Canada: La réflexion conceptuelle appliquée à l'avancement des femmes – Parrainage (partie 2)

Comme Shanin Lott l'a indiqué, nous allons tenter d'utiliser la réflexion conceptuelle pour mettre des idées nouvelles au service de l'avancement des femmes dans la profession juridique. Dans ce deuxième billet de notre série, nous expliquons en quoi les activités juridiques peuvent bénéficier de la réflexion conceptuelle. Nous vous faisons aussi partager notre expérience de la réflexion conceptuelle dans notre cabinet, la méthodologie que nous utilisons et la manière dont nous avons structuré l'atelier sur le parrainage.

La réflexion conceptuelle et les activités juridiques

Ces dernières années, la tendance est à la réflexion conceptuelle dans les cabinets d'avocats et services juridiques, et notre cabinet n'y échappe pas. Mais quel en est l'attrait? Margaret Hagan, du Legal Design Lab de la Stanford Law School, décrit ainsi son potentiel :

« La promesse de la réflexion conceptuelle, c'est qu'elle vous permettra d'élaborer des méthodes de travail plus efficaces, de mettre des idées nouvelles au profit des produits et services que vous offrez, de renforcer votre culture organisationnelle et d'entretenir des relations plus solides et durables avec les usagers.[1] » [traduction libre]

Chez Stikeman Elliott, c'est grâce à notre initiative en innovation que nous en sommes venus à nous intéresser à la réflexion conceptuelle. Cette initiative a pour but de trouver des solutions inédites à des problèmes juridiques jusqu'ici non résolus avec lesquels nos clients sont aux prises. Nous sommes aussi toujours à la recherche d'idées, de technologies et de méthodes novatrices pour mieux servir nos clients. L'application de la réflexion conceptuelle nous permet de faire appel à la créativité et à l'esprit entrepreneurial de nos avocats pour relever ces défis.

La réflexion conceptuelle au service des avocats

Comme nous l'avons décrit dans notre dernier billet, la réflexion conceptuelle est une technique de résolution de problèmes complexes axée sur la personne et sur la collaboration et reposant sur une mentalité bien précise[2]. Plusieurs aspects de la réflexion conceptuelle en font un outil tout désigné pour les avocats et pour tous ceux qui participent à des activités juridiques :

  • les avocats sont à l'aise avec les problèmes complexes aux multiples facettes;
  • la plupart des avocats travaillent en équipe, sont de bons communicateurs et sont capables de collaborer avec les autres;
  • les avocats font généralement preuve de créativité et de curiosité intellectuelle et sont prêts à utiliser ces compétences;
  • les avocats sont axés sur la résolution de problèmes.

Toutefois, certaines caractéristiques généralement attribuables aux avocats et à leur façon de travailler peuvent nuire à un processus créatif de résolution de problèmes :

  • les recherches du Dr Larry Richard montrent que les avocats éprouvent plus fortement un sentiment d'urgence que la population générale, ce qui signifie qu'ils peuvent être impatients, ressentir le besoin de faire avancer les choses et chercher à obtenir des résultats immédiats[3];
  • les avocats cherchent des solutions pour obtenir des résultats, et ils ont donc tendance à brusquer ces solutions;
  • en général, les avocats sont pressés par le temps et ne peuvent consacrer de longues périodes à des ateliers.

La réflexion conceptuelle propose un cadre structuré nous permettant d'aborder autrement la résolution de problèmes. En particulier, le volet de la réflexion conceptuelle axé sur le raisonnement abductif permet de mettre tout d'abord l'accent sur l'étude du problème[4]. En mettant l'accent sur le problème et sur un processus plus empathique pour les parties intéressées, on vient compenser la tendance qu'ont naturellement les avocats à se précipiter sur une solution sans explorer d'autres avenues possiblement plus efficaces.

