Proporcionar una visión integral de toda la cartera de datos de los fondos que satisfaga las necesidades de la gestión interna, los inversores y los reguladores es un nirvana tecnológico para los gestores de fondos de todo el espectro del capital privado. Sin embargo, conseguirlo es cada vez más difícil, ya que las tareas de gestión de datos y elaboración de informes crecen en tamaño y complejidad, mientras que las expectativas de accesibilidad siguen aumentando. Esto plantea a los gestores de fondos la disyuntiva fundamental de cómo afrontar mejor el reto: invertir en tecnología de administración de fondos y gestionarla internamente, o delegar la tarea en un proveedor especiaalizado.

Ya sea para satisfacer las necesidades en materia de contabilidad de la cartera, de información a los inversores o de solicitudes de capital, o para satisfacer las exigencias del proceso Conozca a su cliente (KYC, por sus siglas en inglés) o de la lucha contra el blanqueo de capitales (AML, por sus siglas en inglés), la lista de requisitos de contabilidad e información de los fondos es cada día más larga para las empresas de capital riesgo (VC - Venture Capital) y de capital de inversión (PE - Private Equity). Con normas y reglamentos cada vez más estrictos, los reguladores también exigen informes más detallados para satisfacer las necesidades de cumplimiento y gestión de riesgos.

La tecnología está a la altura

Para satisfacer estas diversas necesidades, los administradores de fondos deben encontrar nuevas formas de automatizar y agilizar sus funciones de administración de fondos, sin añadir costos de funcionamiento adicionales significativos. Necesitan formas de hacer que los datos de los fondos funcionen mejor y de forma más inteligente, y de crear valor adicional para su propio equipo de gestión de fondos, socios generales (GP - General Partners) y socios comanditarios (LP – Limited Partners).

Adquirir y utilizar el conjunto de herramientas y plataformas necesarias no es tarea fácil. No sólo implica seleccionar, utilizar y mantener una tecnología costosa, sino también dedicar atención a la administración y contratar especialistas en sistemas y datos para gestionarla y mantenerla. Esto suele estar fuera del alcance -y las capacidades- de todas las empresas, salvo las mayores de capital riesgo.

Por eso muchas empresas optan por tercerizar la administración de fondos. Muchos proveedores de servicios de administración de fondos cuentan con equipos de desarrolladores que investigan, implementan y mantienen las mejores soluciones tecnológicas que ayudan a las empresas de capital privado a mantener los más altos niveles de solidez operativa y excelencia en el servicio. Los administradores de fondos pueden evitar el riesgo de operar con tecnología obsoleta o ineficiente y centrarse en la tarea de rentabilizar la inversión.

¿Qué deben tener en cuenta los administradores de fondos de capital privado antes de optar por mantener internamente la tecnología de administración de fondos o tercerizarla?

Control interno con un costo

La gestión interna de la administración de fondos ofrece algunas ventajas a las empresas de capital privado y de capital de inversión.

Por ejemplo, puede proporcionar mayores niveles de control y personalización, permitiendo que la tecnología se adapte a necesidades específicas, con la flexibilidad necesaria para alinear las operaciones más estrechamente con la estrategia empresarial.

También puede ser beneficioso para acumular experiencia y conocimientos internos. Con personal empleado capaz de adquirir un conocimiento más profundo de las diversas plataformas tecnológicas, las empresas de capital riesgo pueden aprovechar mejor sus capacidades. También pueden adaptarse rápidamente a los requisitos cambiantes y abordar los problemas con prontitud, mejorando la eficiencia general.

Aunque la creación de una infraestructura interna de administración de fondos conlleva unos costes iniciales, puede resultar rentable a largo plazo. En lugar de pagar comisiones continuas a un proveedor externo, las empresas pueden aprovechar las economías de escala y reducir los costes con el tiempo.

Sin embargo, mantener la tecnología de administración de fondos en casa también presenta algunos retos.

Quizá el mayor de ellos sea la elevada inversión inicial necesaria. La creación de estos sistemas y procesos implica costes significativos en términos de infraestructura tecnológica, software, hardware y personal cualificado. Esto es especialmente oneroso para las empresas más pequeñas con recursos más limitados.

La gestión interna de la tecnología de administración de fondos representa una carga considerable para los recursos internos. Exige la asignación de tiempo, esfuerzo y personal cualificado para gestionar las tareas operativas diarias, lo que puede desviar la atención de las actividades básicas de inversión. Esta carga puede resultar especialmente difícil durante los periodos de máxima actividad o cuando hay que hacer frente a requisitos administrativos complejos.

Tercerización: la flexibilidad exige un cambio de mentalidad

Los proveedores externos tercerizados en la administración de fondos aportan amplios conocimientos y experiencia. Conocen a fondo las mejores prácticas del sector, los requisitos normativos y los últimos avances tecnológicos. Esto les permite elegir y desarrollar la tecnología y el software de administración de fondos más avanzados, de los que pueden beneficiarse las empresas clientes sin necesidad de grandes inversiones iniciales ni de los costes de mantenimiento asociados a la creación y el mantenimiento de una infraestructura interna.

Además, con la tercerización, las empresas ganan flexibilidad y escalabilidad, lo que les permite adaptar sus necesidades de administración de fondos a los cambios en el enfoque y el crecimiento del negocio.

Creación de una única fuente de verdad

Uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas de capital privado es mantener una única fuente de datos de los fondos como base de todos los análisis e informes, cuando los datos deben extraerse de muchas fuentes diferentes y en distintos formatos.

Con demasiada frecuencia, los datos necesarios para una administración eficaz de los fondos se almacenan de forma desestructurada y aislada, en diferentes sistemas y por diferentes personas, a veces en hojas de cálculo. La información está ahí, pero puede ser difícil de extraer, analizar y compartir de forma oportuna, precisa y, sobre todo, integral.

El desafío se agudiza a medida que las empresas se hacen más grandes y hay más fondos recaudados y operados.

Por ello, TMF Group se centra actualmente en la creación de una plataforma de datos específica para este fin. La solución utiliza un almacén de datos moderno y basado en la nube para recopilar, conservar y presentar datos de sistemas dispares de forma integral.

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Originally published 15 August 2023

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