European Union: Mondeling meedelen van strafrechtelijke gegevens - Gevolgen voor het opvragen van uittreksels uit het strafregister

Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft op 7 maart 2024 een arrest uitgesproken met betrekking tot het mondeling delen van strafrechtelijke gegevens. Daarin bevestigt het Hof dat de mondelinge verstrekking van persoonsgegevens binnen het toepassingsgebied van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) valt zodra deze gegevens zijn opgenomen in een bestand of daartoe zijn bestemd.

Achtergrond

Endemol Shine Finland (hierna 'Endemol' genoemd) is één van de grootste Finse productiehuizen en maakt deel uit van een internationale groep. In het kader van haar activiteiten verzocht Endemol een Finse rechtbank om haar mondeling informatie te bezorgen met betrekking tot de eventuele aanhangige of afgesloten strafrechtelijke rechtszaken tegen een individu dat deel zou nemen aan een competitie. De bedoeling was om zo diens strafrechtelijke antecedenten na te gaan. Dit verzoek kaderde binnen de Finse wet betreffende de openbaarheid van procedures.

De rechtbank weigerde het verzoek aangezien volgens haar het mondeling verstrekken van de informatie een verwerking zou uitmaken van persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten. Onder de AVG mogen deze persoonsgegevens namelijk enkel verwerkt worden onder toezicht van een overheid of wanneer dit is voorzien in een wet die tevens passende waarborgen voorziet.

Endemol tekende daarop beroep aan omdat de mondelinge mededeling volgens haar geen 'verwerking van persoonsgegevens' zou uitmaken. Het Finse hof van beroep stelde vervolgens aan het Hof van Justitie de vraag of een mondelinge mededeling van persoonsgegevens ook binnen het toepassingsgebied van de AVG valt.

Is een mondelinge mededeling een verwerking?

Het Hof van Justitie verduidelijkt vooreerst dat het begrip 'verwerking' een bijzonder ruime strekking heeft onder de AVG. Dit blijkt onder meer uit het feit dat in de definitie een niet exhaustieve opsomming is opgenomen met voorbeelden van mogelijke bewerkingen. Deze opsomming bevat onder meer 'het verstrekken door middel van doorzending, verspreiden en "op andere wijze ter beschikking stellen"' van persoonsgegevens. Er wordt bovendien geen vormvoorwaarde opgelegd. Bijgevolg is de mondelinge verstrekking van persoonsgegevens ook een verwerking van persoonsgegevens net zoals de schriftelijke of digitale verstrekking dat is.

Valt de mondelinge mededeling binnen het toepassingsgebied van de AVG?

De mondelinge mededeling van persoonsgegevens is echter geen geautomatiseerde verwerking. Bijgevolg moet de mededeling 'opgenomen zijn in een bestand' of 'bestemd zijn om in een bestand te worden opgenomen' om binnen het toepassingsgebied van de AVG te vallen.

Het Hof stelt dat het volgens haar lijkt alsof de gegevens die Endemol opvraagt zijn opgenomen in een bestand dat door de rechtbank wordt bijgehouden. Bijgevolg zou de mondelinge mededeling ervan ook binnen het toepassingsgebied van de AVG vallen. De rechtbank zou dan inderdaad over een rechtsgrond moeten beschikken om de gegevens mondeling mee te delen aan Endemol.

Toelaatbaarheid van de vraag om een uittreksel van het strafregister voor te leggen

Bovenstaand arrest heeft mogelijk ook consequenties op de situatie waar werkgevers mondeling persoonsgegevens opvragen van (potentiële) werknemers. Zo komt soms voor dat werkgevers zich moeten vergewissen van het gerechtelijk verleden van een kandidaat zonder dat de wet hier expliciet in voorziet.

Dit heeft tot een pragmatische oplossing geleid, naar voor geschoven door de Privacycommissie, voorganger van de Gegevensbeschermingsautoriteit, in een advies van 11 februari 2002, waarin de werkgever aan de kandidaat vraagt om een uittreksel van het strafregister te laten zien op de sollicitatie, maar hiervan op geen enkele wijze notities neemt. In principe is hier zelfs geen sprake van een mondelinge mededeling.

Bovenstaand arrest van het Hof van Justitie lijkt op het eerste zicht geen gevolgen te hebben op de situatie waar een werkgever de werknemer verzoekt om een uittreksel uit het strafregister voor te leggen of mondeling toe te lichten voor zover de gegevens op geen enkele wijze verder worden verwerkt in een bestand.

De voorwaarden van CAO nr. 38 betreffende werving en selectie moeten uiteraard nog steeds gerespecteerd worden en dus mag de werkgever in principe geen informatie opvragen die niet relevant is voor de uitoefening van de functie.

Verscherpte aandacht voor mondelinge mededeling persoonsgegevens

Het opvragen van een uittreksel uit het strafregister is in de praktijk geen sinecure. Ondernemingen doen er dus goed aan hiervoor een duidelijk proces te volgen. Het bovenstaande arrest wijst erop dat verscherpte aandacht noodzakelijk is bij de mondeling mededeling van persoonsgegevens. Dit is bovendien niet enkel relevant bij strafrechtelijke gegevens, maar bij alle persoonsgegevens.

Daarnaast is het aangewezen om de eigen werknemers ook te informeren dat zij niet zomaar mondeling persoonsgegevens mogen verstrekken.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.