Chez Stikeman Elliott, dans le cadre de l'élaboration de notre approche de la réflexion conceptuelle, nous nous sommes inspirés de sources externes, comme la Future Design School, située ici même à Toronto, et le Legal Design Lab de la Stanford Law School . Il existe d'ailleurs plusieurs ressources exceptionnelles disponibles pour quiconque souhaite appliquer la réflexion conceptuelle à son environnement. Comme il est décrit ci après, nous avons adapté à notre environnement certains principes classiques de la pensée conceptuelle appliquée au travail, le tout dans le but de rentabiliser le temps de nos avocats.

Nous avons appliqué notre approche à des problèmes légaux de même qu'à nos propres défis internes sur le plan de la gestion et de l'exploitation. Il était donc temps de l'appliquer aux défis posés par l'avancement des femmes et le parrainage.

Le processus de réflexion conceptuelle

Dans notre dernier billet, nous avons décrit les quatre principes essentiels de la réflexion conceptuelle, soit l'empathie, la créativité, le processus itératif et l'acceptation de l'échec. Le processus d'application de ces quatre principes essentiels est illustré dans le graphique ci après. Cinq étapes sont habituellement illustrées, mais nous avons constaté qu'il était pertinent pour les avocats de s'attarder également au concept d'exploration du problème de même qu'au concept de l'itération.

Cliquez sur l'image ci-dessous pour télécharger la copie PDF.

Mise sur pied de l'atelier sur le parrainage

Nous aimerions pouvoir suivre le processus décrit ci dessus dans les ateliers que nous donnons. Cependant, nos ateliers sont souvent assujettis à deux contraintes courantes, la première étant que nous sommes habituellement soumis à des contraintes de temps. Par exemple, au Women's Leadership Forum, nous ne disposions que de 90 minutes! La deuxième contrainte est que nous cherchons souvent à aborder un sujet qui a déjà été réduit à un énoncé du problème de portée générale. Dans le cas qui nous intéresse, nous voulions nous pencher sur le parrainage comme élément contribuant à l'avancement des femmes. À force d'essais et d'erreurs, nous en sommes venus à adapter le processus et nous avons tâché de surmonter ces deux contraintes par différents moyens.

Explorer le problème

Dans un atelier de réflexion conceptuelle typique, ce sont les participants qui définissent eux mêmes l'énoncé du problème. Dans le cas où l'énoncé du problème a déjà été défini, il est tentant d'en faire le point de départ pour les participants. Cependant, d'après notre expérience, les participants trouvent déroutant que l'énoncé du problème leur soit présenté avant que le sujet ne leur soit familier, ce qui les pousse d'instinct à vouloir tout de suite trouver des solutions (ce qui n'est pas souhaité). L'exploration du problème est une étape cruciale du processus de réflexion conceptuelle, et nous avons découvert qu'il est préférable de laisser les participants étudier plus largement le sujet avant de leur dévoiler l'énoncé du problème.

À l'occasion de notre atelier sur le parrainage, l'énoncé du problème était : « Comment accroître le parrainage des avocates? ». Toutefois, avant de le révéler aux participants, nous leur avons demandé de discuter du parrainage en général et de se pencher sur des questions comme :

  • Selon vous, le parrainage est il pratiqué dans votre organisation?
  • Avez vous déjà été parrainé?
  • Qu'est ce qui fait qu'un parrainage est efficace?

Simplifier pour respecter les contraintes de temps

Notre atelier au Women's Leadership Forum avait pour but de présenter sommairement la réflexion conceptuelle et de permettre aux participants d'expérimenter tous les aspects du processus, malgré un format condensé. Le défi était grand compte tenu du fait que les ateliers de réflexion conceptuelle peuvent durer d'une demi journée à une journée et plus. Voici quelques exemples de petites modifications que nous avons apportées au processus pour répondre à nos besoins :

Prédéfinir l'énoncé du problème : Bien qu'un énoncé du problème prédéfini pose les problèmes susmentionnés, il peut aussi permettre une économie de temps. En fonction de l'énoncé du problème, les participants peuvent examiner la situation d'une persona en particulier puis répondre à ses besoins.

