Entenda o que muda no tratamento das informações de usuários e clientes com a aprovação da nova lei — e como isso afeta sua empresa.
Se sua empresa já tem uma estratégia de internacionalização para países da União Europeia, é provável que este assunto já tenha sido pauta das reuniões. A GDPR (General Data Protection Regulation), conjunto europeu de regras sobre privacidade, entrou em vigor em maio deste ano, criando um marco legal de proteção para o uso e tratamento de dados. Por inspiração da iniciativa europeia, nasceu no Brasil a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. O projeto foi aprovado no último dia 10 de julho pelo Senado e, se sancionado pelo presidente, dará aos empreendedores um período de 18 meses para adaptação.
Fábio Pereira, especialista em proteção de dados pessoais e privacidade do Veirano Advogados, comenta que as empresas estão numa corrida para se adaptarem não apenas em relação aos aspectos jurídicos, mas também à infraestrutura de tratamento do que é coletado, armazenado e processado. Nesse sentido, quanto antes as scale-ups adequarem suas práticas e processos, menor o risco de advertências, multas e outras penalidades.
Do cadastro preenchido na loja à newsletter enviada por e-mail, entenda como essa proposta de lei afeta o funcionamento da sua empresa — e que mudanças você pode fazer desde já para se adequar a ela.
1. Deixe seu time consciente das mudanças — do Marketing ao Produto
Se os processos e a governança de dados da sua empresa serão alterados pela nova lei, é importante que os tomadores de decisão, as lideranças e o time operacional saibam desse movimento. Comece compartilhando conteúdo informativo — como esse artigo, por exemplo — e trate do assunto em reuniões semanais, provocando cada área a pensar em como sua operação será afetada e o que precisa ser adequado. O mais importante, segundo Fábio, é deixar claro que o tratamento de dados é uma atividade de risco, ou seja, é vista pela lei como um perigo potencialmente causador de dano, elevando a responsabilidade de quem lida diariamente com essas informações.
Provocações para você e sua equipe começarem a fazer:
– O time de Atendimento está treinado e preparado para atender às dúvidas dos clientes sobre o acesso e uso de seus dados?
– O departamento de Marketing tem autorização dos leads para enviar comunicação por e-mail, endereço ou telefone?
– As áreas de Tecnologia e UX estão considerando no roadmap as adequações que precisam ser feitas no site e no produto?
2. Faça um diagnóstico do grau de sensibilidade das informações que você detém
Documente quais são os tipos de dados pessoais que sua empresa tem em mãos, qual a origem deles e com quem já foram compartilhados, de agências de publicidade que usam a base de e-mails a parceiros de logística que conhecem o endereço dos seus clientes. Talvez seja necessário organizar uma auditoria de informação em áreas específicas.
"O primeiro passo, para o empreendedor, é saber como os dados fluem dentro da empresa: como são coletados, onde são armazenados, se são transferidos e quem tem acesso."
Fabio Pereira, Veirano Advogados
Documente esse processo, identifique também se existem dados sensíveis, aqueles relacionados à religião, política, saúde, ou ainda, características físicas e orientação sexual. Pelo risco de serem usados para fins discriminatórios, a política de proteção deles é ainda mais restrita.
Provocações para você e sua equipe começarem a fazer:
– Quem são os parceiros que já acessaram ou ainda acessam dados pessoais de seus usuários e clientes?
– Quais são os dados sensíveis que você armazena, para que fins são utilizados e como são tratados?
– Qual a probabilidade de sua empresa sofrer com o vazamento de dados causado por brechas na segurança da informação?
Saiba mais em: Segurança da Informação: como cultivar uma cultura que tire as regras do papel
3. Revise todos os documentos que sua empresa tem — e corra atrás dos que ainda não possui
Será preciso revisar ou desenhar as políticas de proteção aos dados, tais como:
- Política de privacidade
- Política de incidentes cibernéticos
- Política de coleta de dados com consentimento
- Política de remoção do cadastro
- Termos de uso do site, plataforma ou produto
Provocações para você e sua equipe começarem a fazer:
– Quais documentos você já tem e precisam ser revisados?
– Quais precisam ser desenhados do zero e quem do seu time precisa se envolver nesse processo?
– Quem vai validar as políticas criadas: o time jurídico ou uma consultoria de proteção de dados?
