kurul tarafından yayımlanan "Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik" ("Yönetmelik") kapsamında düzenlenmiş olup, işbu Yönetmelik ve akabinde yayımlanan "Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi Rehberi ile hem fiziki hem de elektronik ortamdaki kişisel verileri silme, yok etme ve anonim hale getirme yöntemlerinin tanım ve örnekleri ile birlikte bu işlemlerin nasıl gerçekleştirileceğine dair detaylı adımlara yer verilmiştir.

Dolayısıyla, veri sorumluları tarafından şirket faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler ile ilgili olarak bir imha politikası hazırlanmalı ve bu imha politikası içerisinde şirket tarafından belirlenecek periyodik imha sürelerine yer verilmelidir. Ayrıca, imha işlemlerinin kayıt altına alınması ve en az üç (3) yıl saklanması gerekmektedir3. Ancak bu kayıt işleminin ne şekilde gerçekleştirileceği ve hangi unsurların kayıt altına alınacağı henüz netlik kazanmamıştır. Bu konuda, ileride herhangi bir ispat sorunu yaşanmaması adına, Kurul tarafından yapılacak açıklamaların beklenmesi isabetli olacaktır.

SONUÇ

Yukarıda ayrıntılı bir şekilde inceleme altına alındığı üzere, yoğun şekilde genel ve özel nitelikli kişisel veri ihtiva eden özlük dosyalarının muhafazası ve imhası, KVKK ve ilgili diğer mevzuat bakımından son derece önem teşkil etmektedir.

Bu doğrultuda, şirket bünyesinde iş hukuku mevzuatına göre tutulan özlük dosyalarının oluşturulması, muhafazası ve imhası aşamalarında; kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun olarak hareket edilmesi, özlük dosyası kapsamına dahil edilecek belgelerin "veri minimizasyonu" ve "amaçla sınırlı ve ölçülü veri işleme" ilkeleri çerçevesinde değerlendirilmesi, özlük dosyalarının muhafazasında gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınması ile imhaları için makul sürelerin belirlenmesi ve bu sürelerin dolmasıyla mevzuata uygun şekilde imha edilmesi hususlarının göz önünde bulundurulması gerekmektedir.

Footnotes

  *Çalışmalarım boyunca yardımını esirgemeyen değerli çalışma arkadaşlarıma teşekkürü bir borç bilirim.

2 Yeliz Polat, "4857 Sayılı İş Kanunu'na Göre İşçi Özlük Dosyası", T.C. İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Çalışma Ekonomisi ve Endüstri İlişkileri Anabilim Dalı Endüstri İlişkileri ve İnsan Kaynakları Bilim Dalı Yüksek Lisans Tezi,  İstanbul, 2011, s. 26; "Özellikle Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Çerçevesinde İşçilerin Kişisel Verilerinin İhlâli Ve Korunması Yolları", Ayşe Merve Belge, 2017, Özel Sayı, Dokuz Eylül Üniversitesi Hukuk Fakültesi Dergisi

3 Ayrıntılı bilgi için bkz. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, çevrimiçi kaynak : http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2017/10/20171028-10.htm (Erişim Tarihi: 04.01.2019, saat 13:18)

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

To print this article, all you need is to be registered on Mondaq.com.

Click to Login as an existing user or Register so you can print this article.

Authors
 
Some comments from our readers…
“The articles are extremely timely and highly applicable”
“I often find critical information not available elsewhere”
“As in-house counsel, Mondaq’s service is of great value”

Related Topics
 
Related Articles
 
Related Video
Up-coming Events Search
Tools
Print
Font Size:
Translation
Channels
Mondaq on Twitter
 
Register for Access and our Free Biweekly Alert for
This service is completely free. Access 250,000 archived articles from 100+ countries and get a personalised email twice a week covering developments (and yes, our lawyers like to think you’ve read our Disclaimer).
 