Identifier à l'avance les personas à l'étude : Dans un atelier de réflexion conceptuelle typique, les participants consacrent beaucoup de temps au processus empathique, c'est à dire à appliquer le problème à une persona en lui créant une personnalité complexe à multiples facettes. Chez Stikeman Elliott, nous avons décidé de gagner du temps en identifiant de vraies personnes (par exemple, des clients, des anciens ou des membres du cabinet) qui à notre connaissance sont véritablement aux prises avec le problème, puis en amorçant le processus empathique en nous mettant à leur place. En ce qui concerne la question du parrainage, nous avons identifié trois intervenants principaux : la direction, le parrain potentiel et le parrainé potentiel. Nous avons par la suite attribué des traits de personnalité prédéfinis à chacun de ces intervenants, en nous basant toujours sur les vraies personnes qui essaient réellement de régler le problème. Les participants étaient alors invités à analyser les différentes personas et, plus particulièrement, à cerner les besoins de chacune.

Utiliser un exercice d'idéation sous pression : Bon nombre de techniques et d'exercices d'idéation peuvent être utilisés dans un atelier de réflexion conceptuelle, mais notre exercice de prédilection est appelé « crazy eights ». Il nous a été présenté par la Future Design School et nous l'adorons! Cet exercice est parfait quand on dispose de peu de temps puisqu'il ne dure qu'environ 6 minutes, et il génère beaucoup d'idées, force les participants à se casser la tête et est vraiment amusant.

Utiliser une méthode de présentation plutôt que d'essai : Compte tenu du temps alloué et du grand nombre de participants, nous avons décidé de renoncer à l'utilisation de la méthode d'essai classique et de plutôt utiliser une méthode de présentation. Ma coprésentatrice Nikki Shaver et moi même avons résumé les prototypes et les avons présentés au groupe en fonction des résultats les plus intéressants. Nous avons également affiché des descriptions des prototypes dans la salle afin que les participants puissent les consulter à l'heure du lunch.

Comment adapter la réflexion conceptuelle à votre organisation?

Chez Stikeman Elliott, la réflexion conceptuelle a toujours été appliquée au moyen des raccourcis présentés ci dessus. Lorsque cela est possible, nous préférons que les participants définissent eux mêmes les personas avec lesquelles ils travaillent puisque cela enrichit l'expérience acquise en atelier. Nous utilisons toujours l'exercice appelé « crazy eights » de même qu'une combinaison de travail individuel et collectif. Nous aimons également faire de l'étape des essais un événement social et nous servons souvent des breuvages et des collations au moment d'examiner les prototypes.

Je suis tout à fait consciente que certains d'entre vous remettront peut être en question notre approche de la réflexion conceptuelle ainsi que l'efficacité des raccourcis que j'ai décrits. Cependant, nous devons tous composer avec la culture et la réalité de nos organisations, et je préfère largement une salle pleine de personnes générant des idées créatives au contraire. D'ailleurs, en sympathisant avec nos usagers puis en cherchant à répondre à leurs besoins en adaptant le processus par l'idéation et l'expérimentation, nous avons dans les faits appliqué le principe fondamental de la réflexion conceptuelle.

Dans notre dernier billet de cette série, nous partagerons des réflexions issues du Women's Leadership Forum, qui porteront sur le défi de l'application du parrainage à l'avancement des femmes dans le domaine du droit ainsi que sur la réflexion conceptuelle comme processus appliqué à ce défi.

Footnotes

[1] Margaret Hagan, « Design Thinking and Law: A Perfect Match » (Law Practice Today, janvier 2014)

[2] Tim Brown, chef de la direction de la réputée entreprise de conception innovante IDEO, et auteur de Change by Design

[3] Dr Larry Richard, « Herding Cats: The Lawyer Personality Revealed » ( LawyerBrain LLC)

[4] Roger Martin, « What is Design Thinking Anyway? » : extrait de The Design of Business: Why Design Thinking is the Next Competitive Advantage (Harvard Business Press, 2009)

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