El Instructivo sobre cumplimiento de Obligaciones de Empleadores Públicos y Privados fue expedido mediante Acuerdo Ministerial No. MDT-2017-0135 y publicado en el Registro Oficial No. 104 de 20 de octubre de 2017.
A continuación les presentamos la información que debe ser tomada en cuenta por las empresas.
DEL OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
El objeto del Acuerdo es normar el registro, aprobación y reporte de obligaciones laborales, en materia de: información de contratos; actas de finiquito por terminación de la relación laboral; cumplimiento del porcentaje de inclusión laboral de las personas con discapacidad; registro de información de personas con discapacidad, sus sustitutos y quienes tenga a cargo la manutención de una persona con discapacidad que no sea severa; seguridad, salud en el trabajo y gestión integral de riesgos ante el Ministerio del Trabajo.
El empleador deberá dar cumplimiento al registro y reporte de obligaciones laborales a través de la plataforma informática habilitada en la página web institucional del Ministerio del Trabajo, mediante la cual lo trabajadores pueden acceder y solicitar que la misma sea actualizada, rectificada o eliminada, de ser pertinente.
Este Instructivo es de aplicación obligatoria para todos los empleadores, tanto del sector público, privado y las organizaciones de la economía popular y solidaria; así como, para trabajadores y servidores públicos.
CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN SEÑALADA EN EL NUMERAL 7 DEL ARTÍCULO 42 DEL CÓDIGO DEL TRABAJO
El empleador deberá llevar un registro obligatorio de todas sus personas trabajadoras activas, cumplimiento que será verificado por el Ministerio del Trabajo por medio de las Direcciones Regionales del Trabajo y Servicio Público a través de los Inspectores del Trabajo, tanto en inspecciones integrales;así como, focalizadas.
El empleador deberá registrar la información de las personas trabajadoras activas a su cargo, en la plataforma informática habilitada en la página web institucional del Ministerio del Trabajo, debiendo realizar el registro del personal a su cargo hasta treinta (30) días término posteriores al ingreso de los mismos, en la cual se hará constar los datos de todas sus personas trabajadoras activas, incluyendo la información de las personas con discapacidad, sustitutos; y, las personas que tengan a cargo la manutención de una persona con discapacidad que no sea severa.
MULTA
En caso de falta de registro o actualización de los datos dentro del plazo establecido para el efecto, se impondrá una multa por cada trabajador no registrado en la plataforma informática institucional, sin que la suma de las mismas supere los veinte salarios básico unificados del trabajador privado en general (20 SBU)
DEL REGISTRO DE ACTAS DE FINIQUITO
El empleador tiene la obligación de elaborar y registrar el acta de finiquito y la constancia de su pago, dentro del plazo de treinta (30) días contados desde la terminación de la relación laboral.
En los casos de desahucio o terminación de la relación laboral de mutuo acuerdo, el plazo para el registro del acta de finiquito y la constancia de pago, será de quince (15) días contados desde la terminación de la relación laboral.
PROCEDIMIENTO ACTAS DE FINIQUITO
El empleador deberá registrar toda la información solicitada por el aplicativo informático y adicionalmente deberá cargar el acta de finiquito generada por el sistema, debidamente firmada por las partes (empleador y ex trabajador), en formato PDF y el comprobante de pago (cheque certificado, transferencia bancaria, acta de constancia de pago, en caso de haberse efectuado en efectivo) en formato PDF, a través de la plataforma informática habilitada en la página web institucional del Ministerio del Trabajo.
En los casos en los cuales la persona trabajadora no acuda a cobrar su liquidación o se niegue a recibirla, el empleador deberá proceder a la consignación de los valores en un plazo máximo de quince (15) días, contados a partir del vencimiento del plazo señalado en el artículo 6 del presente Instructivo, debiendo seguir el siguiente procedimiento:
- Generar el acta de finiquito a través del aplicativo informático;
- Acudir ante un Inspector de Trabajo, quien revisará el acta y autorizará el depósito a la cuenta del Banco del Pacífico a nombre del Ministerio del Trabajo; y,
- Cargar el comprobante de pago, en el aplicativo informático.
