Canada: L'obligation de tenir un système d'enregistrement ou un registre s'appliquera désormais à l'égard des salariés provenant d'un tiers

Mise à jour : Près d'un an suivant la publication du projet de règlement intitulé Règlement modifiant le règlement sur la tenue d'un système d'enregistrement ou d'un registre (Règlement modifiant le règlement), ce dernier n'a pas encore été publié à la Gazette officielle du Québec. Dans ces circonstances, le Règlement modifiant le règlement n'est toujours pas en vigueur à ce jour. (23 septembre 2016)


Le 2 septembre 2015, le gouvernement du Québec a déposé un projet de règlement présenté par le ministre du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale, M. Sam Hamad, lequel propose un ajout à l'obligation de l'employeur de tenir un système d'enregistrement ou un registre.

Alors que l'employeur a déjà l'obligation de tenir un système d'enregistrement ou un registre contenant certaines informations relativement à ses propres employés ainsi qu'aux périodes de paie1, il se verra désormais imposé cette obligation à l'égard des salariés travaillant dans son entreprise, mais provenant d'une agence de personnel, le cas échéant.

En effet, le projet de règlement intitulé Règlement modifiant le règlement sur la tenue d'un système d'enregistrement ou d'un registre (« Règlement modifiant le règlement ») prévoit, par le biais de l'ajout de l'article 1.2 au Règlement, qu'un employeur qui utilise les services de salariés provenant d'un tiers afin de combler ses besoins en personnel, doit indiquer à son système d'enregistrement ou à son registre certains renseignements à l'égard de ces salariés, ainsi qu'à l'égard des tiers en question.

Plus particulièrement, pour chacun des salariés provenant de tiers, l'employeur devra indiquer au système d'enregistrement ou au registre, son nom, prénom, adresse, numéro d'assurance sociale, l'identification de son emploi et la date de son début d'affectation. L'employeur devra de plus ajouter les renseignements suivants, le cas échéant, pour chaque période de paie : le nombre total d'heures de travail par jour, le total des heures de travail par semaine, le nombre d'heures supplémentaires payées ou remplacées par un congé avec la majoration applicable, le nombre de jours de travail par semaine et/ou le montant versé au tiers.

Ce projet de règlement vise essentiellement à faire respecter les droits des salariés des agences de personnel, notamment en encourageant les employeurs à retenir les services d'agences respectueuses des droits des salariés. À ce sujet, un des objectifs recherché est l'élimination du problème des agences « fly-by-night » qui ferment leurs portes sans préavis et sans verser la rémunération due aux salariés.

Désormais, par l'application des nouvelles dispositions du Règlement, les employeurs tiendront notamment dans leurs registres, et ce pour chaque salarié d'agence, toutes les heures travaillées par ces derniers. Ainsi, la Commission des normes du travail (« CNT ») et la Commission de la santé et de la sécurité du travail (« CSST  »)2, dans le cadre de leurs enquêtes au sein d'une entreprise, auront dorénavant plus facilement accès aux informations relatives aux salariés provenant d'agences de personnel.

De ce fait, il serait désormais plus évident pour la CNT et la CSST de déterminer les montant qui leurs sont dus par un employeur, le cas échéant. Ceci dit, les nouvelles dispositions du Règlement ne créent pas une nouvelle responsabilité pour l'employeur relativement à la Loi sur les normes du travail3LNT ») ou la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles4 (« LATMP »), mais pourrait simplement faciliter l'application de certains articles existants qui retiennent la responsabilité de l'employeur dans certaines circonstances.

En effet, à cet effet, l'article 95 de la LNT prévoit qu'un employeur est solidairement responsable avec un sous-contractant ou un sous-traitant des obligations pécuniaires issues de l'application de la LNT ou de ses règlements, ainsi que des prélèvements dus à la CNT.

Une interprétation large et libérale des notions de sous-contractant et de sous-traitant fait en sorte que l'employeur qui aurait retenu les services d'une agence de personnel illégitime qui, par exemple, n'aurait pas payé ses cotisations à la CNT ou n'aurait pas rémunéré les salariés au salaire minimum, serait responsable solidairement avec cette agence du paiement des cotisations ou du salaire du aux salariés dont il a retenu les services. Dans le cas d'une agence de personnel qui aurait fermé ses portes sans payer les salariés, l'employeur serait alors tenu de verser le salaire aux salariés dont il a retenu les services, l'agence de personnel n'existant plus.

Dans le même ordre d'idées, l'employeur peut aussi être responsable des cotisations à la CSST due par l'agence, et ce, en vertu de l'article 316 de la LATMP qui prévoit que «  [l]a Commission peut exiger de l'employeur qui retient les services d'un entrepreneur le paiement de la cotisation due par cet entrepreneur »5.

Donc, ces responsabilités de l'employeur, qui nous vous le rappelons existent déjà, mais qui seront désormais plus facilement contraignables, appuient l'importance de toujours retenir les services d'agences de personnel légitimes et qui respectent les droits des salariés.

De plus, ces nouvelles dispositions ajoutent des exigences opérationnelles à l'employeur qui devra déterminer lequel du département des ressources humaines ou de celui des services financiers devra être responsable de la tenue du registre des salariés provenant d'un tiers, ainsi qu'à l'égard dudit tiers. Dans les faits, c'est généralement le département de la paie qui tient déjà le registre qui est requis pour les propres employés de l'employeur.

Tout comme le système d'enregistrement ou le registre qu'un employeur doit tenir pour chacun de ses salariés, le système d'enregistrement ou le registre relatif aux salariés provenant d'un tiers ainsi que le tiers devra être conservé durant une période de trois (3) ans6.

Une infraction à la tenue d'un système d'enregistrement ou d'un registre pourra entraîner une amende variant entre 200$ et 500$ pour une première infraction et, en cas de récidive, d'une amende variant entre 500$ et 3 000$7.

Dans l'intervalle, nous verrons à vous informer promptement de tout développement pertinent quant à l'adoption de ce projet de règlement ainsi que relativement à son entrée en vigueur qui devrait avoir lieu dans les six (6) mois suivants sa date de publication à la Gazette officielle du Québec , soit vers le printemps 20168.

Footnotes

1 Règlement sur la tenue d'un système d'enregistrement ou d'un registre , c. N-1.1, r.6, article 1 (« Règlement »).

2 Par le fait même, nous vous rappelons que la CNT et la CSST agiront sous le nom de la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail dès le 1 er janvier 2016, tel que mentionné dans notre bulletin du 22 juillet 2015.

3 LNT, L.R.Q., c. N-1.1.

4 LATMP, L.R.Q., c. A-3.001.

5 LATMP, article 316; Industrie Pro-Pals ltée et C.S.S.T., 2008 QCCLP 4044.

6 Règlement, article 2.

7 Loi sur les décrets de convention collective, L.R.Q., c. D-2, articles 33 et 34.

8 Article 2 Règlement modifiant le règlement.

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