Email Address
Company Name
Password
Confirm Password
Position
Mondaq Topics -- Select your Interests
 Accounting
 Anti-trust
 Commercial
 Compliance
 Consumer
 Criminal
 Employment
 Energy
 Environment
 Family
 Finance
 Government
 Healthcare
 Immigration
 Insolvency
 Insurance
 International
 IP
 Law Performance
 Law Practice
 Litigation
 Media & IT
 Privacy
 Real Estate
 Strategy
 Tax
 Technology
 Transport
 Wealth Mgt
Regions
Africa
Asia
Asia Pacific
Australasia
Canada
Caribbean
Europe
European Union
Latin America
Middle East
U.K.
United States
Worldwide Updates
Registration (you must scroll down to set your data preferences)

Mondaq Ltd requires you to register and provide information that personally identifies you, including your content preferences, for three primary purposes (full details of Mondaq’s use of your personal data can be found in our Privacy and Cookies Notice):

  • To allow you to personalize the Mondaq websites you are visiting to show content ("Content") relevant to your interests.
  • To enable features such as password reminder, news alerts, email a colleague, and linking from Mondaq (and its affiliate sites) to your website.
  • To produce demographic feedback for our content providers ("Contributors") who contribute Content for free for your use.

Mondaq hopes that our registered users will support us in maintaining our free to view business model by consenting to our use of your personal data as described below.

Mondaq has a "free to view" business model. Our services are paid for by Contributors in exchange for Mondaq providing them with access to information about who accesses their content. Once personal data is transferred to our Contributors they become a data controller of this personal data. They use it to measure the response that their articles are receiving, as a form of market research. They may also use it to provide Mondaq users with information about their products and services.

Details of each Contributor to which your personal data will be transferred is clearly stated within the Content that you access. For full details of how this Contributor will use your personal data, you should review the Contributor’s own Privacy Notice.

Please indicate your preference below:

Yes, I am happy to support Mondaq in maintaining its free to view business model by agreeing to allow Mondaq to share my personal data with Contributors whose Content I access
No, I do not want Mondaq to share my personal data with Contributors

Also please let us know whether you are happy to receive communications promoting products and services offered by Mondaq:

Yes, I am happy to received promotional communications from Mondaq
No, please do not send me promotional communications from Mondaq
Terms & Conditions

Mondaq.com (the Website) is owned and managed by Mondaq Ltd (Mondaq). Mondaq grants you a non-exclusive, revocable licence to access the Website and associated services, such as the Mondaq News Alerts (Services), subject to and in consideration of your compliance with the following terms and conditions of use (Terms). Your use of the Website and/or Services constitutes your agreement to the Terms. Mondaq may terminate your use of the Website and Services if you are in breach of these Terms or if Mondaq decides to terminate the licence granted hereunder for any reason whatsoever.

Use of www.mondaq.com

To Use Mondaq.com you must be: eighteen (18) years old or over; legally capable of entering into binding contracts; and not in any way prohibited by the applicable law to enter into these Terms in the jurisdiction which you are currently located.

You may use the Website as an unregistered user, however, you are required to register as a user if you wish to read the full text of the Content or to receive the Services.

You may not modify, publish, transmit, transfer or sell, reproduce, create derivative works from, distribute, perform, link, display, or in any way exploit any of the Content, in whole or in part, except as expressly permitted in these Terms or with the prior written consent of Mondaq. You may not use electronic or other means to extract details or information from the Content. Nor shall you extract information about users or Contributors in order to offer them any services or products.