MULTA
En caso de incumplimiento del registro y/o pago de los valores establecidos en el acta de finiquito dentro del plazo señalado, el Ministerio del Trabajo notificará al empleador con una providencia preventiva de sanción para que en el término de cinco (5) días contados desde su notificación ejerza elderecho a su defensa, vencido el cual, de no desvirtuar la infracción, se emitirá la Resolución sancionatoria estableciendo una multa equivalente a doscientos dólares de los Estados Unidos de América (USD 200,00), caso contrario se emitirá una Resolución de archivo. La multa se impondrá por cada acta de finiquito no registrada, sin que la suma de las mismas en cada proceso sancionatorio pueda superar los veinte salarios básicos unificados del trabajador privado en general (20 SBU).
El pago de la multa no exime al empleador de cumplir con el registro del acta de finiquito y pago de los valores en ella establecidos, mismos que deberán efectuarse en el plazo de quince (15) días contados a partir de la notificación de la Resolución sancionatoria, siendo facultad del Ministerio del Trabajo sancionarlo en lo posterior, siguiendo el mismo proceso, hasta que cumpla con dicha obligación.
OBLIGACIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD, SALUD DEL TRABAJO Y GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS
El empleador deberá efectuar el registro, aprobación, notificación y/o reporte de obligaciones laborales en materia de seguridad y salud en el trabajo, respecto de los siguientes temas:
- Accidentes de trabajo, enfermedades profesionales, incidentes;
- Mediciones;
- Identificación y evaluación de riesgos laborales;
- Planes de Seguridad, Higiene, Salud ocupacional.Emergencia, Contingencia, otros
- Planos
- Programas
- Reglamento de Higiene y Seguridad
- Responsables de seguridad e higiene
- Organismos paritarios
- Unidad de seguridad e higiene
- Vigilancia de la salud
- Servicio médico de empresa
- Brigadas
- Simulacros
- Matriz de Recursos
- Formación y capacitación del personal en prevención de riesgos laborales
- Adecuación de los puestos para personas con discapacidad
- Medidas de seguridad, higiene y prevención
- Otros que fueran definidos por la autoridad laboral en base a la normativa legal en la materia.
Es responsabilidad del empleador lo siguiente:
- Suscribir el "convenio de responsabilidad y de uso de medios electrónicos", el cual será descargado de la plataforma informática habilitada en la página web institucional, del Ministerio del Trabajo.
- Registrar, solicitar aprobaciones y reportar periódicamente las obligaciones plataforma informática que el Ministerio del Trabajo.
- Designar los responsables y recursos materiales y humanos para realizar la gestión de seguridad, salud en el trabajo y gestión integral de riesgos.
- Planificar las acciones para la aplicación de la normativa vigente, así como la ejecución y gestión conforme a lo declarado y reportado; además deberá difundir las mismas al personal a su cargo.
- Mantener actualizado el archivo con los documentos que sustenten lo registrado, aprobado y reportado en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo, a fin de que sean presentados a las autoridades de control, cuando se lo requiera.
El procedimiento para el registro, reporte y solicitud de aprobación de las obligaciones laborales en materia de seguridad, salud del trabajo y gestión integral de riesgos, conforme la normativa legal vigente, se lo realizará en la plataforma informática habilitada en la página web institucional, del Ministerio del Trabajo, en la misma el usuario externo encontrará los manuales de uso e instructivos, que serán de cumplimiento obligatorio para el empleador.
Será responsabilidad del Director Regional del Trabajo y Servicio Público la aprobación de las obligaciones laborales presentadas por parte del empleador en materia de seguridad, salud en el trabajo y gestión integral de riesgos.
Los formatos estandarizados, guías e instructivos, en materia de seguridad y salud en el trabajo se encontrarán ancladas en la página web y en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo.
El empleador deberá actualizar y renovar la información declarada en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo, con la periodicidad y plazos determinados por esta Cartera de Estado, en concordancia con la normativa legal vigente, las actualizaciones que la plataforma informática tuviese y otras que fueran determinadas y requeridas por esta Institución, serán notificadas oportunamente al usuario externo.
Los Inspectores de Trabajo, a más de las obligaciones que les corresponden, deberán realizar de manera continua, el control del cumplimiento de las obligaciones laborales en materia de seguridad, salud del trabajo y gestión integral de riesgos, en el ámbito de sucompetencia territorial, a través de las inspecciones integrales o focalizadas cuando la denuncia verse sobre temas de seguridad y salud ocupacional, cuya planificación y resultados deberán ser reportados a la Dirección Regional del Trabajo y Servicio Público a la que perteneciere; y, a la Dirección de Seguridad, Salud en el Trabajo y Gestión Integral de Riesgos.