4. Adapte a jornada do cliente, incluindo a autorização de uso
Todos os dados para serem tratados precisarão de consentimento do usuário, com detalhes sobre a base coletada, para que ela será usada e se também será compartilhada com outra empresa, seja um parceiro ou outro cliente. O opt-in de cadastro e o pop-up sobre os cookies usados no site são alguns exemplos de como essa comunicação está integrada com a usabilidade do site.
Se a área de marketing compra bases de telefone, endereço ou e-mail para prospecção de novos clientes, é preciso garantir que os titulares saibam dessa operação, e autorizem esse uso específico. A qualquer momento, uma pessoa também pode requisitar que suas informações sejam excluídas do sistema, corrigidas ou compartilhadas. No caso de usuários menores de idade, o projeto de lei deixa claro: só poderão ser mantidas as informações com o consentimento dos pais ou responsáveis.
A gestão desses dados exige o desenvolvimento de configurações do site ou novos processos para não interferir na agilidade de operação da scale-up.
Provocações para você e sua equipe começarem a fazer:
– Como a autorização de uso dos dados será pensada durante a jornada do usuário?
– De que forma ele pode solicitar a remoção de seus dados?
– Como ele saberá quais são as informações que você tem sobre ele?
– Você já pensou em disponibilizá-las eletronicamente em um formato padrão, como PDF, ou irá atender às demandas de forma pontual?
– O fluxo de cadastro do seu site considera as restrições para menores de idade?
5. Termos de uso precisam ser claros, acessíveis e simples
Os "termos e condições" de uso são sua principal proteção para tratar os dados de acordo com a futura lei. Por outro lado, a responsabilidade do empreendedor está em proteger essas informações, evitando possíveis vazamentos. Em vez de manter documentos longos que, tradicionalmente, não são lidos, faça uma revisão para deixá-los rápidos, simples e objetivos, evitando ambiguidades ou brechas que podem prejudicar sua operação no futuro. Segundo Fábio Pereira, esse movimento é conhecido como Privacy by design ou Privacidade desde a concepção, ou seja, a privacidade é considerada durante todo o processo de construção de seus sistemas, sem se basear em arquivos anteriores já feitos, copiados e colados de outro lugar.
Provocações para você e sua equipe começarem a fazer:
– Os termos são visíveis e fáceis de serem lidos?
– Eles foram revisados por um advogado para garantir a validade do que está escrito?
– Quantos cliques o usuário precisa dar para acessá-los?
– A política de Cookies está clara para quem acessa o site pela primeira vez?
6. Defina um responsável pela segurança da informação na sua empresa
Caso não exista um profissional de Proteção de Dados, será preciso nomear alguém encarregado, entendendo de que forma esse papel conversa com o resto da sua estrutura organizacional. Ele será ativado em casos específicos de prestação de contas para o órgão fiscalizador da lei que, segundo o projeto prevê, será chamado de Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), vinculada ao Ministério da Justiça. Esse profissional também deve lidar com possíveis incidentes e dúvidas de funcionários, clientes e fornecedores.
Provocações para você e sua equipe começarem a fazer:
– Já existe alguém na sua empresa capacitado para essa função ou será preciso contratar?
– Quais são os papéis e responsabilidades desse profissional de Proteção aos Dados?
– Como você vai mensurar o desempenho dele?
– Em qual área da empresa ele estará inserido e para quem responderá?
– Deveria ser um cargo executivo, dada a importância que o tema tem para sua empresa?
Como a nova lei pode impactar os negócios de alto crescimento?
A experiência de Fábio Pereira mostra que os setores mais preocupados com a mudança são os de e-commerce, telecomunicações e tecnologia, já que o tratamento de dados faz parte de seu core business. Além disso, internamente, as áreas que mais sofrerão adaptações são as de Marketing, Contabilidade, RH, Tecnologia e Jurídica, já que costumam ser equipes de suporte para o resto da operação funcionar.
O mais importante, porém, é entender que revisar e alterar as políticas e os termos de uso representa apenas uma parte do trabalho. Segundo Fábio Pereira, também será necessário mexer na arquitetura dos sistemas de tecnologia para que os dados sejam tratados da forma correta evitando o risco de vazamentos, individualizando os cadastros para que possam ser editados e permitindo uma auditoria recorrente sobre o consentimento de uso.