In your use of the Website and/or Services you shall: comply with all applicable laws, regulations, directives and legislations which apply to your Use of the Website and/or Services in whatever country you are physically located including without limitation any and all consumer law, export control laws and regulations; provide to us true, correct and accurate information and promptly inform us in the event that any information that you have provided to us changes or becomes inaccurate; notify Mondaq immediately of any circumstances where you have reason to believe that any Intellectual Property Rights or any other rights of any third party may have been infringed; co-operate with reasonable security or other checks or requests for information made by Mondaq from time to time; and at all times be fully liable for the breach of any of these Terms by a third party using your login details to access the Website and/or Services

however, you shall not: do anything likely to impair, interfere with or damage or cause harm or distress to any persons, or the network; do anything that will infringe any Intellectual Property Rights or other rights of Mondaq or any third party; or use the Website, Services and/or Content otherwise than in accordance with these Terms; use any trade marks or service marks of Mondaq or the Contributors, or do anything which may be seen to take unfair advantage of the reputation and goodwill of Mondaq or the Contributors, or the Website, Services and/or Content.

Mondaq reserves the right, in its sole discretion, to take any action that it deems necessary and appropriate in the event it considers that there is a breach or threatened breach of the Terms.

Mondaq’s Rights and Obligations

Unless otherwise expressly set out to the contrary, nothing in these Terms shall serve to transfer from Mondaq to you, any Intellectual Property Rights owned by and/or licensed to Mondaq and all rights, title and interest in and to such Intellectual Property Rights will remain exclusively with Mondaq and/or its licensors.

Mondaq shall use its reasonable endeavours to make the Website and Services available to you at all times, but we cannot guarantee an uninterrupted and fault free service.

Mondaq reserves the right to make changes to the services and/or the Website or part thereof, from time to time, and we may add, remove, modify and/or vary any elements of features and functionalities of the Website or the services.

Mondaq also reserves the right from time to time to monitor your Use of the Website and/or services.

Disclaimer

The Content is general information only. It is not intended to constitute legal advice or seek to be the complete and comprehensive statement of the law, nor is it intended to address your specific requirements or provide advice on which reliance should be placed. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers make no representations about the suitability of the information contained in the Content for any purpose. All Content provided "as is" without warranty of any kind. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers hereby exclude and disclaim all representations, warranties or guarantees with regard to the Content, including all implied warranties and conditions of merchantability, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. To the maximum extent permitted by law, Mondaq expressly excludes all representations, warranties, obligations, and liabilities arising out of or in connection with all Content. In no event shall Mondaq and/or its respective suppliers be liable for any special, indirect or consequential damages or any damages whatsoever resulting from loss of use, data or profits, whether in an action of contract, negligence or other tortious action, arising out of or in connection with the use of the Content or performance of Mondaq’s Services.

General

Mondaq may alter or amend these Terms by amending them on the Website. By continuing to Use the Services and/or the Website after such amendment, you will be deemed to have accepted any amendment to these Terms.

These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of England and Wales and you irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales to settle any dispute which may arise out of or in connection with these Terms. If you live outside the United Kingdom, English law shall apply only to the extent that English law shall not deprive you of any legal protection accorded in accordance with the law of the place where you are habitually resident ("Local Law"). In the event English law deprives you of any legal protection which is accorded to you under Local Law, then these terms shall be governed by Local Law and any dispute or claim arising out of or in connection with these Terms shall be subject to the non-exclusive jurisdiction of the courts where you are habitually resident.

You may print and keep a copy of these Terms, which form the entire agreement between you and Mondaq and supersede any other communications or advertising in respect of the Service and/or the Website.

No delay in exercising or non-exercise by you and/or Mondaq of any of its rights under or in connection with these Terms shall operate as a waiver or release of each of your or Mondaq’s right. Rather, any such waiver or release must be specifically granted in writing signed by the party granting it.

If any part of these Terms is held unenforceable, that part shall be enforced to the maximum extent permissible so as to give effect to the intent of the parties, and the Terms shall continue in full force and effect.

Mondaq shall not incur any liability to you on account of any loss or damage resulting from any delay or failure to perform all or any part of these Terms if such delay or failure is caused, in whole or in part, by events, occurrences, or causes beyond the control of Mondaq. Such events, occurrences or causes will include, without limitation, acts of God, strikes, lockouts, server and network failure, riots, acts of war, earthquakes, fire and explosions.

By clicking Register you state you have read and agree to our Terms and Conditions