MULTA
En caso de incumplimiento de las obligaciones laborales en materia de seguridad, salud del trabajo y gestión integral de riesgos, las Direcciones Regionales del Trabajo y Servicio Público de la respectiva jurisdicción, notificarán al empleador con una providencia preventiva de sanción para que en el término de quince (15) días contados desde su notificación a través de las Inspectorías del Trabajo, ejerza el derecho a su defensa, vencido el cual, de no desvirtuar el incumplimiento, el Ministerio del Trabajo impondrá al empleador una multa equivalente a doscientos dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (USD 200), por cada trabajador; hasta un máximo de veinte salarios básicos unificados (20 SBU).
El inspector del trabajo que hubiere determinado el incumplimiento de las obligaciones laborales en materia de seguridad, salud del trabajo y gestión integral de riesgos a través de las inspecciones integrales o focalizada cuando la denuncia verse sobre temas de seguridad y salud ocupacional, deberá solicitar un informe técnico previo a la determinación de la multa correspondiente, a la Dirección de Seguridad, Salud en el Trabajo y Gestión Integral de Riesgos, en el que se podrá recomendar como medida preventiva la suspensión de actividades y/o el cierre de lugares o medios colectivos de labor de manera provisional, por el período de tiempo que se estime conveniente, en los que se atentare o afectare a la salud seguridad e higiene de los trabajadores.
Las Direcciones Regionales del Trabajo y Servicio Público en el ámbito de su jurisdicción, podrán imponer las multas correspondientes según lo dispuesto en el artículo 436 del Código del Trabajo y demás normativa vigente, sin perjuicio de la suspensión de actividades y/o el cierre de lugares o medios colectivos de labor como medida preventiva, por el período de tiempo que se estime conveniente, en los que se atentare o afectare a la salud seguridad e higiene de los trabajadores.
El pago de la multa no exime al empleador de realizar el registro, trámite de aprobación y/o reporte en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo. En caso de que el empleador incurra en el incumplimiento de la misma u otra obligación laboral en materia de seguridad y salud del trabajo, esta Cartera de Estado, por medio de la autoridad competente, estará facultada para sancionar dicho incumplimiento, sin que ello implique vulneración de derechos constitucionales.
DEL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS Y PRIVADAS
Todo empleador privado o público y de lasorganizaciones de la economía popular y solidaria, que cuente con más de 10 trabajadores deberá elaborar y registrar en la plataforma informática habilitada en la páginaweb institucional del Ministerio de Trabajo, el Reglamento Interno de trabajo, de forma obligatoria, en un plazo máximo de quince (15) días, a partir de la expedición del presente Acuerdo Ministerial.
MULTA
En caso de incumplimiento del registro y aprobación del Reglamento Interno de las instituciones privadas, el Ministerio del Trabajo notificará al empleador con una providencia preventiva de sanción para que en el término de cinco días contados desde su notificación ejerza el derecho a su defensa, vencido el cual, de no desvirtuar la infracción, se emitirá la Resolución sancionatoria estableciendo una multa equivalente a doscientos dólares de los Estados Unidos de América (USD 200,00), caso contrario se emitirá una Resolución de archivo.
La multa se impondrá por cada reglamento interno no registrado, sin que la suma de las mismas en cada proceso sancionatorio pueda superar los veinte salarios básicos unificados del trabajador privado en general (20 SBU).
El pago de la multa no exime al empleador de cumplir con el registro del Reglamento Interno, en un plazo máximo de quince días contados a partir de la notificación de la Resolución sancionatoria, siendo facultad del Ministerio del Trabajo sancionarlo en lo posterior, siguiendo el mismo proceso, hasta que cumpla con dicha obligación.
Para revisar el texto completo del Acuerdo Ministerial, visitar el link: http://www.silec.com.ec/Webtools/LexisFinder/ImageVisualizer/ImageVisualizer.aspx?id=7E5707ACBBDC1468DE51A3CA22FE1FE845A39F7B&type=RO
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