Nesse sentido, contar com parceiros de tecnologia para endereçar essas demandas é fundamental. As soluções escaláveis de segurança acompanham o ritmo de crescimento do negócio, sem que o empreendedor precise se preocupar com a infraestrutura na qual a empresa está apoiada. Sejam soluções de armazenamento de dados, aplicativos de segurança, antivírus, sistemas de autenticação automatizada ou mesmo uma infraestrutura de rede robusta, é importante que o empreendedor construa esses pilares o quanto antes para preparar a empresa para o crescimento sustentável que está por vir.
"O desafio do empreendedor é adaptar sua infraestrutura. A consequência disso está em alterar as políticas internas, mas nunca o contrário."
Fábio Pereira, Veirano Advogados
Algumas das scale-ups que mais crescem no país já começaram a se preparar há alguns anos para atender a essas novas leis, como a Acesso Digital e a In Loco. Isso porque o prejuízo causado pelo não cumprimento das normas é maior do que a advertência ou até a multa aplicada — que pode chegar a R$ 50 milhões. Em alguns casos, o tratamento dos dados pode ser total ou parcialmente suspenso, o que impediria muitas empresas de continuarem operando.
Por essa razão, preparar o time, planejar essa transição de processos e ferramentas e buscar parceiros de tecnologia confiáveis são formas mais seguras de preparar sua empresa para uma nova era da informação, em que os dados são usados com consentimento, consciência e mais responsabilidade.
Na prática: como a In Loco trabalha com a proteção de dados pessoais
Antes mesmo de a regulação europeia ser aprovada, o valor de Privacidade já era parte da cultura da In Loco, scale-up de Recife que usa dados de geolocalização para fazer publicidade mobile. Essa foi uma decisão tomada pelos empreendedores para elevar a importância do tema internamente, educando o time para tratar o assunto como core business. Dessa forma, todo evento ou ritual que fale sobre a cultura também é uma oportunidade de levantar discussões sobre o uso de dados e privacidade.
Para o Empreendedor Endeavor Lucas Queiroz, essa foi uma decisão fundamental para pautar o crescimento da scale-up já que, na visão dele, o maior problema de qualquer área de segurança está na educação das pessoas. A criação de senhas fracas, a vulnerabilidade a práticas de phishing ou a desatenção a processos de proteção podem abrir brechas para vazamentos e incidentes cibernéticos.
"A empresa é um organismo vivo, se a privacidade não for um valor, podemos começar a criar produtos que não se preocupam com isso. A cultura faz a empresa inteira pensar e discutir o assunto. Proteger a privacidade do usuário é responsabilidade de toda empresa, não só a área de segurança da informação.", conta Lucas.
Hoje, o tratamento feito na In Loco é de dados agregados, não individualizados, ou seja, não existe associação direta entre uma localização e um indivíduo de maneira pessoal. Desse modo, as informações pessoais que não são necessárias são excluídas, mantendo os perfis anônimos para segmentar os anúncios de acordo com a localização.
"O grande desafio é extrair somente a informação que você precisa, ofuscando todos os dados sensíveis."Lucas Queiroz, CSO da In Loco
Nessa linha, uma das mudanças feitas foi o desenvolvimento de uma tecnologia que desvincula as localizações coletadas do perfil do usuário. Dessa forma, se alguém acessar o banco de dados e encontrar 10 mil localizações, nunca saberá se elas são relacionadas a mil usuários ou a 10 mil, dificultando o uso desses dados por alguém mal intencionado. Internamente, porém, o time faz a reversão dessa base a partir de um algoritmo próprio, criando uma combinação entre localizações e usuários que permita o tratamento dos dados.
São ações como essa que indicam um novo caminho para as empresas que começam agora a se preocupar com o tema. Na In Loco, o time de Segurança tem três pessoas que trabalham diariamente criando uma série de mecanismos de segurança, processos de proteção e políticas atualizadas para manter a velocidade do crescimento sem perder de vista a preocupação inicial com a privacidade.
A Dell e a Microsoft são parceiras da Endeavor na produção de conteúdo sobre tecnologia e segurança da informação, ajudando empreendedores do Brasil inteiro a desenharem estratégias mais sólidas de proteção aos dados, o que prepara suas empresas para um ritmo de crescimento cada vez mais acelerado.
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